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Cómo aprovechar al máximo la IA en Zoom Workplace: guía para empezar

8 min de lectura

Publicado el 25 de septiembre de 2023

En este blog

01 Qué puede hacer por usted la IA en Zoom Workplace - Jumplink to Qué puede hacer por usted la IA en Zoom Workplace
02 Cómo activar las características de IA en Zoom Workplace - Jumplink to Cómo activar las características de IA en Zoom Workplace
03 Saque el máximo partido de la IA en Zoom Workplace - Jumplink to Saque el máximo partido de la IA en Zoom Workplace
04 Empiece a utilizar la IA en Zoom Workplace hoy mismo - Jumplink to Empiece a utilizar la IA en Zoom Workplace hoy mismo

Robin Bunevich

Gerente de Marketing de Producto de Zoom AI

Robin Bunevich es directora de Marketing de Producto en Zoom. Supervisa la estrategia y el marketing de producto de Zoom AI. Después de tres años al frente del marketing de los productos de Soluciones de Eventos de Zoom, y de lanzar uno de los productos de más rápido crecimiento en Zoom, Zoom Events, ahora se dedica a ayudar a las organizaciones a adoptar la IA perfectamente en sus flujos de trabajo. Antes de incorporarse a Zoom, dirigió el marketing de eventos en directo en The New York Times, y contribuyó de forma decisiva a la transición de la organización a un programa de eventos totalmente virtual en marzo de 2020. En Zoom, Robin aporta sus más de 15 años de experiencia en marketing y publicidad para impulsar el conocimiento y la adopción de las soluciones de IA de Zoom.

Sea cual sea el uso que haga de la tecnología hoy en día, la IA se ha integrado en cierto nivel, y es importante aprovecharla al máximo. Una encuesta de Morning Consult para Zoom* reveló que más del 75 % de los líderes que utilizan IA informaron de una finalización de tareas más rápida, una mayor productividad y un trabajo de mayor calidad. A partir de estas conclusiones, Zoom anunció recientemente ZoomMate, diseñado para mejorar aún más la eficiencia del equipo transformando las conversaciones en resultados concretos.

Las características de IA de Zoom Workplace pueden ayudarle en este sentido, ya que automatizan tareas, proporcionan información útil y le permiten trabajar de forma más inteligente y rápida. Al estar diseñadas para integrarse con su experiencia de Zoom Workplace, ofrecen una gama de capacidades que pueden ayudarle a trabajar de forma más inteligente, no con más esfuerzo.

A la hora de preparar reuniones, gestionar proyectos o atender a los clientes, deje que las características de IA de Zoom Workplace trabajen en segundo plano para sugerirle de forma proactiva los siguientes pasos, optimizar su agenda y ayudarle a centrarse en el trabajo que más importa.

Las características de IA de Zoom Workplace pueden ayudarle a descubrir información importante en las conversaciones, los documentos y las aplicaciones mediante la toma de notas y la recuperación del contenido pertinente. Le permiten aprovechar mejor su tiempo al ocuparse del trabajo más tedioso en reuniones, documentos, chats y más para que pueda centrarse en las tareas que requieren sus conocimientos especializados. Y con ZoomMate, podrá ofrecer trabajos de alta calidad con mayor rapidez, ya sea creando contenido, respondiendo a las consultas de los clientes o redactando planes estratégicos, todo ello con una orientación mínima, disponible en ai.zoom.com y en la pestaña ZoomMate de la aplicación Zoom Workplace.

En esta guía, le mostraremos cómo activar las características de IA en Zoom Workplace, exploraremos sus funciones clave y compartiremos algunos consejos y trucos para ayudarle a sacar el máximo provecho de la IA en su jornada laboral.

Tanto si acaba de incorporarse a la IA como si lleva tiempo explorando sus ventajas, AI Companion está diseñado para integrarse en su jornada laboral sin interrumpir su forma de trabajar. Es consciente del contexto, por lo que captura los detalles de sus conversaciones, documentos y tareas para ayudarle a centrarse en lo que más importa.

Generación de información: AI Companion convierte conversaciones, documentos y aplicaciones en información procesable. Destaca los puntos clave, muestra información relevante y le ayuda a tomar decisiones más rápidas e informadas en las reuniones, los chats y los documentos. Por ejemplo, puede preguntar a AI Companion para que le proporcione comentarios sobre el desarrollo de una reunión. De esta manera, puede obtener una mejor comprensión de cómo debería prepararse para la próxima vez.
Optimización del tiempo: AI Companion se encarga del trabajo repetitivo, resume mensajes, redacta respuestas y organiza información, lo que le permite centrarse en tareas de alta prioridad y en el trabajo que solo usted puede realizar. Próximamente, podrá pedir a AI Companion que libere tiempo en su programación y le recomendará qué reuniones mover o a cuáles no asistir. (Se espera para octubre de 2025)
Gestión de acciones: con Zoom Tasks, AI Companion le ayuda a gestionar todo el ciclo de vida de sus tareas en Zoom Workplace. Puede crear automáticamente tareas a partir de reuniones, chats y correos electrónicos, mantener las listas organizadas con recomendaciones de la IA y sugerirle cómo programar su tiempo para centrarse en el trabajo. Por ejemplo, puede tomar los elementos de acción de una reunión, convertirlos en tareas y asignarlos automáticamente a la persona correcta.

