Pięć wskazówek dotyczących organizowania bardziej integracyjnych spotkań

Minęły już czasy, gdy pracowało się w firmie, w której wszyscy mieszkali w pobliżu biura i pracowali osobiście przez pięć dni w tygodniu, podczas gdy jeden lub dwóch współpracowników pracowało zdalnie. W czasach, gdy normą była praca w pełnym wymiarze godzin, spotkania i codzienny styl pracy nie uwzględniały potrzeb pracowników zdalnych ani nie były do nich dostosowywane.

Kiedy organizacje zamieniły pracę głównie osobistą na całkowicie zdalną, stworzyło to okazję do proaktywnego budowania bardziej integracyjnych środowisk pracy dla zespołów, które nie mogą fizycznie przebywać razem. Technologia może ułatwić spotkania integracyjne dzięki funkcjom ułatwień dostępności, ale wszyscy możemy podjąć dodatkowe kroki, aby nasze spotkania miały charakter integracyjny.

Oto pięć wskazówek, które pomogą innym czuć się docenianymi, szanowanymi i włączonymi w każde spotkanie.

Rozpocznij spotkanie od przywitania się ze współpracownikami i zapytaj ich, jak się mają, aby nawiązać osobisty kontakt, nawet w środowisku wirtualnym. Jeśli ktoś dołączy do grupy z kilkuminutowym opóźnieniem, należy szybko wprowadzić go w temat, tak aby wszyscy byli zorientowani, co się dzieje. Wyrażenie uznania współpracownikom może nadać pozytywny ton reszcie spotkania.  

Jeśli organizujesz spotkanie, w którym biorą udział zarówno pracownicy stacjonarni, jak i zdalni, pozwól uczestnikom zdalnym zabrać głos jako pierwszym, aby czuli się docenieni i włączeni w spotkanie. Kiedy nadejdzie czas podsumowania, pozwól pracownikom zdalnym ponownie zabrać głos jako pierwszym, aby poczuli, że ich wkład został doceniony i spotkanie było warte ich czasu.

Zachęcaj do korzystania z wirtualnego lub rozmytego tła, aby nikt nie czuł się skrępowany, pokazując swoją przestrzeń osobistą. Jeśli jest to szczególna okazja, np. święto lub wprowadzenie nowego produktu, użyj tego samego wirtualnego tła, co zespół lub firma, aby podkreślić wagę wydarzenia i zwiększyć poczucie jedności, przynależności i koleżeństwa.

Zarówno podczas spotkania w cztery oczy, jak i w dużej grupie, dawaj współpracownikom werbalne i niewerbalne sygnały, aby pokazać, że mają Twoją uwagę. Gesty aktywnego słuchania mogą przybierać różne formy, takie jak kiwanie głową, używanie emotikon lub wysyłanie wiadomości na czacie podczas spotkania. Jeśli zauważysz, że współpracownik wyłącza wyciszenie, ale nie jest w stanie przedstawić swoich racji, zwróć na to uwagę i udziel mu głosu. Można również ukryć swój obraz własny, aby zminimalizować rozpraszanie uwagi i skupić się na mówiącej osobie. 

Jako że środowiska hybrydowe stają się normą, wirtualne dołączenie do spotkania wszystkich uczestników może być bardziej integrujące, nawet jeśli kilka osób znajduje się w tym samym budynku. Załóżmy, że współpracownicy z biura chcieliby spotkać się na spotkaniu z uczestnikami zdalnymi. W takim przypadku funkcja inteligentnej galerii Zoom sprawia, że spotkanie jest bardziej równorzędne, ponieważ tworzy indywidualne kanały wideo dla uczestników w pomieszczeniu, dzięki czemu są oni dobrze widoczni dla zdalnych uczestników. Wirtualne spotkania mogą wyrównać szanse, tak aby nikt nie czuł się pominięty. 

Odwiedź bibliotekę zasobów Zoom, aby znaleźć e-booki, raporty, filmy i inne materiały dotyczące prowadzenia bardziej integrujących spotkań.