Qu’est-ce que la VoIP, et comment fonctionne-t-elle ? Un guide pour les entreprises innovantes

L’époque où seuls des systèmes de téléphonie traditionnels étaient utilisés pour communiquer est révolue. Une autre technologie existe désormais : le protocole VoIP. Flexible, économique et riche en fonctionnalités, il a révolutionné la façon dont nous communiquons.

Les systèmes de téléphonie traditionnels peuvent se révéler contraignants. Souvent coûteux et peu flexibles, ils sont dépourvus des fonctionnalités modernes dont les entreprises d’aujourd’hui ont besoin. C’est là que la VoIP intervient. Que vous soyez une startup cherchant à réduire ses coûts ou une grande entreprise souhaitant améliorer son efficacité, la VoIP a quelque chose à vous offrir.

Cet article présente tout ce qu’il faut savoir sur la VoIP : en quoi elle consiste, comment elle fonctionne, quels sont ses avantages et ses inconvénients, et quelles sont les principales fonctionnalités disponibles dans un système VoIP.

La VoIP est une technologie qui vous permet de passer des appels vocaux en utilisant une connexion Internet au lieu d’une ligne téléphonique traditionnelle. Contrairement aux téléphones classiques, dont l’utilisation repose sur des câbles physiques, la VoIP transforme votre voix en données et envoie celles-ci à votre correspondant via Internet. Ce processus équivaut à celui de l’envoi d’un e-mail, à cette différence près que le texte est remplacé par votre voix. 

Dans une configuration VoIP, l’entreprise gère généralement son propre système VoIP, qui comprend le matériel, les logiciels et l’infrastructure nécessaires, et en assure la maintenance. Elle bénéficie ainsi d’une réduction de ses coûts et d’une plus grande flexibilité dans ses communications.

Découvrons en détail comment fonctionne la VoIP.

1. Numérisation des signaux vocaux : le système VoIP convertit les mots prononcés (signaux vocaux analogiques) en données numériques. Les données vocales peuvent ainsi être transmises via Internet dans un format que les ordinateurs et les autres appareils numériques peuvent facilement traiter.
2. Groupage des données par paquets : une fois que votre voix est numérisée, elle est décomposée en plus petits fragments appelés paquets. Chaque paquet contient des données vocales et des informations sur leur provenance et leur destination. Vos données vocales circulent ainsi efficacement sur Internet.
3. Transmission via Internet : maintenant que vos données vocales sont regroupées en paquets, elles sont prêtes à circuler sur Internet. Ces paquets transitent par divers périphériques réseau, tels que des routeurs et des commutateurs, qui les guident jusqu’à leur destination.
4. Réassemblage des paquets : une fois les paquets arrivés à destination, ils sont réassemblés dans le bon ordre, un peu comme les pièces d’un puzzle qui permettent de reconstituer une image. Une fois tous les paquets assemblés, le signal vocal d’origine est reconstitué. Bien que ce signal soit transmis sous la forme de petits paquets distincts, le son entendu par le destinataire est parfaitement clair et limpide, comme lors d’un appel téléphonique traditionnel.

La VoIP peut révolutionner les communications de votre entreprise. Voici comment :

• Rentabilité : la VoIP est une option économique par rapport aux systèmes de téléphonie traditionnels. Les appels étant passés via Internet, vos frais liés aux appels longue distance sont réduits et votre entreprise réalise des économies.
• Flexibilité et évolutivité : les systèmes VoIP s’adaptent facilement aux besoins de votre entreprise. Que vous souhaitiez ajouter de nouveaux utilisateurs ou apporter votre propre opérateur, la VoIP évolue pour répondre à vos besoins. 
• Nombreuses fonctionnalités : la VoIP offre un large éventail de fonctions utiles telles que le renvoi d’appels, la conversion des messages vocaux en e-mails et la visioconférence. Des atouts qui améliorent les communications et la productivité au sein de votre entreprise.
• Portabilité et accessibilité : avec la VoIP, vous n’êtes pas lié à une ligne téléphonique physique. Vous pouvez passer et recevoir des appels n’importe où, du moment que vous disposez d’une connexion Internet. Vous bénéficiez ainsi d’une plus grande flexibilité dans le choix de votre mode et de votre lieu de travail.
• Capacités d’intégration : les systèmes VoIP pouvant s’intégrer à vos autres applications et outils professionnels, vos flux de travail sont simplifiés et vous gérez plus facilement vos communications parallèlement à d’autres tâches.
• Qualité vocale HD : la VoIP permet de passer des appels en haute définition (HD). Vous bénéficiez ainsi d’un son clair et naturel qui améliore l’expérience globale de communication.
• Avantages pour l’environnement : la VoIP réduit vos besoins en infrastructure physique et en matériel, ce qui entraîne une baisse de votre consommation d’énergie et diminue l’impact environnemental de votre entreprise.