Resuma la información para ponerse al día

Si tiene poco tiempo y no logra ponerse al día con los mensajes de chat acumulados, AI Companion puede resumir rápidamente sus hilos de chat e identificar los elementos de acción, lo que le ayudará a captar la idea general y responder de manera eficaz. Cuando utilice la habilidad mejorada «prepárame para una reunión», recibirá automáticamente un resumen de los puntos del orden del día, los puntos de acción anteriores y la información relevante antes de la reunión. Puede omitir el caos y pasar directamente a una conversación más eficaz.

AI Companion también puede proporcionar resúmenes de reuniones, resaltar los puntos del orden del día y dividir su reunión en capítulos inteligentes para que usted pueda mantenerse al tanto de sus prioridades con menos esfuerzo manual. Además, si desea el resumen de la reunión, pero no quiere grabar la reunión completa, AI Companion puede proporcionarle solo el resumen. No se requiere grabación.

Configure AI Companion para capturar ideas en reuniones de Zoom, sesiones en persona y reuniones en otras plataformas como Microsoft Teams y Google Meet. AI Companion organiza sus notas, amplía las conclusiones clave y muestra información crítica para que pueda actuar sin tener que buscar en cada conversación. Con el lanzamiento de AI Companion 3.0, la recuperación inteligente le permitirá buscar en Zoom Workplace, así como en las aplicaciones habilitadas de Google y Microsoft, y le permitirá encontrar rápidamente la información que necesita para avanzar en sus proyectos.

Mantenga el enfoque y el impacto de las conversaciones de las reuniones

Según la encuesta de Morning Consult para Zoom, la tarea principal para la que los líderes estarían más dispuestos a utilizar la IA es la ayuda en tiempo real durante las reuniones. Eso convierte a un asistente de reuniones con IA en una valiosa herramienta.

Obtenga asistencia durante la reunión chateando con AI Companion a través del panel lateral, donde puede solicitar ayuda para una amplia gama de tareas, como capturar comentarios y puntos de conversación, hacer preguntas en la web y obtener más información sobre los asistentes, como cuál es su función y en qué zona horaria se encuentran. Los anfitriones de la reunión tienen ajustes para controlar si quieren que los participantes puedan hacer preguntas sobre la reunión, incluido enterarse de lo que pasó antes de que se unieran. Puede hacer un seguimiento proactivo de los puntos del orden del día, destacar las decisiones clave y sugerir los próximos pasos que le ayudarán a mantener la concentración y harán que la conversación sea más productiva.

Después de la reunión, puede utilizar el panel lateral para preguntar a AI Companion sobre ella, como «¿Qué temas se trataron?» o «¿Se mencionó mi nombre?». AI Companion también puede resumir las llamadas, los mensajes SMS y los correos de voz en Zoom Phone para asegurarse de que no se pierda nada.

Podrá tomar notas directamente junto a la ventana de su reunión de Zoom con Mis notas (próximamente). Puede tomar sus propias notas en Mis notas y, cuando haya terminado, mejorarlas con la transcripción de la reunión, que captura y organiza automáticamente las conclusiones clave. Todo se almacena en Zoom Hub, por lo que puede buscar y crear documentos fácilmente a partir de sus notas.

Obtenga ayuda con sus borradores y asimile el contenido más rápido

Según la encuesta de Zoom Morning Consult, los empleados dedican más tiempo a escribir y enviar correos electrónicos y mensajes de chat que a cualquier otra cosa en el trabajo. Además, el 44 % de los empleados afirma que dedica a estas tareas más tiempo del que quisiera.

Como asistente de redacción de IA, AI Companion puede redactar mensajes de correo electrónico con el tono y la extensión adecuados, lo que le ayudará a crear comunicaciones profesionales y eficaces. AI Companion también puede ayudar a redactar un correo electrónico de agradecimiento a los asistentes a una reunión a partir de los temas tratados.
También puede utilizarlo para redactar las respuestas de Zoom Team Chat con el tono y la extensión adecuados, con lo que ahorrará tiempo y dará lugar a una comunicación eficaz dentro de su equipo.
En Zoom Whiteboard, AI Companion puede ayudarle a generar ideas en una pizarra digital y organizar el contenido en categorías, lo que le permitirá mejorar su sesión de intercambio de ideas.
En Zoom Canvas, puede crear, revisar y resumir contenido, todo en un solo lugar. Cree un nuevo documento a partir de los resúmenes de sus reuniones y utilice las plantillas de IA para transformar el contenido disponible en exactamente lo que necesita.

