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Una guida a Zoom AI Companion per i responsabili IT

5 tempo di lettura

Data di aggiornamento December 20, 2023

Pubblicato in data December 20, 2023

Una guida a Zoom AI Companion 2.0 per i responsabili informatici
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Lauren Reed
Lauren Reed
Pianificazione contenuti strategici
Sempre più spesso le organizzazioni considerano l’IA come una tecnologia indispensabile per i dipendenti, anziché un elemento piacevole da avere. In qualità di responsabile IT, sei in prima linea in questa ondata di trasformazione digitale, e hai il compito di portare la tecnologia giusta per aiutare i dipendenti a collaborare e comunicare in modo efficace.
 
Con così tante soluzioni di IA a disposizione, il tuo team potrebbe essere sopraffatto dalla valutazione e dal test di diversi strumenti in base a vari fattori, tra cui costi, qualità, integrazioni, sicurezza e privacy. Trovare una soluzione affidabile ed efficace richiede tempo. Ma muoversi troppo lentamente può nascondere delle insidie. Se ai dipendenti entusiasti non vengono forniti applicativi di IA approvati, potrebbero iniziare a utilizzare app non controllate per il loro lavoro e non saprai come vengono gestiti i dati aziendali o se vengono utilizzati per addestrare modelli di IA di terze parti. E non otterranno, in termini di produttività, i guadagni che l'IA può fornire.
 
 
Ecco Zoom AI Companion, il tuo partner di collaborazione. Fa parte della piattaforma Zoom Workplace di cui ti fidi e dell’esperienza di collaborazione che i tuoi dipendenti già conoscono e amano: un modo semplice per riassumere riunioni e chat, scrivere messaggi in Team Chat ed e-mail, e fare brainstorming e organizzare idee su una lavagna o su un Zoom Doc. Poiché è incluso senza costi aggiuntivi per gli utenti a pagamento nei piani Zoom idonei, non è necessario inserire un nuovo strumento nel tuo budget.
 
Che tu stia valutando attivamente l’adozione di AI Companion o che tu sia alla ricerca di indicazioni su come implementarlo in modo efficace, abbiamo raccolto di seguito tutte le informazioni di cui hai bisogno. Se non conosci AI Companion, scopri cosa può fare per il tuo team.
 

Revisione della sicurezza e della privacy: risposta alle domande

Per proteggere i dati aziendali e ridurre i potenziali rischi è essenziale una valutazione rigorosa di ogni applicazione. La solida cultura dell'attenzione di Zoom, che pone la sicurezza e la privacy al centro dei suoi prodotti, è un elemento fondamentale del nostro impegno verso l'IA responsabile. Se la tua organizzazione utilizza già Zoom, probabilmente conosci il modo in cui diamo priorità alla sicurezza, alla privacy e alla conformità sulla nostra piattaforma Zoom Workplace.
 
Soprattutto, Zoom non utilizza audio, video, chat, condivisione schermo, allegati o altri contenuti dei propri clienti come le comunicazioni (ad esempio risultati di sondaggi, lavagna e reazioni) per addestrare i modelli di IA di Zoom o delle sue terze parti.
 
Se non hai familiarità con le pratiche di sicurezza e privacy di Zoom, il nostro white paper su sicurezza e privacy di AI Companion fornisce una panoramica dettagliata delle funzionalità dei nostri prodotti e all’approccio all’IA responsabile, rispondendo a molte domande che potresti avere durante la valutazione delle nostre soluzioni di IA.
 
Per informazioni su:
 
  • Come utilizziamo e proteggiamo i tuoi dati
  • Flusso di dati e trasmissione a terze parti (ove pertinente)
  • Dettagli specifici sull’archiviazione e la conservazione dei dati per le funzionalità di AI Companion
  • Il nostro processo per sviluppare funzionalità di IA generativa
 

Tutte le informazioni sui controlli e sulle impostazioni di AI Companion

Gli amministratori possono abilitare o disabilitare le funzionalità per l’intero account nella pagina delle impostazioni dell’account nel Portale amministratori. Puoi scegliere se fornire a tutti i dipendenti o solo a determinati gruppi l’accesso a una o a tutte queste funzionalità (richiede la versione 6.2.5 e successive).
 
