Complete todas as tarefas da sua lista com o AI Companion: conheça o gerenciamento automatizado de tarefas no Zoom Workplace

De pequenas demandas a grandes projetos, quando você menos espera já tem uma montanha de tarefas acumuladas que precisam ser concluídas. Controlar suas tarefas, os retornos que precisa fazer e os prazos a cumprir pode ser cansativo com tantas novas demandas surgindo.

Mas não se preocupe: gerenciar suas tarefas é mais fácil do que parece. O Zoom Tasks é nossa nova solução de gerenciamento de tarefas centrada em IA, integrada ao Zoom Workplace e com o AI Companion* para ajudar a concluir sua lista de tarefas com mais rapidez.

Por fazer parte do Zoom Workplace, o Zoom Tasks identifica itens de ação nos resumos de reuniões e nas conversas em chats que ocorrem ao longo do seu dia de trabalho e, também, pode ajudar a concluir tarefas em seu nome (mediante sua revisão e aprovação). Além disso, suas equipes têm acesso às informações de que precisam para acompanhar os projetos e aprimorar a colaboração.

Soluções de gerenciamento de tarefas são o equivalente moderno a listas de tarefas rabiscadas em post-its. Elas ajudam você a acompanhar todos os detalhes de cada tarefa, como o prazo de entrega, se ela faz parte de um projeto maior e com quem você está colaborando. 

No entanto, um software de gerenciamento de tarefas vai muito além das suas próprias pendências individuais. Ele ajuda as equipes a obter a visibilidade necessária sobre as diversas etapas de um grande projeto, incluindo arquivos, atualizações de status e obstáculos. De acordo com uma pesquisa global referente à colaboração conduzida pela Zoom e pela Morning Consult, um terço dos líderes (34%) dedica uma hora ou mais conversando com colegas de equipe sobre o status de projetos ou tarefas. Essa hora desperdiçada pode custar às organizações, por gerente, cerca de US$ 16 mil por ano devido à baixa de produtividade**, conferindo aos aplicativos de gerenciamento de tarefas um papel importante na colaboração moderna. 

Ao incluir o Agentic IA, o gerenciamento de tarefas torna-se ainda mais importante. Imagine não precisar mais acompanhar suas próprias tarefas — pois bem, o AI Companion pode fazer isso por você. Ele destaca as solicitações feitas a você em reuniões (e, em breve, também poderá identificar tarefas enviadas por e-mail e chats), para que você não perca tarefas e prazos. Isso ajuda a reduzir a sobrecarga de informações, consolidando suas tarefas em uma única aba para que você possa revisar, aceitar e compartilhar com outras pessoas.

E o AI Companion não se limita a gerenciar tarefas: ele também ajuda a concluí-las. Ele pode identificar o próximo passo, seja agendar uma reunião, começar um rascunho ou escrever uma mensagem no chat, e ainda sugerir a atitude a ser tomada. Quando você menos espera, esses itens estarão concluídos e riscados da sua lista de tarefas.

Com o AI Companion operando nos bastidores, você poderá realizar mais e ter um desempenho melhor. Veja como é na prática:

Quando você está em reunião o dia todo…

Reuniões consecutivas acabam consumindo muito do seu tempo e impedindo você de organizar suas anotações e registrar os itens de ação. Agora, com o AI Companion ajudando a monitorar suas tarefas, você pode focar a reunião em vez de ficar pensando se esqueceu de anotar um item importante. Depois das reuniões, basta acessar a aba "Tarefas" para ver todos os itens de ação que foram atribuídos a você, sem se preocupar se esqueceu de anotar algo. 