Dentro del panel lateral AI Companion, puede pedirle que le ayude con tareas como las siguientes:

Crear algunas ideas de campaña de marketing o hacer que genere algunos eslóganes por usted sobre la base de un documento de resumen de campaña cargado. Pida a AI Companion que le ayude a elaborar un nuevo titular o introducción, o que cambie el tono de su borrador.
Resumir los archivos cargados o proporcionar sus puntos clave específicos. Cargar archivos PDF, archivos de Microsoft Office 365, o Google Docs, Sheets y Slides, y pedir a AI Companion que haga un resumen para poder entender rápidamente los puntos clave sin tener que leer todo el documento.

Con la nueva superficie de trabajo interactiva en la web y en la aplicación Zoom Workplace (próximamente), AI Companion puede guiar su escritura e investigación en un espacio centralizado, y le permite crear contenido de alta calidad más rápido con un esfuerzo manual mínimo.

Para activarlo, haga lo siguiente:

Consulte con su administrador: su administrador puede habilitar o deshabilitar características a través de la configuración a nivel de cuenta y grupo.
Abra Zoom Workplace e inicie sesión
En un navegador web, abra la configuración de su cuenta y siga estos pasos:
1. A la izquierda, haga clic en Configuración.
2. En la parte superior, haga clic en Chat de IA.
3. En el caso de las características que tienen configuraciones de nivel de usuario, puede activar y desactivar cada una.
Empiece a explorar: Busque el icono del Chat de IA en varios productos de Zoom Workplace, como la barra de herramientas de controles de reunión de Zoom o la ventana de Zoom Chat. Una vez localizado el icono del Chat de IA, estará listo para empezar a explorar sus capacidades como herramienta de IA para reuniones, asistente de escritura y más.

Para ver cuándo están disponibles nuevas características de ZoomMate e IA, consulte las actualizaciones.

A continuación, presentamos algunos ejemplos de indicaciones para comenzar, junto con algunas características que tenemos previsto implementar en el futuro. Pruebe estas formas de pedir ayuda a AI Companion y recuerde que puede subir documentos locales a AI Companion:

Zoom Meetings

Resumir una reunión anterior.
Sintetizar esta reunión.
¿Se mencionó mi nombre en esta reunión?
¿Qué temas se trataron en la reunión?
¿Cuáles son los siguientes pasos en esta reunión?

Zoom Team Chat

Resumir los mensajes recientes en este canal.
Resume los mensajes no leídos en este canal.
¿Qué dijo [PERSONA] sobre [TEMA] en este canal?
¿Cuáles son mis elementos de acción en este canal?

Zoom Canvas

Resumir este documento.
¿Cuáles son los puntos principales en este documento?
Redactar un resumen sobre [TEMA].
Crear un itinerario de viaje para visitar [CIUDAD].
Crear un anuncio de marketing de un párrafo a partir de este documento.

Zoom Mail

Resumir este correo electrónico.
Indicar los siguientes pasos a partir de este correo electrónico.
¿Tengo que responder a este correo electrónico?
¿Qué urgencia tiene este correo electrónico?

Panel lateral de AI Companion

Compara estos dos documentos.
Programa una reunión conmigo, con [COMPAÑERO] y con [COMPAÑERO].
Encuentra todos los correos electrónicos de [nombre de la persona] sobre la fecha límite del proyecto
Ayúdame a prepararme para mi reunión de las 3 p. m. con información sobre los asistentes y las negociaciones recientes.

Los resultados reales de AI Companion y la velocidad de respuesta pueden variar en función de la instrucción, la configuración del producto y los datos disponibles. Zoom continuará innovando y mejorando AI Companion con el tiempo, recopilará comentarios de los clientes y mejorará la capacidad de respuesta. Al escribir este artículo, AI Companion estaba disponible en la aplicación de Zoom para macOS, Windows, iPhone y Android, y a través de una superficie web interactiva en ai.zoom.us.

Más información sobre las funciones disponibles con AI Companion 3.0.

Si está listo para mejorar su productividad y colaboración, comience a usar las características de IA en Zoom Workplace hoy mismo. Las funciones de ZoomMate están disponibles como add-on de pago adicional.

Si no tiene un plan de pago de Zoom elegible, actualícelo hoy para acceder a los beneficios de la IA en Zoom Workplace. Es hora de trabajar de forma más inteligente, colaborar con mayor eficacia y alcanzar sus objetivos con facilidad.

Si quiere aún más consejos y trucos para usar la IA en Zoom Workplace, consulte estos recursos:

Centro de incorporación de IA
Demostración práctica en el Centro de Aprendizaje de Zoom
Soporte de Zoom AI

Nota del editor: Esta publicación de blog se editó en junio de 2026 para incluir la información más actualizada sobre la IA en Zoom Workplace.

* Según una encuesta en línea a 11 023 trabajadores del conocimiento a tiempo completo en EE. UU., Reino Unido, Irlanda, Alemania, Francia, Japón, Singapur y Australia. Llevada a cabo por Morning Consult en nombre de Zoom Communications, Inc. del 10 al 25 de agosto de 2023.

Las características de IA están incluidas en los planes de pago elegibles de Zoom Workplace y es posible que no estén disponibles para todas las regiones o sectores.