Rozproszona praca zespołowa nie jest łatwa — poznaj nasze wskazówki dotyczące globalnej współpracy

Rozproszone zespoły często muszą pracować ciężej, aby skutecznie współpracować, a wiele zadań, które pomagają członkom zespołu być na bieżąco, może odciągnąć ich od prawdziwej współpracy. Zadania takie jak wysyłanie notatek ze spotkań, działań do wykonania lub aktualizacje o stanie projektu mogą utrudniać komunikację z innymi i skupienie się na sensownej pracy. W rzeczywistości, w oparciu o nasz raport dotyczący sztucznej inteligencji w miejscu pracy, 73% liderów i 55% pracowników co najmniej kilka razy w tygodniu udostępnia współpracownikom notatki i działania do wykonania, a 71% liderów i 51% pracowników wielokrotnie w ciągu tygodnia przekazuje aktualizacje statusu projektów. To dużo intensywnej pracy, która może przeszkadzać we współpracy zespołowej.

W Zoom nie jesteśmy odporni na te wyzwania. Jako globalna firma musieliśmy strategicznie podejść do współpracy zespołowej. Opieramy się na naszych własnych narzędziach, a nasze doświadczenia pozwoliły nam nawet wymyślić i zaprojektować nowe funkcje i rozwiązania, które pomagają zespołom pracować wydajniej. Oto jak to robimy.

Członkowie zespołu znajdują się na różnych kontynentach, dlatego współpraca może być prawdziwym wyzwaniem logistycznym. Często nie ma sposobu, aby wszyscy dołączyli do rozmowy na żywo, bo ktoś musiałby dołączyć w środku nocy. 

Platforma Zoom jest spoiwem, które łączy zespoły, umożliwiając ciągłą współpracę w różnych strefach czasowych i językach. Centralnym elementem platformy jest Zoom Team Chat, który umożliwia pracownikom komunikowanie się asynchronicznie lub w czasie rzeczywistym, indywidualnie lub w grupach. 

— Jestem na Wschodnim Wybrzeżu [w Stanach Zjednoczonych], a większość moich współpracowników znajduje się na Zachodnim Wybrzeżu, ale pracuję również z ludźmi w Europie i Azji — powiedział Darin, szef działu aplikacji zwiększających produktywność. — Współpraca jest naprawdę globalna.

Jako kierownik Darin stara się nie wysyłać wiadomości na czacie do swoich współpracowników poza godzinami pracy. — Niektórzy ludzie nie mają nic przeciwko otrzymywaniu wiadomości po godzinach, ale inni wolą zachować tę granicę. Zoom Team Chat pozwala nam pracować w zgodzie ze wszystkimi. Mogę zaplanować wiadomość na czacie tak, aby odbiorca otrzymał ją rano, w swoim czasie — powiedział. 

Zoom Team Chat pomaga Darinowi być na bieżąco z wieloma różnymi rodzajami strumieni pracy, niezależnie od tego, czy jest aktywnym uczestnikiem, czy musi tylko ogólnie wiedzieć, co się dzieje. Nawet jeśli te rozmowy odbywają się w innym języku, Darin korzysta z wbudowanej funkcji tłumaczenia Zoom Team Chat do tłumaczenia wiadomości. Gdy współpraca obejmuje wiele produktów — na przykład spotkania i czat — ciągły czat podczas spotkania pomaga utrzymać dyskusję w jednym miejscu, dzięki czemu można kontynuować rozmowę nawet po zakończeniu spotkania.

Aby zaoszczędzić czas, Darin używa Zoom AI Companion, naszego generatywnego asystenta AI z funkcjami międzyplatformowymi, do podsumowywania długich wątków czatu. Pomaga mu to być na bieżąco z działaniami zespołu bez zagłębiania się w szczegóły.

— Bardzo dużą część komunikacji realizujemy za pomocą czatu. Niektórymi wiadomościami muszę się zająć od razu, ale niektóre mają tylko charakter informacyjny. Kiedy wchodzę na kanał czatu, na którym mam 30 lub 40 nieprzeczytanych wiadomości, mogę wygenerować podsumowanie i uzyskać ogólny obraz konwersacji — powiedział Darin. — To nieoceniona oszczędność czasu.

