電話システム Zoom Workplace

VoIP の基本と仕組み: 現代ビジネスのためのガイド

8 分で読める

更新日 July 16, 2024

公開日 July 16, 2024

画像のプレースホルダ

コミュニケーションの手段を従来の電話システムに頼り切っていた日々は、もうはるか昔のことです。VoIP(Voice over Internet Protocol)という、豊富な機能を備えた柔軟で費用対効果の高い代替手段の登場により、私たちの通信方法は根本から変わりました

従来型の電話システムは、なにかと手間がかかります。たいがい高額なうえ、柔軟性に欠け、現代のビジネスニーズを満たす最新機能を備えていません。そこに登場したのが VoIP システムです。コスト削減を目指すスタートアップでも、効率性向上を目標に掲げる大企業でも、VoIP を導入することで何かが得られます。

この投稿では、VoIP の概要やその仕組み、長所と短所、VoIP システムで注目すべき主な機能など、VoIP に関する重要な情報をお伝えします。

VoIP とは?

VoIP は、従来の電話回線ではなくインターネット接続を介して通話を発着信できるテクノロジーです。有線の電話回線が必須の通常の電話と違い、VoIP は音声をデータに変換し、インターネットを介してそのデータを通話の相手先に送信します。メールの送信と仕組みは同じですが、テキストではなく音声を送信する点が異なります。

VoIP の設定では、一般的に組織自ら必要なハードウェアやソフトウェア、インフラストラクチャを含む VoIP システムの管理とメンテナンスを担います。これにより、より低額かつ柔軟にビジネス コミュニケーションを行えます。

VoIP の仕組み

VoIP 通話の仕組みを示すイラスト

VoIP が動作する仕組みをさらに詳しく見ていきましょう。

  1. 音声信号のデジタル化: VoIP システムは、話し言葉(アナログの音声信号)をデジタルデータに変換します。この変換プロセスにより、コンピュータやその他のデジタル デバイスが処理しやすい形態で、音声データがインターネット経由で伝送できるようになります。
  2. データのパケット化: 音声がデジタル化されると、パケットとよばれるさらに小さな塊に分割されます。各パケットには音声データとともに送信元や送信先の情報が含まれています。パケットというパッケージにまとまることで、音声データがインターネット上を効率的に移動できるようになります。
  3. インターネット経由での伝送: 音声データがパケットにパッケージ化されたら、いよいよインターネット経由での転送が開始されます。これらのパケットは、目的地までの道案内をするルーターやスイッチなどのさまざまなネットワーク デバイスを経由して、移動します。
  4. パケットの再構築: パケットが目的地に到達すると、正しい順序に再度並び替えられます。バラバラのパズルのピースを組み立てて、全体像を完成させるイメージです。すべてのパケットが再構築されると、元の音声信号が復元されます。転送時には細かく分離されていたパケットですが、受信者の耳に届くときには、従来型電話での通話とまったく同じくシームレスで明瞭なオーディオとして伝達されます。

VoIP の長所

VoIP は、ビジネス コミュニケーションを変革する可能性を秘めています。その方法を以下でご紹介します。

  • 費用対効果: VoIP は、従来型の電話システムに比べて予算を低く抑えられます。通話はインターネットを介して行われるため、長距離通話の料金を節約でき、ビジネスコストの削減につながります。
  • 柔軟性と拡張性: VoIP システムは、ビジネスニーズへの適応力にも優れています。新規ユーザーを追加する場合や Bring Your Own Carrier を採用したい場合でも、VoIP ならニーズに合わせて拡張することが可能です。
  • 豊富な機能: VoIP には、通話の転送、ボイスメールからメールへの転送、ビデオ カンファレンスなど、幅広い便利な機能が備わっています。これらの機能を利用することで、ビジネスのコミュニケーションが促進され、生産性が向上します。
  • ポータビリティとアクセシビリティ: VoIP では、物理的な電話回線に縛られることはありません。インターネット接続さえあれば、どこにいても通話を発着信できるため、働く場所や方法をさらに柔軟に選択できます。
  • 連携機能: VoIP システムは、ほかのビジネスツールやアプリケーションと連携できるため、ワークフローを合理化し、ほかのタスクと並行してコミュニケーションも簡単に管理できます。
  • HD 音声品質: VoIP では高解像度(HD)の音声品質をサポートしており、明瞭で自然な音声で通話ができるため、総合的なコミュニケーション体験の改善につながります。
  • 環境へのメリット: VoIP では物理的なインフラストラクチャやハードウェアの必要性が減るため、エネルギー消費が低く抑えられ、ビジネスが環境に与える影響も小さくなります。

