スモールビジネス向けテックヒント: Zoom Workplaceで生産性を高めるガイド

近年、スモール ビジネス オーナーには競争を勝ち抜く確固たる決意が求められています。今日の競争が激しい市場で頭角を現すには、チームに過度な負担を掛けることなく、新しい顧客層を開拓し、プロセスを自動化して効率を高め、限られたリソースでより多くの成果を上げる方法を見つける必要があります。適切なテクノロジーを導入すれば、これらすべてを実現できるだけでなく、それ以上の価値も生み出せます。

米国商工会議所の2024年調査によると、スモールビジネスの経営者の99%が事業運営に少なくとも1種類のテクノロジープラットフォームまたはツールを利用しており、そのうち47%は4種類以上を併用しています。また、40%が生成AIを利用しており、2023年の23%からほぼ倍増しています。

とはいえ、コミュニケーションとコラボレーションの要件は、生成AIとAIエージェントを備えたたった1つのプラットフォームで完結できることに気付いていない方も少なくありません。Zoom WorkplaceとAI Companionは、電話、Team Chat、ホワイトボード、ミーティング、スマートドキュメント、さらに対応するサードパーティ連携をひとつのシームレスなユーザーエクスペリエンスに統合します。

既存の顧客により多くの価値を提供したい場合も、ビジネスを積極的に拡大したい場合も、以下のヒントを参考に、Zoom Workplaceで時間を節約しながら費用対効果を最大化する方法をご確認ください。

全米商工会議所の中小企業調査によると、91%の企業が将来的にAIが事業成長に寄与すると楽観視していました。一方、AIを利用していない企業の22%は、導入の障壁としてコストを懸念しています。

AI機能にユーザー単位で追加料金を請求する企業もありますが、Zoom AI Companionは対象の有料Zoomプランに追加費用なしで含まれています。*

AI Companion は、Zoom ミーティング主催時に、光るアイコンをクリックするだけで有効に設定できます。これにより、ミーティング要約をオンにしたり「状況を教えてください」などの質問をしたりすることで、現在までに話し合われた内容を詳しく確認できます。

会議の要約に加え、AI Companionはメールやチャットメッセージの作成、ホワイトボードでのブレインストーミングとコンテンツ整理、Zoom Phoneでのボイスメールの優先順位付けや通話の要約も支援します。AI Companionに会議の文字起こしからインサイトを抽出させることで、Zoom Docsでプロジェクト概要やブログ記事などのコンテンツ作成にすぐ着手できます。次回のチェックインを設定するために同僚のカレンダーを確認する手間は不要です。AI Companionが空き状況を確認し、代わってミーティングをスケジュールします。

これらの機能により業務効率が向上し、貴重な時間をより意義のある仕事に充てることができます。スモールビジネスがAIを活用して業務を改善する具体的な方法については、AI Companionページをご覧ください。

Zoom Meetingsに参加するアプリとしてZoom Workplaceをご存じの方も多いでしょう。しかし、Zoom Workplaceデスクトップアプリではそれ以上のことが行えます。

• チームメイトとチャットするなら Zoom Team Chat。すべてのZoomアカウントに含まれており、グループチャネルの作成や1対1のダイレクトメッセージ送信が可能です。外部連絡先を追加してチャットすることもでき、メールよりも簡単・迅速で整理されたコミュニケーションを実現します。
• GoogleまたはMicrosoftカレンダーを接続すると、Zoomアカウントの［カレンダー］タブにすべてのミーティングが表示されます。数回クリックするだけでZoom Meetingsに参加でき（リンクを探す必要がなくなります）、AI Companionを使ってZoom Workplaceアプリから直接ミーティングをスケジュールすることも可能です。
• GoogleまたはMicrosoftのメールアカウントをZoomアカウントに接続（または Zoom Mailで無料のメールアドレスを設定）すると、別のアプリを開かなくてもメールに簡単にアクセスできます。AI Companionを活用してメール作成を支援することも可能です。
• Zoom Phoneをご利用の場合は、Zoom Workplaceアプリのソフトフォンインターフェースから、通話の発信、ボイスメールの閲覧・再生、テキストメッセージの送信などが行えます。AI Companionは通話後の要約を作成し、ボイスメールからタスクを抽出して優先順位付けする際にも役立ちます。
• 組み込み型の生産性向上ツールスイートにアクセスして、メモ、ビデオクリップ、ホワイトボードを作成し、それらを同僚と簡単に共有できます。
• Workvivo をご利用の場合は、アプリ内から直接アクセスして、同僚の投稿表示、チームメイトへの称賛、企業ニュースの確認、さまざまな部門情報の検索が可能です。

まだお持ちでない場合は最新バージョンの Zoom Workplaceアプリをダウンロードし、画面上部のナビゲーションバーにある各タブを操作して、業務でZoomをさらに活用する方法をご確認ください。

予約スケジュール作成アプリを使用すると、チームは見込み顧客、既存顧客、クライアントとのミーティング設定に費やす時間を節約できます。顧客はメールのやり取りで予約をスケジュールする代わりに、スケジュール作成リンクをクリックして都合のよい日時を選択し、カレンダーの利用可能枠を予約するだけでスケジュール設定が完了します。

Zoom Workplaceビジネス/ビジネスプラス アカウントをお持ちの場合、追加料金なしでデスクトップまたはモバイルアプリから Zoom Scheduler にアクセスできます。Zoom Schedulerは、Google、Microsoft、またはZoom Calendarと同期して予約設定を簡単にすることで、Zoomミーティング リンク付きメールを送信する手間を省きます。Zoom Schedulerではあらゆる処理が自動化されています。 

Zoom WorkplaceプランでSchedulerを利用できない場合、本サービスは他のスケジュール作成アプリ（Calendlyなど）よりもリーズナブルに追加できます。Zoom SchedulerとCalendlyの比較について詳しくご確認ください。

重要な話し合いはZoomミーティングが終わっても続きます。実際、重要なアクション項目や議論、意思決定の多くはZoom通話後に行われます。ミーティングのライフサイクル（ミーティングの前・最中・後のすべての時間帯）でZoom Workplaceを活用する方法を学ぶことが、時間をより効率的に使うカギとなります。

Zoom Workplace アプリでミーティングをスケジュールする場合は、継続的なミーティング チャットを有効にするオプションをクリックしておきましょう。これにより、前もってミーティング出席者とグループ チャットを開始してアジェンダ項目について足並みをそろえることも、ミーティング前に必要な資料を共有して確認することもできます。ミーティングを開始したら、これらのメッセージを再度参照し、ミーティングでチャットを継続できます。ミーティング終了後は、チームチャットで会話を続けることもできます。それから AI Companion 生成のミーティング要約を共有し、議論のスレッドを見直して、未了事項を解決できているか確認しましょう。

Zoomが委託した2024年のMorning Consult調査によると、スモールビジネスの経営者の82%が連絡手段として電話を利用しているのに対し、従業員1,000人超の企業では70%にとどまりました。** デジタル時代においても電話は依然として重要ですが、ビジネスの外出先やハイブリッドな働き方に適合する必要があります。

Zoom Phoneは通話をクラウド化し、従業員がZoom Workplaceのデスクトップまたはモバイルアプリからビジネス電話にアクセスできるようにします。つまり、オフィス、自宅、外出先など場所を問わず対応デバイスから発着信できます。また、ご希望であれば既存の対応固定電話をそのまま使うことも、業界をリードするハードウェアパートナーが提供する対応固定電話やカンファレンス電話を選択することも可能です。

以下では、Zoom Phone を使用して従業員と顧客のコミュニケーションを改善する方法をいくつかご紹介します。

• 従業員は、Zoom PhoneのAI Companionを活用して通話やテキストメッセージを要約し、ボイスメールの優先順位を付けることで、作業時間を短縮できます。
• お気に入りのビジネスツールを Zoom Phone と連携して使用できます。弊社の電話ソリューションは、主要なアプリケーション（Salesforce、Google G-Suite、ServiceNow、HubSpot など）との連携が可能です。
• Zoom Phone では、ユーザーの追加と管理が容易です。これは幅広い事業を展開し、より複雑なソリューションを管理するための IT リソースが不足していると考えられるスモール ビジネス オーナーにとって特に有用です。
• コールキューを設定して応答時間を短縮できます。通話を指定したユーザー グループ（営業チームやサポートチームなど）に転送し、最初に対応可能な担当者が通話に応答できるようにして、顧客からの問い合わせを分担処理しましょう。
• 通話中に簡単なスケッチを共有したり、資料を開いて一緒に確認したりしたい場面もあるでしょう。Zoom Workplaceなら、状況に応じて電話からビデオ会議へワンクリックで切り替えられるため、より生産的なコミュニケーションが可能になります。

Zoomを活用したスモールビジネス運営のヒントをさらに知りたい場合は、オンデマンドウェビナーをご覧ください。こちらのウェビナーでは、時間を節約できるZoom Workplace機能トップ10を解説し、あなたのようなスモールビジネスのリーダーが業務を改善する方法をご紹介します。