Las reuniones de todo el equipo son una excelente oportunidad para compartir información valiosa y actualizaciones con toda la organización. A continuación, verá cómo puede celebrar una reunión interactiva que atraiga y entusiasme a sus empleados.
Prácticas recomendadas para celebrar reuniones virtuales de todo el equipo
En esta guía
- 01 El desafío híbrido - Jumplink to El desafío híbrido
- 02 Elección de la tecnología adecuada - Jumplink to Elección de la tecnología adecuada
- 03 Sugerencias y prácticas recomendadas - Jumplink to Sugerencias y prácticas recomendadas
- 04 Participación y conexión con la audiencia - Jumplink to Participación y conexión con la audiencia
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El desafío híbrido
A medida que las compañías hacen la transición hacia el trabajo híbrido, mantener el compromiso y fomentar las conexiones con los empleados remotos y presenciales es lo más importante. Con esta transición, las organizaciones deben ajustarse a la dinámica cambiante, y eso incluye su forma de compartir la información eficazmente y de comprometerse con su plantilla híbrida.
Según la investigación de Gartner, se espera que el porcentaje de trabajo híbrido de los teletrabajadores alcance el 70 % del total de la plantilla remota para fines de 2022.
Entonces, ¿cómo se adaptarán las organizaciones para mantener a la plantilla distribuida actualizada sobre la información importante de la empresa y para lograr la participación de los equipos remotos?
Los profesionales de RR. HH. y de comunicaciones internas deberán tener en cuenta lo siguiente:
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centrarse en comunicar información importante para toda la empresa;
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utilizar una comunicación abierta en las reuniones de todo el equipo de la empresa para ayudar a los empleados a sentirse conectados;
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comprometerse eficazmente con toda su plantilla distribuida en todo el mundo.
Esta guía ofrece consejos de expertos para organizar reuniones de todo el equipo de la empresa, que le ayudarán a crear un sentido de comunidad en su empresa y a comunicar información interna importante a sus empleados.
Elección de la tecnología adecuada
Ya sea para crear conexiones o para anunciar las últimas novedades de la empresa, la elección de la tecnología adecuada le ayudará a ofrecer una valiosa experiencia a los empleados.
Tanto Zoom Meetings como Zoom Webinars ofrecen características que le permiten a las empresas, grandes y pequeñas, organizar reuniones de todo el equipo exitosas y atractivas, mientras que Zoom Events permite crear un hub para eventos de empleados anteriores y actuales.
Comparación de Zoom Meetings, Zoom Webinars y Zoom Events
Zoom Meetings
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Participants are known to the host.
- Hasta 1000 participantes
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Los participantes pueden interactuar utilizando vídeo, audio, compartir pantalla, anotación, chat y salas para grupos pequeños.
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Best for group collaboration
- Sincronizaciones de equipos
- Demostraciones de ventas
- Clases en línea y horarios de consulta
Zoom Webinars
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Large audiences & attendees are unknown to the host.
- Hasta 100 000 asistentes.
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Los asistentes pueden ver, escuchar y utilizar las P y R.
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Best for public events
- Reuniones del consejo
- Conferencias y seminarios virtuales
- Eventos de entretenimiento
Zoom Events
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Flexibilidad para elegir entre Zoom Meetings y Zoom Webinars
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Organice las grabaciones en un Hub de eventos donde pueda almacenar todas las sesiones de reuniones pasadas de todo el equipo
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Asigne entradas individuales para cada asistente
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Best for events:
- Con sesiones recurrentes
- Con varias actividades
- Que se extienden durante varios días
Cómo elegir
¿Cuántos empleados asistirán? ¿Cuánta interacción desea obtener? ¿Será anfitrión en varias sesiones? Estas son algunas de las recomendaciones sobre cuándo utilizar cada una de las soluciones de Zoom.
Piense en la experiencia de los asistentes
El tipo de experiencia de los asistentes y el nivel de interacción que desee para los empleados serán la clave para decidir qué tecnología elegir.
Zoom Meetings está pensada para conectar. Los empleados no solo tienen acceso al audio y al vídeo, sino que también tienen más flexibilidad para interactuar y utilizar características, como el chat, los filtros, las reacciones, las votaciones, la pizarra digital y la posibilidad de levantar la mano. También pueden compartir pantalla y unirse a salas para grupos pequeños si el anfitrión habilita estas características.
