Cuộc họp toàn thể mang đến những cơ hội tuyệt vời để bạn chia sẻ thông tin và cập nhật mới có giá trị đến với toàn thể tổ chức của bạn. Dưới đây là cách bạn có thể tổ chức một cuộc họp tương tác lớn thu hút và tạo hứng khởi cho nhân viên của bạn.
Khi các công ty chuyển dịch sang hình thức làm việc kết hợp thì ưu tiên hàng đầu lúc này là duy trì sự gắn kết và thúc đẩy kết nối với nhân viên làm việc từ xa và tại chỗ. Thông qua quá trình chuyển đổi này, các tổ chức cần phải điều chỉnh để thích nghi với những thay đổi trong kinh doanh, bao gồm cả cách bạn chia sẻ thông tin và gắn kết hiệu quả với đội ngũ nhân viên làm việc theo hình thức kết hợp.
Theo nghiên cứu của Gartner, tỷ lệ nhân viên làm việc từ xa chọn phương thức làm việc kết hợp dự kiến đạt 70% trong tổng số lực lượng lao động làm việc từ xa vào cuối năm 2022.
Vậy, các tổ chức sẽ thích ứng như thế nào trong việc cập nhật thông tin quan trọng của công ty cho lực lượng lao động bị phân tán, đồng thời gắn kết các nhóm làm việc từ xa?
Các chuyên gia nhân sự và truyền thông nội bộ cần cân nhắc:
tập trung vào thông báo các cập nhật quan trọng cho toàn thể công ty
áp dụng giao tiếp mở thông qua các cuộc họp toàn thể của công ty nhằm giúp nhân viên cảm thấy được gắn kết
gắn kết hiệu quả với toàn thể đội ngũ nhân viên phân bổ trên toàn cầu
Hướng dẫn này cung cấp lời khuyên từ chuyên gia để tổ chức cuộc họp toàn thể cho công ty, giúp bạn tạo được cảm giác cộng đồng xuyên suốt doanh nghiệp và truyền đạt các cập nhật nội bộ quan trọng cho nhân viên.
Dù bạn đang muốn xây dựng mối gắn kết hay thông báo tin tức mới nhất của công ty, việc chọn lựa công nghệ phù hợp sẽ giúp bạn truyền tải trải nghiệm nhân viên có giá trị.
Zoom Meetings và Zoom Webinars đều sở hữu các tính năng cho phép doanh nghiệp lớn và nhỏ tổ chức cuộc họp toàn thể công ty thành công và hấp dẫn, trong khi Zoom Events giúp bạn thiết lập trung tâm cho các sự kiện đã và đang tổ chức dành cho nhân viên.
Người tham gia có thể tương tác với video, âm thanh, chia sẻ màn hình, chú thích, trò chuyện và phòng theo nhóm.
Người dự thính có thể xem, nghe và sử dụng tính năng Hỏi đáp.
Lựa chọn linh hoạt giữa Zoom Meetings và Zoom Webinars
Tổ chức các bản ghi âm trong Trung tâm sự kiện , nơi các phiên họp toàn thể trước đây có thể được phát trực tiếp
Chỉ định vé riêng cho từng người dự thính
Sẽ có bao nhiêu nhân viên được tham gia? Bạn muốn tương tác ở mức độ nào? Bạn có định tổ chức nhiều phiên hay không? Dưới đây là một số khuyến nghị về thời điểm sử dụng từng giải pháp Zoom.
Loại trải nghiệm của người dự thính và mức độ tương tác bạn muốn cho nhân viên sẽ là chìa khóa quyết định nên chọn công nghệ nào.
Zoom Meetings được tạo ra để kết nối. Nhân viên không chỉ có quyền truy cập vào tính năng âm thanh và video mà còn có thể tương tác và tham gia linh hoạt hơn với các tính năng như trò chuyện, bộ lọc, phản ứng, bình chọn, bảng trắng kỹ thuật số và giơ tay. Họ cũng có thể chia sẻ màn hình và tham gia Phòng theo nhóm nếu người chủ trì bật các tính năng này.