Pracownicy Zoom polegają na Zoom Team Chat jako centrum komunikacji, dyskusji i podejmowania decyzji. Gdy członkowie zespołu muszą jednak udostępnić wersję demonstracyjną produktu lub wskazać błąd, słowa i statyczne obrazy często nie wystarczą. 

— W przeszłości robiliśmy zrzuty ekranu, pisaliśmy opisy i wklejaliśmy je na czacie lub w dokumencie. Można było poskładać wszystko w całość, ale było to o wiele bardziej czasochłonne — powiedział Darin. 

Proces ten zmienił się wraz z wprowadzeniem Zoom Clips, narzędzia do asynchronicznego wideo wbudowanego w platformę Zoom. 

— Dzięki aplikacji Clips możemy współpracować asynchronicznie nad materiałami wideo. Uważam, że jest to najlepsze narzędzie do demonstracji — powiedział Matthieu, kierownik produktu. Z Francji może współpracować z zespołami inżynierów na całym świecie w celu dopracowania konkretnych funkcji produktu.

— Zespół inżynierów pracuje nad funkcją i nagrywa krótką demonstrację. Kiedy się połączę, mogę sprawdzić, czy spełnia wymagania i jest zgodna z projektem — wyjaśnił Matthieu. — Jeśli zobaczę coś, co nie spełnia wymagań, mogę dodać komentarz w określonym momencie klipu i rozpocząć dyskusję.

Na drugim końcu tej pętli informacji zwrotnych znajduje się Kendall, kierownik ds. projektowania produktu, i jego zespół. — Jako projektant czasami otrzymuję wymaganie w linku w Zoom Clips. Zapewnia mi to kontekst, jakbym właśnie odbył spotkanie z kierownikiem produktu — powiedział Kendall. — Jeśli po południu mam gotowy szkic projektu, mogę poświęcić kilka minut na przygotowanie klipu, w którym przedstawię swoje pomysły, a następnego ranka będę miał komentarze w klipie lub w Zoom Team Chat. Jeśli wszystko działa dobrze, współpracownicy zostawiają kciuk w górę pod klipem.

Reakcje za pomocą emotikon to nie jedyne zaawansowane funkcje dostępne w Zoom Clips. Aby poprawić jakość wideo, Kendall i Matthieu mogą upiększyć swój wygląd, wykorzystać tłumienie hałasu, a nawet użyć awatara. Po udostępnieniu klipu mogą zobaczyć, ile osób go obejrzało, oraz odpowiedzieć na pytania i komentarze, które zostały pozostawione w określonych miejscach klipu.

Darin uważa, że to rozwiązanie problemu wymiany wiadomości na czacie przynosi jego zespołowi ogromny zwrot z inwestycji. — Mamy jasną komunikację w bardzo krótkim czasie — powiedział.

Matthieu uważa, że nawet jeśli różnice czasowe nie stanowią problemu, zdarzają się sytuacje, w których woli nagrywać klipy niż organizować rzeczywiste spotkanie. — Demonstracje na spotkaniach mogą być mniej skuteczne — ludzie muszą się przygotować i mogą odczuwać presję odpowiadania na pytania na żywo — powiedział. — Dzięki aplikacji Clips możesz po prostu rozpocząć nagrywanie. Czas spędzony na demonstracjach znacznie się skrócił.

Jako widz Matthieu woli mieć kontrolę i obejrzeć demonstrację w najwygodniejszym dla niego momencie, zamiast oglądać ją na żywo podczas spotkania. — Zauważyłem, że bardziej się skupiam. Jeśli zajdzie taka potrzeba, mogę wrócić do początku lub do określonego punktu.

Komunikacja asynchroniczna daje Laurze, projektantce treści z Wielkiej Brytanii, czas na przetrawienie prezentowanych informacji i uporządkowanie pomysłów. — Osobiście, kiedy jestem odbiorcą klipu, wspaniale jest mieć trochę przestrzeni na zastanowienie się nad moją reakcją — powiedziała. — Klipy sprawiają, że komunikacja jest dla mnie trochę łatwiejsza.

Strefy czasowe to nie jedyne wyzwania, z którym muszą się zmierzyć nasze globalne zespoły. Bariery językowe również mogą uniemożliwiać zespołom jasną komunikację. Narzędzia do współpracy zespołowej muszą być w stanie wspierać komunikację w różnych językach. 

