Przewodnik: Jak skutecznie korzystać z czatu służbowego

Dowiedz się, jak stworzyć cyfrowe środowisko do współpracy dzięki Zoom Team Chat, rozwiązaniu Zoom do bezpośredniej komunikacji we wszystkich aplikacjach Zoom.

Zarejestruj się bezpłatnie
Kobieta pisząca przy biurku
W tym przewodniku

Aplikacje do czatowania w miejscu pracy są niezbędnymi narzędziami do komunikowania się z osobami z całej organizacji, niezależnie od tego, czy znajdują się one w sąsiednim boksie, czy w innym kraju. Platformy do przesyłania wiadomości w czasie rzeczywistym tworzą atmosferę współpracy, w ramach której pracownicy mogą angażować się indywidualnie lub w grupach i swobodnie wymieniać informacje poza zaplanowanymi spotkaniami i rozmowami telefonicznymi. 

 

Zoom Team Chat, nasze rozwiązanie w formie czatu służbowego dla platformy Zoom, łączy w sobie funkcje sztucznej inteligencji* ze znanym, intuicyjnym środowiskiem użytkownika i zaawansowanymi funkcjami współpracy, aby usprawnić codzienną komunikację i ułatwić pracę zespołową.

 

W tym przewodniku omówimy prawidłową konfigurację zorganizowanej przestrzeni czatu służbowego, funkcje, których należy szukać w aplikacji czatu, najlepsze praktyki dotyczące skutecznej komunikacji za pomocą czatu dla firm oraz sposób, w jaki Zoom Team Chat wspiera wysyłanie bezpośrednich wiadomości i komunikację w aplikacji Zoom Workplace.

Zaprojektuj zorganizowaną przestrzeń do czatu w miejscu pracy

Lekarz rozmawiający przez telefon

Ponieważ coraz więcej organizacji przechodzi na hybrydowy model pracy, w którym pracownicy pracują zarówno w biurze, jak i poza nim, możliwość natychmiastowego i łatwego kontaktowania się z jednym lub kilkoma członkami zespołu jest ważniejsza niż kiedykolwiek. Aby wspierać efektywną współpracę zespołową, konieczne jest zaprojektowanie dedykowanej przestrzeni do czatu w miejscu pracy. Oto jak stworzyć zorganizowane i sprzyjające produktywności środowisko w aplikacji czatu zespołowego.

 

Zacznijmy od właściwej organizacji i konfiguracji — fundamentu efektywnej przestrzeni czatu służbowego. Obejmuje to ustalenie jasnego nazewnictwa dla kanałów, które ułatwi ich identyfikację i wyszukiwanie. Na przykład: używanie przedrostków takich jak „proj-” dla kanałów projektowych lub „zesp-” dla dyskusji zespołowych. Organizacja kanałów powinna być zgodna z logiczną hierarchią, z wyznaczonymi kanałami nadrzędnymi dla działów i kanałami podrzędnymi na potrzeby określonych projektów lub inicjatyw. Takie ustrukturyzowane podejście pomaga utrzymywać informacje w odpowiednich kanałach, gdzie każdy może szybko znaleźć odpowiednie rozmowy.

 

Tworzenie specjalnych kanałów dla różnych grup i zespołów z całej organizacji pomaga budować poczucie wspólnoty. Ogólnofirmowy kanał ogłoszeń służy jako główne źródło ważnych aktualizacji, a w zależności od wielkości organizacji można rozważyć ograniczenie uprawnień do publikowania, aby zachować przejrzystość. Kanały przeznaczone dla konkretnych zespołów umożliwiają ukierunkowane dyskusje w ramach działów, podczas gdy kanały projektowe ułatwiają współpracę w ramach konkretnych inicjatyw. Koordynacja pracy pomiędzy zespołami o różnych funkcjach jest łatwiejsza dzięki dedykowanym kanałom, które łączą członków z różnych działów. Ponadto kanały społecznościowe lub kanały „na pogawędki” zapewniają przestrzeń do swobodnej rozmowy i wzmacniania więzi zespołu, pomagając pielęgnować kulturę firmy w przestrzeni cyfrowej.

