Una guida a Zoom AI Companion 2.0 per i responsabili informatici

Sempre più spesso le organizzazioni considerano l'IA come una tecnologia indispensabile per i dipendenti, anziché un elemento piacevole da avere. In qualità di responsabile informatico sei in prima linea in questa ondata di trasformazione digitale, e hai il compito di portare la tecnologia giusta per aiutare i dipendenti a collaborare e comunicare in modo efficace. 

Con così tante soluzioni di IA a disposizione, il tuo team potrebbe essere sopraffatto dalla valutazione e dal test di diversi strumenti in base a vari fattori, tra cui costi, qualità, integrazioni, sicurezza e privacy. Trovare una soluzione affidabile ed efficace richiede tempo. Ma muoversi troppo lentamente può nascondere delle insidie. Se ai dipendenti entusiasti non vengono forniti applicativi di IA approvati, potrebbero iniziare a utilizzare app non controllate per il loro lavoro e non saprai come vengono gestiti i dati aziendali o se vengono utilizzati per addestrare modelli di IA di terze parti. E non otterranno, in termini di produttività, i guadagni che l'IA può fornire.

Forse ti stai anche occupando di come integrare l'IA nei flussi di lavoro esistenti, effettuare l'onboarding degli utenti e comunicare il valore dell'IA in modo che i dipendenti la utilizzino. 

Ecco Zoom AI Companion 2.0, il tuo assistente smart di IA. Fa parte della piattaforma Zoom Workplace di cui ti fidi e dell'esperienza di collaborazione che i tuoi dipendenti già conoscono e apprezzano: un modo semplice per riepilogare le riunioni e i thread della chat, per comporre messaggi nella chat per il team e via e-mail, per fare brainstorming e organizzare le idee su una lavagna o un documento Zoom. Dato che è incluso senza costi aggiuntivi per gli utenti con piani Zoom a pagamento idonei* non dovrai preoccuparti di inserire un nuovo applicativo nel tuo budget.

Sia che tu stia prendendo in considerazione AI Companion o che tu stia cercando indicazioni su come implementarlo in modo efficace, di seguito abbiamo delineato le informazioni che ti servono. Se non conosci AI Companion 2.0, scopri cosa può fare per il tuo team.

Per proteggere i dati aziendali e ridurre i potenziali rischi è essenziale una valutazione rigorosa di ogni applicazione. La solida cultura dell'attenzione di Zoom, che pone la sicurezza e la privacy al centro dei suoi prodotti, è un elemento fondamentale del nostro impegno verso l'IA responsabile. Se la tua organizzazione utilizza già Zoom, probabilmente conosci il modo in cui diamo priorità alla sicurezza, alla privacy e alla conformità sulla nostra piattaforma Zoom Workplace.

Soprattutto, Zoom non utilizza audio, video, chat, condivisione schermo, allegati o altri contenuti dei propri clienti come le comunicazioni (ad esempio risultati di sondaggi, lavagna e reazioni) per addestrare i modelli di IA di Zoom o delle sue terze parti.

Se non hai familiarità con le pratiche di sicurezza e privacy di Zoom, il nostro white paper su sicurezza e privacy di AI Companion fornisce una panoramica dettagliata delle caratteristiche dei nostri prodotti e all'approccio all'IA responsabile, rispondendo a molte domande che potresti avere durante la valutazione delle nostre soluzioni di IA. 

Per informazioni su:

• Come utilizziamo e proteggiamo i tuoi dati
• Flusso di dati e trasmissione a terze parti (ove pertinente)
• Dettagli specifici sull'archiviazione e la conservazione dei dati per ciascuna funzionalità di AI Companion
• Il nostro processo per sviluppare funzionalità di IA generativa

Scarica il white paper su sicurezza e privacy di AI Companion.

Gli amministratori possono abilitare o disabilitare le funzionalità per l'intero account nella pagina delle impostazioni dell'account sul portale amministratori. Puoi scegliere se fornire a tutti i dipendenti o solo a determinati gruppi, l'accesso a una o a tutte queste funzionalità (richiede la versione 6.2.5 e successive). 

