Skuteczniejszy czat zespołowy w przedsiębiorstwie

Obecnie pracownicy polegają na szerokiej gamie rozwiązań komunikacyjnych, w tym telefonii, poczcie elektronicznej i wideokonferencjach. Możliwość natychmiastowego i efektywnego udostępniania informacji za pośrednictwem czatu ma jednak kluczowe znaczenie dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy branży.

Skontaktuj się z działem sprzedaży już dziś!
Kobieta pisząca przy biurku
W tym przewodniku

Aplikacja do czatu w przedsiębiorstwie tworzy atmosferę, w której pracownicy mogą kontaktować się indywidualnie lub w grupach oraz swobodnie wymieniać informacje poza zaplanowanymi spotkaniami i rozmowami telefonicznymi, zapewniając możliwości ulepszonej komunikacji i współpracy, zwłaszcza w przypadku pracowników hybrydowych.

 

Zoom Team Chat, nasze bezpłatne rozwiązanie w zakresie czatu na platformie Zoom, łączy najnowocześniejsze funkcje, których Twój zespół potrzebuje, aby wspólnie osiągać więcej, z intuicyjną obsługą, której oczekujesz od Zoom.

Dedykowana przestrzeń do czatu/komunikacji w pracy

Lekarz rozmawiający przez telefon

Coraz więcej organizacji zmierza w kierunku hybrydowego modelu pracy, w którym niektórzy pracownicy pracują w biurze, a inni poza siedzibą firmy, dlatego możliwość natychmiastowego kontaktowania się ze współpracownikami w celu wydajnego wysyłania i otrzymywania informacji oraz zasobów jest ważniejsza niż kiedykolwiek. Wiele codziennych spotkań, współpracownicy w różnych lokalizacjach i mniej możliwości komunikowania się z kierownictwem wyższego szczebla sprawiają, że ci hybrydowi pracownicy potrzebują szybkich, skutecznych i intuicyjnych rozwiązań komunikacyjnych, aby razem osiągać więcej.

 

Czaty firmowe są bardzo podobne do czatów grupowych, ponieważ wiele osób może pisać wiadomości, wysyłać pliki, linki i inne zasoby oraz dodawać osoby do czatu, ale często odbywają się w narzędziu do czatu dostępnym w miejscu pracy. Wiadomości błyskawiczne w pracy umożliwiają pracownikom sprawniejszą współpracę, dając im przestrzeń, w której mogą wysyłać do siebie wiadomości, pliki, linki i inne zasoby za pomocą intuicyjnego i elastycznego interfejsu.

 

Najlepszą zaś cechą czatu grupowego w przedsiębiorstwie jest to, że umożliwia on asynchroniczną współpracę – nie ma potrzeby planowania spotkania ani czekania przy telefonie. Wystarczy po prostu wysyłać wiadomość i pozwolić odbiorcy odpowiedzieć w jego własnym czasie! Jest to szczególnie ważne dla międzynarodowych zespołów, które muszą łatwo się komunikować, ale nie zawsze są w stanie odpowiedzieć, ponieważ poszczególne osoby znajdują się w różnych strefach czasowych.

Jakie są najważniejsze cechy czatu w pracy?

Grupa siedząca w holu

Łatwość obsługi jest jedną z najważniejszych cech korporacyjnego narzędzia do czatowania. Wiodące rozwiązania do czatu umożliwiają łatwe wysyłanie wiadomości do kontaktów poprzez wpisanie ich nazwy, wybranie żądanego kontaktu, wpisanie wiadomości i naciśnięcie przycisku „Wyślij”. Mają jednak również inne funkcje o kluczowym znaczeniu dla zwiększenia produktywności i ochrony komunikacji, takie jak:

  • Przejrzysta organizacja

    Rozwiązanie w zakresie czatu dla przedsiębiorstw umożliwia łatwe organizowanie rozmów na czacie ręcznie lub poprzez oznaczanie ulubionych lub najczęściej odwiedzanych rozmów w celu natychmiastowego dostępu.

  • Większa elastyczność

    Wiodące rozwiązanie w zakresie czatu daje większą elastyczność dzięki możliwości dostępu do czatów i wysyłania wiadomości za pomocą szerokiej gamy urządzeń, w tym urządzeń mobilnych, laptopów i komputerów stacjonarnych.

  • Skalowalność

    Rozwiązanie czatu jest wartościowe dla organizacji tylko wtedy, gdy może być skalowane i rozwijać się wraz z nią. Wskazane jest wybranie rozwiązania, które można łatwo wdrożyć w organizacji dowolnego rozmiaru – nie ograniczaj potencjalnego wzrostu przez wybrakowane rozwiązania w zakresie czatu!