Zoom Webinars ofrece a los anfitriones un mayor control sobre la experiencia de los asistentes. Los asistentes no tienen la posibilidad de utilizar ni el audio ni el vídeo, ni de compartir sus pantallas, lo que limita las posibles interrupciones. Los empleados seguirán teniendo la oportunidad de participar a través del panel de P y R, el chat del seminario web, las votaciones, las reacciones y la encuesta posterior al seminario web. Esto hace que Zoom Webinars sea útil para comunicar las novedades de toda la empresa, organizar mesas redondas de ejecutivos y llevar a cabo sesiones de formación a gran escala. Los anfitriones pueden personalizar el aspecto de cada reunión de todo el equipo con la imagen de marca de la sesión.
Con Zoom Events, puede elegir organizar una sesión individual con Zoom Meetings o Zoom Webinars y utilizar las características interactivas enumeradas anteriormente, así como características adicionales, tales como Establecimiento de contactos y Expo. También puede almacenar, administrar y compartir grabaciones de manera fácil desde su hub, un directorio de contenido digital.
¿Desea ver cómo funcionan estas características?
Solicite una demostración con un experto de Zoom.
Sugerencias y prácticas recomendadas
Es importante crear una reunión de todo el equipo que aproveche al máximo el tiempo de los empleados y los anime a participar. Estas prácticas recomendadas le ayudarán a sentirse seguro de que puede celebrar reuniones profesionales e impactantes de todo el equipo.
Trabajar en equipo
La organización de un evento virtual, aunque sea interno, tiene muchas partes en movimiento. Delegue tareas a miembros del equipo y defina claramente sus roles y responsabilidades para que puedan trabajar juntos y crear una experiencia optimizada.
Asignar roles
Para compartir diapositivas
Designe a alguien que conozca bien el contenido y los puntos de la charla en detalle para que comparta las diapositivas o dé el control de las diapositivas a cada orador para que puedan administrar sus propias diapositivas durante la reunión.
Para moderar las P y R y el chat
Según la cantidad de asistentes que tenga, puede hacer que varias personas moderen las P y R y el chat. Esta es una buena manera de que sus empleados obtengan respuestas a sus preguntas sobre la marcha y de mantener su participación durante la reunión.
Para iniciar votaciones
Las votaciones, disponibles tanto para las reuniones como para los seminarios web, son una excelente forma de interactuar con su audiencia. Las votaciones avanzadas ofrecen formatos adicionales de respuesta y cuestionarios para hacer de su reunión una experiencia divertida y asegurarse de que los participantes estén prestando atención. Asigne a un compañero de equipo para que inicie y administre las votaciones a lo largo del evento.
Administración de asistentes
Siga nuestras prácticas recomendadas de seguridad para proteger su sesión de todo el equipo. También puede hacer que un compañero de equipo supervise las P y R o el chat, y esté atento a los comentarios o interrupciones potencialmente inapropiados.
Organice un ensayo general
¡La práctica hace al maestro! Antes del evento, programe un ensayo general con todos los oradores para probar sus conexiones de audio, vídeo, Internet y su iluminación. Para su equipo técnico, este es el momento en el que debe practicar compartir las diapositivas y los vídeos, iniciar votaciones y cualquier otra cosa que pueda hacer durante su evento en directo.
Aquí dejamos una lista de verificación que le ayudará a cubrir todos los aspectos en su ensayo general y a asegurarse de que está preparado para el gran día:
Lista de verificación del ensayo general
Su lista debe incluir lo siguiente:
Presentaciones y roles/responsabilidades
- El anfitrión gestionará las preguntas técnicas de todo el equipo
- Roles de presentadores/panelistas
Resumen rápido de las características y los controles de la reunión de todo el equipo
Al usar Zoom Webinars, podrá acceder a lo siguiente:
- Administración y respuesta a las P y R
- Intercambio de mensajes y enlaces en el chat
- Inicio de una votación
- Panelistas
Al usar Zoom Meetings, podrá acceder a lo siguiente:
- Administración y respuesta en el chat
- Inicio de una votación
- Administración de participantes
Determinar quién va a compartir el contenido y probarlo
- ¿Qué contenido se compartirá? (p. ej., diapositivas, vídeo, escritorio, aplicaciones, etc.)