Non si tratta di una scelta senza compromessi: ad esempio, potresti volere consentire ai dipendenti di effettuare il riepilogo delle riunioni con AI Companion, ma aspettare ad implementare alcune funzionalità come la composizione di e-mail o la chat per il team ai dipendenti mentre completi altri test. Puoi facilmente attivare o disattivare l'accesso nelle impostazioni del tuo account.

Clicca sulla scheda di AI Companion e vedrai la possibilità di attivare o disattivare ogni funzionalità disponibile a livello di account.

Per scendere ancora di più in dettaglio, puoi controllare l'accesso dei dipendenti alle funzionalità di AI Companion a livello di account, gruppo e utente. 

Ecco com'è, usando il riepilogo della riunione come esempio, ma questo è valido anche per altre funzionalità di AI Companion:

• Abilitare il riepilogo della riunione a livello di account significa consentire che gli organizzatori delle riunioni sul tuo account (in particolare i dipendenti all'interno della tua organizzazione con una licenza Zoom idonea) abbiano la possibilità di avviare un riepilogo generato dall'IA della loro riunione.
• I titolari degli account possono creare gruppi e gestire l'accesso alle funzionalità di AI Companion a livello di gruppo, consentendo ad alcuni utenti di accedere ai riepiloghi delle riunioni e limitando l'accesso ad altri. Potresti voler eseguire questa operazione nell'ambito di una sperimentazione (di seguito ulteriori informazioni sulle modalità di configurazione) o per altri motivi, ad esempio per esigenze di conformità. 
• Gli organizzatori possono scegliere di abilitare o disabilitare la funzionalità di riepilogo della riunione a livello di utente. Ciò significa che gli organizzatori possono decidere autonomamente se vogliono che AI Companion generi un riepilogo per le loro riunioni. Possono anche decidere, riunione per riunione, se abilitare o disabilitare AI Companion.

Per limitare le impostazioni a livello di account e di gruppo, clicca sull'icona del lucchetto per impedire agli utenti di modificarle. Ad esempio, puoi richiedere che tutti i riepiloghi delle riunioni vengano inviati solo all'organizzatore della riunione.

Le impostazioni personalizzabili offrono un controllo amministrativo ancora maggiore

Dopo aver attivato una funzionalità, hai ancora più opzioni per controllare come si condividono gli output di AI Companion e come vi si può accedere. Ad esempio, quando attivi i riepiloghi delle riunioni, puoi decidere chi riceverà tali riepiloghi: solo l'organizzatore, l'organizzatore e i partecipanti interni oppure puoi condividere i riepiloghi con tutti gli invitati alla riunione, anche con quelli esterni all'azienda.

I dipendenti possono scegliere quando usare AI Companion 2.0

A livello di utente, i dipendenti possono scegliere come vogliono usare AI Companion nelle riunioni che organizzano. Possono abilitare AI Companion affinché avvii automaticamente un riepilogo della riunione per ogni riunione che organizzano o scegliere di avviare il riepilogo manualmente. Inoltre, gli organizzatori possono decidere se consentire ai partecipanti di porre domande sulle riunioni che organizzano ad AI Companion. Gli organizzatori possono attivare e disattivare queste funzionalità nel corso di una riunione.

Durante una riunione, tutti i partecipanti riceveranno una notifica quando le funzionalità di AI Companion sono attivate. Quando le funzionalità di AI Companion sono attive in una riunione, viene visualizzata l''icona bianca di AI Companion nell'angolo superiore destro della finestra della riunione. Guarda l'esempio dell'immagine qui sopra.

Prima di implementare AI Companion in tutta l'organizzazione, potresti fare un test pilota con un gruppo selezionato di dipendenti. Ciò consente di testare le funzionalità e raccogliere feedback e insegnamenti da una base di utenti più piccola. E, grazie ai nostri controlli granulari per AI Companion, è facile farlo. 