Si la VoIP offre de nombreux avantages, elle présente aussi quelques inconvénients et limites. Découvrons les difficultés que vous devrez peut-être surmonter :

• Dépendance vis-à-vis de la connexion Internet : la VoIP est tributaire d’une connexion Internet stable. Si votre connexion Internet est coupée ou subit des perturbations, cela peut affecter la qualité et la fiabilité de vos appels.
• Problèmes de qualité liés à une mauvaise connexion Internet : une faible bande passante ou un encombrement du réseau peuvent entraîner des interruptions, des retards et une mauvaise qualité des appels, en particulier pendant les pics d’utilisation.
• Possibilité limitée de passer des appels d’urgence : en cas de nécessité de passer un appel d’urgence, la VoIP peut ne pas offrir le même niveau de fiabilité que les systèmes de téléphonie traditionnels. Différents facteurs tels que les coupures de courant ou d’Internet peuvent limiter votre capacité à contacter les services d’urgence.
• Problèmes de compatibilité : la VoIP peut ne pas être compatible avec certains appareils ou services, en particulier le matériel ancien ou les systèmes propriétaires. Cela peut poser des problèmes lors de l’intégration de la VoIP dans une infrastructure existante ou lorsque vous communiquez avec des parties externes.
• Considérations réglementaires : la VoIP est soumise à des exigences réglementaires et à des normes de conformité uniques, qui varient d’une région à l’autre.

Vous cherchez un système de téléphonie VoIP qui réponde à tous vos besoins de communication ? Voici quelques fonctionnalités qui peuvent faciliter les échanges au sein de votre entreprise :

Des communications unifiées

Imaginez que tous vos outils de communication soient regroupés au même endroit. Grâce aux communications unifiées, vos fonctionnalités de réunion, de téléphonie et de chat de groupe sont parfaitement intégrées. C’est comme si vous disposiez d’un centre de commande ultraperformant dédié au travail en collaboration au sein de votre équipe.

Réceptionniste automatique

Dites adieu aux appels manqués : vous bénéficiez désormais d’un réceptionniste virtuel qui accueille vos interlocuteurs de manière professionnelle et les oriente vers la bonne personne ou le bon service. C’est un assistant utile qui gère vos appels 24 h/24 et 7 j/7, grâce auquel chaque appelant se sent valorisé et bien pris en charge.

Compatibilité avec les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles

La VoIP étant compatible avec les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles, vous gardez le contact lors de vos déplacements. Que vous soyez au bureau ou en déplacement, vous pouvez accéder à votre système de téléphonie VoIP sur n’importe quel appareil compatible. Vous ne manquez ainsi aucun appel important.

Chiffrement et sécurité

Protégez vos communications sensibles grâce au chiffrement et à des mesures strictes de sécurité. Vos conversations sont comme protégées dans un coffre-fort sécurisé qui permet d’en garantir le caractère privé et confidentiel.

Qualité des appels et du son

Lors de vos appels, bénéficiez d’un son d’une clarté absolue qui vous donne l’impression d’une conversation en face à face. Grâce à la haute définition, vous pouvez communiquer de manière transparente et en toute confiance, et vos conversations se déroulent sans aucun accroc.

Avec la suite complète des fonctionnalités d’appel de Zoom Phone, vous profitez des avantages d’un système de téléphonie dans le cloud flexible et mobile sans faire aucun compromis. Vos flux de travail sont simplifiés grâce à des intégrations transparentes, nos outils basés sur l’intelligence artificielle tels que les synthèses d’appels et l’extraction de la liste des tâches dans les messages vocaux améliorent votre productivité, et vous bénéficiez de communications d’une grande clarté grâce à la haute définition.

De plus, avec des fonctionnalités telles que l’enregistrement d’appel, la transcription des messages vocaux et l’accès aux applications mobiles, la gestion des communications de votre entreprise n’a jamais été aussi simple.

