Was ist VoIP und wie funktioniert es? Ein Leitfaden für moderne Unternehmen

Die Zeiten, in denen man ausschließlich über traditionelle Telefonanlagen kommunizierte, sind längst vorbei. IP-Telefonie (auch als VoIP bezeichnet) hat die Art und Weise, wie wir in Verbindung treten, revolutioniert und bietet eine flexible, kostengünstige und funktionsreiche Alternative.

Herkömmliche Telefonanlagen haben ihre Tücken. Sie sind oft teuer und unflexibel und es fehlen die modernen Funktionen, die Unternehmen heutzutage benötigen. Hier kommt VoIP ins Spiel. Ganz gleich, ob Sie ein Startup sind, das Kosten senken möchte, oder ein großes Unternehmen, das die Effizienz steigern möchte: VoIP hat etwas zu bieten.

Dieser Beitrag enthält alle wichtigen Informationen über VoIP: Es wird erklärt, was VoIP ist, wie es funktioniert, welche Vor- und Nachteile es hat und was die wichtigsten Funktionen sind, auf die Sie bei einem VoIP-System achten sollten.

VoIP ist eine Technologie, mit der Sie Anrufe über das Internet statt über herkömmliche Telefonleitungen tätigen können. Im Gegensatz zu normalen Telefonen, die physische Kabel verwenden, wandelt VoIP Ihre Stimme in Daten um und sendet sie über das Internet an die Person, die Sie anrufen. Es funktioniert ähnlich wie das Senden einer E-Mail, nur dass anstatt von Text Ihre Stimme verwendet wird. 

Bei einer VoIP-Einrichtung verwaltet und wartet das Unternehmen normalerweise sein eigenes VoIP-System. Dieses umfasst die erforderliche Hardware, Software und Infrastruktur. Das macht die Kommunikation für Unternehmen günstiger und flexibler.

Erfahren Sie, wie VoIP genau funktioniert

1. Digitalisierung von Sprachsignalen: Das VoIP-System wandelt gesprochene Wörter (analoge Sprachsignale) in digitale Daten um. Dieser Konvertierungsprozess ermöglicht es, die Sprachdaten über das Internet in einem Format zu übertragen, das Computer und andere digitale Geräte problemlos verarbeiten können.
2. Paketierung von Daten: Nachdem die Sprachdaten digitalisiert wurden, werden sie in kleinere Blöcke unterteilt, die als Pakete bezeichnet werden. Jedes Paket enthält Ihre Sprachdaten und Informationen darüber, woher sie kommen und wohin sie übertragen werden. Diese Paketierung hilft dabei, Ihre Sprachdaten effizient über das Internet zu übertragen.
3. Übertragung über das Internet: Nachdem Ihre Sprachdaten in Paketen umgewandelt wurden, können sie über das Internet übertragen werden. Diese Pakete werden über verschiedene Netzwerkgeräte wie Router und Switches geleitet, die sie zu ihrem Ziel führen.
4. Erneutes Zusammensetzen von Paketen: Sobald die Pakete an ihrem Zielort angekommen sind, werden sie in der richtigen Reihenfolge wieder zusammengesetzt. Es ist, als würde man die Teile eines Puzzles zusammensetzen, um das gesamte Bild zu erhalten. Nachdem alle Pakete zusammengesetzt wurden, wird das ursprüngliche Sprachsignal rekonstruiert. Obwohl die Übertragung in kleineren, diskreten Paketen erfolgt, hört der Empfänger eine nahtlose und klare Audioübertragung, genau wie bei einem herkömmlichen Telefonanruf.

VoIP kann Ihre Geschäftskommunikation transformieren. Und zwar folgendermaßen:

• Kosteneffizienz: VoIP ist im Vergleich zu herkömmlichen Telefonanlagen eine budgetfreundliche Option. Die Nutzung des Internets für Anrufe reduziert die Gebühren für Ferngespräche und kann Ihrem Unternehmen Geld sparen.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: VoIP-Systeme lassen sich leicht an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen. Ganz gleich, ob Sie neue Benutzer hinzufügen oder Ihren bestehenden Kommunikationsanbieter nutzen möchten: VoIP kann entsprechend Ihren Anforderungen skaliert werden. 
• Großer Funktionsumfang: VoIP bietet eine breite Palette nützlicher Funktionen wie Anrufweiterleitung, Mailbox-zu-E-Mail und Videokonferenzen. Diese Funktionen verbessern die Kommunikation und Produktivität in Ihrem Unternehmen.
• Portabilität und Barrierefreiheit: Bei VoIP sind Sie nicht auf eine physische Telefonleitung angewiesen. Sie können von überall mit einer Internetverbindung Anrufe tätigen und entgegennehmen, was Ihnen mehr Flexibilität hinsichtlich Ihrer Arbeitsweise und Ihres Arbeitsorts bietet.
• Integrationsfähigkeiten: VoIP-Systeme können in andere Geschäftstools und -anwendungen integriert werden, wodurch Ihre Workflows optimiert werden und die Verwaltung Ihrer Kommunikation neben anderen Aufgaben erleichtert wird.
• HD-Sprachqualität: VoIP unterstützt High-Definition-Sprachqualität (HD) und bietet klare und natürlich klingende Anrufe, die das gesamte Kommunikationserlebnis verbessern.
• Vorteile für die Umwelt: VoIP reduziert den Bedarf an physischer Infrastruktur und Hardware, was den Energieverbrauch senken und die Umweltauswirkungen Ihres Unternehmens verringern kann.

