Spotkania ze wszystkimi pracownikami stanowią doskonałą okazję do udostępniania cennych informacji i informowania całej organizacji. Oto jak możesz zorganizować interaktywne spotkanie, które zaangażuje i pobudzi Twoich pracowników.
Najlepsze praktyki dotyczące hostowania wirtualnych spotkań ze wszystkimi pracownikami
W tym przewodniku
- 01 Hybrydowe wyzwanie - Jumplink to Hybrydowe wyzwanie
- 02 Wybór odpowiedniej technologii - Jumplink to Wybór odpowiedniej technologii
- 03 Podpowiedzi i najlepsze praktyki - Jumplink to Podpowiedzi i najlepsze praktyki
- 04 Zaangażowanie i połączenie z publicznością - Jumplink to Zaangażowanie i połączenie z publicznością
Udostępnij ten post
Hybrydowe wyzwanie
W miarę jak firmy przechodzą na pracę hybrydową, utrzymanie zaangażowania i pielęgnowanie kontaktów z pracownikami zdalnymi i osobistymi są najważniejsze. Wraz z tym przejściem, organizacje muszą dostosować się do zmieniającej się dynamiki, a to obejmuje efektywne udostępnianie informacji i angażowanie hybrydowej siły roboczej.
Według badań firmy Gartner do końca 2022 roku udział pracy hybrydowej wśród pracowników zdalnych ma osiągnąć 70%.
Jak więc organizacje dostosują się do tego, aby rozproszeni pracownicy byli na bieżąco informowani o najważniejszych informacjach w firmie, a zdalne zespoły zaangażowane?
Specjaliści od HR i komunikacji wewnętrznej powinni rozważyć:
-
skupianie się na przekazywaniu ważnych informacji dotyczących całej firmy;
-
wprowadzanie otwartej komunikacji podczas spotkań ze wszystkimi pracownikami, aby czuli się związani z firmą;
-
efektywne angażowanie wszystkich pracowników rozproszonych po całym świecie.
Niniejszy przewodnik zawiera wskazówki ekspertów dotyczące organizowania spotkań ze wszystkimi pracownikami, aby pomóc stworzyć poczucie wspólnoty w Twojej firmie i przekazywać ważne informacje wewnętrzne.
Wybór odpowiedniej technologii
Bez względu na to, czy chcesz budować więź, czy informować o nowościach w firmie, wybór odpowiedniej technologii pomoże Ci dostarczyć pracownikom wartościowych doświadczeń.
Zoom Meetings i Zoom Webinars oferują funkcje, które umożliwiają firmom, zarówno dużym, jak i małym, prowadzenie udanych i angażujących spotkań ze wszystkimi pracownikami. Natomiast Zoom Events pozwala na stworzenie huba wydarzeń pracowniczych, zarówno przeszłych, jak i obecnych.
Porównanie Zoom Meetings, Webinars i Events
Zoom Meetings
-
Participants are known to the host.
- Do 1000 uczestników wideo
-
Uczestnicy mogą wchodzić w interakcje za pomocą wideo, dźwięku, udostępniania ekranu, notatek, czatu i oddzielnych pokoi.
-
Best for group collaboration
- Synchronizacje zespołu
- Prezentacje sprzedażowe
- Zajęcia online i godziny przyjmowania w biurze
Zoom Webinars
-
Large audiences & attendees are unknown to the host.
- Do 100 000 uczestników.
-
Uczestnicy mogą oglądać, słuchać i korzystać z funkcji pytań i odpowiedzi.
-
Best for public events
- Posiedzenia zarządu
- Wirtualne konferencje i seminaria
- Wydarzenia rozrywkowe
Zoom Events
-
Elastyczność wyboru między Zoom Meetings a Zoom Webinars
-
Organizowanie nagrań w hubie wydarzeń, w którym mogą być przechowywane poprzednie sesje spotkań ze wszystkimi pracownikami
-
Przydzielenie indywidualnych biletów dla każdego uczestnika
-
Best for events:
- Z sesjami cyklicznymi
- Wiele ścieżek
- Obejmuje wiele dni
Jak podjąć decyzję
Ilu pracowników weźmie udział? Jak dużo interakcji chcesz móc wykonywać? Czy organizujesz wiele sesji? Oto kilka zaleceń dotyczących tego, kiedy należy stosować poszczególne rozwiązania Zoom.