1. Nella sezione Gestione degli utenti del tuo account, crea un nuovo gruppo per i collaudatori. 
2. Crea un nuovo gruppo separato per chi non è tester.
3. Nelle impostazioni del tuo account, clicca sulla scheda di AI Companion. 
• Da qui, puoi scegliere quali funzionalità di AI Companion desideri abilitare: tale scelta sarà a livello di account, ovvero per tutti gli utenti del tuo account. Nel passaggio successivo, limiterai un accesso più ampio all'organizzazione, consentendo al contempo l'accesso al gruppo di test.
4. In Gestione utenti, seleziona il tuo gruppo di test, quindi vai alla scheda AI Companion e abilita le funzionalità a cui desideri che il gruppo acceda. 
5. Seleziona il gruppo di non collaudatori che include tutti gli altri utenti dell'organizzazione. 
• Clicca sulla scheda di AI Companion, quindi disabilita tutte le funzionalità per il gruppo di non collaudatori. 
• Clicca sull'icona del lucchetto per impedire agli utenti di questo gruppo di modificarla. 

Se lo desideri, puoi assegnare amministratori separati al tuo gruppo di collaudo: non avranno accesso completo all'account amministratore, ma saranno in grado di aggiungere e gestire membri nel tuo gruppo di test. Si tratta di una scelta ottimale se desideri delegare a qualcuno la gestione del progetto pilota, anche se non è un admin dell'account.

La comunicazione con i dipendenti è fondamentale quando si implementa ogni tecnologia. Dopotutto, se i dipendenti non sono informati sulle tecnologie disponibili, non sono convinti di quale aiuto possono ricevere e non si sentono a proprio agio nell'utilizzarle, probabilmente non le adotteranno. 

Ecco alcuni suggerimenti con cui AI Companion ti può aiutare a essere più efficiente nel lavoro:

• Durante le riunioni, acquisisci i feedback e i punti di discussione, poni domande in riunione su ciò che è stato detto o addirittura poni domande per la ricerca sul web.
• Dopo un'assenza dall'ufficio, riepiloga le chat che non letti, ottieni un elenco di azioni basate su una conversazione in un canale di chat o riepiloga un thread di e-mail.
• Invece di fissare una pagina bianca, chiedi ad AI Companion di redigere una bozza iniziale, il riepilogo di un documento caricato o di modificare il tono di una bozza esistente.

Se ti serve un aiuto per presentare AI Companion alla tua organizzazione, vai nel Centro per l'onboarding di AI Companion dove troverai guide, modelli, best practice, video dimostrativi per l'utente e molto altro ancora.

Ecco un esempio di modello di e-mail per presentare AI Companion al tuo team. Prima di inviarlo, assicurati di modificarlo in modo che rifletta le funzionalità di AI Companion che scegli o i prodotti Zoom dei quali hai la licenza:

–

Gentili [employees],

siamo lieti di annunciare che AI Companion, l'assistente di IA generativa di Zoom, è ora disponibile per l'uso su Zoom.

AI Companion dispone di una serie di funzionalità progettate per aiutarti a migliorare la produttività e la collaborazione durante la tua giornata lavorativa. Può:

• Riassume Zoom Meetings, fornendoti un riepilogo di ciò che è successo e degli elementi di azione, anche senza registrare la riunione. Può anche riassumere i lunghi thread della chat per il team, aiutandoti a risparmiare tempo con una sinossi della conversazione.
• Crea un ordine del giorno per la tua riunione imminente. Sulla base delle riunioni passate o dei thread di chat, chiedi ad AI Companion di creare un ordine del giorno per la tua riunione iiminente.
• Riepiloga i documenti caricati. Nel pannello laterale di AI Companion, carica un PDF, un file Microsoft Office o un Google Doc e chiedi ad AI Companion di riepilogare le informazioni più importanti.
• Rispondere alle tue domande su una riunione in tempo reale, ad esempio "È stato citato il mio nome?" oppure "Quali sono i passaggi successivi?".
• Comporre i messaggi e le e-mail della chat per il team nelle e-mail di Zoom Mail con il tono e la lunghezza appropriati. Tutto quello che devi fare è fornire un prompt.
• Semplifica le revisione delle registrazioni dividendole in capitoli intelligenti per argomento, evidenziando le informazioni importanti e identificando le azioni da intraprendere.
• Genera idee in Zoom Docs e Zoom Whiteboard secondo i tuoi prompt: ti aiuteranno ad avviare sessioni di brainstorming o a redigere nuove bozze di contenuti.

