Migreren van een lokale PBX naar de cloud: het hybride kantoor

Figuur die zit en telefoon gebruikt
In deze gids
groeiende grafiek

Samenvatting

Cloud heeft het debat over cloud versus lokaal meestal gewonnen wat betreft spraakcommunicatie. De meeste bedrijven stappen over op de cloud en kiezen steeds vaker voor een UCaaS-model (Unified Communications as a Service) als onderdeel van die migratie.

 

In feite neemt het aantal implementaties van lokale spraaksystemen de laatste jaren af, terwijl de implementaties van cloudoplossingen toenemen.

 

Communicatie op de werkplek — Licenties en vervoerde eenheden | Q3 2017 — Q3 2020

Van Q3 2017 tot Q3 2020 daalden de zendingen van lokale IP-lijnen met 6%, telefoonzendingen daalden met 29% en zendingen van lokale UC-clients daalden met 4%. In vergelijking met het vorige kwartaal (QoQ), daalden de zendingen van lokale IP-lijnen met 9% en telefoonzendingen met 11%.

 

Sinds de opkomst van COVID-19 suggereren de aanpassingen van bedrijven om de bedrijfscontinuïteit te ondersteunen dat degenen die niet naar de cloud verhuizen, het risico lopen achterop te raken.

Grafiek

Opmerkingen: cijfers x 1000
Bron: Wainhouse, Q3 2020 UC SpotCheck

 

Een andere factor die de overstap naar de cloud beïnvloedt, is dat veel verouderde PBX's aan het einde van hun levensduur zijn en fabrikanten geen ondersteuning meer bieden. Bronnen om een verouderde PBX te beheren, kunnen moeilijk te vinden zijn. De meeste beheerders hebben modernere vaardigheden voor cloudbeheerders aangenomen.

 

Steeds meer organisaties stappen over op hybride werkomgevingen, omdat het moderniseren van hun communicatie bedrijfskritisch wordt. Veel werknemers zullen in de nabije toekomst van thuis of een andere externe locatie blijven werken.

"Ons onderzoek toont aan dat naarmate bedrijven wereldwijd werknemers weer naar kantoor beginnen te verplaatsen, het personeel van 38% van de bedrijven meer op afstand zal werken dan voorheen. Bedrijven blijven UC beschouwen voor meer productiviteit bij werknemers door meer tools en flexibiliteit te bieden, waaronder samenwerking, video en spraakcommunicatie. De cloud biedt beheerders meer opties voor de implementatie en het beheer van UC, naast de nieuwste en meest actuele functies en apps."

Diane Myers, Chief Analyst, Enterprise Communications bij Omdia

Een voordeel van het verplaatsen van spraak naar de cloud is dat het vaak wordt geleverd met een compleet UCaaS-aanbod. Dit maakt interne en externe communicatie tussen verschillende modaliteiten mogelijk en vervangt een voice-only oplossing.

 

Veel organisaties geven ook de voorkeur aan een cloudoplossing. Het biedt meer voorspelbare controle over de uitgaven, waardoor ze de diensten kunnen uitbreiden en aannemen volgens de variërende zakelijke behoeften.

cloudcontrole

Dit is het moment om over te stappen naar de cloud

De communicatiebehoeften van de meeste bedrijven hebben nu de mogelijkheden van een verouderde PBX overschreden. Medewerkers werken steeds vaker van thuis of een andere externe locatie. Er zal altijd behoefte zijn aan de 'wegpiraat' die volledig op zijn/haar mobiele apparaat vertrouwt voor alle persoonlijke en zakelijke communicatie. Daardoor blijft cloudgebaseerde communicatie snel groeien, omdat bedrijven de flexibiliteit, eenvoud en lagere overheadkosten van een cloudoplossing erkennen.

 

In plaats van simpelweg een oud telefoonsysteem te vervangen door een nieuw telefoonsysteem, kun je deze overgang gebruiken om verbeterde mogelijkheden voor geïntegreerde communicatie te bieden, waaronder berichten en vergaderingen, die je werknemers productiever en effectiever maken. Met je telefoonoplossing moeten gebruikers moeiteloos in staat zijn om te schakelen tussen chatten, bellen en vergaderen. Het moet ook een intuïtieve ervaring bieden op verschillende apparaten, van mobiel tot desktop of desktoptelefoon.