VoIP bietet zwar zahlreiche Vorteile, bringt aber auch einige Nachteile und Einschränkungen mit sich. Sehen wir uns einige der Herausforderungen an, denen Sie begegnen können:

• Abhängigkeit von der Internetverbindung: VoIP ist auf eine stabile Internetverbindung angewiesen. Wenn Ihr Internet ausfällt oder es zu Unterbrechungen kommt, kann dies die Qualität und Zuverlässigkeit Ihrer Anrufe beeinträchtigen.
• Qualitätsprobleme bei schlechter Internetverbindung: Geringe Bandbreite oder Netzwerküberlastung können zu Verbindungsabbrüchen, Verzögerungen und schlechter Gesprächsqualität führen, insbesondere zu Spitzenzeiten.
• Eingeschränkte Notruffunktionen: Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonsystemen bietet VoIP bei Notrufen möglicherweise nicht das gleiche Maß an Zuverlässigkeit. Es kann sein, dass Sie aufgrund von Faktoren wie Stromausfällen oder Internetausfällen keine Notrufe tätigen können.
• Kompatibilitätsprobleme: VoIP ist möglicherweise mit bestimmten Geräten oder Diensten nicht kompatibel, insbesondere mit älterer Hardware oder proprietären Systemen. Dies kann bei der Integration von VoIP in die bestehende Infrastruktur oder bei der Kommunikation mit externen Parteien zu Problemen führen.
• Regulatorische Überlegungen: VoIP unterliegt speziellen regulatorischen Anforderungen und Compliance-Standards, die je nach Region variieren.

Suchen Sie nach einer VoIP-Telefonanlage, die alle Ihre Kommunikationsanforderungen erfüllt? Hier sind einige Funktionen, die Ihre Geschäftskommunikation erleichtern können:

Einheitliche Kommunikation

Stellen Sie sich vor, Sie hätten alle Ihre Kommunikationstools an einem Ort. Mit einheitlicher Kommunikation erhalten Sie eine nahtlose Integration von Meetings, Telefongesprächen und Team-Chats. Es ist, als hätten Sie eine effiziente Kommandozentrale für die Kollaboration Ihres Teams.

Automatische Rufannahme

Dank eines virtuellen Rezeptionisten, der Ihre Anrufer professionell begrüßt und sie an die richtige Person oder Abteilung weiterleitet, verpassen Sie keine Anrufe mehr. Er ist ein hilfreicher Assistent, der Ihre Anrufe rund um die Uhr verwaltet und jedem Anrufer hilft, sich wertgeschätzt und ernst genommen zu fühlen.

Kompatibilität mit Desktop- und Mobilgeräten

Bleiben Sie mit Desktop- und Mobilkompatibilität auch unterwegs in Verbindung. Egal, ob Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen oder unterwegs sind: Sie können von jedem kompatiblen Gerät aus auf Ihre VoIP-Telefonanlage zugreifen, damit Sie keine wichtigen Anrufe verpassen.

Verschlüsselung und Sicherheit

Schützen Sie Ihre vertrauliche Kommunikation mit Verschlüsselung und zuverlässigen Sicherheitsmaßnahmen. Es ist wie ein sicherer Tresor für Ihre Anrufe, der Ihre Gespräche privat und vertraulich hält.

Anruf- und Audioqualität

Erleben Sie eine kristallklare Anrufqualität, als ob Sie von Angesicht zu Angesicht sprechen würden. Mit High-Definition-Audio können Sie klar und sicher kommunizieren, sodass jedes Gespräch reibungslos verläuft.

Mit der umfassenden Suite von Anruffunktionen von Zoom Phone können Sie die Vorteile einer flexiblen und mobilen Cloud-Telefonanlage ohne Kompromisse genießen. Sie können sogar Ihre Workflows durch nahtlose Integrationen optimieren, die Produktivität mit KI-gesteuerten Tools wie Anrufzusammenfassungen und der Mailbox-Aufgabenextraktion steigern und eine kristallklare Kommunikation in HD-Sprachqualität erleben.

