Zo haal je alles uit Zoom AI Companion 2.0: je gids om aan de slag te gaan met je AI-assistent

In de dynamische werkomgeving van tegenwoordig draait alles om het maximaliseren van de productiviteit en het verbeteren van de samenwerking. Gelukkig kan AI-technologie daarbij helpen en veel organisaties hebben kennisgemaakt met de voordelen. In een wereldwijde enquête, namens Zoom uitgevoerd door Morning Consult*, gaf meer dan 75% van teamleiders die AI gebruiken aan dat hun werknemers taken sneller afrondden, productiever waren en werk van hogere kwaliteit afleverden.

Zoom AI Companion, je generatieve AI-assistent, kan helpen een revolutie teweeg te brengen in de manier waarop je werkt en communiceert. Deze tool is gratis inbegrepen bij de betaalde services van je Zoom-gebruikersaccount en is ontworpen om naadloos te integreren met je Zoom Workplace-ervaring en diverse functies te bieden die je helpen slimmer in plaats van harder te werken. 

In deze gids bespreken we hoe je AI Companion 2.0 kunt activeren, de belangrijkste functionaliteiten van de tool kunt ontdekken en delen we een paar tips en trucs om deze fantastische AI-assistent optimaal te benutten.

Misschien vraag je je af hoe AI Companion je kan helpen, of AI nu nieuw voor je is of je al langere tijd de voordelen ervan aan het ontdekken bent. Eén van de geweldige voordelen van AI Companion is dat het is verweven met je gebruik van Zoom. En net als alles wat Zoom Workplace te bieden heeft, is deze tool simpel en gebruiksvriendelijk. 

Met AI Companion 2.0 kun je nog meer doen:

• Meer context: het zijpaneel van je AI Companion is contextbewust. Het begrijpt waar je naar op zoek bent, herkent je eerdere interacties en geeft suggesties om op de hoogte te blijven van je werk. Als je bijvoorbeeld Team Chat hebt geopend, krijg je promptsuggesties op basis van Team Chat, zoals 'Recente berichten samenvatten'.
• Samengevatte informatie: met het nieuwe zijpaneel kun je informatie ophalen uit je vergaderingen, chatgesprekken, documenten en meer, en indien verbonden met Zoom Workplace, informatie uit Microsoft Outlook, Microsoft Office, Gmail, Google Agenda en Google Docs. Je kunt zelfs rechtstreeks vanuit AI Companion online informatie zoeken.
• Actie ondernemen: AI Companion 2.0 kan je helpen bij het identificeren en voltooien van je volgende stappen en actiepunten. Met de lancering van Zoom Tasks (naar verwachting eind 2024) kun je binnenkort nog meer gedaan krijgen door acties op Zoom Workplace te bekijken, te volgen en te voltooien.

Informatie samenvatten om je op weg te helpen

Als je weinig tijd hebt en nog een hoop chatberichten moet beantwoorden, kan AI Companion snel je chatthreads samenvatten en actiepunten identificeren, zodat je het grote geheel sneller begrijpt en efficiënt kunt reageren.

AI Companion kan ook samenvattingen van vergaderingen maken, zodat je geen aantekeningen hoeft te maken om te onthouden wat er is besproken of de vervolgstappen voor jou en je team vast te leggen. Bovendien kan AI Companion ook een samenvatting van de vergadering maken zonder dat je de vergadering hebt opgenomen.

AI Companion kan ook samenvattingen van gesprekken, sms-berichten en voicemails in Zoom Phone verstrekken, zodat je nog meer tijd bespaart.

Houd vergadergesprekken doelgericht en impactvol

Volgens de Zoom Morning Consult-enquête is realtime-hulp tijdens vergaderingen de belangrijkste taak waarvoor managers bereid zijn AI te gebruiken. Dit maakt een AI-vergaderassistent tot een waardevol hulpmiddel.

AI Companion kan je vragen over een lopende vergadering beantwoorden. Met AI Companion 2.0 kun je chatten met AI Companion via een zijpaneel, waar je hulp kunt vragen bij tal van taken, zoals feedback en discussiepunten vastleggen, vragen stellen via internet en meer te weten komen over deelnemers, zoals wat hun functie is en in welke tijdzone ze zich bevinden. Vergaderhosts kunnen via instellingen bepalen of ze willen dat deelnemers vragen kunnen stellen over de vergadering, waaronder achterhalen wat er gebeurd is voordat ze aan de vergadering deelnamen. 