Ecco alcune domande comuni che potresti avere:

Posso scegliere quando usare AI Companion?

Hai il controllo sulle funzionalità di AI Companion che desideri utilizzare nelle riunioni che organizzi. Puoi attivare o disattivare queste funzionalità in qualsiasi momento e scegliere se utilizzarle o meno nelle riunioni di volta in volta. Inoltre, puoi scegliere quando attivare o disattivare AI Companion durante la riunione. Se AI Companion è attivo durante la riunione, vedrai il diamante di AI Companion nell'angolo superiore sinistro della finestra. Se partecipi a una riunione in cui vengono utilizzate le funzionalità di AI Companion, riceverai una notifica con una dichiarazione di non responsabilità. 

Le conversazioni delle riunioni verranno utilizzate per addestrare i modelli di IA?

Zoom non utilizza audio, video, chat, condivisione schermo, allegati o altri contenuti dei clienti come le comunicazioni (ad esempio risultati di sondaggi, lavagna e reazioni) per addestrare i modelli di IA di Zoom o delle sue terze parti.

Come inizio?

Cerca l'icona a forma di diamante di AI Companion mentre usi Zoom: nella barra degli strumenti di Meetings, in Team Chat o in Zoom Whiteboard. 

• Consulta la Guida introduttiva di Zoom per trovare maggiori dettagli e per scoprire come sfruttare al meglio AI Companion durante la tua giornata lavorativa. 
• Se desideri disattivare alcune funzionalità di AI Companion, vai sulle impostazioni del profilo Zoom e cerca la scheda di AI Companion. 
• Per le risposte alle domande più comuni su come iniziare, visita la pagina di assistenza di Zoom Utilizzo di Zoom AI Companion.

In caso di domande o dubbi, contattaci qui [COMPANY][DEPARTMENT].

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Suggerimenti per favorirne l'adozione

Dopo aver introdotto AI Companion, segui questi suggerimenti per promuoverne l'adozione e aiutare i dipendenti a imparare a usarlo in modo efficace:

• Organizza sessioni di formazione e colloqui virtuali tramite Zoom Meetings per aiutare i dipendenti ad attivare AI Companion e rispondere alle domande che potrebbero avere.
• Crea un canale Zoom Team Chat dedicato ad AI Companion in modo che i dipendenti possano porre domande o condividere tra loro i propri suggerimenti e le proprie best practice.
• Crea un comitato di utenti esperti o appassionati di AI Companion per aiutare i dipendenti, testare nuove funzionalità o tenere sessioni di formazione proprie, a seconda del loro livello di coinvolgimento.

Risorse per i dipendenti

I dipendenti imparano e si impegnano in modi diversi e abbiamo a disposizione una serie di risorse AI Companion che puoi condividere con loro.

• Articoli di assistenza su AI Companion 
• Guida al centro per l'onboarding di AI Companion
• Corsi in Zoom Learning Center
• Blog su AI Companion
• Webinar on-demand su AI Companion

Iniziamo a utilizzare AI Companion? Ecco alcuni link importanti:

• Dai un'occhiata alla pagina AI Companion per le capacità e le funzionalità più recenti.
• Scarica il nostro white paper su sicurezza e privacy di AI Companion.
• Completa il corso di Zoom AI Companion per gli amministratori su Zoom Learning Center.
• Consulta il portale amministratori dell'account della tua organizzazione per abilitare AI Companion.
• Scopri di più su come altri leader e dipendenti pensano all'IA nel nostro report sull'IA nel mondo del lavoro.

Nota dell'editore: questo post sul blog è stato modificato il 5 novembre 2024 per includere le informazioni più aggiornate su Zoom AI Companion.