Non devi scegliere tra tutto o niente: ad esempio, puoi consentire ai dipendenti di riassumere le riunioni con AI Companion e, allo stesso tempo, rimandare l’attivazione di alcune funzionalità, come la scrittura di e-mail o messaggi di team, finché non hai completato ulteriori test. Puoi attivare o disattivare l’accesso facilmente nelle impostazioni del tuo account.
 
Clicca sulla scheda di AI Companion e vedrai la possibilità di attivare o disattivare ogni funzionalità disponibile a livello di account.
 

Per scendere ancora di più in dettaglio, puoi controllare l’accesso dei dipendenti alle funzionalità di AI Companion a livello di account, gruppo e utente.
 
Ecco com'è, usando il riepilogo della riunione come esempio, ma questo è valido anche per altre funzionalità di AI Companion:
 
  • Abilitare il riepilogo della riunione a livello di account significa consentire che gli organizzatori delle riunioni sul tuo account (in particolare i dipendenti all’interno della tua organizzazione con una licenza Zoom idonea) abbiano la possibilità di avviare un riepilogo generato dall’IA della loro riunione.
  • I titolari dell’account possono creare gruppi e gestire l’accesso alle funzionalità di AI Companion a livello di gruppo. Ciò consente ad alcuni utenti di avere riepiloghi delle riunioni quando organizzano riunioni, limitandone al contempo altri. Potresti volerlo fare per un gruppo pilota (ne parleremo più avanti) o per altri motivi, come la conformità.
  • Gli organizzatori possono scegliere se attivare o disattivare la funzione di riepilogo delle riunioni a livello di utente. Ciò significa che gli organizzatori delle riunioni Zoom possono decidere autonomamente se utilizzare AI Companion per generare un riepilogo delle proprie riunioni. Possono inoltre gestire le funzionalità di AI Companion caso per caso all’interno di ciascuna riunione Zoom, inclusa la possibilità di attivare o disattivare le funzioni durante la riunione stessa e, se si utilizza una versione del client supportata, di disattivare alcune funzionalità attivate da altri partecipanti.
Per limitare le impostazioni a livello di account e di gruppo, clicca sull'icona del lucchetto per impedire agli utenti di modificarle. Ad esempio, puoi richiedere che tutti i riepiloghi delle riunioni vengano inviati solo all'organizzatore della riunione.
 

Le impostazioni personalizzabili offrono un controllo amministrativo ancora maggiore

Dopo aver attivato una funzionalità, hai ulteriori opzioni per controllare come vengono condivisi gli output di AI Companion e come vi si può accedere. Ad esempio, quando attivi i riepiloghi delle riunioni per Zoom Meetings, puoi decidere chi li riceverà automaticamente: solo l’organizzatore, l’organizzatore e i partecipanti interni oppure tutti gli invitati alla riunione, inclusi quelli esterni alla tua azienda.
 

I dipendenti possono scegliere quando usare AI Companion

A livello di utente, i dipendenti possono scegliere come vogliono usare AI Companion nelle riunioni che organizzano. Possono abilitare AI Companion affinché avvii automaticamente un riepilogo per ogni riunione che organizzano o scegliere di avviare il riepilogo manualmente. Inoltre, gli organizzatori possono scegliere se consentire ai partecipanti di porre domande sulle riunioni che organizzano ad AI Companion. Queste funzionalità possono essere attivate e disattivate durante le riunioni.
 

Durante una riunione, tutti i partecipanti riceveranno una notifica quando le funzionalità di AI Companion sono attivate. Quando le funzionalità di AI Companion sono attive in una riunione, viene visualizzata l’icona bianca di AI Companion nell’angolo in alto a destra della finestra della riunione. Vedi l’esempio nell’immagine qui sopra.