VoIP の短所

VoIP には多くのメリットがありますが、同時に欠点や制限事項もいくつかあります。VoIP により直面するかもしれない課題について見ていきましょう。

  • インターネット接続への依存: VoIP には、安定したインターネット接続が不可欠です。もしもインターネットが切断したり中断が発生したりすると、通話の品質と信頼性に影響を与える可能性があります。
  • インターネット接続が不十分な場合の品質問題: 帯域幅が狭いことやネットワークの輻輳により、特にピーク使用時には、通話が切断したり、遅延したり、通話品質が低下したりするおそれがあります。
  • 緊急通話機能の制限: VoIP では、緊急通話の発信時に従来型の電話システムと同程度の信頼性を提供できない可能性があります。停電やインターネットの中断などの要因により、緊急通話機能に影響が出る可能性があるためです。
  • 互換性の問題: VoIP は、特定のデバイスやサービス(特に古めのハードウェアや独自のシステム)に対して互換性がない場合があります。VoIP を既存のインフラストラクチャと連携するときや、外部の関係者とコミュニケーションをとる場合に、課題をもたらす可能性があります。
  • 規制に関する考慮事項: VoIP は、地域によって異なる独自の規制要件とコンプライアンス基準の対象となります。

VoIP 通話の長所と短所

VoIP 電話システムの主な機能

コミュニケーション ニーズをすべて満たしてくれる VoIP 電話システムをお探しですか?以下では、ビジネス コミュニケーションを円滑にするいくつかの機能をご紹介します。

ユニファイド コミュニケーション

すべてのコミュニケーション ツールが 1 か所に集約されている様子を想像してみてください。ユニファイド コミュニケーションでは、ミーティング、電話、チームチャットをシームレスに連携できます。言ってみれば、チームのコラボレーションに対する取り組みを強力に率いる指令センターがあるようなものです。

自動受付

もう不在着信の心配はありません。バーチャル受付があれば、発信者にプロフェッショナルに応答し、適切な担当者や部署におつなぎします。24 時間年中無休で通話を管理してくれる優秀なアシスタントとして、すべての発信者を大切にもてなします。

デスクトップとモバイルの互換性

デスクトップとモバイルの互換性があれば、外出先でもつながりを維持できます。オフィスのデスクからでも外出先からでも、互換性のあるデバイスさえあれば VoIP 電話システムにアクセスできるため、重要な通話を逃すことはありません。

暗号化とセキュリティ

暗号化と堅牢なセキュリティ対策により、機密性の高いコミュニケーションを保護します。通話を金庫に保管するかのように、会話を非公開かつ機密として扱います。

通話とオーディオの品質

まるで対面で話しているときのような、ハッキリと聞き取りやすい通話品質を体験していただけます。高解像度のオーディオによる明瞭なコミュニケーションにより、自信を持ってすべての会話をスムーズに行えます。

Zoom Phone の包括的な通話機能スイートがあれば、妥協することなく、柔軟なモバイル クラウド電話システムのメリットを享受できます。シームレスな連携によりワークフローを合理化することも、通話後要約やボイスメールからのタスク抽出などの AI 主導型ツールで生産性を高めることも、HD 音声品質により非常にクリアなコミュニケーションを体験することもできます。

さらに、コール レコーディング、ボイスメールの文字起こし、モバイルアプリのアクセスなどの機能を使用すれば、ビジネス コミュニケーションはかつてないほど簡単になるでしょう。

