全社ミーティングは、有益な情報や最新情報を組織全体と共有する絶好の機会となります。従業員を惹き付け、従業員の意欲を高めるインタラクティブな集まりを主催する方法を以下にご紹介します。
全社ミーティングは、有益な情報や最新情報を組織全体と共有する絶好の機会となります。従業員を惹き付け、従業員の意欲を高めるインタラクティブな集まりを主催する方法を以下にご紹介します。
企業がハイブリッドワークへの移行を進める中で、リモートの従業員および対面で働く従業員とのエンゲージメントを維持し、つながりを育むことが重要課題になっています。この移行に伴い、組織は従業員と効果的に情報共有し、エンゲージメントを高める方法などを考慮して、絶えず変化するダイナミクスに適応する必要があります。
ガートナーの調査によると、リモート ワーカーによるハイブリッド ワークの割合は、2022 年末までにリモート ワーカー全体の 70% に達する見込みです。
そこで、分散した従業員に重要な企業の最新情報を提供し、リモートチームのつながりを維持するための組織の対応方法を考えてみましょう。
人事および社内コミュニケーションの担当者は、次の点を考慮する必要があります。
会社全体の重要な最新情報を伝えることに焦点を当てること
全社的なミーティングを通じてオープンなコミュニケーションを図り、 従業員がつながりを感じられるようにすること
世界中に分散した従業員全体と効果的に交流すること
このガイドでは、全社的なコミュニティ意識を創出すると同時に、従業員に対して重要な社内の最新情報を伝達する助けとなる、全社ミーティングを主催するための専門家のヒントをご紹介します。
つながりを構築したい場合でも、会社の最新情報を通知したい場合でも、適切なテクノロジーを選択することで、従業員の体験を価値あるものにできます。
Zoom Meetings と Zoom Webinars では、あらゆる規模の企業が有意義かつ魅力的な全社ミーティングを主催できる機能を用意しています。一方 Zoom Events では過去および現在の従業員向けイベントに関するハブを作成できます。
参加者は、ビデオ、オーディオ、画面共有、注釈、チャット、ブレイクアウトルームを操作できます。
出席者は、視聴およびQ＆Aの使用ができます。
Zoom MeetingsとZoom Webinars間で機能を柔軟に選択できます
過去の全社ミーティングセッションを イベントハブ で録音を整理してライブ配信できます
各出席者に個別チケットの割り当てが可能です
ソリューションを選択する際の基準としては、参加する従業員数、インタラクティブな機能の必要度、マルチセッションを主催するかどうかなどがあります。以下では Zoom ソリューション別におすすめのユースケースをご紹介します。
出席者の体験の種類と従業員に求めるインタラクションのレベルは、どのテクノロジーを選択するかを決定するうえで重要な要素となります。
Zoom Meetings の価値は人と人とをつなげることです。従業員はオーディオとビデオにアクセスできるだけでなく、チャット、フィルタ、リアクション、投票、デジタル ホワイトボード、挙手などの機能を利用して柔軟にエンゲージメントを図ることができます。ホストが機能を有効にすれば、画面共有やブレイクアウト ルームへの参加も可能です。
Zoom Webinars を使用すると、ホストは出席者の体験をよりきめ細かく制御できます。出席者にはオーディオ / ビデオの使用や画面共有の権限がないため、進行が乱される可能性を抑制できます。一方で、Q＆A パネル、ウェビナー チャット、投票、リアクション、ウェビナー後のアンケートなどの機能が利用できるので、これらによって従業員のエンゲージメントを高めることができます。以上のことから、Zoom Webinars は、全社に向けた最新情報のアナウンス、経営幹部によるパネル ディスカッションの主催、大規模トレーニングに最適です。ホストは、セッション ブランディングを使用して、全社ミーティングの外観や印象を個別にカスタマイズすることもできます。
Zoom Events では、Zoom Meetings または Zoom Webinars による個別セッションを主催できます。上に挙げたインタラクティブな機能に加えてネットワーキングや EXPO などの機能も使用できます。デジタル コンテンツ ディレクトリとして機能するハブからレコーディングを簡単に保存、管理、共有することもできます。
従業員にとって最大限有益な時間となり、従業員が参加したくなるような全社ミーティングにすることが重要です。以下のベスト プラクティスを活用すれば、自信を持ってプロフェッショナルでインパクトのある全社ミーティングを主催できます。
