Le riunioni con tutti i partecipanti ti offrono eccellenti opportunità per condividere informazioni e aggiornamenti preziosi con la tua organizzazione completa. Ecco come puoi organizzare un raduno interattivo che coinvolgerà ed entusiasmerà i tuoi dipendenti.
Best practice per organizzare riunioni virtuali con tutti i partecipanti
In questa guida
- 01 La sfida ibrida - Jumplink to La sfida ibrida
- 02 La scelta della giusta tecnologia - Jumplink to La scelta della giusta tecnologia
- 03 Suggerimenti e best practice - Jumplink to Suggerimenti e best practice
- 04 Coinvolgimento e connessione del pubblico - Jumplink to Coinvolgimento e connessione del pubblico
Condividi questo post
La sfida ibrida
Man mano che le aziende si spostano verso il lavoro ibrido, è prioritario sostenere il coinvolgimento e promuovere le connessioni con i dipendenti in presenza e da remoto. In questa transizione, le organizzazioni devono adattarsi alle dinamiche in evoluzione incluse la condivisione efficace delle informazioni e il coinvolgimento della forza lavoro in modalità ibrida.
Secondo uno studio di Gartner, entro la fine del 2022, la quota di lavoro ibrido dei lavoratori da remoto dovrebbe raggiungere il 70% della totale forza lavoro da remoto.
E quindi, come si adatteranno le organizzazioni per mantenere aggiornata sulle informazioni aziendali cruciali la forza lavoro distribuita e per coinvolgere i team da remoto?
Comunicazioni interne e delle Risorse umane che i professionisti devono considerare:
-
focus sulla comunicazione di importanti aggiornamenti a livello aziendale
-
comunicazione diretta con assemblee aziendali plenarie per aiutare i dipendenti a sentirsi connessi
-
interazione efficace con l'intera forza lavoro distribuita a livello globale
Questa guida offre consigli pratici per organizzare riunioni aziendali con tutti i partecipanti, per aiutarti a creare un senso di comunità all'interno della tua attività e per comunicare importanti aggiornamenti interni ai tuoi dipendenti.
La scelta della giusta tecnologia
Sia che tu stia cercando di creare connessioni o annunciare le ultime notizie aziendali, scegliere la giusta tecnologia ti aiuterà a offrire una preziosa esperienza al dipendente.
Zoom Meetings e Zoom Webinars offrono funzionalità che consentono alle piccole e grandi imprese di organizzare coinvolgenti assemblee plenarie di successo, mentre Zoom Events consente la creazione di un hub per gli eventi passati e presenti dei dipendenti.
Meetings rispetto a Webinars o a Events
Zoom Meetings
-
Participants are known to the host.
- Fino a 1000 partecipanti
-
I partecipanti possono interagire con video, audio, condivisione schermo, annotazioni, chat e sessioni secondarie.
-
Best for group collaboration
- Sincronizzazione del team
- Dimostrazione del reparto vendite
- Lezioni e colloqui con docenti online
Zoom Webinars
-
Large audiences & attendees are unknown to the host.
- (fino a 100 000 partecipanti)
-
I partecipanti possono visualizzare, ascoltare e utilizzare la funzionalità Domande e risposte.
-
Best for public events
- Riunioni del consiglio comunale
- Conferenze e seminari virtuali
- Eventi di intrattenimento
Zoom Events
-
Scegli con flessibilità fra Zoom Meetings e Zoom Webinars
-
Organizza le registrazioni in un hub dell'evento in cui le sessioni delle assemblee plenarie precedenti possano essere guardate
-
Assegna biglietti individuali a ogni partecipante
-
Best for events:
- Con sessioni ricorrenti
- A più tracce
- Su più giorni
Come decidere
Quanti dipendenti parteciperanno? Qual è il livello di interazione che desideri? Devi organizzare sessioni multiple? Ecco alcuni consigli per utilizzare ciascuna soluzione Zoom al momento giusto.
Rifletti sull'esperienza dei partecipanti
Il tipo di esperienza dei partecipanti e il livello di interazione desiderato per i dipendenti saranno fondamentali per decidere quale tecnologia scegliere.
Zoom Meetings è pensato per connettere le persone. I dipendenti, non hanno solo accesso ad audio e video, hanno anche una maggiore flessibilità per interagire e coinvolgersi con funzionalità come chat, filtri, reazioni, sondaggi, lavagna digitale e alzata di mano. Possono anche condividere lo schermo e, se l'organizzatore abilita questa funzionalità, partecipare alle sessioni secondarie.
Zoom Webinars offre agli organizzatori un maggiore controllo sull'esperienza dei partecipanti. I partecipanti non possono utilizzare audio e video, né possono condividere i loro schermi, limitando così potenziali interruzioni. I dipendenti potranno comunque interagire tramite il gruppo Domande e Risposte, la chat del webinar, i sondaggi, le reazioni e i sondaggi post-webinar. Questa possibilità rende Zoom Webinars utile per comunicare aggiornamenti a livello aziendale, organizzare discussioni della dirigenza e tenere corsi di formazione su larga scala. Con il branding della sessione, gli organizzatori possono anche personalizzare l'aspetto di ogni assemblea plenaria.