Und mit Funktionen wie Anrufaufzeichnung, Mailbox-Transkription und Zugriff auf mobile Apps war die Verwaltung Ihrer Geschäftskommunikation noch nie so einfach.

VoIP und herkömmliche Telefondienste sind zwei zentrale Kommunikationsoptionen für Unternehmen. Sehen wir uns beide Lösungen im Vergleich an.

• Kosten: VoIP bietet i. d. R. Kosteneinsparungen im Vergleich zu herkömmlichen Telefondiensten: Die Monatsgebühren und die Kosten für Ferngespräche sind geringer. Es können jedoch anfängliche Einrichtungskosten für Geräte und Infrastruktur anfallen.
• Funktionen: VoIP bietet eine breite Palette erweiterter Funktionen, wie z. B. Anrufweiterleitung, Mailbox-zu-E-Mail und Videokonferenzen. Herkömmliche Telefondienste sind zwar zuverlässig, verfügen jedoch möglicherweise über weniger Funktionen.
• Flexibilität: VoIP ist hochflexibel und skalierbar: Es ist einfach, Benutzer hinzuzufügen oder zu entfernen und Funktionen nach Bedarf anzupassen. Herkömmliche Telefondienste sind möglicherweise unflexibler und weniger anpassungsfähig an sich ändernde Geschäftsanforderungen.
• Zuverlässigkeit: Herkömmliche Telefondienste sind für ihre Zuverlässigkeit bekannt, da eine etablierte Infrastruktur und Backup-Systeme vorhanden sind. Die Zuverlässigkeit von VoIP kann in Abhängigkeit von Faktoren wie der Stabilität der Internetverbindung und der Verlässlichkeit des Dienstanbieters variieren.

Zoom Phone macht die Kommunikation zum Kinderspiel und ermöglicht es Ihnen, alles von einem einzigen Admin-Portal aus zu verwalten. Es optimiert Arbeitsabläufe mit einer einheitlichen Plattform für Telefon, Chat, Meetings und mehr, die auf KI auf Desktop- und Mobilgeräten basiert. Darüber hinaus optimieren die KI-gesteuerten Funktionen von Zoom Phone, einschließlich Zusammenfassungen nach dem Anruf, Extraktion von Voicemail-Aufgaben und Voicemail-Priorisierung, Arbeitsabläufe, priorisieren Aufgaben und verbessern das Kommunikationsmanagement.

Zoom Phone kann mit anderen Tools in Zoom Workplace, einer KI-gestützten Plattform für kollaboratives Arbeiten integriert werden. Zoom Workplace verbessert die Teamarbeit, indem es die Kommunikation rationalisiert, die Produktivität steigert und die persönlichen Interaktionen optimiert. Es enthält Tools für Videokonferenzen, Chats, Terminplanung, virtuelle Whiteboards und mehr, die alle entwickelt wurden, um moderne Arbeitsumgebungen und die Mitarbeitereinbindung zu verbessern.

Haben Sie noch Fragen zum Thema VoIP? Wir haben die Antworten! Sehen wir uns einige häufig gestellte Fragen an.

Wie viel kostet VoIP?

Die Kosten für Voice-over-IP hängen von Faktoren wie dem Dienstanbieter, den Funktionen und der Anzahl der Benutzer ab. VoIP bietet i. d. R. Kosteneinsparungen im Vergleich zu herkömmlichen Telefondiensten: Die Monatsgebühren und die Kosten für Ferngespräche sind geringer. Es können jedoch anfängliche Einrichtungskosten für Geräte und Infrastruktur anfallen.

Können Mobiltelefone VoIP verwenden?

Ja, viele Mobiltelefone können VoIP für die Sprachkommunikation mit Apps wie Zoom Workplace verwenden. Wenn ein Mobiltelefon mit dem WLAN verbunden ist, nutzen diese Apps die VoIP-Technologie, um Anrufe über das Internet anstelle herkömmlicher Mobilfunknetze zu tätigen, was potenzielle Kosteneinsparungen und moderne Funktionen ermöglicht.

Können Sie Ihre aktuelle Telefonnummer mit VoIP behalten? 

In den meisten Fällen ja. VoIP-Anbieter bieten i. d. R. Nummernportierungsdienste an, mit denen Sie Ihre vorhandene Telefonnummer zum VoIP-System übertragen können. Das bedeutet, dass Sie Ihre vertraute Telefonnummer behalten und gleichzeitig die Vorteile von VoIP nutzen können.

Ist VoIP sicherer als herkömmliche Telefone?

VoIP-Sicherheitsmaßnahmen können je nach Dienstanbieter und Implementierung variieren. VoIP bietet zwar Verschlüsselungs- und Sicherheitsfunktionen zum Schutz Ihrer Kommunikation, aber es ist wichtig, Best Practices zu implementieren wie z. B. die Software auf dem aktuellen Stand zu halten.