 

Het gebruik van deze mogelijkheid om de opties van je telefoonsysteem uit te breiden naar een volledig uitgeruste UCaaS-oplossing biedt verschillende voordelen:

  • Bedrijfscontinuïteit: cloudtoepassingen en connectiviteitsopties elimineren het risico op serviceonderbreking vanwege lokale hardware en trunks tussen het lokale netwerk en het PSTN-netwerk. De cloud-PBX-servicelogica, -functies en -connectiviteit zijn gebouwd op geografisch redundante en betrouwbare datacenters in de cloud. Zo kunnen oproepen altijd gerouteerd en beantwoord worden met flexibele opties. Bedrijven kunnen één identificatienummer hanteren voor verschillende modaliteiten, zoals bellen, sms'en, chatten en extra mogelijkheden zoals samenwerking, videovergaderingen, whiteboarding en flexibele ruimtes. Werknemers kunnen vanaf elke locatie en altijd en op elk apparaat werken en toch productief zijn.
  • Mobiliteit: cloudcommunicatieoplossingen zoals Zoom bieden een robuuste ervaring op zowel mobiele apparaten als desktops, waardoor de zakelijke telefoon beschikbaar is voor gebruikers, ongeacht waar ze werken. Een enkele app zorgt voor een intuïtieve gebruikerservaring voor werknemers, ongeacht waar ze zich bevinden en welk apparaat ze gebruiken.
  • Integratie met applicaties van derden: cloudoplossingen innoveren voortdurend en de mogelijkheid om naadloos te integreren met andere zakelijke apps is een hoeksteen van UCaaS. Werknemers zullen de mogelijkheid waarderen om communicatie rechtstreeks vanuit hun apps op te starten tijdens het werk. Zoom voegt regelmatig integraties toe voor branchespecifieke apps.
  • Beheerbaarheid: het beheer van een cloudcommunicatieoplossing via een webportal maakt het mogelijk voor de beheerder om altijd en overal met een internetverbinding gemakkelijk toegang te krijgen. Bovendien ontwerpt Zoom beheerdersportals zo intuïtief en eenvoudig mogelijk, zodat beheerders geen IT-experts hoeven te zijn in het beheer van het systeem.
  • Gebruikerservaring op één platform: in het verleden verwerkte een oudere PBX alleen telefonie en gebruikers hadden dus aparte software nodig voor webvergaderen of het sturen van berichten. Met de geïntegreerde oplossingen van vandaag is slechts een enkel platform vereist met één client voor een volledige suite van communicatiemodaliteiten. Het onboarden en opnemen van gebruikers is veel eenvoudiger wanneer er slechts één client is om te installeren en vertrouwd mee te raken.
  • Schaalbaarheid: cloudcommunicatie breidt zich uit en krimpt mee met je bedrijfsvoering. Wanneer je werknemers of locaties toevoegt, voeg je gewoon gebruikers toe aan de licentie, waardoor een nieuwe account wordt gemaakt. Wanneer je een locatie sluit of inkrimpt, kun je gebruikers deactiveren in de beheerportal. Het is eenvoudig om je communicatieoplossing aan te passen door alleen de middelen te gebruiken die je nodig hebt.
  • Wereldwijde beschikbaarheid: in tegenstelling tot lokale oplossingen die zijn gebouwd op aanwezige hardware, kunnen de datacenters in de cloud worden ontworpen voor wereldwijde betrouwbaarheid via een robuust wereldwijd netwerk. Deze veerkracht ondersteunt gebruikers, ongeacht hun locatie, in het routeren van verkeer voor de beste prestaties van realtime communicatie.
  • Flexibiliteit en innovatie: cloudoplossingen innoveren voortdurend en er worden nieuwe opties en functionaliteit aan toegevoegd. Deze updates maken deel uit van een reguliere softwarecyclus. Bedrijven halen snel voordeel uit de cloudsnelheid voor nieuwe functies, reparaties en beveiligingsverbeteringen zonder de last die wordt ervaren bij het actueel houden van lokale oplossingen.
  • Total cost of ownership: in de afgelopen jaren heeft de digitale transformatie ertoe geleid dat bedrijven hun bedrijfsactiviteiten hebben getransformeerd en tools gebruiken die hen helpen samenwerking te verbeteren, flexibel en innovatief te zijn en competitief te blijven in hun sector. Met cloudcommunicatie kunnen bedrijven gebruikmaken van de beveiliging en betrouwbaarheid en profiteren van de schaalvoordelen van een cloudprovider, ongeacht hun omvang - van micro-ondernemingen en kleine en middelgrote bedrijven (MKB) tot ondernemingen. Ze kunnen hun oproepbehoeften integreren in hun bredere digitale transformatie-initiatieven om de samenwerking en productiviteit van gebruikers te verhogen, de totale eigendomskosten (TCO) te verlagen en de bedrijfsresultaten te verbeteren.

