Daha Kapsayıcı Toplantılar Gerçekleştirmeniz İçin Beş İpucu

Yalnızca bir iki kişi uzaktan çalışırken diğer herkesin ofise yakın yerlerde yaşadığı ve haftanın beş günü işe gidip geldiği bir şirkette çalıştığınız günler geçmişte kaldı. Ofiste tam zamanlı çalışmanın norm olduğu zamanlarda toplantılar ve günlük çalışma biçimleri uzaktan çalışan bu kişiler için kapsayıcı değildi veya onlara uygun şekilde düzenlenmiyordu.

Öncelikli olarak ofiste çalışan kuruluşların bir gecede tamamen uzaktan çalışma modeline geçmesi sonucunda proaktif bir yaklaşım benimseyip fiziksel olarak bir araya gelemeyen ekipler için daha kapsayıcı çalışma ortamları yaratma fırsatı doğdu. Teknoloji sayesinde erişilebilirlik özelliklerini kullanarak daha kapsayıcı toplantılar düzenleyebiliyoruz ancak toplantılarımızın kapsayıcı olduğundan emin olmak için daha fazlasını yapabiliriz. 

Bu beş ipucundan faydalanarak diğer kişilerin çalışmalarının fark edildiğini, saygı gördüklerini ve her toplantıya dahil edildiklerini hissetmelerine yardımcı olabilirsiniz. 

Toplantılarınıza iş arkadaşlarınıza selam vererek başlayın ve sanal ortamda olsanız dahi kişisel bağlantılar kurmak için nasıl olduklarını sorun. Bir kişinin birkaç dakika geç katılması halinde konuştuklarınızı hızlıca özetleyerek herkesin aynı durumda olmasını sağlayın. Çalışanlarınıza selam vermek toplantının geri kalanında pozitif bir hava yaratmanızı sağlayabilir.  

Hem uzaktaki çalışanlarınızın hem de ofis çalışanlarınızın katıldığı bir toplantı düzenliyorsanız kendilerine önem verildiğini ve grubun bir parçası olduklarını hissetmeleri için ilk önce uzaktaki çalışanlarınıza söz hakkı tanıyın. Brifing vakti geldiğinde, yaptıkları katkılara değer verildiğini ve toplantıya katılarak vakitlerini boşa harcamadıklarını hissettirmek için yine ilk sözü uzaktaki çalışanlarınıza verin.

Sanal veya flu arka plan kullanmaya teşvik ederek kimsenin kişisel alanıyla ilgili rahatsız hissetmemesini sağlayın. Tatil veya yeni bir ürünün lansmanı gibi özel bir sebeple bir araya geldiyseniz etkinliğin anlamını vurgulamak için ekip veya şirket olarak aynı sanal arka planı kullanın ve bu sayede birliktelik, aidiyet, uyum ve iş birliği duygularını pekiştirin.

İlginizi onlara yönelttiğinizi göstermek için bire bir toplantılarınızda ve büyük grup toplantılarında iş arkadaşlarınıza hem sözlü hem de sözlü olmayan işaretler verin. Başınızı sallamak, emoji tepkilerini kullanmak veya toplantı içi sohbette mesaj göndermek gibi farklı aktif dinleme jestlerini kullanabilirsiniz. Bir iş arkadaşınızın sesini açtığını ancak kendini istediği gibi ifade edemediğini fark ederseniz kendisine seslenin ve sözü ona verin. Ayrıca dikkat dağıtıcı etmenleri en aza indirip söz alan kişiye odaklanmak için kendi görünümünüzü gizleyebilirsiniz. 

Hibrit ortamların norm haline gelmesiyle birlikte birçok kişinin aynı binada bulunduğu durumlarda bile tüm katılımcıları sanal bir toplantıda buluşturmak daha kapsayıcı olmanızı sağlayabilir. Ofisteki iş arkadaşlarınızın uzak katılımcılarla bir toplantı yapmak istediğini varsayalım. Böyle bir senaryoda Zoom'un Akıllı Galeri özelliği ile odadaki katılımcılar için bireysel video yayınları oluşturarak bu kişilerin uzak katılımcılar tarafından açıkça görünmesini sağlayabilir ve daha adil bir toplantı ortamı yaratabilirsiniz. Sanal toplantılar herkesin eşit durumda olmasını sağlar ve kimse dışlanmış hissetmez.