Zoom'la en iyi hibrit çalışma ortamınızı nasıl oluşturabilirsiniz?

Artık yemek odasındaki masadan bir kafeye ve otele kadar her yerden çalışmak mümkün olduğu için ofisleri algılama şeklimiz değişti. Ofisler artık çalışanların haftada beş gün, günde sekiz saat geçirmek zorunda oldukları geleneksel bölmelerden ve konferans odalarından oluşan kalıplaşmış mekanlardan ibaret değil. Ofisler artık iş birliği ve iletişime dayalı esnek, hibrit birer çalışma ortamı.

Giderek daha fazla çalışan bir şekilde ofise dönüyor ancak bazıları uzaktan çalışma esnekliğine sahip oluyor. Zoom'un yaptırdığı, Reworked Insights tarafından hazırlanan2024 tarihli araştırma raporunda liderlerin %64'ü kuruluşlarının şu anda hibrit bir model uyguladığını ve %82'si önümüzdeki iki yıl içinde iş yerlerini daha esnek hale getirmeyi planladıklarını söyledi.

Bu esnek yaklaşım, pek çok çalışan için her iki çalışma biçiminin avantajlarını sunsa da hibrit çalışma modeli iş yeri ve tesis ekipleri için zorluklar teşkil etmektedir. En nihayetinde, ister haftanın beş günü ofiste olsun ister haftanın yarısında evden çalışıyor veya tamamen uzaktan çalışıyor olsun tüm çalışanlara en iyi deneyimi sunmak için bir yol bulmak gereklidir. 

Zoom olarak etkili bir hibrit çalışma ortamı oluşturmanın zorluklarını biliyoruz ve bu zorluklarla kendimiz de karşılaştık. Ofislerimiz, dağıtılmış ekipler arasında bağlantı, iş birliği ve güveni teşvik eden etkili bir hibrit iş yeri oluşturmak için herkesin teknolojilerimizi nasıl kullanabileceğinin canlı bir örneğidir. Buralar birbirimizi tanıdığımız, birlikte çalıştığımız ve geliştirdiğimiz ürünleri daha iyi hale getirebilmek için kullandığımız merkezlerdir. 

Hibrit bir çalışma ortamını benimseyerek bir araya geliyoruz ve kendi teknolojilerimizi daha iyi hale getiriyor, yenilik yapmayı sürdürüyor ve global müşterilerimizi hibrit çalışma deneyimini tanımlamaya yardımcı olan çözümlerle destekliyoruz.

Siz de çalışanlarınızın ihtiyaçlarını gerçek anlamda destekleyen başarılı bir hibrit iş yeri kurmanın zorluklarını yaşıyorsanız kullanabileceğiniz bazı ipuçları ve stratejiler aşağıda sunulmuştur.

Uzaktan çalışma, konumuna bakılmaksızın en yetenekli kişilerin şirkete çekilip işe alınması ve farklı ihtiyaç ve becerilere sahip çalışanların desteklenmesi gibi bazı avantajlara sahiptir. Fiziksel olarak bir arada olmanın faydalarını da anlıyoruz: Organik diyaloglar, ekip olmak ve sosyal deneyimler.

Sunduğumuz teknolojiler, ofisteki ve dağıtılmış iş gücündeki çalışanlar arasındaki iletişimi güçlendiren ekip sohbeti, telefon, video toplantıları, e-posta ve takvim, beyaz tahta, sanal çalışma alanları ve çalışan katılımını sağlayan araçlar sayesinde nerede çalıştıklarına bakılmaksızın insanları bir araya getirir. 

Bu yeni hibrit çalışma dünyasında toplantıların daha eşitlikçi ve kapsayıcı olması yönünde bir ihtiyaç olduğunu görüyoruz. Uzaktan çalışanlar konferans odasındaki herkesi göremedikleri veya yan sohbetlerde yer alamadıkları ikinci kalite bir deneyim yaşamak istemiyor. Ofisteki çalışanlar ise evden çalışırken olduğu gibi toplantılara hızla ve kolayca katılabilmek istiyor. Kullandıkları teknolojinin bir AV uzmanının çözebileceği kablolar ve bağlantılar olmadan çalışmasını istiyorlar.

Zoom'da uzaktan çalışan bir sağlık hesap yöneticisi olan Ash Thornley-Davies, “İngiltere kırsalında yaşamak, yüz yüze ekip toplantılar için Londra'daki ofise gitmenin zor olması anlamına geliyor” diyor ve şöyle devam ediyor: “Geçmişte bu, insanın sonradan aklına gelen bir düşünce, adeta masanın etrafında konuşma sürerken ekrandaki küçük bir not gibi hissetmek anlamına geliyordu.”