Przekazanie planu spotkania przed jego rozpoczęciem to zawsze dobra praktyka, ale pomaga również osobom, które nie mówią w podstawowym języku spotkania, przygotować się z wyprzedzeniem. Darin mówi, że śledzi elementy planu w Zoom Notes, które można udostępniać na czacie i wyświetlać na karcie spotkania.

Współpracownicy Laury z działów inżynierii i projektowania produktów, którzy mówią głównie w innym języku, udostępniają swoje plany spotkań w Zoom Team Chat, gdzie Laura może następnie przetłumaczyć wiadomości na język angielski za pomocą kilku kliknięć. Podczas spotkania włącza napisy tłumaczone w czasie rzeczywistym, aby nadążyć za rozmową. — Jestem w stanie uczestniczyć i słuchać komfortowo, a język nie stanowi dla mnie ogromnej bariery — powiedziała.

Niedawno wprowadziliśmy jeszcze więcej funkcji Zoom AI Companion i obsługę 36 języków (w wersji zapoznawczej) dla funkcji podczas spotkań , aby pomóc globalnym zespołom lepiej się komunikować. Po jego włączeniu asystent AI Companion może automatycznie wykrywać, kiedy na spotkaniu używany jest obsługiwany język, i generować podsumowanie spotkania w tym języku. Asystent AI Companion może również udzielać odpowiedzi na pytania w obsługiwanych językach, nawet jeśli ten język nie jest używany na spotkaniu. Oznacza to, że uczestnik spotkania, taki jak Laura, może zadać asystentowi AI Companion pytanie w języku angielskim i uzyskać odpowiedź w tym języku, nawet jeśli rozmowa odbywa się w innym języku.

Jeśli chcesz pomóc swoim rozproszonym zespołom lepiej komunikować się bez względu na strefy czasowe i bariery językowe, oto trzy kwestie, które należy wziąć pod uwagę: 

1. Centrum komunikacyjne pomaga zespołom pozostawać w kontakcie. Gdy zespoły wiedzą, gdzie szukać informacji, ich współpraca przebiega sprawniej. Dzięki jednej platformie do komunikacji i współpracy zespołowej, która obejmuje Zoom Meetings, Zoom Team Chat, Zoom Clips i Workvivo do szerszej komunikacji firmowej, pracownicy mogą być na bieżąco z postępami w swoich projektach i otrzymywać aktualizacje organizacyjne bez opuszczania Zoom. — Workvivo jest teraz dla nas najlepszym miejscem, aby znaleźć aktualne wiadomości o firmie — powiedział Matthieu.
2. Nie wszystko musi być „na żywo”. Komunikacja asynchroniczna za pośrednictwem Zoom Team Chat i Zoom Clips może być w niektórych sytuacjach równie skuteczna jak spotkanie na żywo lub może stanowić świetny punkt wyjściowy do dalszej rozmowy. Jak powiedziała Laura: „Zoom Clips nie jest zamiennikiem spotkania, ale raczej elementem towarzyszącym, który pozwala utrzymać tempo". Nawet jeśli nie możesz dotrzeć na spotkanie, podsumowania spotkań generowane przez sztuczną inteligencję mogą pomóc Ci nadrobić zaległości.
3. Zintegrowane rozwiązania oszczędzają czas. Gdy Twoje zespoły nie muszą przełączać się między narzędziami tłumaczeniowymi innych firm, mogą szybciej i wydajniej komunikować się ze współpracownikami. — Funkcja tłumaczenia w Zoom Team Chat jest bardzo pomocna dla mojego zespołu. Możemy łatwo dokładnie sprawdzić znaczenie wiadomości, gdy mamy jakieś wątpliwości — powiedział Kendall.

Jeśli masz Zoom Workplace, możesz zacząć korzystać z Zoom Clips i Zoom Team Chat już dziś! Zapoznaj się z  naszym podręcznikiem użytkownika Zoom Clips i przewodnikiem po Zoom Team Chat. 

Szukasz nowych sposobów na zwiększenie produktywności w swoich globalnych zespołach? Zapoznaj się z naszym webinarem na żądanie „Unlocking productivity: 10 tips for maximizing your Zoom experience” (Większa produktywność: 10 wskazówek dotyczących poprawy doświadczeń z Zoom).