Zoom Webinars giúp người chủ trì tăng khả năng kiểm soát trải nghiệm người dự thính. Người dự thính không thể sử dụng âm thanh hoặc video hay chia sẻ màn hình, do đó hạn chế khả năng gây gián đoạn. Nhân viên vẫn sẽ có cơ hội tham gia thông qua tính năng nhóm tham luận Hỏi đáp, trò chuyện trong hội thảo trực tuyến, bình chọn, phản ứng và khảo sát sau hội thảo trực tuyến. Nhờ đó, Zoom Webinars trở nên hữu ích trong việc truyền tải thông tin cập nhật cho toàn công ty, tổ chức các buổi thảo luận cho ban giám đốc điều hành và tiến hành các hoạt động đào tạo quy mô lớn. Người chủ trì cũng có thể tùy chỉnh giao diện cho từng cuộc họp toàn thể với tính năng quảng bá thương hiệu trong phiên.
Với Zoom Events, bạn có thể chọn chủ trì phiên riêng lẻ thông qua Zoom Meetings hoặc Zoom Webinars, đồng thời sử dụng tính năng tương tác đã đề cập ở trên cùng các tính năng bổ sung như Kết nối và Hội chợ triển lãm. Bạn cũng có thể dễ dàng lưu trữ, quản lý và chia sẻ bản ghi từ Trung tâm, một thư mục nội dung kỹ thuật số.
Điều quan trọng là phải tạo cuộc họp toàn thể tận dụng tối đa thời gian của nhân viên và lôi kéo họ tham gia. Các phương pháp tốt nhất này sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin khi tổ chức các cuộc họp toàn thể chuyên nghiệp, đem đến tác động mạnh mẽ.
Có rất nhiều yếu tố tác động khi tổ chức một sự kiện trực tuyến, ngay cả khi đó là một sự kiện nội bộ. Phân công nhiệm vụ cho thành viên trong nhóm và vạch rõ vai trò và trách nhiệm của họ để mọi người có thể làm việc cùng nhau và tạo nên một trải nghiệm mượt mà.
Chỉ định người nào đó hiểu rõ về nội dung và tiến trình trò chuyện để chia sẻ trang chiếu hoặc cho phép từng diễn giả điều khiển trang trình chiếu, nhờ đó họ có thể chiếu nội dung trình bày của riêng mình trong cuộc họp.
Tùy thuộc vào số lượng người dự thính, bạn có thể phân công một vài người điều phối hoạt động Hỏi đáp và trò chuyện. Đây là một cách tuyệt vời để nhân viên nhận được câu trả lời cho những thắc mắc của họ một cách nhanh chóng và gắn kết họ xuyên suốt cuộc họp.
Tính năng bỏ phiếu có sẵn cho cả Cuộc họp và Hội thảo trực tuyến là cách tuyệt vời để gắn kết với khán giả. Tính năng bỏ phiếu nâng cao cho phép bổ sung định dạng câu trả lời và kiểm tra kiến thức, nhằm đảm bảo yếu tố thú vị và thu hút sự chú ý của mọi người. Chỉ định một đồng nghiệp khởi chạy và quản lý cuộc bình chọn xuyên suốt sự kiện của bạn.
Làm theo phương pháp tốt nhất để bảo mật của chúng tôi để bảo vệ phiên họp toàn thể của bạn. Bạn cũng có thể phân công cho một đồng nghiệp giám sát hoạt động Hỏi đáp hay trò chuyện và tìm kiếm những bình luận không phù hợp hay nội dung gián đoạn có thể có.
Thực hành mới mang lại sự hoàn hảo! Trước sự kiện, lên lịch một buổi tổng duyệt với tất cả diễn giả để kiểm tra âm thanh, video, ánh sáng và kết nối internet của họ. Với đội ngũ kỹ thuật của bạn thì đây là lúc cần chạy thử tính năng chia sẻ trang chiếu và video, khởi chạy cuộc bình chọn và bất kỳ tính năng nào bạn có thể sử dụng trong sự kiện trực tiếp của mình.
