Como aproveitar ao máximo o Zoom AI Companion 2.0: seu guia introdutório para seu assistente de IA

No atual ritmo do mundo do trabalho, maximizar a produtividade e aumentar a colaboração são prioridades máximas. Felizmente, a tecnologia de IA pode ajudar com isso, e muitas organizações estão vendo os benefícios. Uma pesquisa global conduzida pela Morning Consult para o Zoom* descobriu que entre as equipes que usam a IA, mais de 75% dos líderes relataram que seus funcionários concluíram tarefas mais rapidamente, foram mais produtivos e realizaram um trabalho de maior qualidade.

O Zoom AI Companion, seu assistente de IA generativa, pode ajudar a revolucionar o modo como você trabalha e se comunicar. Ele está incluído sem custo extra com os serviços pagos atribuídos a sua conta de usuário Zoom, e foi criado para se integrar de maneira simples com a sua experiência no Zoom Workplace, oferecendo uma ampla gama de recursos que podem ajudar você a trabalhar de maneira mais leve e inteligente. 

Neste guia, ensinaremos a ativar o AI Companion 2.0, explorar seus principais recursos e compartilharemos algumas dicas e truques para ajudar você a aproveitar esse incrível assistente de IA ao máximo.

Se você é novo no mundo da IA, ou já vem explorando os benefícios dela por um tempo, pode estar se perguntando como o AI Companion pode ajudar você. Uma das melhores coisas sobre o AI Companion é que ele está integrado em como você usa o Zoom e, assim como acontece com tudo no Zoom Workplace, ele é simples e fácil de usar. 

Você pode fazer ainda mais com o AI Companion 2.0:

• Contexto expandido: o painel lateral do AI Companion reconhece o contexto. Ele entende o que você está procurando, reconhece suas interações anteriores e dá sugestões para você se manter atualizado em relação ao seu trabalho. Por exemplo, se você tiver o Team Chat aberto, receberá sugestões imediatas com base no Team Chat, como “Resumir mensagens recentes".
• Informações resumidas: no novo painel lateral, você pode receber informações das suas reuniões, dos seus chats, documentos e muito mais. E, se estiver conectado ao Zoom Workplace, pode receber informações do Microsoft Outlook, Microsoft Office, Gmail, Google Agenda e do Google Docs. Você pode até mesmo pesquisar informações na web diretamente usando o AI Companion.
• Tomada de ação:o o AI Companion 2.0 pode ajudar você a identificar e concluir os próximos passos e itens de ação. Com o lançamento do Zoom Tasks (previsto para o final de 2024), em breve, será possível fazer ainda mais ao exibir, acompanhar e concluir ações no Zoom Workplace.

Resuma informações para ajudar você a se atualizar

Se você está com pouco tempo ou está abarrotado de mensagens de chat para ler, o AI Companion pode resumir rapidamente suas conversas de chat e identificar os itens de ação, ajudando a criar um panorama geral e responder com eficiência.

O AI Companion também pode fornecer resumos da reunião, assim, você não precisa fazer anotações durante as reuniões para lembrar o que foi debatido, ou os próximos passos que você e sua equipe precisam tomar. E além disso; você não precisa gravar a reunião para que o AI Companion crie um resumo dela.

O AI Companion também pode fornecer resumos de chamadas, mensagens SMS e correios de voz no Zoom Phone, ajudando você a economizar ainda mais tempo.

Mantenha as conversas da reunião focadas e úteis

De acordo com a pesquisa da Morning Consult encomendada pelo Zoom, a principal tarefa para qual os líderes estariam mais dispostos a usar a IA é a ajuda em tempo real durante reuniões, tornando o assistente de reunião com IA uma ferramenta valiosa.

O AI Companion pode responder às suas perguntas sobre uma reunião em andamento. Com o AI Companion 2.0, você pode conversar com o AI Companion usando um painel lateral, onde é possível solicitar ajuda dele em uma ampla variedade de tarefas, como capturar feedback e pontos de discussão, fazer perguntas pela web e saber mais sobre os participantes da reunião, como qual é seu cargo e qual fuso horário eles estão. Os organizadores da reunião podem usar configurações para controlar o que os participantes podem fazer como, por exemplo, fazer perguntas sobre a reunião, incluindo descobrir o que aconteceu antes deles entrarem. 