Con Zoom Events, puoi scegliere se organizzare una sessione individuale con Zoom Meetings o Zoom Webinars e utilizzare le funzionalità interattive sopra elencate e funzionalità aggiuntive come Networking ed Expo. Inoltre, puoi anche archiviare, gestire e condividere facilmente le registrazioni dal tuo hub: una directory dei contenuti digitali.
Vuoi vedere queste funzionalità in azione?
Chiedi una dimostrazione con un esperto di Zoom.
Suggerimenti e best practice
È importante creare una riunione con tutti i partecipanti che sfrutti al massimo il tempo dei tuoi dipendenti e li convinca a partecipare. Queste best practice ti aiuteranno a sentirti sicuro nell'organizzare riunioni plenarie professionali e di grande impatto.
Lavora come una sola squadra
Anche quando l'evento virtuale che organizzi è interno, sono molti i ruoli che si attivano. Assegna gli incarichi ai membri del team e delinea chiaramente i loro ruoli e responsabilità in modo da poter collaborare per creare un'esperienza agevole.
Assegna i ruoli
Per la condivisione di diapositive
Affida il compito a qualcuno che conosce bene il contenuto e la traccia della conversazione per condividere le diapositive o assegnane il controllo a ciascun oratore in modo che possa farle scorrere in autonomia durante la riunione.
Per moderare le Domande e Risposte e le chat
A seconda del numero di partecipanti, ci possono essere alcune persone che moderano la sessione di Domande e Risposte e la chat. Si tratta di un ottimo modo per i tuoi dipendenti di ottenere immediatamente risposte alle loro domande e di essere coinvolti durante la riunione.
Per lanciare i sondaggi
Il sondaggio è disponibile sia per Meetings che per Webinars ed è un ottimo modo per interagire con il tuo pubblico. Il sondaggio avanzato consente ulteriori formati per la risposta e per i quiz per mantenere alto il divertimento e assicurarsi che le persone prestino attenzione. Assegna a un collega l'incarico di lanciare e gestire i sondaggi nel corso dell'evento.
Gestione dei partecipanti
Segui le nostre best practice in materia di sicurezza per proteggere la sessione della tua assemblea plenaria. Puoi anche chiedere a un collega di supervisionare le Domande e Risposte o la chat e di cercare commenti potenzialmente inappropriati o interruzioni.
Organizza una prova
La pratica rende perfetti! Prima dell'evento, pianifica una prova con tutti gli oratori per controllare audio, video, luci e connessioni Internet. Per il tuo team tecnico, questo è il momento in cui dovresti esercitarti condividendo diapositive e video, lanciando sondaggi e qualsiasi altra cosa potresti fare durante l'evento dal vivo.
Ecco una lista di controllo per aiutarti a costruire le fondamenta in prova e assicurarti di essere pronto per il grande giorno:
Lista di controllo per la prova
Il tuo elenco dovrebbe includere:
Presentazioni e ruoli/responsabilità
- L'organizzatore gestirà le domande tecniche di tutti i partecipanti
- Ruoli dei Presentatori/Relatori
Rapida panoramica delle funzionalità e dei controlli delle riunioni con tutti i partecipanti
Quando usare Zoom Webinars:
- Gestione e risposta delle Domande e Risposte
- Condivisione di messaggi e link in chat
- Avvio di un sondaggio
- Relatori
Quando usare Zoom Meetings:
- Gestione e risposta in chat
- Avvio di un sondaggio
- Gestire i partecipanti
Decidi chi condividerà il contenuto e provalo.
- Quali contenuti verranno condivisi? (ad esempio, diapositive, video, desktop, applicazioni, ecc.)
- Se condividi l'audio, ad esempio della musica o un video con audio, verifica che il volume arrivi correttamente
Rivedi le questioni di servizio
- A chi darà la parola l'organizzatore dopo il messaggio di benvenuto e di servizio?
- Ricorda ai relatori di partecipare all'evento dal vivo con 15 minuti di anticipo
- Conferma l'ora di inizio e di fine della riunione con tutti i partecipanti
- Decidi come gestirai le domande e risposte (ad esempio, rispondendo alla fine)
- La chat e la funzione alza la mano saranno disattivate per i partecipanti se non diversamente specificato
- Quali link o messaggi (se presenti) devono essere inviati ai partecipanti tramite chat?