Pomyśl o doświadczeniach uczestników
Rodzaj doświadczenia uczestnika i poziom interakcji, jakiego oczekujesz od pracowników, będzie kluczowy przy podejmowaniu decyzji o wyborze technologii.
Zoom Meetings są stworzone, aby łączyć ludzi. Pracownicy mają nie tylko dostęp do dźwięku i wideo, ale także większą elastyczność interakcji i zaangażowania dzięki takim funkcjom jak czat, filtry, reakcje, ankiety, cyfrowa tablica i możliwość zgłaszania się. Mogą również udostępniać ekran i dołączać do oddzielnych pokoi, jeśli prowadzący włączy te funkcje.
Usługa Zoom Webinars daje prowadzącym większą kontrolę nad doświadczeniem uczestników. Uczestnicy nie mają możliwości korzystania z dźwięku ani wideo, ani udostępniania swoich ekranów, co ogranicza potencjalne zakłócenia. Pracownicy nadal będą mieli możliwość angażowania się poprzez panel pytań i odpowiedzi, czat webinarowy, ankiety, reakcje i ankietę po webinarze. Dzięki temu rozwiązanie Zoom Webinars jest przydatne do przekazywania aktualizacji w całej firmie, organizowania dyskusji panelowych na szczeblu kierowniczym oraz prowadzenia szkoleń na dużą skalę. Prowadzący mogą również dostosować wygląd i atmosferę każdego spotkania ze wszystkimi pracownikami, stosując branding sesji.
Dzięki Zoom Events możesz zorganizować indywidualną sesję w ramach Zoom Meetings lub Zoom Webinars, a także korzystać z interaktywnych funkcji wymienionych powyżej oraz z dodatkowych możliwości, takich jak Networking i Expo. Możesz też równie łatwo przechowywać nagrania z huba, tj. katalogu treści cyfrowych, zarządzać nimi i je udostępniać.
Chcesz zobaczyć te funkcje w akcji?
Poproś o wersję demonstracyjną z ekspertem Zoom.
Podpowiedzi i najlepsze praktyki
Ważne jest, aby organizować spotkanie ze wszystkimi pracownikami w taki sposób, aby jak najlepiej wykorzystać czas pracowników i zachęcić ich do uczestnictwa. Te najlepsze praktyki pomogą Ci poczuć się pewnie podczas prowadzenia profesjonalnych, wpływowych spotkań z udziałem wszystkich.
Praca zespołowa
Organizacja wirtualnego wydarzenia, nawet wewnętrznego, wymaga wielu czynności. Deleguj zadania członkom zespołu i jasno nakreśl ich role i obowiązki, abyście mogli wspólnie pracować nad stworzeniem bezproblemowego doświadczenia.
Przypisz role
Udostępnianie slajdów
Wyznacz kogoś, kto dobrze zna treść i ścieżkę wykładu, aby udostępniał slajdy, lub daj możliwość kontrolowania slajdów każdemu z prelegentów, aby mogli przewijać swoje prezentacje podczas spotkania.
Moderowanie pytań i odpowiedzi oraz czatu
W zależności od liczby uczestników, możesz wyznaczyć kilka osób do moderowania sesji Pytań i odpowiedzi oraz chatu. To świetny sposób na to, aby pracownicy mogli uzyskać odpowiedzi na pytania na bieżąco i pozostali zaangażowani podczas całego spotkania.
Uruchomienie ankiet
Przeprowadzanie ankiety, dostępne zarówno w spotkaniach Zoom Meetings, jak i webinarach Zoom Webinars, to świetny sposób na zaangażowanie odbiorców. Zaawansowane opcje ankiety pozwalają na wprowadzenie dodatkowych formatów odpowiedzi i quizów, aby zadbać o dobrą zabawę i upewnić się, że uczestnicy pozostaną skupieni na wydarzeniu. Wyznacz członka zespołu, który będzie uruchamiał ankiety i zarządzał nimi podczas całego wydarzenia.
Zarządzanie uczestnikami
Postępuj zgodnie z naszymi najlepszymi praktykami bezpieczeństwa, aby chronić sesję spotkania ze wszystkimi pracownikami. Możesz również poprosić kolegę/koleżankę z zespołu o nadzorowanie pytań i odpowiedzi lub czatu i zwracanie uwagi na potencjalnie niestosowne komentarze lub zakłócenia.
Prowadzenie próby
Praktyka czyni mistrza! Przed wydarzeniem zaplanuj próbę generalną z udziałem wszystkich prelegentów, aby przetestować ich połączenia głosowe, wideo, oświetlenie i Internet. Dla Twojego zespołu technicznego jest to czas na przećwiczenie udostępniania slajdów i filmów, przeprowadzania ankiet i wszystkiego innego, co planujecie zrobić podczas wydarzenia na żywo.
Oto lista kontrolna, która pomoże Ci sprawdzić wszystkie punkty podczas próby i upewnić się, że jesteście gotowi na wielki dzień:
Lista kontrolna próby
Lista powinna zawierać:
Wprowadzenie i role/obowiązki
- Prowadzący będzie odpowiadać na pytania techniczne podczas spotkań ze wszystkimi pracownikami
- Role prezenterów/panelistów
Szybki przegląd funkcji i elementów sterujących spotkania ze wszystkimi pracownikami
W przypadku korzystania z Zoom Webinars:
- Zarządzanie i reagowanie na pytania i odpowiedzi
- Udostępnianie wiadomości i linków na czacie
- Uruchamianie ankiety
- Paneliści
W przypadku korzystania z Zoom Meetings:
- Zarządzanie sesjami pytań i odpowiedzi oraz reagowanie na nie
- Uruchamianie ankiety
- Zarządzanie uczestnikami
Określ, kto będzie udostępniał treści, i przetestuj je
- Jakie treści będą udostępniane? (np. slajdy, wideo, pulpit, aplikacje)
- W przypadku udostępniania dźwięku, np. muzyki lub filmu z dźwiękiem sprawdź, czy jest on odtwarzany z odpowiednią głośnością
Przejrzyj pozycje związane z utrzymaniem porządku
- Komu prowadzący przekaże sprawy po powitaniu i wiadomości dotyczącej spraw porządkowych?
- Przypomnij panelistom, aby dołączyli do wydarzenia na żywo 15 minut wcześniej
- Potwierdzić czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania ze wszystkimi pracownikami
- Określ sposób zarządzania pytaniami i odpowiedziami (np. udzielanie odpowiedzi na końcu)
- Czat i zgłaszanie się będą wyłączone dla uczestników, chyba że ustalono inaczej
- Jakie (jeśli w ogóle) linki lub wiadomości powinny być wysyłane do uczestników za pośrednictwem czatu?
Upewnij się, że wszyscy mają swoje linki panelistów do wydarzenia na żywo
Inne kwestie:
- Użyj kablowego połączenia internetowego, aby uniknąć problemów z łącznością
- Zamknij programy i okna, które nie są używane, aby uniknąć wyskakiwania powiadomień lub wyświetlania niechcianych kart
- Utwórz konto Zoom używane tylko do prowadzenia spotkań ze wszystkimi pracownikami, aby ustawienia były zapisane/niezmieniane przez innych użytkowników konta
Lista kontrolna dla prowadzącego spotkania ze wszystkimi pracownikami:
Przed spotkaniem ze wszystkimi pracownikami (1–2 tygodnie przed)
- Sprawdź, czy wszystkie pożądane ustawienia konta są włączone/wyłączone
- Zaplanuj spotkania/webinar ze wszystkimi pracownikami
- Ustal pytania ankiety, jeśli dotyczy
- Sporządź projekt porządku spotkania ze wszystkimi pracownikami
- Utwórz wstępną listę panelistów
Przed spotkaniem ze wszystkimi pracownikami (~1 tydzień przed)
- Przegląd i finalizacja treści/slajdów i porządku obrad
- Wyślij e-mailem ostateczny porządek wydarzenia kadrze kierowniczej i panelistom
- Wyślij zaproszenie na spotkanie/webinar do wszystkich pracowników
- Promuj i udostępniaj porządek wydarzenia poprzez kanały firmy
- Przeprowadź próbę ze wszystkimi panelistami
W czasie spotkania ze wszystkimi pracownikami
- Moderowanie wydarzenia
- Udostępnianie ekranu
- Monitorowanie czasu
- Monitorowanie i reagowanie na pytania i odpowiedzi
Po spotkaniu ze wszystkimi pracownikami
- Omów z zespołem, co zadziałało dobrze, a co nie
- Roześlij slajdy i nagrania poprzez kanały firmy
- Odpowiedz na różne kwestie pracowników
Zaangażowanie i połączenie z publicznością
Istnieje więcej niż jeden sposób na zorganizowanie udanego spotkania ze wszystkimi pracownikami; wszystko zależy od struktury i potrzeb Twojej kadry. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci sprawić, że Twoje wydarzenie z udziałem wszystkich pracowników dostarczy im jak najwięcej korzyści.
Zróżnicowanie tematów jest kluczowe
Ważne jest, aby zmieniać tematy podczas spotkania, aby utrzymać zaangażowanie i zainteresowanie słuchaczy informacjami, które są prezentowane. Rozważ zaproszenie gości prelegentów, aby zapewnić możliwość nauki, przywództwa w myśleniu lub po prostu dobrej zabawy. Również udostępnianie filmów lub muzyki, aby każde spotkanie ze wszystkimi pracownikami było wyjątkowe, jest świetnym sposobem na generowanie entuzjazmu.
Promuj zaangażowania podczas spotkań
Ankieta przed wydarzeniem
Spotkanie ze wszystkimi pracownikami to świetny moment, aby zaangażować pracowników i zachęcić ich do pracy w Twojej organizacji. Daj swoim pracownikom możliwość podzielenia się tym, co jest dla nich ważne, a także dostosuj program spotkania z udziałem wszystkich poprzez przeprowadzenie ankiety lub sondażu przed wydarzeniem.
Wskazówka eksperta
Wykorzystaj Zoom Team Chat do udostępniania informacji przed wydarzeniem i po wydarzeniu. Stwórz poruszenie jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia i upewnij się, że ważne szczegóły nie są pominięte!
Pytania i odpowiedzi na żywo
Funkcja Pytań i odpowiedzi w ramach Zoom Webinars umożliwia uczestnikom zadawanie pytań, na które można odpowiadać na żywo lub pisemnie podczas wydarzenia. Oto kilka wskazówek, jak korzystać z funkcji pytań i odpowiedzi.
-
Wyznacz członków swojego zespołu do zarządzania sesjami pytań i odpowiedzi, aby prezenterzy mogli skupić się na mówieniu. Jeśli Twój zespół nie uczestniczy w dźwięku lub wideo, możesz ukryć jego kanał wideo za pomocą funkcji Ukryj uczestników bez wideo.
-
Możesz dostosować ustawienia pytań i odpowiedzi, aby zezwolić na pytania anonimowe lub je wyłączyć, a także ustalić, czy uczestnicy mogą wyświetlać, komentować lub głosować na pytania.
-
Przygotuj kilka prowokujących do myślenia pytań na wypadek, gdyby nie pojawiła się wystarczająca liczba wysokiej jakości pytań uczestników, aby wypełnić przydzielony czas na pytania i odpowiedzi.
-
Przejrzyj raport pytań i odpowiedzi po webinarze i porozmawiaj z uczestnikami, na których pytania nie udzielono odpowiedzi podczas sesji.
Oddzielne pokoje
Dostępne w ramach Zoom Meetings Oddzielne pokoje umożliwiają pracownikom spotkania w mniejszych grupach. Przypisz uczestników do oddzielnych pokoi przed sesją lub w jej trakcie. Możesz pozwolić uczestnikom wybrać pokój, do którego chcą się przyłączyć lub pozwolić im na swobodne przemieszczanie się między pokojami.
Ankiety dotyczące informacji zwrotnych
Daj swoim pracownikom szansę na przekazanie informacji zwrotnych po wydarzeniu, aby ocenić, co ich zdaniem poszło dobrze, co jeszcze wymaga poprawy i co chcieliby zobaczyć na przyszłych spotkaniach ze wszystkimi pracownikami. Dzięki Zoom Webinars możesz wykorzystać ankietę po webinarze do przeprowadzenia badania zaraz po zakończeniu wydarzenia.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z naszym zespołem sprzedaży, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak profesjonalnie zorganizować spotkanie ze wszystkimi pracownikami.