 

UCaaS-motivaties

 

Belangrijke motivaties

 

Op basis van enquêtes uitgevoerd door Omdia Research naar motivaties om Unified Communications as a Service te gebruiken, waren de belangrijkste redenen het verbeteren van de productiviteit van werknemers en digitale transformatie-initiatieven waarbij bedrijven tijdens de pandemie alle werknemers voor onbepaalde tijd vanuit huis moesten laten werken. Leidinggevenden eisen deze transformatie om werknemers flexibel te laten werken met mobiliteit, zodat hun bedrijf concurrerend en responsief kan blijven en tegelijkertijd hun totale operationele kosten kan verlagen.

telefoon cloud

Waarom Zoom Phone?

 
Zoom-functies

 

Zoom Phone is een belangrijk onderdeel van het Zoom UCaaS-platform, dat een probleemloze ervaring biedt voor alle communicatiemodaliteiten. De belangrijkste voordelen van Zoom als je oplossing voor geïntegreerde communicatie zijn:

  • Eén robuust platform: het Zoom-platform levert telefoon, vergaderingen, chat, webinars, vergaderruimtes, API's en een rijk ecosysteem voor ontwikkelaars. Met één intuïtieve gebruikerservaring kun je bellen via mobiel, desktop en bureautelefoon.
  • Video-first architectuur: Zoom is cloud-native en al vanaf het begin volledig geoptimaliseerd voor video. Onze architectuur maakt het mogelijk om vergaderingen te verspreiden over ons datacenternetwerk voor maximale uptime, schaalbaarheid van het platform en een betrouwbare communicatie-ervaring.
  • Snelle innovatie en integraties met derden: Zoom levert regelmatig productverbeteringen en nieuwe functies en Zoom Phone alleen al bevat meer dan 400 functies. Zoom Phone kan ook worden geïntegreerd met populaire zakelijke apps zoals Salesforce, Google Workspace, Slack en Microsoft Teams, voor naadloze connectiviteit en verbeterde productiviteit.
  • Moderne telefoonfuncties voor het hele team: Zoom Phone biedt uitgebreide mogelijkheden voor iedereen in je organisatie, van verkoop- en klantenondersteuningsrollen tot receptionisten, kantoormanagers en zelfs leidinggevenden.