 

Jeśli chodzi o wiadomości bezpośrednie, ważne jest, aby rozważyć, kiedy właściwe jest korzystanie z rozmów prywatnych, a kiedy z kanałów publicznych. Bezpośrednie wiadomości to idealne rozwiązanie do załatwiania spraw w cztery oczy. Jeśli jednak przekazywane informacje mogą przynieść korzyści innym lub dotyczą decyzji zespołowych, warto przeprowadzić taką rozmowę w kanale konkretnego zespołu.

Lepszy czat służbowy zaczyna się od tych podstawowych funkcji aplikacji

Grupa siedząca w holu

Jeśli chodzi o korzystanie z czatu do celów biznesowych, znalezienie rozwiązania, które jest łatwe w użyciu, stanowi najwyższy priorytet. Łatwość użytkowania pomaga zapewnić powszechne przyjęcie danego narzędzia i maksymalizuje produktywność w całej organizacji. Oto dodatkowe funkcje i możliwości, które należy wziąć pod uwagę, szukając rozwiązania do obsługi wiadomości błyskawicznych.

  • Sposób na porządkowanie wiadomości

    Możliwość organizowania konwersacji za pomocą wątków, pinezek i zakładek zasobów pozwala zespołom utrzymywać przejrzystość komunikacji i zapewniać łatwy dostęp do ważnych informacji.

  • Możliwość korzystania z czatu służbowego w dowolnym miejscu

    Zyskaj większą elastyczność dzięki aplikacji zoptymalizowanej zarówno pod kątem korzystania z komputerów stacjonarnych, jak i urządzeń mobilnych. Możliwość łatwego zarządzania powiadomieniami pozwala na płynną komunikację niezależnie od tego, gdzie pracują członkowie zespołu.

  • Łatwe skalowanie

    Aplikacja do czatowania w miejscu pracy powinna oferować łatwo dostępne funkcje zarządzania użytkownikami, aby umożliwiać dodawanie nowych członków zespołu w miarę rozwoju organizacji. Warto szukać funkcji umożliwiających współpracę zewnętrzną, które pozwolą członkom zespołu współpracować z osobami spoza organizacji przy zachowaniu odpowiedniej kontroli dostępu.

  • Zapewnione bezpieczeństwo danych

    Korzystanie z czatu w celach biznesowych oznacza, że za pośrednictwem wiadomości często udostępniane są poufne informacje. Kompleksowe zabezpieczenia i funkcje zachowywania zgodności, w tym szyfrowanie danych, kontrola dostępu i zasady przechowywania, pomagają zapewnić ochronę wrażliwych informacji, a także zgodność z określonymi przepisami branżowymi.

  • Łatwiejsza współpraca nad dokumentami

    Możliwość łatwego udostępniania różnych typów plików z opcjami podglądu w wiadomościach, wraz z odpowiednimi ograniczeniami przechowywania, usprawnia współpracę nad dokumentami.

  • Możliwości integracji

    Dostęp do wszystkich aplikacji do komunikacji grupowej w ramach jednej platformy zwiększa wydajność. Możliwości integracji z popularnymi narzędziami i niestandardowymi opcjami, w połączeniu z funkcjami ujednoliconej komunikacji, pozwalają na płynny przepływ pracy, łącząc funkcję czatu w miejscu pracy z innymi aplikacjami biznesowymi.

Najlepsze praktyki w zakresie skutecznego korzystania z czatu służbowego

Mężczyzna piszący na czacie zespołowym

Mimo iż aplikacja do czatowania w miejscu pracy zapewnia różne funkcje i możliwości, aby móc ją w pełni wykorzystać, wszyscy użytkownicy muszą przestrzegać wytycznych w zakresie spójnego korzystania oraz najlepszych praktyk, tak aby kanały były jasno nazywane i organizowane. Dzięki temu aplikacja może przynosić korzyści całej organizacji, a wszyscy członkowie zespołu mogą jej efektywnie używać.

  • Nadaj kanałom jasne nazwy i opisy

    Podczas konfigurowania kanałów czatu służbowego należy nadawać im jasne i opisowe nazwy, które pomogą członkom zespołu łatwo lokalizować konwersacje i znajdować określone informacje, takie jak grupy społecznościowe, aktualizacje dotyczące projektów lub kanały wsparcia. Należy jasno definiować i komunikować cel każdego tworzonego kanału oraz jego uczestników, aby nie zbaczać z określonego tematu i móc utrzymywać dyskusje na właściwym torze.