VoIP と従来型電話の比較

ビジネス コミュニケーションの手段を選ぶ際には、VoIP と従来型電話サービスの二強の争いになるでしょう。この 2 つの手段を詳細に比較してみます。

  • コスト: コスト面では、月額料金も長距離通話料金も低額の VoIP のほうが、従来型電話サービスよりも節約できます。ただし、機器やインフラストラクチャの初期設定費用がかかる場合があります。
  • 機能: VoIP には、通話の転送、ボイスメールからメールへの転送、ビデオ カンファレンスなどの幅広い拡張機能が用意されています。従来型電話サービスは信頼性に優れているものの、こうした利用可能な機能は少ない傾向があります。
  • 柔軟性: VoIP は、柔軟性と拡張性に非常に優れており、ユーザーの追加や削除、ニーズに応じた機能の調整を簡単に行えます。従来型電話サービスではこうした融通が利かないことが多く、変化するビジネスニーズへの適応力に乏しくなります。
  • 信頼性: 従来型電話サービスは、インフラストラクチャが確立されており、バックアップ システムが整備されているなど、信頼性が高いことで知られています。一方 VoIP では、インターネット接続の安定性やサービス プロバイダーの信頼性などの要因によって、VoIP の信頼性も左右されます。

VoIP 通話と従来型電話サービスの比較

ビジネス電話のコミュニケーション方法をレベルアップ

Zoom Phone を使うとスムーズにコミュニケーションがとれ、単一の管理ポータルからすべてを管理できます。また、デスクトップとモバイル デバイス全般に AI が搭載されており、電話、チャット、ミーティングなどの統合プラットフォームによりワークフローが合理化されます。さらに、通話後要約、ボイスメールからのタスク抽出、ボイスメールの優先順位付けなど、Zoom Phone の AI 主導型機能により、ワークフローが合理化され、タスクが最適化され、コミュニケーションを適切に管理できるようになります。

Zoom Phone は、AI 搭載型コラボレーション プラットフォームである Zoom Workplace のその他のツールと連携します。Zoom Workplace は、コミュニケーションの合理化、生産性の向上、対面でのインタラクション最適化によりチームワークを強化します。また、ビデオ カンファレンス、チャット、スケジュール作成、バーチャル ホワイトボードなどのツールが組み込まれており、これらはすべて現代の働き方や従業員エンゲージメントの向上を目的に設計されています。

VoIP に関するよくあるご質問

VoIP に関する疑問点がまだありますか?回答は私たちにお任せください。ここでは一般的な質問をご紹介します。

VoIP はどのくらいのコストがかかりますか?

VoIP(Voice over IP)のコストは、サービス プロバイダー、機能、ユーザー数などの要因によって変わってきます。一般的には、月額料金や長距離通話料金がより低額な VoIP のほうが、従来型電話サービスに比べてコストを削減できます。ただし、機器やインフラストラクチャの初期設定費用などがかかる可能性があります。

携帯電話でも VoIP を使用できますか?

はい、多くの携帯電話で、Zoom Workplace などのアプリを使用することで音声コミュニケーションに VoIP をご利用いただけます。携帯電話が Wi-Fi に接続されていれば、従来の携帯電話ネットワークの代わりに、これらのアプリにより VoIP テクノロジーを使用してインターネット経由で通話を発着信するため、コストを削減できるほか、より快適な機能をご利用いただけます。

現在使用している電話番号を VoIP でも使用できますか?

多くの場合、ご使用いただけます。VoIP プロバイダーは通常、ナンバー ポータビリティ サービスを提供しており、ご利用中の電話番号を VoIP システムに移行できるようになっています。つまり、馴染み深い電話番号をそのままご利用になりながら、VoIP のメリットを享受できるということです。

VoIP は従来型電話よりも安全なのですか?

VoIP のセキュリティ対策は、サービス プロバイダーと実装方法によって異なります。VoIP では、コミュニケーションを保護するために暗号化やセキュリティ機能を提供していますが、ソフトウェアを常に最新バージョンにするなどのベスト プラクティスを実践することが何より重要です。

ご愛顧いただいているお客様

Okta
NASDAQ
楽天
Logicool
Western Union
オートデスク
Dropbox
Okta
NASDAQ
楽天
Logicool
Western Union
オートデスク
Dropbox

Zoom - すべてのつながりをひとつのプラットフォームで