Functies voor eindgebruikers

  • Ervaring met enkele client: Zoom is beschikbaar op pc, Mac, iOS en Android. Zodra licenties zijn ingericht, hebben gebruikers een volledige telefoonervaring beschikbaar in de mobiele app en desktop-app van Zoom.
  • Mobiliteit: toegang tot Zoom Phone vanaf een mobiel apparaat, zodat je je persoonlijke nummer niet onderweg hoeft te gebruiken voor het werk.
  • SMS/MMS: verzend en ontvang sms-berichten met de Zoom-desktopclient of mobiele app.
  • Omschakelen naar vergadering: schakel tijdens een telefoongesprek om naar een Zoom-videovergadering. Andere Zoom Phone-gebruikers worden automatisch uitgenodigd om deel te nemen aan de vergadering. Andere gebruikers nemen deel aan de Zoom-vergadering als deelnemers met enkel audio.
  • Doorschakeling oproep: zet een oproep in de wacht en beantwoord deze vanaf een ander apparaat – de Zoom desktop client, mobiele app of een bureautelefoon met Zoom.
  • Oproepbewaking: met deze set functies kan een gebruiker deelnemen aan de oproepen van een andere gebruiker. De bewakingsmogelijkheden omvatten:
    • Luisteren: een Zoom Phone-gebruiker kan luisteren naar een oproep van een andere Zoom Phone-gebruiker zonder dat de andere partijen hiervan op de hoogte zijn.
    • Fluisteren: een Zoom Phone-gebruiker kan tijdens een gesprek met de bewaakte gebruiker praten zonder dat andere partijen dit horen.
    • Ingrijpen: een Zoom Phone-gebruiker kan deelnemen aan een gesprek en met alle partijen praten. De oproep wordt een vergadering met drie.
    • Overnemen: een Zoom Phone-gebruiker kan het gesprek van de bewaakte gebruiker overnemen.
  • Gesprek opnemen: maak een ad-hocopname van telefoongesprekken in het geval van een beledigend gesprek of crisisscenario waarvoor bewijzen nodig zijn.

Beheerders- en systeemfuncties

  • Veiligheid en beveiliging: Zoom Phone maakt gebruik van 256-bits AES-GCM-versleuteling en kan worden geïntegreerd met pagingsystemen, nooduitzendsystemen en fysieke telefoonapparaten van verschillende fabrikanten.
  • Nomadic E911: neem contact op met hulpdiensten vanaf elke locatie en waarschuw tegelijkertijd een intern veiligheidsteam zonder een extra 911-serviceprovider.
  • Oproepwachtrij: krachtige wachtrijmogelijkheden met de mogelijkheid om automatische verdeling van de oproepen en regels voor overloop van de wachtrij te definiëren.
  • Automatische attendants: bouw eenvoudig opties voor het automatisch beantwoorden van inkomende oproepen van de hoofdlijn.
  • Interactief telefoonbeantwoordingssysteem: pas kantooruren, begroetingen, routeringsregels en het telefoonbeantwoordingsmenu aan.
  • Beheerportal: de Zoom-beheerportal is ontworpen om eenvoudig en intuïtief te worden gebruikt door niet-IT-experts en biedt robuuste beheertools voor grote ondernemingen. Er is geen opdrachtregelprogrammering vereist voor een Zoom-beheerder.
  • Rapportage, analyse en beheer: je kunt gebruikers instellen en beheren, zakelijke interacties op intelligente wijze bewaken en meer, rechtstreeks vanuit de gecentraliseerde beheerportal.

Hardwareflexibiliteit

  • Robuust apparaatecosysteem: Zoom heeft een certificeringsprogramma voor verschillende hardwarecategorieën om naadloze gebruikerservaringen te bieden voor alle communicatiemodaliteiten. Naast eindgebruikersapparaten en ruimtesystemen certificeert Zoom ook analoge apparaten zoals pagingsystemen en intercoms.
  • Zoom Phone-apparaten: een eindpunt met zowel spraak- als videomogelijkheden dat ideaal is voor directiekantoren of gedeelde ruimtes zoals huddle-ruimtes.

    Zoom-hardware

  • Zoom voor thuis: Zoom werkt samen met Google, Amazon, Facebook en Neat om een complete Zoom-video- en -telefoonervaring te leveren op populaire apparaten voor externe gebruikers.

     

    Bezoek de website van Zoom Phone voor een volledige lijst met beschikbare functies en aanvullende hardware-informatie.