Na de vergadering kun je via het nieuwe zijpaneel AI Companion vragen stellen over de vergadering, zoals  "Welke onderwerpen kwamen aan bod?" of "Werd mijn naam genoemd?" 

Krijg hulp bij je concepten en neem inhoud sneller op 

Volgens de Zoom Morning Consult-enquête besteden werknemers op het werk meer tijd aan het opstellen en versturen van e-mails en chatberichten dan aan wat dan ook. Bovendien meldt 44% van de werknemers meer tijd aan die taken te besteden dan ze zouden willen.

Als AI-schrijfassistent kan AI Companion e-mailberichten opstellen die de juiste lengte hebben en de juiste toon treffen, zodat je professioneel en effectief kunt communiceren. AI Companion kan je ook helpen om een bedankmail te schrijven aan vergaderdeelnemers op basis van wat er is besproken. 

Je kunt deze tool ook gebruiken om Zoom Team Chat-antwoorden op te stellen die de juiste toon en lengte hebben, zodat je tijd bespaart en efficiënt kunt communiceren met je team.

In Zoom Docs kun je inhoud opstellen, herzien en samenvatten, allemaal op één plek. Maak een nieuw document op basis van je samenvattingen van vergaderingen en gebruik AI-sjablonen om bestaande inhoud om te zetten in precies wat je nodig hebt.

Met het nieuwe zijpaneel in AI Companion kun je hulp vragen bij de volgende zaken: 

• Bedenk een aantal ideeën voor een marketingcampagne of laat de tool een aantal slogans bedenken op basis van een geüploade campagnebriefing. Vraag hulp aan AI Companion om een nieuwe kop of inleiding te bedenken of verander de toon van je concept. 
• Vat geüploade bestanden samen of haal specifieke hoofdpunten aan. Upload pdf's, Microsoft Office 365-bestanden of Google-documenten, -spreadsheets en -presentaties en vraag AI Companion om ze samen te vatten, zodat je snel de hoofdpunten begrijpt zonder dat je het hele document hoeft te lezen.

In Zoom Whiteboard kan AI Companion helpen ideeën te genereren op een digitaal whiteboard en content voor je organiseren in categorieën, zodat je brainstormsessie beter en gemakkelijker verloopt. 

Je kunt de AI Companion-functies gebruiken die beschikbaar zijn bij de betaalde services van je Zoom-gebruikersaccount zonder extra kosten te hoeven maken.** Activeer dit als volgt:

1. Neem contact op met je beheerder: je beheerder kan functies in- of uitschakelen via instellingen op account- en groepsniveau. Als je in een Zoom-vergadering bent en de AI Companion-diamant in je werkbalk ziet, kun je erop klikken en de instructies volgen om je beheerder te vragen die functie in te schakelen. 
2. Open Zoom Workplace en meld je aan: om AI Companion 2.0 te gebruiken, moet je nagaan of er updates zijn. (Versie 6.2.5 of recenter is vereist) 
3. Open je accountinstellingen in een webbrowser: 
1. Klik aan de linkerkant op Instellingen.
2. Klik bovenaan op AI Companion.
3. Voor functies met instellingen op gebruikersniveau kun je elke optie in- en uitschakelen.
4. Begin met verkennen: zoek de AI Companion-diamant in meerdere producten op Zoom Workplace, zoals de werkbalk met Zoom Meetings-bedieningselementen of het Zoom Team Chat-venster. Als je de AI Companion-diamant hebt gevonden, ben je klaar om de mogelijkheden ervan te verkennen als AI-vergaderassistent, schrijfhulp, enzovoort.

Ontdek hoe je AI Companion kunt gebruiken om tijd te besparen en gestroomlijnd samen te werken. We geven je alvast een aantal deskundige tips:

1. Stel het in en denk er niet meer aan. Als je AI Companion zo instelt om altijd samenvattingen van vergaderingen te maken, worden al je gehoste vergaderingen automatisch samengevat. Als je een bepaalde vergadering niet wilt samenvatten, kun je de samenvatting van de vergadering alsnog uitschakelen tijdens de vergadering en eventuele opgestelde inhoud verwijderen. 
2. Gebruik de AI Companion-diamant waar je hem ook vindt. AI Companion is geïntegreerd in Zoom Workplace. Telkens als je de AI Companion-diamant ziet en erop klikt, ontdek je hoe AI Companion je op dat moment kan helpen. 
3. Wees specifiek met je prompts. Om resultaten te krijgen die aansluiten bij wat je in gedachten had, moet je een specifiek verzoek formuleren, achtergrondinformatie bijvoegen, AI Companion vertellen hoe de informatie moet worden geanalyseerd en precies beschrijven hoe je de resultaten wilt ontvangen. 

