Cinco dicas para organizar reuniões mais inclusivas

Comece uma reunião dizendo olá para os colegas e perguntando como eles estão para criar uma conexão pessoal, mesmo estando em um ambiente virtual. Se alguém acessar alguns minutos após o início da reunião, atualize-o para que todos tenham as mesmas informações. Reconhecer os colegas pode definir um tom positivo para o restante da reunião.  

Se você está fazendo uma reunião que conta com funcionários que estão tanto no escritório quanto em locais remotos, deixe que os participantes remotos falem primeiro, para que eles se sintam reconhecidos e incluídos. Quando for a hora de fazer a conclusão, permita que os funcionários remotos, novamente, falem primeiro, para que eles sintam que suas contribuições são valorizadas e que a reunião valeu a pena.

Incentive o uso de planos de fundo virtuais ou desfocados para que ninguém se sinta desconfortável tendo que exibir seu espaço pessoal. Se for uma ocasião especial, como um feriado ou o lançamento de um novo produto, use o mesmo plano de fundo virtual como equipe ou empresa aproveitando o evento para aumentar os sentimentos de sincronia, pertencimento e camaradagem.

Independentemente de ser uma reunião individual ou de um grande grupo, dê aos colegas deixas verbais e não verbais para que eles saibam que você está prestando atenção. Os gestos de escuta ativa podem ser de diferentes formas, incluindo balançar a cabeça, usar reações de emoji, além de enviar uma mensagem pelo bate-papo dentro da reunião. Se você notar que um colega ativou o áudio, mas não conseguiu compartilhar seu ponto de vista, reconheça isso e dê a palavra a ele. Também é possível ocultar a sua autovisualização para minimizar as distrações e focar na pessoa que está falando.

À medida que os ambientes híbridos se tornam a norma, pode ser mais inclusivo que todos os participantes ingressem em uma reunião virtualmente, mesmo quando várias dessas pessoas estiverem no mesmo local. Suponha que os colegas no escritório gostariam de se reunir para uma reunião com os participantes remotos. Neste caso, a Galeria inteligente do Zoom torna a reunião mais igual ao criar feeds individuais de vídeo dos participantes presenciais, para que eles possam ser vistos de maneira clara pelos participantes remotos. As reuniões virtuais podem nivelar o ambiente para que ninguém seja deixado de fora.

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