Een kosteneffectief, superieur platform

Zoom is een kosteneffectieve oplossing voor bedrijven die overstappen op een UCaaS-oplossing, zoals Nemertes Research aantoont in het document Cost-Benefit Analysis - Workplace Collaboration and Contact Center voor 2020. De jaarlijkse operationele kosten per licentie worden voor Zoom geschat op $ 525, vergeleken met het gemiddelde van $ 1196 voor de branche. De meerderheid van de ondervraagde bedrijven die op Zoom vertrouwen voor hun communicatie, vindt Zoom beter dan de concurrentie voor personeel dat op afstand werkt.

 

Voordelen van migreren naar Zoom Phone

 

World Fuel Services had een verouderd telefoonsysteem met dure servicecontracten, lokaal beheer en stijgende onderhoudskosten. De organisatie migreerde naar de cloud met Zoom Phone en geconsolideerde oplossingen. Zo bespaarden ze geld, kregen ze meer operationele flexibiliteit en verbeterden ze hun bedrijfsefficiëntie.

 

Het artikel lezen

clouds

Flexibele verbinding van de cloud met PSTN

Zoom Phone biedt flexibele opties voor bedrijven om de cloud-PBX te verbinden met het PSTN (public switched telephone network). Deze opties omvatten lokale PSTN-service of Bring Your Own Carrier (BYOC of behoud je eigen provider).

Opties voor lokale PSTN

Zoom Phone biedt lokale PSTN-connectiviteit in 47 landen en gebieden en blijft nieuwe regio's toevoegen. Zoom Phone biedt flexibele abonnementen om te voldoen aan de behoeften van bedrijven van elke grootte, of het nu gaat om een grote multinational of een kleine onderneming met lokale aanwezigheid in één land.

 

Abonnementen variëren van regionale abonnementen in de VS/Canada, VK/Ierland, Australië/Nieuw-Zeeland, evenals een Wereldwijde keuze-abonnement voor bedrijven buiten deze regio's. Er zijn ook abonnementen op basis van gebruik en onbeperkte abonnementen beschikbaar, evenals opties voor gratis nummers.

 

Landen en gebieden

BYOC-opties

Met Zoom Phone BYOC kun je genieten van alle voordelen en functies van Zoom Phone terwijl je je bestaande serviceprovidercontracten, telefoonnummers en beltarieven behoudt bij je favoriete provider. Het resultaat is meer flexibiliteit en controle voor de overgang van je organisatie naar de cloud.

 

Met Zoom Phone BYOC kan de PSTN-connectiviteit afkomstig zijn van de locatie van de klant met trunks van legacy peering die bekend staat als 'premises peering' of van de gewenste PSTN-cloudprovider naar onze UCaaS-cloud, wat gekend is als 'cloud peering'.

"Eerst dachten we dat Zoom Phone geen optie zou zijn omdat het niet werd ondersteund in Colombia. Maar we ontdekten dat we onze eigen provider konden blijven gebruiken, wat betekende dat we Zoom Phone konden uitvoeren op het PSTN-netwerk van Colombia Telefonica."

Santiago Lievano, hoofd informatietechnologie, Frontera Energy

Meer lezen
hand en cloud

Aan de slag

Houd rekening met het volgende wanneer je je voorbereidt op het overschakelen van je spraakcommunicatie naar de cloud:

CHECKLIST


Afstemmen met belanghebbenden

Identificeer executive sponsors en spreek zakelijke succescriteria af. Stel een functieoverschrijdend team samen in je hele organisatie om je vereisten te vertegenwoordigen.


Prioriteren

Identificeer je personen, gebruikssituaties en unieke spraakscenario's. Definieer hoe de voorgestelde oplossing zal voldoen aan de eisen voor elk gebruikerstype. Identificeer afhankelijkheden zoals jaarafsluiting of seizoensvereisten die de timing van je implementatie kunnen beperken.


Financiële besparingen evalueren

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat een cloudoplossing over het algemeen een kleine investering betekent, in tegenstelling tot een lokale oplossing. De uitgaven zijn voorspelbaarder met een cloudoplossing en contracten kunnen meestal jaarlijks of van maand tot maand worden gestructureerd.


