Các phương pháp tốt nhất để tổ chức cuộc họp toàn thể trực tuyến

Dù bạn đang muốn xây dựng mối gắn kết hay thông báo tin tức mới nhất của công ty, việc chọn lựa công nghệ phù hợp sẽ giúp bạn truyền tải trải nghiệm nhân viên có giá trị.

Zoom Meetings và Zoom Webinars đều sở hữu các tính năng cho phép doanh nghiệp lớn và nhỏ tổ chức cuộc họp toàn thể công ty thành công và hấp dẫn, trong khi Zoom Events giúp bạn thiết lập trung tâm cho các sự kiện đã và đang tổ chức dành cho nhân viên.

So sánh giữa Zoom Meetings, Zoom Webinars và Zoom Events

Loại trải nghiệm của người dự thính và mức độ tương tác bạn muốn cho nhân viên sẽ là chìa khóa quyết định nên chọn công nghệ nào.

Zoom Meetings được tạo ra để kết nối. Nhân viên không chỉ có quyền truy cập vào tính năng âm thanh và video mà còn có thể tương tác và tham gia linh hoạt hơn với các tính năng như trò chuyện, bộ lọc, phản ứng, bình chọn, bảng trắng kỹ thuật số và giơ tay. Họ cũng có thể chia sẻ màn hình và tham gia Phòng theo nhóm nếu người chủ trì bật các tính năng này.

Zoom Webinars giúp người chủ trì tăng khả năng kiểm soát trải nghiệm người dự thính. Người dự thính không thể sử dụng âm thanh hoặc video hay chia sẻ màn hình, do đó hạn chế khả năng gây gián đoạn. Nhân viên vẫn sẽ có cơ hội tham gia thông qua tính năng nhóm tham luận Hỏi đáp, trò chuyện trong hội thảo trực tuyến, bình chọn, phản ứng và khảo sát sau hội thảo trực tuyến. Nhờ đó, Zoom Webinars trở nên hữu ích trong việc truyền tải thông tin cập nhật cho toàn công ty, tổ chức các buổi thảo luận cho ban giám đốc điều hành và tiến hành các hoạt động đào tạo quy mô lớn. Người chủ trì cũng có thể tùy chỉnh giao diện cho từng cuộc họp toàn thể với tính năng quảng bá thương hiệu trong phiên.

Với Zoom Events, bạn có thể chọn chủ trì phiên riêng lẻ thông qua Zoom Meetings hoặc Zoom Webinars, đồng thời sử dụng tính năng tương tác đã đề cập ở trên cùng các tính năng bổ sung như Kết nối và Hội chợ triển lãm. Bạn cũng có thể dễ dàng lưu trữ, quản lý và chia sẻ bản ghi từ Trung tâm, một thư mục nội dung kỹ thuật số.

Điều quan trọng là phải tạo cuộc họp toàn thể tận dụng tối đa thời gian của nhân viên và lôi kéo họ tham gia. Các phương pháp tốt nhất này sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin khi tổ chức các cuộc họp toàn thể chuyên nghiệp, đem đến tác động mạnh mẽ.

Chia sẻ trang chiếu

Chỉ định người nào đó hiểu rõ về nội dung và tiến trình trò chuyện để chia sẻ trang chiếu hoặc cho phép từng diễn giả điều khiển trang trình chiếu, nhờ đó họ có thể chiếu nội dung trình bày của riêng mình trong cuộc họp.

Thực hành mới mang lại sự hoàn hảo! Trước sự kiện, lên lịch một buổi tổng duyệt với tất cả diễn giả để kiểm tra âm thanh, video, ánh sáng và kết nối internet của họ. Với đội ngũ kỹ thuật của bạn thì đây là lúc cần chạy thử tính năng chia sẻ trang chiếu và video, khởi chạy cuộc bình chọn và bất kỳ tính năng nào bạn có thể sử dụng trong sự kiện trực tiếp của mình.

Dưới đây là danh sách kiểm tra gồm mọi điều cơ bản cần thiết trong buổi tổng duyệt và đảm bảo bạn đã sẵn sàng cho ngày trọng đại của mình:

Trước khi diễn ra cuộc họp toàn thể (trước 1-2 tuần)

Trước khi diễn ra cuộc họp toàn thể (khoảng 1 tuần)

Trong khi diễn ra cuộc họp toàn thể

Sau khi diễn ra cuộc họp toàn thể

Có nhiều cách để tổ chức một cuộc họp toàn thể thành công; tất cả tùy thuộc vào cấu trúc và nhu cầu của đội ngũ nhân viên. Dưới đây là một vài mẹo nhỏ giúp đảm bảo cuộc họp toàn thể của bạn mang đến nhiều giá trị nhất cho nhân viên.

Khảo sát trước sự kiện

Các cuộc họp toàn thể là thời gian tuyệt vời cho nhân viên của bạn tham dự và cảm thấy hứng thú khi làm việc cho tổ chức. Trao cho nhân viên của bạn cơ hội chia sẻ những điều họ cảm thấy là quan trọng và cần biết, và tạo bình chọn hay khảo sát trước sự kiện để điều chỉnh chương trình họp toàn thể cho phù hợp.

Tính năng Hỏi đáp trên Zoom Webinars cho phép người dự thính gửi câu hỏi để được trả lời trực tiếp hoặc bằng văn bản trong sự kiện. Dưới đây là một vài mẹo để sử dụng tính năng Hỏi đáp: