5 cách để nâng cao tinh thần và trao quyền cho các nhóm từ xa

Năm 2021, 47 triệu người Mỹ bỏ việc, khởi đầu thời kỳ mà nhiều người gọi là "Đại khủng hoảng lao động". Và trong một nỗ lực thu hút và giữ chân nhân tài, các công ty trên khắp thế giới, bao gồm cả Airbnb và Twitter, hiện đã tích hợp mô hình làm việc kết hợp và từ xa thành một phần trọng tâm trong triết lý không gian làm việc của họ. Nhưng làm thế nào mà những nhà quản lý chưa từng quản lý nhân viên từ xa có thể tích cực hỗ trợ nhóm của họ và giúp họ thăng hoa trong môi trường mới này?

Tại Zoom, chúng tôi may mắn có được một đội ngũ cán bộ quản lý tài năng trong các nhóm của mình, những người có kỹ năng đặc biệt trong nghệ thuật quản lý và hỗ trợ nhân viên từ xa.

Dưới đây là một số hiểu biết sâu sắc từ một số lãnh đạo của Zoom về cách bạn có thể giúp nhóm từ xa của mình thực hiện công việc tốt nhất, cảm thấy được kết nối với nhóm của họ, đồng thời phát triển các kỹ năng và khả năng:

Làm việc từ xa cho nhân viên sự linh hoạt chưa từng có. Nhưng nếu không được nhắc nhở thường xuyên về ảnh hưởng mà những đóng góp của họ mang lại cho tổ chức và nhóm, điều đó cũng có thể khiến các thành viên trong nhóm ở xa cảm thấy bị cô lập với đồng đội và bị mất kết nối với công việc của chính họ.

Việc tận dụng cơ hội để ghi nhận những đóng góp của từng thành viên trong nhóm cho thấy bạn lưu tâm đến công việc của họ và đánh giá cao những nỗ lực của họ. Điều này có thể bao gồm việc ghi nhận những đóng góp của họ qua việc gắn thẻ họ trong email công ty, trò chuyện nhóm và các hoạt động khác, chẳng hạn như các cuộc họp toàn thể hoặc họp nhóm hay thậm chí chỉ gửi tin nhắn chúc mừng.

“Vào cuối ngày, điều quan trọng đối với các nhân viên Zoom là cảm giác được ghi nhận và trân trọng bởi người quản lý của mình. Chúng tôi muốn mỗi người trong số họ biết rằng mình được quan tâm và thấu hiểu để họ có thể hào hứng làm việc để ‘vượt xa kỳ vọng’, không chỉ vì Zoom mà còn vì họ được chú ý vì điều đó.  Mặc dù việc ghi nhận những thành tựu trong không gian làm việc là quan trọng và có thể nâng cao tinh thần nhân viên, nhưng kỷ niệm các mốc quan trọng của cá nhân như kỷ niệm ngày đi làm, sinh nhật hoặc giới thiệu khách hàng tích cực cũng quan trọng không kém. Điều này có thể giúp nhân viên ở xa cảm thấy được hòa nhập và kết nối hơn với nhóm”.

Jodi Rabinowitz, Giám đốc Toàn cầu về Phát triển Tài năng và Tổ chức • Nhân sự

Với hầu hết những nhân viên từ xa, nhà chính là văn phòng của họ. Điều đó có thể khiến họ cảm thấy như đang sống tại nơi làm việc, và dù họ có yêu công việc của mình đến mức nào đi nữa thì cũng không ai muốn điều đó. Nó có thể nhanh chóng khiến họ kiệt sức và đi tới quyết định nghỉ việc, ngay cả với những nhân viên kiên cường nhất.

Việc cho nhóm từ xa của bạn thấy rằng tự quan tâm bản thân là ưu tiên giúp họ quản lý cân bằng giữa công việc và cuộc sống hiệu quả hơn, đảm đương các nhiệm vụ và công việc cá nhân cho phép họ trở thành phiên bản tốt nhất có thể. Khuyến khích nhóm của bạn dành thời gian trong ngày cho những vấn đề cá nhân như đi đến phòng tập, tham dự một trận bóng của con, xử lý các công việc sửa chữa nhà hoặc đi khám bác sỹ sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái hơn khi dành thời gian nghỉ ngơi và giúp họ nạp lại năng lượng.