Zoom Rooms, nereden katıldıklarına bakılmaksızın herkes için daha sade ve daha eşitlikçi bir hibrit toplantı deneyimi sunar. Daha esnek ofisler oluşturmaya çalışan iş yeri ekipleri, iki ila üç kişilik bir özel toplantı alanından yönetim kurulu toplantı odasına veya bir sunum odasına kadar her yerde HD video iş birliği olanağını sunabilmenin bu kadar kolay olmasını çok beğenecek. 

Ofisteki çalışanlar için bir oda ayırtmak ve bir toplantıya katılmak telefon veya dizüstü bilgisayarlarını kullanmak kadar kolaydır. 

Zoom'un Denver ofisinde çalışan dijital destek başkanı Jeff Harling, “Bunu, bu kadar olumlu bir deneyim yapan şey bu kadar sade olmasıdır.” diyerek devam ediyor: “Tek düğmeye basarak katılabiliyorsunuz! Ekran paylaşmak da çok kolay. Ofiste hemen yanı başımdaki çalışanlardan ve dünyanın farklı yerlerinde bulunan çalışanlardan oluşan ekibimdeki herkesle aynı anda toplantı yaparken kullanım kolaylığı çok işime yarıyor.”

En son Zoom Rooms yeniliklerimizden biri olan video için akıllı ad etiketleri, Zoom Odası videosundaki kişilere ad uygulamak için yapay zekadan yararlanırken, ses için akıllı ad etiketleri odadaki konuşmacıyı vurgulayabilir. Bu yenilik, diğer katılımcıların odada kimin olduğunu ve kimin konuştuğunu bilmesini kolaylaştırır.

İkisi de etkinleştirildiğinde, ortaya çıkan konuşmacı etiketi alt yazılar, dökümler ve toplantı özetleri gibi toplantılarla ilgili özelliklerde atıf sağlamak için kullanılabilir. Bu özelliği hesap düzeyinde etkinleştirmek ve çalışanları otomatik akıllı isim etiketlerine kaydolmaya teşvik etmek, her Zoom Odası katılımcısının kim olduğunun belirlenmesini sağlayarak toplantıları daha kapsayıcı ve daha üretken hale getirmeye yardımcı olabilir.

Zoom Rooms’un akıllı yönetmen özelliği sayesinde uzaktaki çalışanlar, mekan ne kadar büyük olursa olsun konferans odalarında sık yaşanan “bovling salonu görünümü” sorununu yaşamadan ofisteki iş arkadaşlarını daha iyi görebilir. Akıllı yönetmen çok sayıda kamera ve yapay zeka teknolojisini kullanarak bir Zoom Odasındaki en fazla 16 kişinin gösterilebileceği en iyi açıyı belirleyebilir.

Ash, “Birbirimizle konuşurken herkesi ve yüzlerindeki gerçek ifadeyi görebiliyorum. Nihayet kendimi ekibimle aynı odadaymışım gibi hissedebiliyorum.” ifadelerini kullanıyor ve “Konum olarak uzakta olmama rağmen ben de Londra ofisindeymişim gibi hissediyorum.” sözlerini ekliyor.

Donanım iş ortaklarının çözümleri daha fazla kapsayıcılığı teşvik etmeye de yardımcı olabilir. Zoom sertifikalı bir donanım çözümü olan Logitech Sight, oda önü kamerasıyla eşleşerek toplantı odalarını geliştirir ve evde web kamerası benzeri bir deneyim sağlar. Şu anda herkese açık beta CollabOS 1.13 sürümünde bulunan Smart Switching ile Sight, katılımcının nereye baktığına bağlı olarak kamera akışını otomatik olarak oda önü ve masa ortası kamerası arasında değiştirir. 

Üst düzey müşteriler ve yöneticilerle yapılan en önemli toplantılarınız için yüksek kaliteli bir hibrit deneyim son derece önemlidir. Yönetim kurulu odanızda akıllı yönetmen ve akıllı isim etiketleri gibi yapay zeka destekli en son yeniliklere sahip olmak, kullanıcıyı daha fazla içine alan, ilgi çekici ve dinamik bir toplantı yöntemi oluşturabilir ve böylece tüm yönetim kurulu üyeleri ve yöneticiler net bir şekilde görülebilir ve tanınabilir.

Ofise gelen çalışanlar, bunun bir amaca hizmet etmesini ister. Ofiste geçirdikleri zamanı müşterilerle toplantı yapmak, beyin fırtınası oturumları yapmak, bir proje üzerinde iş birliği yapmak veya öğle yemeğinde ekip arkadaşlarını daha iyi tanımak gibi yüz yüze olmanın daha fazla işe yaradığı aktiviteler için kullanmak isterler. 