Após a reunião, é possível usar o novo painel lateral para perguntar ao AI Companion sobre a reunião como, por exemplo:  “Quais assuntos foram discutidos?” ou “Meu nome foi mencionado?” 

Tenha ajuda com seus rascunhos e aprenda mais rapidamente sobre o conteúdo 

Os funcionários passam mais tempo criando escrevendo e enviando e-mails e mensagens de chat do que fazendo qualquer outra coisa no trabalho, de acordo com uma pesquisa da Morning Consult encomendada pelo Zoom. Além disso, 44% dos funcionários dizem que passam mais tempo nessas tarefas do que gostariam.

Sendo um assistente de escrita com tecnologia de IA, o AI Companion pode redigir mensagens de e-mail com o tom e tamanho adequados, ajudando você a criar comunicações profissionais e eficazes. O AI Companion também pode ajudar você a responder um e-mail de agradecimento aos participantes, com base no que foi discutido. 

Você também pode usá-lo para redigir respostas no Zoom Team Chat com o tom e comprimento adequados, o que pode ajudar você a poupar tempo e possibilitar uma comunicação eficiente dentro da sua equipe.

No Zoom Docs, você pode criar, revisar e resumir conteúdo em um único lugar. Crie um documento baseado nos resumos das suas reuniões e use modelos de IA para transformar o conteúdo existente exatamente no que você precisa.

No novo painel lateral do AI Companion, é possível pedir ajuda para coisas como: 

• Criar algumas ideias para campanha de marketing ou pedir para criar alguns slogans com base em um documento resumido da campanha enviado anteriormente. Deixe que o AI Companion crie um novo título, uma apresentação ou mude o tom do seu rascunho. 
• Como resumir ou fornecer os pontos específicos mais importantes dos arquivos enviados. Carregue PDFs, arquivos do Microsoft Office 365 ou documentos, planilhas e slides do Google e peça ao AI Companion que faça um resumo para entender rapidamente os principais pontos sem precisar ler o documento inteiro.

No Zoom Whiteboard, o AI Companion pode ajudar a gerar ideias em um quadro de compartilhamento digital, e organizar conteúdos em categorias, melhorando sua sessão de brainstorming. 

Você pode usar os recursos do AI Companion disponíveis com os serviços pagos atribuídos à sua conta de usuário Zoom sem qualquer custo extra.** Para ativá-lo:

1. Verifique com seu administrador: seu administrador pode habilitar ou desabilitar recursos pelas configurações no nível da conta ou do grupo. Se você está em uma reunião Zoom e vê o diamante do AI Companion na barra de ferramentas, você pode clicar nele e seguir as instruções para solicitar que seu administrador habilite esse recurso. 
2. Abra o Zoom Workplace e inicie sessão: para usar o AI Companion 2.0, verifique se há atualizações. (É necessária a versão 6.2.5 ou posterior.) 
3. Em um navegador da web, abra as configurações da sua conta: 
1. À esquerda, clique em Configurações.
2. Na parte superior, clique em AI Companion.
3. Para usar recursos que possuem configurações no nível de usuário, é possível ativar ou desativar cada uma delas individualmente.
4. Comece a explorar: procure pelo diamante do AI Companion em vários produtos do Zoom Workplace, como na barra de ferramentas de controles do Zoom Meetings ou na janela do Zoom Team Chat. Depois de encontrar o diamante do AI Companion, você estará pronto para começar a explorar suas capacidades como assistente de IA para reunião, ajudante de redação e muito mais.

Saiba como usar o AI Companion para economizar tempo e otimizar a colaboração. Aqui estão algumas dicas profissionais:

1. Configure e esqueça. Se você configurar o AI Companion para sempre criar resumos de reuniões, todas as reuniões que você organizar serão resumidas automaticamente. Se você estiver em uma reunião e não quiser que ela seja resumida, é possível desativar o resumo da reunião durante a reunião e excluir todos os ativos da reunião que foram criados. 
2. Use o diamante do AI Companion onde quer que você o encontre. O AI Companion está integrado em todo o Zoom Workplace. Sempre que você vir e clicar no diamante do AI Companion, será possível ver como AI Companion pode ajudá-lo naquele momento. 
3. Seja específico ao dar suas instruções. Para ter resultados mais próximos do que você tem em mente, seja específico em relação à sua solicitação, inclua informações básicas, diga ao AI Companion como analisar as informações e descreva exatamente como você deseja que os resultados sejam entregues. 