Lees onze gids met 'best practices' voor meer informatie over het schrijven van prompts voor AI Companion.

Bereik meer met AI Companion 2.0

Dit zijn een aantal voorbeeldprompts waarmee je aan de slag kunt en een aantal functies die we in de toekomst willen implementeren. Probeer AI Companion op de volgende manieren om hulp te vragen. Vergeet niet dat je lokale documenten kunt uploaden naar AI Companion:

• Zoom Meetings
• Vat een eerdere vergadering samen.
• Vat deze vergadering samen.
• Werd mijn naam genoemd in deze vergadering?
• Welke onderwerpen werden tijdens deze vergadering genoemd?
• Wat zijn de volgende stappen in deze vergadering?
• Zoom Team Chat
• Vat recente berichten in dit kanaal samen.
• Vat ongelezen berichten in dit kanaal samen.
• Wat zei [PERSOON] over [ONDERWERP] in dit kanaal?
• Wat zijn mijn actiepunten in dit kanaal?
• Zoom Docs
• Vat dit document samen.
• Wat waren de hoofdpunten in dit document?
• Stel een overzicht op van [ONDERWERP].
• Stel een reisroute op voor een bezoek aan [STAD].
• Maak op basis van dit document een marketingaankondiging van één alinea.
• Zoom Mail
• Vat deze e-mail samen.
• Maak een lijst van de volgende stappen uit deze e-mail.
• Moet ik op deze e-mail reageren?
• Hoe dringend is deze e-mail?

Ontdek hoe AI Companion je in de toekomst kan helpen:

• Stel vragen over ongelezen Team Chat-berichten in verschillende chatgesprekken of -kanalen. 
• Krijg samenvattingen en antwoorden voor meerdere e-mailthreads.
• Gebruik prompts met tijdsbereiken, bijvoorbeeld "Toon me hoogtepunten van de afgelopen week."
• Vraag volledige details op over aanstaande vergaderingen. Als je momenteel peilt naar aanstaande vergaderingen, krijg je mogelijk je afgewezen vergaderingen of een onvolledig overzicht van je vergaderingen te zien.
• Stel vragen over Zoom Phone, Zoom Scheduler, Zoom Clips, Zoom Notes, Zoom Workflows, Zoom Revenue Accelerator, Workvivo, Zoom Apps en Zoom Workspaces.

De werkelijke resultaten en reactiesnelheid van AI Companion kunnen variëren afhankelijk van de prompt, productinstellingen en beschikbare gegevens. Zoom zal AI Companion mettertijd innoveren en verbeteren, feedback van klanten verzamelen en het reactievermogen verbeteren. Op het moment van schrijven is AI Companion 2.0 beschikbaar op de Zoom-app voor macOS en Windows. Binnenkort beschikbaar voor mobiele apparaten.

Ben je klaar om je productiviteit en samenwerking te verbeteren, begin dan vandaag nog met het gebruik van AI Companion, een tool die zonder extra kosten is inbegrepen bij de betaalde services van je Zoom-gebruikersaccount. 

Heb je geen in aanmerking komend betaald Zoom-abonnement, upgrade dan vandaag nog om toegang te krijgen tot de voordelen van AI Companion. Het is tijd om slimmer te werken, effectiever samen te werken en je doelen met gemak te bereiken.

Als je nog meer tips en trucs voor het gebruik van AI Companion wilt, raadpleeg dan deze hulpbronnen:

• Onboardingscentrum van AI Companion
• Een praktische demonstratie in het Zoom-trainingscentrum
• Ondersteuning Zoom AI Companion

__

Noot van de redactie: dit blogbericht is bewerkt op 23 oktober 2024 om de meest actuele informatie over Zoom AI Companion erin op te nemen.

*Op basis van een online-enquête bij 11.023 fulltime kenniswerkers in de VS, het VK, Ierland, Duitsland, Frankrijk, Japan, Singapore en Australië. Van 10 tot 25 augustus 2023 uitgevoerd door Morning Consult in opdracht van Zoom Communications, Inc.

**Voor sommige sectoren en bepaalde regionale klanten is AI Companion mogelijk niet beschikbaar.