Çalışanlar evden çıkıp trafikte geçirilen saatlerin ardından park yeri bulmak gibi güçlükler yaşadıktan sonra ofisteki zamanlarını lojistik konusunda sorun yaşamadan daha verimli geçirmek ister.

Zoom Meetings, Spaces ve Whiteboard'dan sorumlu ürün başkanı Jeff Smith “Çalışanlar ofise geldiklerinde ne beklemeleri gerektiğini net bir şekilde bilmek istiyor.” diyor ve devam ediyor: “Buraya gelip ekip arkadaşlarıyla yan yana oturamamak veya tüm konferans odalarının dolu olduğunu öğrenmek istemiyorlar.”

Çalışanlar Zoom Çalışma Alanı Rezervasyonunu kullanarak belirli bir gün için önceden masa rezervasyonu veya yinelenen bir rezervasyon yapabilir. Çalışma Alanı Rezervasyonunu ofis düzeniniz için özelleştirebilir ve çalışanların diğer kişilerin nerede oturduğunu görmesini sağlayabilirsiniz. Böylece, isterlerse ekiplerinin yakınında veya kahve makinesinin yanında bir masa seçebilirler. Ayrıca, insanların kendi departmanlarındaki diğer kişilerin yakınında oturmasını kolaylaştırmak için yerleşim düzeniniz içinde farklı bölgeler oluşturabilirsiniz.

Çalışma Alanı Rezervasyonu çözümünün yapay zeka tarafından desteklenen akıllı önerileri, bir çalışanın tercihlerine göre hangi masanın en iyi olduğunu veya daha fazla ekip arkadaşının ofiste olacağı günleri önerebilir.

Çalışma Alanı Rezervasyonunun Neat Frame, Neat Pad veya Neat Board 50 gibi Zoom sertifikalı cihazlarla kullanılması, açık alanlar, özel toplantı odaları ve telefon kulübesi gibi esnek konumların hızlı bir şekilde rezervasyonunu kolaylaştırarak çalışmak için bir alan bulma verimliliğini artırır. Sorunsuz bir rezervasyon deneyimi ile çalışanlar, ihtiyaçlarına en uygun alanlarda kendileri için gerçekten önemli olan şeylere daha fazla zaman ayırabilirler.

Kendi Zoomie'lerimiz de Çalışma Alanı Rezervasyonu çözümünü kullanarak önceden plan yapıyor ve rahat ve üretken bir şekilde çalışabilmek için iş istasyonu ve konferans odaları gibi gereken her şeyi ayırtıyor. Ayrıca yüksekliği ayarlanabilir bir masa gibi özel donanımlara veya çift ekrana sahip iş istasyonlarını da bulabiliyorlar.

Peki ya bir çalışanın bir müşteriyle toplantı yapması gerekiyorsa ve iş yeri ekibi odayı hazırlamak için bilgi istiyorsa? Çalışma Alanı Rezervasyonu, özel bir anket ekleyerek çalışanlara müşterileri ağırlamayı planlayıp planlamadıklarını, öğle yemeğine kalıp kalmayacaklarını veya erken ayrılıp ayrılmayacaklarını sorabilmenizi ve ofis personelinize önceden haber vermenizi sağlar. Böylece iş yeri ekibiniz daha sorunsuz bir çalışan deneyimi için yemek siparişleri, kaynak tahsisi ve daha fazlasını daha verimli bir şekilde planlayabilir.

Ofise gelen çalışanlara dijital tabelalar sayesinde nereye gidecekleri konusunda yönlendirmeler yapılabilir, nazik hatırlatmalarda bulunulabilir ve diğer önemli bilgiler paylaşılabilir. Dijital tabelaları Çalışma Alanı Rezervasyonu haritalarından etkinlik takvimlerine, öğle yemeği menülerine ve ofis kurallarına kadar çalışanlar için yararlı bilgiler içerek şekilde kurabilirsiniz.

Çalışanlar ofisteki zamanlarını en iyi şekilde kullanmak istedikleri için tesis ekipleri işe gelip-gitme yolculuğuna değecek keyifli bir hibrit çalışma ortamı oluşturmak konusunda baskı yaşamaktadır. Buna çalışanların ev ofis kurulumlarında sahip oldukları teknoloji kadar (ve hatta daha iyi) çalışan teknolojiler sunmak ve çalışanların iş arkadaşlarıyla sosyalleşme ve iş birliği yapma talebini destekleyen çalışma alanları oluşturmak da dahildir.