Crea un gruppo pilota per testare AI Companion

Prima di implementare AI Companion in tutta l’organizzazione, potresti fare un test pilota con un gruppo selezionato di dipendenti. In questo modo, puoi testare le funzionalità e raccogliere feedback e spunti da una base di utenti più ristretta. E, grazie ai nostri controlli granulari per AI Companion, è facile farlo.
 
  1. Nella sezione Gestione degli utenti del tuo account, crea un nuovo gruppo per i tuoi tester.
  2. Crea un nuovo gruppo separato per chi non è tester.

  3. Nelle impostazioni del tuo account, clicca sulla scheda AI Companion.

    • Da qui puoi scegliere quali funzionalità di AI Companion desideri abilitare: questa operazione verrà effettuata a livello di account, ovvero per tutti gli utenti del tuo account. Nel passaggio successivo, limiterai l’accesso più ampio all’organizzazione, consentendo al contempo l’accesso al gruppo di test.
  4. In Gestione degli utenti, seleziona il tuo gruppo di test, quindi vai alla scheda AI Companion e abilita le funzionalità a cui desideri che il gruppo acceda.

  5. Seleziona il gruppo di non collaudatori che include tutti gli altri utenti della tua organizzazione.

    • Clicca sulla scheda di AI Companion, quindi disabilita tutte le funzionalità per il gruppo di non collaudatori.
    • Clicca sull’icona del lucchetto per impedire agli utenti di questo gruppo di modificarlo.
Se lo desideri, puoi assegnare amministratori separati al tuo gruppo di collaudo: non avranno accesso completo all'account amministratore, ma saranno in grado di aggiungere e gestire membri nel tuo gruppo di test. Si tratta di una scelta ottimale se desideri delegare a qualcuno la gestione del progetto pilota, anche se non è un admin dell'account.

Modelli e risorse per le comunicazioni dei dipendenti

La comunicazione con i dipendenti è fondamentale quando si implementa ogni tecnologia. Dopotutto, se i dipendenti non sono informati sulle tecnologie disponibili, non sono convinti dei vantaggi che possono offrire e non si sentono a proprio agio a utilizzarle, probabilmente non le adotteranno.
 
Ecco alcuni suggerimenti con cui AI Companion ti può aiutare a essere più efficiente nel lavoro:
  • Durante le riunioni, acquisisci i feedback e i punti di discussione, poni domande in riunione su ciò che è stato detto o addirittura poni domande per la ricerca sul web.
  • Dopo un'assenza dall'ufficio, riepiloga le chat che non letti, ottieni un elenco di azioni basate su una conversazione in un canale di chat o riepiloga un thread di e-mail.
  • Invece di fissare una pagina bianca, chiedi ad AI Companion di redigere una bozza iniziale, il riepilogo di un documento caricato o di modificare il tono di una bozza esistente.
Se hai bisogno di aiuto per introdurre AI Companion nella tua organizzazione, vai al Centro per l’onboarding di AI Companion per trovare guide per l’utente, modelli, best practice, video dimostrativi e molto altro.
 
Ecco un esempio di modello di e-mail per presentare AI Companion al tuo team. Prima di inviarlo, assicurati di modificarlo in modo che rifletta le funzionalità di AI Companion che scegli o i prodotti Zoom dei quali hai la licenza:
 
–
 
Gentili [employees],
 
siamo lieti di annunciare che AI Companion, l'assistente di IA generativa di Zoom, è ora disponibile per l'uso su Zoom.
AI Companion dispone di una serie di funzionalità progettate per aiutarti a migliorare la produttività e la collaborazione durante la tua giornata lavorativa. Può:
 