Onderzoeken en aanpassen

Heb je oude vereisten die kunnen worden gemoderniseerd door naar de cloud te gaan? Kom met leveranciers bijeen om de mogelijkheden te bespreken. Hoeveel gebruikers gebruiken een bureautelefoon versus een softphone met een USB-apparaat zoals een headset. Hoe ga je mobiele gebruikers uitrusten?


Je migratie plannen

Als je meerdere sites hebt, wil je misschien eerst een kleinere site implementeren om je team te laten kennismaken met het onboardingproces. Zorg ervoor dat je rekening houdt met de tijd voor het overzetten van telefoonnummers en voor communicaties met belangrijke belanghebbenden en eindgebruikers.


Implementatie plannen

Als je overstapt naar een nieuw communicatieplatform of gewoon modaliteiten toevoegt aan je bestaande platform, maak dan tijd vrij om eindgebruikers te informeren over hun nieuwe mogelijkheden. Stem de training af op het cutover/migratieschema, zodat gebruikers vertrouwd zijn met de nieuwe oplossing. Hand-outs, video's en training gegeven door een instructeur zijn allemaal goede opties. Identificeer voorstanders in de hele organisatie die individuele teams kunnen helpen de overgang te maken.

Expert- en selfservicetraining

Alle Zoom Phone-klanten komen in aanmerking voor drie vergaderingen met het Zoom Phone Enablement Team om de webportalinstellingen te configureren. De volgende selfservicebronnen zijn ook beschikbaar:

  • Videohandleidingen en snelstartgidsen voor accountbeheerders
  • Videohandleidingen en snelstartgidsen voor eindgebruikers
  • Trainingskits voor eindgebruikers

 

Voor klanten met complexere implementaties of die professionele technische begeleiding en projectbeheer willen tijdens de migratie, kan het Zoom-team voor Professionele diensten helpen met het volgende:

  • Toegewijd technisch projectmanagement
  • Beoordeling en ontwerp van architectuur
  • Strategie voor implementatie en ondersteuning
  • Technische consulting

"Dit is de vlotste implementatie die ik ooit heb meegemaakt. De
gebruikers zouden nooit hebben geweten dat we op een nieuw systeem overstapten als ze niet hadden hoeven migreren ... binnen een periode van 6 weken. We hebben hier projecten gehad die niet zo groot waren als een verandering van het telefoonsysteem en die maanden in beslag namen."

Senior VP, in Silicon Valley gevestigd bedrijf in e-commerce

"We besloten dat we door rechtstreeks naar de experts te stappen mogelijke problemen zouden verminderen in plaats van het alleen te doen. Alles was erg intuïtief, maar het vangnet stelde belanghebbenden gerust ... en de prijsstelling was verdomd eerlijk - eenvoudig en zonder verrassingen."

IT-directeur van e-commercebedrijf

Klantsucces met Zoom Phone

"Vroeger had iedereen een bureautelefoon nodig. Met Zoom hadden we die bureautelefoon niet echt meer nodig. Als gevolg van die transformatie daalde het gebruiksvolume voor traditionele telefoons. Dus vanuit een ROI-perspectief konden we Zoom Phone uitrollen en de kosten met 30 tot 40% verlagen."

Craig Williams, CIO, Ciena

Nu kijken

"We voelden ons aangetrokken tot een cloudtelefonieplatform dat geen SIP-trunks nodig had, met potentiële single-points-of-failure of SIP-tussenpersonen, omdat Zoom Phone een echt wereldwijde telefoonprovider is. We leerden ook dat we besparingen kunnen realiseren met Zoom Phone ten opzichte van de toonaangevende alternatieven en aanzienlijke besparingen ten opzichte van ons bestaande telefoonsysteem."

David Thomas, hoofd IT bij het Britse advocatenkantoor Stevens & Bolton

Meer lezen

"Ons vroegere digitale telefoonsysteem [op locatie] raakte verouderd. Het was achterhaald, duur en technisch moeilijk te onderhouden. We hadden een netwerkingenieur nodig om nieuwe telefoons te laten installeren."

Steven Ramos, Director of Information Services and Technology bij het Solano County (Californië) Office of Education

Meer lezen
Migreer vandaag nog naar Zoom Phone