Para saber mais sobre como escrever solicitações para o AI Companion, leia nosso guia sobre as melhores práticas.

Faça mais com o AI Companion 2.0

Aqui estão alguns exemplos de prompts para você começar e alguns recursos que planejamos implementar no futuro. Experimente estas formas de pedir ajuda ao AI Companion e lembre-se de que você pode carregar documentos locais para o AI Companion:

• Zoom Meetings
• Resuma uma reunião anterior.
• Recapitule esta reunião.
• O meu nome foi mencionado nesta reunião?
• Quais assuntos foram discutidos nesta reunião?
• Quais os próximos passos desta reunião?
• Zoom Team Chat
• Resuma mensagens recentes deste canal.
• Resuma as mensagens não lidas deste canal.
• O que [NOME DA PESSOA] falou sobre [ASSUNTO] neste canal?
• Quais são meus itens de ação neste canal?
• Zoom Docs
• Resuma este documento.
• Quais os pontos mais importantes deste documento?
• Escreva um resumo sobre [ASSUNTO].
• Crie um itinerário de viagem para visitar [CIDADE].
• Crie um anúncio de marketing de um parágrafo com base neste documento.
• Zoom Mail
• Resuma este e-mail.
• Liste os próximo passos de acordo com este e-mail.
• Preciso responder este e-mail?
• Quão urgente é este e-mail?

Está curioso para saber como o AI Companion poderá ajudar você no futuro:

• Faça perguntas sobre mensagens não lidas do Team Chat em vários chats ou canais. 
• Crie resumos e respostas sobre várias conversas de e-mail.
• Use prompts que incluam intervalos de tempo, por exemplo, “Mostre-me os destaques da semana passada”.
• Peça detalhes completos sobre as próximas reuniões. Se você perguntar sobre suas próximas reuniões, poderá ver as reuniões que recusou ou um resumo incompleto das suas reuniões.
• Faça perguntas sobre o Zoom Phone, Zoom Scheduler, Zoom Clips, Zoom Notes, Zoom Workflows, Zoom Revenue Accelerator, Workvivo, Zoom Apps e a Reserva de local de trabalho do Zoom.

Os resultados reais do AI Companion e a velocidade de resposta podem variar dependendo do prompt, das configurações do produto e dos dados disponíveis. O Zoom inovará e melhorará o AI Companion ao longo do tempo, coletará feedback dos clientes e melhorará a capacidade de resposta do produto. No momento em que este artigo foi escrito, o AI Companion 2.0 estava disponível no aplicativo Zoom para macOS e para Windows. Em breve, disponível para o aplicativo Zoom para dispositivo móvel.

Se você está pronto para melhorar sua produtividade e colaboração, comece a usar o AI Companion hoje mesmo, sem custo extra, com os serviços pagos atribuídos à sua conta de usuário Zoom. 

Se você não tem um plano Zoom pago elegível, atualize hoje mesmo para acessar os benefícios do AI Companion. É hora de trabalhar de maneira mais inteligente, colaborar com mais eficácia e alcançar seus objetivos com facilidade.

Se quiser conhecer mais dicas e truques do AI Companion, confira estes recursos:

• Central de integração do AI Companion
• Uma demonstração prática na Central de aprendizagem do Zoom
• Suporte do Zoom AI Companion

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Nota do editor: essa postagem em blog foi editada no dia 23 de outubro de 2024 para incluir as informações mais atualizadas sobre o Zoom AI Companion.

*De acordo com uma pesquisa on-line feita com 11.023 trabalhadores administrativos de tempo integral nos EUA, Reino Unido, Irlanda, Alemanha, França, Japão, Cingapura e Austrália. Conduzida pela Morning Consult, comissionada pela Zoom Communications, Inc., de 10 a 25 de agosto de 2023.

**O AI Companion pode não estar disponível para alguns setores e clientes regionais.