  • Riassume Zoom Meetings, fornendoti un riepilogo di ciò che è successo e degli elementi di azione, anche senza registrare la riunione. Può anche riassumere i lunghi thread della chat per il team, aiutandoti a risparmiare tempo con una sinossi della conversazione.
  • Crea un ordine del giorno per la tua riunione imminente. Sulla base delle riunioni passate o dei thread di chat, chiedi ad AI Companion di creare un ordine del giorno per la tua riunione iiminente.
  • Riepiloga i documenti caricati. Nel pannello laterale di AI Companion, carica un PDF, un file Microsoft Office o un Google Doc e chiedi ad AI Companion di riepilogare le informazioni più importanti.
  • Rispondere alle tue domande su una riunione in tempo reale, ad esempio "È stato citato il mio nome?" oppure "Quali sono i passaggi successivi?".
  • Comporre i messaggi e le e-mail della chat per il team nelle e-mail di Zoom Mail con il tono e la lunghezza appropriati. Tutto quello che devi fare è fornire un prompt.
  • Semplifica le revisione delle registrazioni dividendole in capitoli intelligenti per argomento, evidenziando le informazioni importanti e identificando le azioni da intraprendere.
  • Genera idee in Zoom Docs e Zoom Whiteboard secondo i tuoi prompt: ti aiuteranno ad avviare sessioni di brainstorming o a redigere nuove bozze di contenuti.
Ecco alcune domande comuni che potresti avere:
 
Posso scegliere quando usare AI Companion?
 
Puoi gestire quali funzionalità di AI Companion vuoi utilizzare nelle riunioni Zoom che organizzi. Puoi attivarle o disattivarle nelle impostazioni del tuo profilo e decidere, di volta in volta, se usarle durante le tue riunioni Zoom. Inoltre, puoi scegliere quando attivare o disattivare AI Companion mentre la riunione è in corso, inclusa, se utilizzi una versione del client supportata, la possibilità di disattivare alcune funzionalità attivate da altri partecipanti. Se AI Companion è attivo durante la riunione, vedrai il diamante di AI Companion nell’angolo in alto a sinistra della finestra. Se partecipi a una riunione Zoom in cui vengono utilizzate le funzionalità di AI Companion, verrà mostrato un avviso.
 
Le conversazioni delle riunioni verranno utilizzate per addestrare i modelli di IA?
 
Zoom non utilizza audio, video, chat, condivisione schermo, allegati o altri contenuti dei clienti come le comunicazioni (ad esempio risultati di sondaggi, lavagna e reazioni) per addestrare i modelli di IA di Zoom o delle sue terze parti.
 
Come inizio?
 
Cerca l’icona a forma di diamante di AI Companion mentre usi Zoom: nella barra degli strumenti di Meetings, in Team Chat o in Zoom Whiteboard.
 
  • Consulta la Guida introduttiva di Zoom per maggiori dettagli e per scoprire come utilizzare al meglio AI Companion durante la tua giornata lavorativa.
  • Se desideri disattivare alcune funzionalità di AI Companion, vai sulle impostazioni del profilo Zoom e cerca la scheda di AI Companion.
  • Per le risposte alle domande più comuni su come iniziare, visita la pagina di assistenza di Zoom: Utilizzo di Zoom AI Companion.
In caso di domande o dubbi, contattaci qui [COMPANY][DEPARTMENT].
 
___
 

Suggerimenti per favorirne l'adozione

Dopo aver introdotto AI Companion, segui questi suggerimenti per promuoverne l'adozione e aiutare i dipendenti a imparare a usarlo in modo efficace:
 
  • Organizza sessioni di formazione e colloqui virtuali tramite Zoom Meetings per aiutare i dipendenti ad attivare AI Companion e rispondere alle domande che potrebbero avere.
  • Crea un canale Zoom Team Chat dedicato ad AI Companion, in modo che i tuoi dipendenti possano porre domande o condividere suggerimenti e best practice tra loro.
  • Crea un comitato di utenti esperti o appassionati di AI Companion per aiutare i dipendenti, testare nuove funzionalità o tenere sessioni di formazione proprie, a seconda del loro livello di coinvolgimento.

Risorse per i dipendenti

I dipendenti imparano e si impegnano in modi diversi e abbiamo a disposizione una serie di risorse AI Companion che puoi condividere con loro.
 

Inizia con AI Companion

Iniziamo a utilizzare AI Companion? Ecco alcuni link importanti:

Nota dell’editore: questo post sul blog è stato modificato l’11 febbraio 2026 per includere le informazioni più aggiornate su Zoom AI Companion.

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