“Để cho nhóm của bạn thấy rằng việc họ dành thời gian cho bản thân là hoàn toàn bình thường, bạn cần phải làm gương cho họ. Khóa thời gian ăn trưa của bạn trên lịch, tắt camera khi bạn cảm thấy kiệt sức hoặc quá tải, đi dạo trong cuộc họp 1:1. Hãy cho họ thấy rằng việc dành thời gian nghỉ ngơi và không làm gì khác ngoài việc nạp lại năng lượng là một điều tốt! Làm gương bằng cách cho phép nhóm biết rằng văn hóa đó được khuyến khích và bạn muốn họ làm những điều tương tự cho bản thân họ".

Michelle Dotson, Giám đốc Chiến lược + Hỗ trợ Tiếp cận Thị trường • Hỗ trợ Bán hàng

“Điều tôi nhận thấy là các nhóm ở xa gặp vấn đề với tình trạng 'luôn sẵn sàng'. Chúng tôi vẫn đang khám phá cách quản lý truyền thông từ xa, nhưng chúng tôi có một số hướng dẫn cơ bản dành cho những người thuộc nhóm toàn cầu của mình. Nếu chúng tôi có các thành viên trong nhóm ở Châu Âu đang đăng câu hỏi hoặc tin nhắn, những nhân viên ở Bắc Mỹ không phải trả lời ngay lập tức, và các thành viên trong nhóm Châu Á - Thái Bình Dương không phải trả lời vào thứ Bảy khi bên phía chúng tôi đó lại là thứ Sáu. Các nhà lãnh đạo cũng phải thực hành điều này. Bằng cách nêu gương cho nhóm của bạn, họ sẽ thấy rằng bạn cũng không mong đợi họ trong tình trạng ‘luôn sẵn sàng’”.

Mandy Yeung Garby, Giám đốc Cấp cao, Kiến trúc sư Toàn cầu • Kỹ sư Giải pháp

Câu nói "Bạn được cái này, mất cái kia" hoàn toàn phù hợp trong ngữ cảnh của lĩnh vực bán hàng. Và mặc dù việc tổ chức ăn mừng chiến thắng của bạn với nhóm để giữ tinh thần cao nghe rất hấp dẫn, việc chia sẻ những mất mát cũng quan trọng không kém.

Dành thời gian mỗi tuần để điểm qua những thành công VÀ thất bại trong tuần với nhóm của bạn có thể giúp họ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ những vấn đề tiềm ẩn, xây dựng bối cảnh cho các bài học hoặc chiến lược quan trọng và giúp họ giành được chiến thắng từ lần chào hàng tiếp theo. Nó cũng có thể giúp các thành viên trong nhóm từ xa cảm thấy được kết nối hơn với những gì đang diễn ra trong nhóm và tạo cơ hội để họ đưa ra các giải pháp.

Bằng cách chia sẻ những sai lầm của mình, bạn cũng có thể giúp củng cố bài học quan trọng rằng thất bại là một phần của thành công. Như Winston Churchill đã từng nói: “Thành công là đi từ thất bại này đến thất bại khác mà không đánh mất lòng nhiệt huyết.”

 "Điều này thực sự giúp đội ngũ của chúng tôi cởi mở hơn về những thách thức mà họ đang phải đối mặt - những khó khăn mà có lẽ những người khác cũng đang gặp phải, và khuyến khích sự hợp tác giữa các nhóm. Tạo ra một không gian như vậy và xây dựng một văn hóa chia sẻ cả những thành công lẫn thất bại là vô cùng quan trọng trong môi trường làm việc từ xa. Khi một nhiệm vụ hoặc dự án không đạt được kết quả như mong đợi, với vai trò là người lãnh đạo, chúng ta cần học cách chịu trách nhiệm cho bản thân và cho cả đội ngũ (tất nhiên là không đổ lỗi cho họ). Chúng ta cần tập trung ít hơn vào việc đổ lỗi và tập trung nhiều hơn vào việc trang bị cho các nhóm kiến thức và công cụ cần thiết để ngăn chặn vấn đề đó tái diễn."