Quando pedem para você fornecer uma atualização de status…

Infelizmente, a seguinte situação é muito comum e acaba desperdiçando seu tempo e foco: seu gerente pergunta no que você está trabalhando esta semana, ou um colega quer saber qual o status de um determinado projeto. Você precisa compilar uma lista de tarefas, redigir uma resposta e conferir seus diversos rastreadores de projeto para ter certeza de que não deixou nada de fora. O AI Companion pode encontrar todas as tarefas relacionadas a um projeto ou com prazo final em um determinado intervalo de datas e redigir um status atualizado para você em poucos segundos, deixando todos atualizados em menos tempo e com menos esforço. Você também pode compartilhar tarefas com colaboradores para que todos possam ver o que você está fazendo.

Quando você tem muitas coisas para fazer…

Voltar de férias e encontrar uma montanha sem fim de mensagens de chat ou muitas pendências pode ser um tanto assustador. Dividir tudo em tarefas gerenciáveis pode ajudar a organizar sua lista e traçar um caminho certo a seguir. Você pode pedir ao AI Companion para resumir os tópicos de chats e identificar tarefas encontradas em suas mensagens para adicionar à sua lista de tarefas. Em seguida, ele recomendará maneiras de dar início aos próximos passos, por exemplo, agendar uma reunião, redigir uma resposta no chat ou e-mail, ou criar um documento. Ao usar o AI Companion para criar o primeiro rascunho, você economizará horas de pesquisa e brainstorming, além de poder ajustar a mensagem para que ela transmita suas ideias de forma eficaz. 

O Zoom Tasks com o AI Companion está incluído nos planos pagos qualificados do Zoom Workplace. Veja como começar:

1. Verifique se o seu aplicativo do Zoom Workplace está atualizado (6.4.3 ou superior).
2. Nas configurações da sua conta online, acesse a aba "AI Companion" e role para baixo até encontrar a seção "Tarefas". Para aproveitar tudo o que o Zoom Tasks com o AI Companion tem a oferecer, ative a configuração que permite que o AI Companion crie e gerencie tarefas, bem como a configuração para gerar tarefas a partir de transcrições de reuniões.
3. Clique no ícone de "Tarefas" na barra de navegação superior para ver suas tarefas. (Não conseguiu encontrar? Clique em "Mais".)

Dicas e macetes

Depois de habilitar o Zoom Tasks no Zoom Workplace, use estas dicas e macetes para adicionar e monitorar suas tarefas.

• Ao final do dia ou após uma série de reuniões, confira as "Tarefas recomendadas" para revisar as tarefas que foram atribuídas a você. Clique em "Aceitar" para adicioná-las à sua lista de "Minhas tarefas". 
• Clique no ícone de estrela do AI Companion dentro da tarefa para obter sugestões de ações que concluirão sua tarefa.
• À medida que itens surgirem no chat em equipe ou no e-mail que você queira adicionar à aba "Minhas tarefas", clique com o botão direito do mouse sobre eles para adicioná-los à lista. Agora você não precisa mais marcar os chats como não lidos só para lembrar de tomar alguma providência! 
• Você pode adicionar suas próprias tarefas manualmente clicando no botão +.
• Clicar em "Ver detalhes" mostrará mais informações sobre suas tarefas individuais, incluindo um link para a origem da tarefa, por exemplo, um resumo de reunião ou uma mensagem de chat. Você também pode editar suas tarefas para incluir suas próprias anotações e informações.
• Se você não tiver o AI Companion, ainda assim pode usar o Zoom Tasks como solução de gerenciamento de tarefas, acompanhando todos os seus afazeres em um só lugar para ajudar a otimizar seu modo de trabalhar. 

Visite a página do AI Companion para saber mais sobre as capacidades de Agentic IA disponíveis para ajudar no cotidiano do seu trabalho.

*O Zoom AI Companion pode não estar disponível em todas as regiões ou segmentos. Incluído sem custo adicional com serviços pagos na sua conta de usuário Zoom.

**O cálculo por gerente é uma estimativa baseada em informações sobre salários médios de cargos de gerência fornecidas pelo Bureau of Labor Statistics dos EUA.