  • Zaawansowane bezpieczeństwo

    Na czacie często udostępniane są wrażliwe informacje wewnętrzne, dlatego zdolność do wdrożenia określonych ustawień bezpieczeństwa ma kluczowe znaczenie dla branż regulowanych, takich jak finanse i opieka zdrowotna, oraz dla organizacji rządowych.

  • Najnowocześniejsze funkcje

    Funkcje takie jak poczta głosowa wideo, możliwość wysyłania zrzutów ekranu i wiadomości głosowych oraz dostęp do rozwiązań takich jak cyfrowa tablica bezpośrednio z poziomu czatu usprawnią współpracę, zapewniając zespołom narzędzia potrzebne do ścisłej współpracy przed spotkaniem i po spotkaniu.

  • Ujednolicona komunikacja

    Zespoły muszą łatwo i sprawnie uzyskiwać dostęp do rozwiązań komunikacyjnych – dzięki platformie ujednoliconej komunikacji dostęp do wszystkich codziennych rozwiązań komunikacyjnych będzie możliwy z poziomu jednego, intuicyjnego klienta.

Jak skutecznie korzystać z czatu grupowego?

Mężczyzna piszący na czacie zespołowym

Skuteczność czatów grupowych w pracy jest wysoce zależna od tego, w jaki sposób czaty są porządkowane, wykorzystywane i monitorowane. Oto kilka zasad i najlepszych praktyk, dzięki którym możesz poprawić współpracę i komunikację w aplikacjach do czatu grupowego w pracy:

  • Określ konkretny cel czatu

    Warto wyraźnie określić cel czatu grupowego i to, kto powinien zostać do niego dołączony, aby uniknąć zamieszania, skoncentrować się na rozmowie i usprawnić wymianę informacji i zasobów.

  • Nazwij czat

    Tworzenie dokładnego i opisowego tytułu dla czatu zespołowego pomoże członkom zespołu łatwo znaleźć rozmowę w interfejsie czatu. Czat staje się tym samym zasobem, w którym można znaleźć konkretne informacje, takie jak aktualizacje projektu lub zasad.

  • Sprawdzaj status obecności kontaktu przed wysłaniem wiadomości

    Każdy kontakt będzie miał obok nazwy status obecności wskazujący, czy dana osoba jest dostępna, na spotkaniu, na wydarzeniu z kalendarza lub offline. Sprawdzając status obecności przed wysłaniem wiadomości, możesz mieć pewność, że nie przeszkodzisz nikomu podczas ważnej prezentacji lub wydarzenia.

  • Pisz zwięźle

    Czaty są przeznaczone do wydajnej i natychmiastowej komunikacji, więc warto pisać jasno i zwięźle, aby zachować skuteczność – nikt nie lubi czytać mnóstwa wiadomości lub długich i zagmatwanych zdań.

  • Jasno opisuj zasoby i pliki

    Wysyłając zasób na czacie zespołowym, taki jak link, plik, obraz lub wideo, należy pamiętać o jasnym tytule i wskazać, co zawiera dany zasób. Ułatwia to znajdowanie zasobów później za pomocą paska wyszukiwania w danym narzędziu.

  • Ustal granice

    Odpowiadanie na wiadomości od współpracowników późno w nocy lub przed rozpoczęciem pracy może być kuszące, ale może też powodować wypalenie i wyczerpanie. Ustawiając wieczorami i przed pracą status obecności na „Nie przeszkadzać”, możesz uniknąć stałego bombardowania wiadomościami poza godzinami pracy.

  • Stwórz przestrzeń do komunikacji z kierownictwem wyższego szczebla

    Stworzenie przestrzeni, w której współpracownicy mogą łatwo komunikować się z kierownictwem wyższego szczebla, i zachęcanie przełożonych do aktywności w tej przestrzeni pomaga informować pracowników o planach firmy i nawiązać bliższą relację z kierownictwem i liderami.

  • Korzystaj z czatu do usprawniania współpracy

    Zamiast nieustannie planować spotkania ze współpracownikami, skorzystaj z czatu. Utworzenie kanału czatu, aby poinformować o czymś członków zespołu, rozpocząć burzę mózgów, a nawet po prostu udostępniać odpowiednie informacje lub zasoby, może pomóc uniknąć niepotrzebnych spotkań i szybciej realizować projekty.

  • Poznaj swoich współpracowników

    Kanały lub grupy na czacie, w których można omawiać wspólne hobby i pasje z innymi współpracownikami, zapewniają miejsce, aby lepiej poznać współpracowników, co jest szczególnie ważne dla pracowników hybrydowych, którzy mogą nigdy nie mieć okazji spotkać się osobiście.