Conferma che tutti abbiano i loro link per il relatore per l'evento dal vivo
Altre considerazioni:
- Usa una connessione internet cablata per evitare problemi di connettività
- Chiudi i programmi e le finestre non in uso per evitare la comparsa di notifiche o la visualizzazione di schede indesiderate
- Crea un account Zoom dedicato utilizzato unicamente per l'organizzazione di riunioni con tutti i partecipanti in modo che le impostazioni vengano salvate/non modificate da altri utenti nell'account
Lista di controllo per l'organizzatore di riunioni con tutti i partecipanti:
Prima della riunione con tutti i partecipanti (1-2 settimane)
- Controlla che tutte le impostazioni dell'account desiderate siano abilitate/disabilitate
- Pianifica riunioni/webinar con tutti i partecipanti
- Imposta le domande del sondaggio, se applicabile
- Crea una bozza dell'ordine del giorno per tutti i partecipanti
- Crea una bozza dell'elenco dei relatori
Prima della riunione con tutti partecipanti (~1 settimana)
- Controlla e definisci il contenuto/le diapositive e l'ordine del giorno
- Invia l'ordine del giorno finale via e-mail a dirigenti e relatori
- Manda l'invito a riunioni/webinar a tutti i dipendenti
- Promuovi e condividi l'ordine del giorno su tutti i canali aziendali
- Organizza una prova con tutti i relatori
Durante la riunione con tutti i partecipanti
- Gestione dell'evento
- Condivisione delle schermo
- Monitoraggio del tempo
- Monitora e replica alle Domande e Risposte
Dopo la plenaria
- Discuti con il team su ciò che ha funzionato bene /non ha funzionato bene
- Distribuisci diapositive e registrazione su tutti i canali aziendali
- Rispondi alle varie attività di sensibilizzazione dei dipendenti
Coinvolgimento e connessione del pubblico
C'è più di un modo per organizzare una riunione con tutti partecipanti che abbia successo; tutto dipende dalla struttura e dalle esigenze della tua forza lavoro. Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti che le riunioni con tutti i partecipanti siano di massimo valore per i tuoi dipendenti.
La variazione dell'argomento è fondamentale
È importante variare gli argomenti durante la riunione per mantenere il pubblico coinvolto e interessato alle informazioni presentate. Considera di invitare relatori ospiti per fornire opportunità di apprendimento, leadership di pensiero, o semplicemente come elementi di divertimento. Inoltre, condividere video o musica per rendere ogni riunione con tutti partecipanti unica, è un ottimo modo per intrattenere.
Promuovi il coinvolgimento nelle riunioni
Sondaggio pre-evento
Una riunione plenaria con tutti i partecipanti è un ottimo momento per coinvolgere ed entusiasmare i tuoi dipendenti a lavorare per la tua organizzazione. Offri ai tuoi dipendenti l'opportunità di condividere ciò che è importante che conoscano e personalizza l'ordine del giorno delle riunioni con tutti i partecipanti proponendo un'elezione o un sondaggio prima dell'evento.
Consiglio professionale
Usa Zoom Team Chat per condividere le informazioni prima e dopo l'evento. Crea entusiasmo anche prima dell'inizio dell'evento e assicurati che i dettagli importanti non si perdano.
Domande e Risposte dal vivo
La funzionalità Domande e Risposte di Zoom Webinars consente ai partecipanti di inviare domande ottenendo risposte dal vivo o scritte durante l'evento. Ecco alcuni suggerimenti per l'utilizzo della funzionalità Domande e Risposte:
-
Puoi anche affidare l'incarico di gestire le domande e le risposte ad alcuni membri del tuo team permettendo così ai tuoi relatori di concentrarsi sui loro interventi. Se il tuo team dedicato alle domande e risposte non partecipa con audio e video, puoi nascondere i loro video tramite la funzionalità Nascondi partecipante senza video.
-
Puoi modificare le impostazioni delle Domande e Risposte per consentire o disabilitare le domande in forma anonima, o stabilire se i partecipanti possano visualizzare, commentare o votare le domande.
-
Prepara in anticipo alcune domande stimolanti, nel caso in cui quelle inviate dai partecipanti non siano sufficientemente mirate.
-
Esamina il report su Domande e Risposte dopo il webinar e dai seguito ai partecipanti le cui domande non hanno ricevuto risposta durante la sessione.
Sessioni secondarie
Le sessioni secondarie, disponibili con Zoom Meetings, consentono ai tuoi dipendenti di riunirsi in gruppi più piccoli. Assegna i partecipanti alle sessioni secondarie prima o durante la sessione. Puoi consentire ai partecipanti di selezionare la sala alla quale desiderano partecipare o puoi concedere loro di spostarsi liberamente tra le sale.
Sondaggi per feedback
Offri ai dipendenti la possibilità di fornire feedback dopo l'evento, per valutare ciò che pensano sia andato bene, ciò che deve ancora migliorare e ciò che vorrebbero vedere nei futuri eventi plenari. Con Zoom Webinars, puoi utilizzare il sondaggio post-webinar per proporre un questionario subito dopo l'evento.
Vuoi saperne di più?
Contatta il nostro reparto vendite per scoprire altri suggerimenti per organizzare le tue riunioni con tutti i partecipanti come un vero professionista