バーチャルイベントを主催する場合、社内のイベントだったとしても、多くの未確定要素があります。チームメンバーに仕事を任せ、そのロールと責任を明確に説明して、シームレスな体験を作り上げるために協力できるようにします。
コンテンツやトークトラックについてよく理解している人を指名して、スライド共有を依頼するほか、各発言者にスライド コントロールを任せ、ミーティング中に発言者自身がスライドを進められるようにもできます。
出席者数に応じて、Q＆A のモデレーションとチャットを行う担当者を数名指名できます。これは、ミーティングを通して、その場で従業員の質問に答え、エンゲージメントを維持するのに最適な方法です。
Meetings と Webinars の両方で利用可能な投票機能は、参加者とのエンゲージメントを図るのに最適な方法です。高度な投票機能により、追加の回答形式とクイズで関心を引き、参加者の注目度を確認できます。イベント全体を通じて投票の実施と管理を担当するチームメイトを割り当てます。
セキュリティのベスト プラクティスに従って、全社ミーティングセッションを保護しましょう。不適切なコメントや妨害を未然に防ぐため、チームメイトに Q＆A やチャットのモニタリングを依頼することもできます。
練習すれば必ず効果があります。イベントの前に、すべてのスピーカーと予行演習をスケジュールし、オーディオ、ビデオ、照明、インターネット接続をテストしましょう。技術チームにとって、予行演習は、スライドやビデオの共有、投票の実施などライブイベント中に行うすべてを練習する機会となります。
ここでは、予行演習で万全の準備を整え、開催できる状態かどうかを確認するのに役立つチェックリストをご紹介します。
リストには次のような内容を組み込みましょう。
Zoom Webinars を使用する場合:
Zoom Meetings を使用する場合:
全社ミーティングを成功に導くには、組織の構成や従業員のニーズを考慮する必要がありますが、成功の方法は一つではありません。以下、従業員にとってもっとも価値ある全社ミーティングにするためのヒントをご紹介します。
ミーティング中に多様なトピックを取り上げ、参加者のエンゲージメントを保ち、提示される情報への興味を引き付け続けることが重要です。ゲスト スピーカーを招き、学習、ソート リーダーシップ、または純粋な楽しみの機会を提供してみてはいかがでしょうか。さらに、ビデオや音楽を織り交ぜると、毎回の全社ミーティングにメリハリが生まれ、参加意欲を高めることができます。
全社ミーティングは、従業員を巻き込んで、組織の一員としてのエンゲージメントを高める絶好の機会となります。従業員の耳に入れておくべき重要な情報を共有する機会を提供し、イベントの前に投票やアンケートを実施することで、全社ミーティングのアジェンダを調整します。
お役立ちヒント
Zoom Chat を活用して、イベントの前後に情報共有を行いましょう。イベントが始まる前から盛り上げるための仕掛けを実施するとともに、準備に漏れがないことを確認しましょう。
Zoom Webinars の Q＆A 機能を使用すると、出席者はイベント中に質問を送信してライブ / 書き込みによる回答を得られます。Q＆A 機能を使用する際のヒントをいくつかご紹介します。
プレゼンターがスピーチに集中できるよう、チーム内でQ&Aを担当するメンバーを決めましょう。Q&Aチームがオーディオまたはビデオで参加していない場合は、 ビデオなしの参加者を非表示にする 機能を使って、彼らのビデオフィードを非表示にできます。
Q＆A設定を調整することで、匿名の質問を許可または無効にできます。また、出席者による質問の表示、質問へのコメント、質問への投票を許可するかについて、設定を変更することも可能です。
出席者から質の高い質問が出なかった場合に備えて、Q＆Aに割り当てられている時間を有効活用するために、思考を促すような質問を用意しておいてください。
ウェビナーの後でQ＆Aレポートを確認して、セッションで質問の回答が得られなかった出席者に対してフォローアップを行います。
Zoom Meetings で利用可能なブレイクアウト ルームでは、従業員が小規模なグループに分かれて議論できます。セッション前またはセッション中に、出席者をブレイクアウト ルームに割り当てましょう。参加者が参加するルームを選択できるように設定することも、ルーム間を自由に移動できるように設定することもできます。
イベント後、フィードバックの機会を従業員に提供し、よかった点、改善の余地がある点、今後の全社イベントに期待する内容などの感想や意見を収集します。Zoom Webinars では、「ウェビナー後のアンケート」機能を使用して、イベント直後にアンケートを開始できます。