Lors du choix d’une solution de communication pour votre entreprise, la VoIP et les services de téléphonie traditionnels sont les deux principaux concurrents. Regardons de plus près comment se positionne chacun.

• Coût : en réduisant les frais mensuels et les frais liés aux appels longue distance, la VoIP permet généralement de réaliser des économies par rapport aux services de téléphonie traditionnels. Cependant, des coûts initiaux d’installation du matériel et de l’infrastructure seront peut-être à prévoir.
• Fonctionnalités : la VoIP offre un large éventail de fonctionnalités avancées telles que le renvoi d’appels, la conversion des messages vocaux en e-mails et la visioconférence. Les services de téléphonie traditionnels, bien que fiables, ont moins de possibilités à offrir.
• Flexibilité : très flexible et évolutive, la VoIP facilite l’ajout ou la suppression d’utilisateurs et permet aux entreprises d’ajuster le choix des fonctionnalités en fonction de leurs besoins. Les services de téléphonie traditionnels ont tendance à être plus rigides et à s’adapter moins bien à l’évolution des besoins des entreprises.
• Fiabilité : les services de téléphonie traditionnels sont réputés pour leur fiabilité grâce à une infrastructure déjà établie et à des systèmes de sauvegarde existants. La fiabilité de la VoIP varie en fonction de facteurs tels que la stabilité de la connexion Internet et la fiabilité du fournisseur de services.

Zoom Phone facilite la communication en vous donnant la possibilité de tout gérer à partir d’un seul portail administrateur. Les flux de travail sont simplifiés grâce à une plateforme unifiée et alimentée par l’IA offrant des fonctionnalités de téléphonie, de chat, de réunion et plus encore, autant sur les ordinateurs de bureau que sur les appareils mobiles. En outre, les fonctionnalités de Zoom Phone basées sur l’IA (synthèses d’appels, extraction de la liste des tâches dans les messages vocaux, hiérarchisation des messages vocaux) permettent de simplifier les flux de travail, de hiérarchiser les tâches et d’améliorer la gestion de la communication.

Zoom Phone peut s’intégrer à d’autres outils de Zoom Workplace, une plateforme de collaboration alimentée par l’IA. Zoom Workplace améliore le travail d’équipe en simplifiant la communication, en boostant la productivité et en optimisant les interactions en personne. Ses outils de visioconférence, de chat, de planification, de tableau blanc virtuel, etc. sont tous conçus pour améliorer les expériences de travail innovantes et renforcer l’engagement des employés.

Vous avez d’autres questions sur la VoIP ? Nous pouvons y répondre ! Découvrons certaines des questions les plus fréquentes.

Combien le service de VoIP coûte-t-il ?

Le coût de la VoIP varie en fonction de facteurs tels que le fournisseur de services, les fonctionnalités et le nombre d’utilisateurs. En réduisant les frais mensuels et les frais liés aux appels longue distance, la VoIP permet généralement de réaliser des économies par rapport aux services de téléphonie traditionnels. Cependant, des coûts initiaux d’installation du matériel et de l’infrastructure seront peut-être à prévoir.

Est-il possible d’utiliser la VoIP sur un téléphone portable ?

Oui, il est possible d’utiliser la VoIP sur de nombreux téléphones portables pour établir des communications vocales à l’aide d’applications telles que Zoom Workplace. Lorsqu’un téléphone portable est connecté au Wi-Fi, ces applications utilisent la technologie VoIP pour passer des appels via Internet plutôt que via les réseaux cellulaires traditionnels, ce qui peut entraîner des économies et permettre aux utilisateurs d’accéder à des fonctionnalités plus performantes.

Puis-je conserver mon numéro de téléphone actuel si j’utilise la VoIP ? 

Dans la plupart des cas, oui. Les fournisseurs de VoIP proposent généralement des services de transfert de numéro qui vous permettent de transférer votre numéro de téléphone existant vers le système VoIP. Vous pouvez ainsi conserver votre numéro de téléphone habituel tout en profitant des avantages de la VoIP.

La VoIP est-elle mieux sécurisée qu’un système de téléphonie traditionnel ?

Les mesures de sécurité accompagnant la VoIP peuvent varier en fonction du fournisseur de services et de la manière dont elle a été mise en œuvre. Bien que la VoIP offre des fonctionnalités de chiffrement et de sécurité destinées à protéger vos communications, il est important de mettre en place les meilleures pratiques dans ce domaine, par exemple en s’assurant que les logiciels sont toujours à jour.