Dưới đây là danh sách kiểm tra gồm mọi điều cơ bản cần thiết trong buổi tổng duyệt và đảm bảo bạn đã sẵn sàng cho ngày trọng đại của mình:
Danh sách của bạn nên gồm:
Khi nào nên sử dụng Zoom Webinars:
Khi nào nên sử dụng Zoom Meetings:
Có nhiều cách để tổ chức một cuộc họp toàn thể thành công; tất cả tùy thuộc vào cấu trúc và nhu cầu của đội ngũ nhân viên. Dưới đây là một vài mẹo nhỏ giúp đảm bảo cuộc họp toàn thể của bạn mang đến nhiều giá trị nhất cho nhân viên.
Điều quan trọng là phải thay đổi chủ đề trong cuộc họp để giữ cho người dự thính thấy hấp dẫn và thú vị với thông tin trình bày. Cân nhắc mời diễn giả khách mời để mang tới các cơ hội học hỏi, lãnh đạo tư tưởng, hoặc chỉ đơn giản để tạo niềm vui. Đồng thời, chia sẻ video hay âm nhạc khiến cuộc họp toàn thể trở nên đặc biệt cũng là một cách hay để khơi dậy sự hứng khởi.
Các cuộc họp toàn thể là thời gian tuyệt vời cho nhân viên của bạn tham dự và cảm thấy hứng thú khi làm việc cho tổ chức. Trao cho nhân viên của bạn cơ hội chia sẻ những điều họ cảm thấy là quan trọng và cần biết, và tạo bình chọn hay khảo sát trước sự kiện để điều chỉnh chương trình họp toàn thể cho phù hợp.
Mẹo chuyên nghiệp
Tận dụng Zoom Team Chat để chia sẻ thông tin trước và sau sự kiện của bạn. Tạo tiếng vang trước cả khi sự kiện diễn ra và đảm bảo không bỏ lỡ các chi tiết quan trọng!
Tính năng Hỏi đáp trên Zoom Webinars cho phép người dự thính gửi câu hỏi để được trả lời trực tiếp hoặc bằng văn bản trong sự kiện. Dưới đây là một vài mẹo để sử dụng tính năng Hỏi đáp:
Chỉ định thành viên trong nhóm bạn quản lý phiên Hỏi đáp nhằm giúp diễn giả có thể tập trung vào phần diễn thuyết. Nếu nhóm phụ trách phần Hỏi đáp của bạn không tham gia với âm thanh hoặc video, bạn có thể ẩn nguồn cấp video của họ bằng tính năng Ẩn người tham gia không có video.
Bạn có thể điều chỉnh các cài đặt về Hỏi đáp để cho phép hoặc không cho phép đặt các câu hỏi vô danh hay thay đổi để người dự thính có thể xem, bình luận hoặc chọn thích câu hỏi.
Chuẩn bị trước một vài câu hỏi khơi gợi suy nghĩ phòng trường hợp bạn không nhận được những câu hỏi chất lượng cao từ người dự thính để lấp đầy khoảng thời gian dành cho phần Hỏi đáp.
Kiểm tra lại báo cáo Hỏi đáp sau hội thảo trực tuyến và tiếp tục trao đổi với những người dự thính có đặt câu hỏi nhưng chưa được trả lời trong phiên.
Được cung cấp theo Zoom Meetings, Phòng theo nhóm cho phép nhân viên của bạn họp với quy mô nhóm nhỏ hơn. Chỉ định người dự thính tới Phòng theo nhóm trước hoặc trong phiên. Bạn có thể cho phép người tham gia chọn phòng họ muốn tham gia hoặc cho phép họ di chuyển tự do giữa các phòng.
Tạo cơ hội cho nhân viên góp ý sau sự kiện của bạn để đánh giá những điểm mà nhân viên nhìn nhận là tốt, những điều vẫn cần phải cải thiện và những điều họ muốn thấy khi tham dự những sự kiện cuộc họp toàn thể trong tương lai. Với Zoom Webinars, bạn có thể sử dụng khảo sát sau hội thảo trực tuyến để khởi chạy khảo sát ngay sau sự kiện của bạn.
Liên hệ bộ phận kinh doanh của chúng tôi để khám phá thêm các mẹo tổ chức cuộc họp toàn thể như một chuyên gia
