Cinque suggerimenti per organizzare riunioni più inclusive

Inizia una riunione salutando i tuoi colleghi e chiedendogli come stanno, in modo da creare relazioni personali anche in un ambiente virtuale. Se qualcuno arriva con qualche minuto di ritardo, aggiornalo velocemente affinché tutti siano allo stesso livello. Far sentire riconoscimento ai colleghi può stabilire un tono positivo per il resto della riunione.  

Quando tieni una riunione in cui i dipendenti si trovano sia in ufficio sia da remoto, consenti ai partecipanti remoti di parlare per primi affinché percepiscano riconoscimento e inclusione. Al momento della discussione, permetti ai dipendenti da remoto di parlare per primi, affinché sentano che i loro contributi vengono presi in considerazione e che il tempo dedicato alla riunione è stato ben speso.

Incoraggia l'uso di sfondi virtuali o sfocati in modo tale che nessuno si senta disagio nel mostrare i propri spazi personali. Se si tratta di un'occasione speciale, come una festività o il lancio di un nuovo prodotto, utilizza lo stesso sfondo virtuale affinché il team o l'azienda riconoscano che l'evento accresce la sensazione di unità, appartenenza e spirito di squadra-

Offri ai tuoi colleghi indizi verbali e non verbali per mostrargli che hanno la tua attenzione, sia quando vi trovate in una riunione individuale sia in una riunione per grandi gruppi. I movimenti di ascolto attivo possono assumere diverse forme: annuire, utilizzare reazioni con emoji o inviare un messaggio tramite la chat della riunione. Se noti che un collega apre il microfono ma non è riuscito a prendere la parola, invitalo a intervenire e lasciagli spazio per esprimere il suo punto di vista. Inoltre, puoi nascondere la vista personale per ridurre al minimo le distrazioni al fine di concentrarti sulla persona che sta parlando.

Nel corso del tempo gli ambienti ibridi diventano la norma, può essere più inclusivo quindi che tutti i partecipanti prendano parte alla riunione virtualmente, anche quando più persone si trovano nell'edificio. Supponiamo che i colleghi in ufficio desiderino riunirsi con i partecipanti remoti. In tal caso, la Smart Gallery di Zoom rende la riunione più equa creando feed video singoli dei partecipanti presenti nella sala in modo che i partecipanti remoti possano vederli chiaramente. Le riunioni virtuali rendono equo l'ambiente, in modo che nessuno si senta escluso. 

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