Funkcje czatu zespołowego Zoom i wiele więcej

mężczyzna na kanapie z biurkiem na laptopa

Zoom Team Chat, rozwiązanie Zoom w zakresie czatu w miejscu pracy, oferuje szereg funkcji dostosowanych do potrzeb przedsiębiorstwa, które pomogą zwiększyć wydajność i usprawnić komunikację. Obejmuje to:

  • Status obecności

    Natychmiastowa informacja, czy kontakty są na spotkaniu, na wydarzeniu z kalendarza, poza biurem, czy są po prostu niedostępne dzięki statusom obecności, które pojawiają się obok ich nazw.

  • Aplikacje i integracje

    Zoom zapewnia dostęp do ulubionych rozwiązań na platformie ujednoliconej komunikacyjnej Zoom, umożliwiając wykorzystanie integracji z Salesforce, Jira, GitHub, Mio i innymi bezpośrednio w aplikacji Zoom Team Chat.

  • Zaawansowane wyszukiwanie

    Łatwe znajdowanie określonych wiadomości, kontaktów, plików lub wzmianek o użytkowniku czy danych kontaktach za pomocą funkcji zaawansowanego wyszukiwania w Zoom Team Chat.

  • Udostępnianie plików i innych zasobów

    Możliwość bezproblemowego udostępniania i wyświetlania plików, filmów, dokumentów, linków i innych zasobów na czacie ułatwia sprawną komunikację i współpracę.

  • Zaawansowane opcje bezpieczeństwa

    Administratorzy systemu mogą łatwo przeglądać i zmieniać ustawienia zabezpieczeń, takie jak czas przechowywania wiadomości czatu w chmurze, możliwość udostępniania plików i komunikowania się pracowników wewnętrznych z osobami z zewnątrz i nie tylko.

  • Usprawniona organizacja

    Możliwość usuwania, dodawania do ulubionych i porządkowania czatów lub kanałów w ramach personalizowanych folderów pozwala łatwo odnajdywać poszczególne rozmowy.

  • Personalizowane powiadomienia

    Dostosuj alerty, aby otrzymywać powiadomienia tylko z ważnych rozmów. Możesz również wyłączyć powiadomienia podczas wydarzeń z kalendarza i spotkań, a także ustawić tryb „Nie przeszkadzać” w wyznaczonych godzinach.

  • Niezrównana elastyczność

    Dzięki aplikacji Zoom na urządzenia stacjonarne i mobilne możesz uzyskać dostęp do czatu w biurze, w podróży lub podczas pracy z domu.

  • Kompatybilność produktów

    Możliwość usprawnienia codziennej współpracy dzięki łatwemu udostępnianiu tablic Zoom Whiteboard w Zoom Team Chat i bezproblemowa zamiana sesji Zoom Team Chat na połączenie Zoom Phone lub na spotkanie w Zoom Meeting za pomocą jednego przycisku.

Pozostań w kontakcie dzięki Zoom

mężczyzna korzystający z telefonu stacjonarnego

Największą zaletą Zoom Team Chat jest to, że bezproblemowo integruje się z resztą platformy ujednoliconej komunikacyjnej Zoom dla przedsiębiorstw — naszym rozwiązaniem do wideokonferencji, Zoom Meetings, oraz naszym rozwiązaniem telefonicznym w chmurze, Zoom Phone. Umożliwia rozpoczynanie spotkań Zoom Meetings i rozmów Zoom Phone z kontaktami bezpośrednio z poziomu aplikacji czatu, co daje możliwość natychmiastowego usprawnienia współpracy, gdy zajdzie taka potrzeba, dzięki funkcjom takim jak poczta wideo, udostępnianie ekranu i nie tylko.

 

Zoom Whiteboard działa również w kliencie Zoom, umożliwiając wprowadzanie pomysłów w życie na wspólnej i rozszerzalnej cyfrowej tablicy przed spotkaniem, w trakcie spotkania i po jego zakończeniu. A co jest w tym najlepsze? Możliwość udostępniania tablic bezpośrednio w Zoom Team Chat!

 

Jeśli chcesz podzielić się swoimi przemyśleniami, pomysłami i informacjami z całym światem, Zoom Webinars i Zoom Events to idealne rozwiązania do tworzenia wydarzeń z jednym prowadzącym i wieloma odbiorcami, takich jak wydarzenia z udziałem wszystkich, konferencje, podcasty i inne. Twórz angażujące wydarzenia i sesje dla uczestników oraz zapewniaj możliwości głębszej interakcji za pomocą naszej cyfrowej hali targowej.

 

Umów się na bezpłatną prezentację na żywo z naszym zespołem sprzedaży, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Zoom Team Chat i nasza platforma ujednoliconej komunikacji mogą pomóc Twojemu zespołowi usprawnić komunikację i wspólnie osiągać więcej.