Mandy Yeung Garby, Giám đốc Cấp cao, Kiến trúc sư Toàn cầu • Kỹ sư Giải pháp

Mọi chuyên gia thành công, bất kể vai trò hay ngành nghề của họ, đều có điểm chung giống nhau — họ cực kỳ thành thạo trong việc nắm bắt các cơ hội để thu thập phản hồi và học hỏi các bài học và chiến lược quý giá. Nhưng làm thế nào bạn có thể đưa ra phản hồi hiệu quả và cơ hội phát triển từ xa?

Với một loạt các phương tiện giao tiếp có sẵn, bao gồm điện thoại, trò chuyện, video và email, bạn có nhiều cách để cung cấp và đưa ra phản hồi. Ví dụ: bạn có thể đưa ra các mẹo nhanh hoặc thông tin sản phẩm và tin nhắn quan trọng qua trò chuyện hoặc email, trong khi các cuộc thảo luận phản hồi hoặc chiến lược phức tạp hơn, chẳng hạn như các phiên phản hồi trực tiếp, có thể được thực hiện qua video. Bạn cũng có thể cung cấp các nguồn lực cụ thể như các buổi hướng dẫn nghề nghiệp AI, hội thảo trên web hoặc hội nghị trực tiếp cho nhóm làm việc từ xa của mình để giúp họ phát triển các kỹ năng cụ thể cần thiết để tiếp tục phát triển sự nghiệp.

 “Tôi luôn cố gắng cung cấp những thông tin phù hợp và mang tính thời sự mà nhóm của tôi có thể dễ dàng tiếp thu. Trong một tin nhắn dạng ngắn, tôi có thể gửi thông điệp về những cách hàng đầu để giới thiệu Zoom Phone đến danh sách tài khoản tiềm năng của bạn. Tôi cũng gửi cho nhóm các loại email khác nhau mà tôi nhận được từ những người đang chào hàng cho tôi, rồi hỏi ý kiến của họ, cách họ đánh giá, và liệu họ có góp ý gì cho người gửi email đó không. Cách này sử dụng thông tin và người thật việc thật để tạo ra một buổi thảo luận không chỉ giúp nhóm suy nghĩ mà còn tạo ra một môi trường để họ có thể cùng nhau học hỏi và phát triển.”

Garrett Graston, Giám đốc, Thương mại • Mua lại Thương mại

Công việc từ xa đặc biệt ở chỗ nó vốn dĩ đòi hỏi mức độ tin tưởng cao giữa những nhà quản lý và nhân viên của họ. Nhà quản lý phải tin tưởng nhân viên hoàn thành trách nhiệm của mình và sử dụng nỗ lực cao nhất với sự giám sát tối thiểu, trong khi nhân viên phải tin tưởng vào hướng dẫn, chỉ đạo và dẫn dắt nỗ lực của họ từ những nhà quản lý.

Xây dựng lòng tin với một người mà bạn chưa từng gặp trực tiếp hoặc hầu như không biết có vẻ khó khăn, nhưng bí mật nằm ở việc tạo ra sự kết nối giữa con người với nhau giống như chúng ta từng gặp trực tiếp. Bằng cách chia sẻ thông tin chi tiết và câu chuyện bên lề về bản thân trong các cuộc họp và lần lượt yêu cầu các thành viên trong nhóm từ xa của bạn chia sẻ một số chi tiết về họ, bạn có thể giúp họ phát triển sự hiểu biết lẫn nhau và về bản thân bạn rõ hơn.

Và hãy nhớ rằng, câu nói “Tôi tin bạn” sẽ có trọng lượng hơn khi bạn cho phép nhóm của mình đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định đó. Cho phép họ tự chủ động liên hệ lần đầu với khách hàng tiềm năng, thử các kỹ thuật bán hàng mới hoặc quyết định cách tiếp cận một số phản đối nhất định trong quá trình bán hàng sẽ khiến họ cảm thấy như bạn tin rằng họ sẽ thành công, từ đó sẽ lấy được lòng tin của họ.

Cho dù nhóm của bạn đang ở nhà, tại văn phòng hay ở một nơi nào đó, những mẹo này có thể giúp bạn xây dựng một nhóm năng động, được trao quyền và hiệu quả, đồng thời cũng nâng cao kỹ năng và hiệu suất của bạn với tư cách một nhà lãnh đạo.

Tìm hiểu cách nền tảng truyền thông hợp nhất của chúng tôi có thể tăng cường và trao quyền cho lực lượng lao động kết hợp của bạn.