  • Używaj wiadomości o statusie do informowania o dostępności

    Poza tym, że wskaźniki statusu, które automatycznie pokazują, czy dany kontakt jest dostępny, czy jest na spotkaniu, wydarzeniu z kalendarza czy offline, dzięki ustawieniu wiadomości o statusie członkowie zespołu mogą na bieżąco sprawdzać Twoją dostępność oraz sytuację, jeśli np. jesteś na zwolnieniu lekarskim, na urlopie lub w podróży służbowej. Pozwala to łatwiej oszacować czas reakcji i ogranicza rozproszenia, gdy jesteś w trybie skupienia.

  • Pamiętaj o uprzejmości i zwięzłości wypowiedzi

    Czaty do rozmów w miejscu pracy są przeznaczone do efektywnej i natychmiastowej komunikacji, więc wysyłane wiadomości powinny być zrozumiałe i zwięzłe, aby zapewnić skuteczność. Dbaj o organizację konwersacji, używając wątków do dyskusji, @wzmianek do powiadamiania określonych kontaktów w kanale i unikając niepotrzebnych @wzmianek do wszystkich członków kanału, aby ograniczyć powiadomienia do minimum.

  • Zachowuj porządek w wiadomościach

    Korzystanie z formatowania tekstu, takiego jak pogrubienie, listy punktowane i nagłówki, ułatwia przeglądanie i rozumienie treści wiadomości. Zwiększa czytelność i pomaga wyróżnić ważne informacje. Wysyłając zasoby, takie jak linki, pliki, obrazy lub filmy, pamiętaj, by nadawać im tytuły i opisywać, co zawierają — ułatwi to użytkownikom znajdowanie ich za pomocą funkcji wyszukiwania.

  • Odpowiednio planuj spotkania

    Kanały czatu służbowego pomagają unikać niepotrzebnych spotkań i przyspieszać realizację projektów. Świetnie nadają się do przesyłania informacji członkom zespołu, zadawania szybkich pytań, przeprowadzania burzy mózgów i dzielenia się istotnymi informacjami lub zasobami. Jednak równie ważne jest, aby wiedzieć, kiedy lepiej przenosić rozmowy do trybu offline, aby przeprowadzać bardziej złożone dyskusje za pomocą rozmów telefonicznych lub wirtualnych spotkań. 

  • Ustal granice

    Zachowuj granice między pracą a życiem prywatnym, ustalając jasne godziny pracy online i korzystając w razie potrzeby z funkcji „nie przeszkadzać”. Pomaga to zapobiec wypaleniu zawodowemu i promuje zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

  • Utrzymuj porządek w miejscu pracy

    Dbaj o porządek i wydajność czatu dzięki regularnym czynnościom porządkowania. Archiwizowanie starych kanałów i tworzenie folderów w celu organizowania bezpośrednich wiadomości i kanałów ułatwia wyszukiwanie informacji i zmniejsza cyfrowy bałagan.

Uzyskaj więcej wskazówek dotyczących korzystania z Zoom Team Chat, w tym zasady etykiety w zakresie użytkowania czatu dla początkujących, więcej sposobów na organizację wiadomości, profesjonalne wskazówki dotyczące indywidualnej produktywności oraz sposoby na zaoszczędzenie czasu w ciągu dnia.

Ułatw sobie korzystanie z czatu służbowego dzięki Zoom Team Chat

mężczyzna na kanapie z biurkiem na laptopa

Dzięki Zoom Team Chat zyskujesz dedykowane miejsce do przesyłania wiadomości błyskawicznych w ramach platformy do pracy Zoom opartej na sztucznej inteligencji. Team Chat współpracuje ze wszystkimi narzędziami do komunikacji i produktywności Zoom Workplace, takimi jak Zoom Meetings, Zoom Phone, Zoom Docs i Zoom Whiteboard. Ma on za zadanie usprawniać współpracę poprzez zorganizowane czaty grupowe, jednocześnie ułatwiając przechodzenie między różnymi kanałami komunikacji w ramach jednej aplikacji. Jego funkcje obejmują:

  • Wysoki poziom personalizacji i elastyczności w zarządzaniu zakładkami

    Nawigacja na pasku bocznym Team Chat zapewnia większą kontrolę nad identyfikatorami i powiadomieniami na poziomie karty, co zapobiega przytłoczeniu powiadomieniami lub przewijaniu długich list bez końca w celu znalezienia potrzebnego kanału. Team Chat oferuje również bardziej zaawansowane możliwości filtrowania i sortowania, z unikalną możliwością przeciągania, upuszczania i przypinania zakładek.

  • Bezproblemowe przejścia z wiadomości na spotkania

    Team Chat pozwala zaplanować spotkanie Zoom bezpośrednio z poziomu kanału, ułatwiając zebranie wszystkich uczestników kanału w celu przeprowadzenia dyskusji wideo.

  • Team Chat i spotkania ramię w ramię

    „Ciągłe czaty spotkań” Zoom to dedykowane czaty grupowe dla uczestników spotkań (zarówno zaplanowanych, jak i tych ad hoc). Pozwalają one udostępniać zasoby i plany spotkania wszystkim uczestnikom przed spotkaniem, czatować w czasie rzeczywistym podczas spotkania i kontynuować rozmowy po jego zakończeniu. Generowane przez AI Companion* podsumowania spotkań są wysyłane bezpośrednio na ciągły czat spotkania, dzięki czemu wszyscy uczestnicy mogą być na bieżąco. Jeśli zaproszony uczestnik opuści spotkanie, może odwiedzić ciągły czat spotkania, aby przeczytać podsumowanie i nadrobić zaległości.

  • Natychmiastowy dostęp do wszystkich właściwych kanałów

    Współdzielone przestrzenie eliminują konieczność ręcznego dodawania każdego członka zespołu do każdego kanału. Wystarczy dodać wszystkie kanały związane z danym projektem do przestrzeni współdzielonej, a członkowie zespołu w przestrzeni współdzielonej automatycznie uzyskają dostęp do tych kanałów.

  • Przejrzystość dzięki lepiej zorganizowanym konwersacjom

    Team Chat w pełni obsługuje konwersacje z wątkami na kanałach, 1:1 i na czacie spotkania, co pomaga Tobie i innym uczestnikom organizować rozmowy, dzięki czemu można je łatwiej śledzić.

  • Integracje zwiększające wydajność

    Team Chat umożliwia dostosowywanie komunikacji do potrzeb organizacji dzięki integracjom, które pomagają wdrażać najczęściej używane aplikacje biznesowe do czatu służbowego. Na przykład: poza Zoom Docs możesz korzystać z Microsoft Office lub Google Workspace z Team Chat, tworząc i udostępniając dokumenty bez opuszczania aplikacji Zoom.

  • Wbudowane możliwości sztucznej inteligencji

    Zoom AI Companion* pomaga usprawnić przepływ pracy, dzięki czemu możesz zrobić więcej. Udostępniaj wygenerowane przez AI podsumowania spotkań i kolejne kroki w kanale czatu, bądź na bieżąco z wiadomościami grupowymi dzięki podsumowaniom AI Companion i zlecaj asystentowi AI Companion przygotowywanie wiadomości za Ciebie.

Pozostawaj w kontakcie dzięki Zoom Workplace

mężczyzna korzystający z telefonu stacjonarnego

Największą zaletą Team Chat jest to, że płynnie współpracuje ze wszystkimi narzędziami do współpracy Zoom — od wideokonferencji po rozmowy telefoniczne w chmurze, możesz rozpocząć lub zaplanować czas z członkami zespołu bezpośrednio z aplikacji czatu służbowego. Ponadto Team Chat umożliwia asynchroniczną komunikację dzięki takim funkcjom, jak wiadomości głosowe, nagrywanie ekranu, zaplanowane wiadomości, przypomnienia i inne.

 

Team Chat jest zawarty w każdej licencji Zoom — bez dodatkowych kosztów ani umów, w tym bezpłatny plan Zoom Workplace Podstawowy. Zarejestruj się za darmo.