Bu yükseltmelerin ne kadara mal olacağı konusunda endişeleniyorsanız yalnız değilsiniz. Ekonomik belirsizlik döneminde birçok şirket harcamalarını kısmanın yollarını arıyor. 2023'te hazırlanan bir Deloitte raporuna göre, finans yöneticilerinin %54'ü CEO'ların kendilerinden maliyetlerin düşürülmesine odaklanmalarını istediğini belirtmiştir. Gayrimenkul ve ofis mekanı bir işletme için en maliyetli kalemler arasındadır. 

İş yeri ekiplerinin sahip olduğunu donanımlarla birlikte çalışabilen esnek teknoloji çözümlerini kullanarak mevcut yatırımlara yeni bir soluk getirmeleri gereklidir. 

Ofisinizi çalışanlarınızın ihtiyaçlarına uyacak şekilde ve artık kullanılmayan mekanları yeniden şekillendirerek değiştirmeye başlayın. Veriler, çalışanların ofisinizi nasıl kullandığını anlamanıza yardımcı olabilir ve böylece daha bilinçli kararlar verebilirsiniz.

Örneğin, Çalışma Alanı Rezervasyonu ve Zoom Rooms çözümleri günlük olarak kaç masanın ayırtıldığını ve kaç masaya giriş yapıldığını, hangi konferans odalarının en sık ayırtıldığını ve hangilerinin nadiren kullanıldığını görmenize olanak tanır. Bu bilgi, operasyonlarınızı daha az sayıda katta bir araya getirerek ve çalışanların değişen ihtiyaçlarına artık hizmet etmeyen odaları yeniden tasarlayarak maliyetlerinizi azaltmanızı sağlayabilir. 

Örneğin yüz yüze toplantılar eskisinden daha az sayıda kişinin katılımıyla yapıldığı için en büyük konferans salonlarınıza artık ihtiyaç duyulmadığını görebilirsiniz. Bu mekanları bölmelerle ayırarak daha küçük, samimi toplanma alanları oluşturabilirsiniz. 

Pek çok organizasyon, bütçelerini zorlamadan daha fazla sayıda küçük alana video getirmek istiyor. Zoom Odaları, tek bir düğmeye dokunarak bir Zoom toplantısına katılma gücüne sahip herhangi bir alanı hibrit bir toplantı odasına dönüştürmenize olanak tanır. Zoom Odalarını hızlı ve uygun bir fiyata kurmak için genellikle elinizdeki donanımı kullanabilir veya iş ortaklarımızdan esnek bir donanım sistemi seçebilirsiniz. 

Üstelik bu alanları desteklemek için ek kaynak gerekmez. Zoom Cihaz Yönetimi, odaları ve cihazları merkezi bir yönetici portalından uzaktan yönetmenize yardımcı olur.

Poly Lens, donanım ortağı HP Poly'nin Zoom sertifikalı bir çözümü olarak, verimliliği artırmaya, içgörüler sunmaya ve yerel Zoom Odalarında sorun gidermeye yardımcı olmak için ayrıntılı oda sağlık durumu sunmak üzere artık Zoom Cihaz Yönetimi ile entegredir. Tüm bu bilgilere Poly Lens portalı üzerinden erişebilirsiniz. 

Jeff Smith, “En nihayetinde, bir ofis kurmanın tek bir ideal yöntemi yok çünkü her şey çalışanlarınıza ve çalışanlarınızın en etkili şekilde iş birliği yapabilmek için neye ihtiyaç duyduğuna bağlı.” diyor ve sürdürüyor: “Bu noktada mekana ve çalışanların mekânı kullanma biçimine uyum gösterebilen esnek çözümler büyük önem taşıyor.”

“Hibrit çalışma nedir?” sorusunun yanıtı her kuruluş için farklıdır. Zoom olarak bizim için, hibrit çalışma bazı çalışanların tamamen uzaktan çalışması ve bazı çalışanların hibrit bir program kapsamında belirli günler ofiste çalışması demektir. Ofisi fiziksel bir mekandan ibaret olarak görmüyoruz. Bizim için ofis; çalışanları çeken bir varış yeri, Zoomie'leri yüz yüze ve sanal olarak bir araya getiren bir yaratıcılık ve yenilik merkezidir.

Doğru teknolojiler sayesinde ofisiniz çalışanlarınızın mevcut ve gelecek ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanan ve iş birliği, iletişim ve bağlantıya odaklanan bir mekan olabilir.

Zoom Rooms ve çalışma alanı çözümlerinin ekibinizin etkili ve esnek bir hibrit ortam oluşturmasına nasıl yardımcı olacağını keşfedin.

Editörün notu: Bu gönderi ilk olarak Eylül 2023'te yayınlanmış ve Ocak 2025'te en yeni ürün bilgilerini kapsayacak şekilde güncellenmiştir.