- Si desea compartir audio, como música o un vídeo con sonido, pruébelo para asegurarse de que el audio se escuche en el volumen adecuado
Revisar los elementos de instrucciones generales
- ¿A quién dará el anfitrión el relevo después del mensaje de bienvenida e instrucciones generales?
- Recordar a los panelistas que deben unirse al evento en directo 15 minutos antes
- Confirmar la hora de inicio y finalización de la reunión de todo el equipo
- Determinar cómo administrar las P y R (por ejemplo, responder al final)
- El chat y la característica de levantar la mano estarán desactivados para los asistentes, a menos que se especifique lo contrario
- ¿Qué enlaces o mensajes (si los hay) deben enviarse a los asistentes a través del chat?
Confirmar que todos tienen los enlaces de los panelistas para el evento en directo
Otras consideraciones:
- Utilice una conexión de Internet por cable para evitar problemas de conectividad
- Cerrar los programas y las ventanas que no se utilicen para evitar que aparezcan notificaciones o pestañas no deseadas
- Crear una cuenta de Zoom exclusiva que se utilice solo para ser anfitrión de todo el equipo, de modo que los ajustes se guarden y que otros usuarios de la cuenta no los modifiquen
Lista de verificación para el anfitrión de todo el equipo:
Antes de la reunión de todo el equipo (1 o 2 semanas)
- Revisar que todas las configuraciones de cuenta deseadas estén habilitadas/deshabilitadas
- Programar reuniones/seminario web de todo el equipo
- Establecer las preguntas de la encuesta si corresponde
- Crear el borrador de la agenda de las reuniones de todo el equipo
- Crear el borrador de la lista de panelistas
Antes de la reunión de todo el equipo (~1 semana)
- Revisar y finalizar el contenido/las diapositivas y la agenda
- Enviar por correo electrónico la agenda final a los ejecutivos y panelistas
- Enviar la invitación a la reunión/seminario web a todos los empleados
- Promover y compartir la agenda en todos los canales de la empresa
- Organizar un ensayo general con todos los panelistas
Durante la reunión de todo el equipo
- Moderación de eventos
- Uso compartido de pantalla
- Seguimiento del tiempo
- Hacer un seguimiento y responder a las P y R
Después de la reunión de todo el equipo
- Hacer una reunión posterior con el equipo sobre lo que salió bien/no salió bien
- Distribuir las diapositivas y la grabación en todos los canales de la empresa
- Responder a las diversas divulgaciones de los empleados
Participación y conexión con la audiencia
Hay más de una forma de celebrar una reunión de todo el equipo exitosa; todo depende de la estructura y las necesidades de su plantilla. Aquí encontrará algunos consejos para garantizar que sus reuniones de todo el equipo proporcionen el máximo valor a sus empleados.
La variedad de temas es clave
Es importante variar los temas durante la reunión para mantener a su audiencia comprometida e interesada en la información que se presenta. Considere la posibilidad de incluir oradores invitados para ofrecer oportunidades de aprendizaje, liderazgo de pensamiento o simplemente por diversión. Además, compartir vídeos o música para hacer que cada reunión de todo el equipo sea única es una gran manera de generar entusiasmo.
Promover la participación durante la reunión
Encuesta antes del evento
Una reunión de todo el equipo es un gran momento para hacer que sus empleados se involucren y se entusiasmen por trabajar en su organización. Ofrezca a sus empleados la oportunidad de compartir lo que es importante que sepan, y adapte la agenda de la reunión de todo el equipo al ofrecer una votación o una encuesta antes del evento.
Consejo de experto
Aproveche Zoom Team Chat para compartir información antes y después del evento. Genere expectación antes de que comience el evento y asegúrese de que no se pierdan los detalles importantes.
Sesión de P y R en directo
La característica de P y R de Zoom Webinars permite a los asistentes hacer preguntas que se responden en directo o por escrito a lo largo del evento. A continuación, se ofrecen algunos consejos para utilizar la característica de P y R:
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Designe a miembros de su equipo para que administren la sesión de P y R, de modo que los presentadores puedan centrarse en desarrollar su discurso. Si su equipo de P y R no participa en audio o vídeo, puede ocultar su transmisión de vídeo mediante la característica Ocultar participantes sin vídeo.
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Puede ajustar la configuración de P y R para permitir o deshabilitar las preguntas anónimas, o cambiar si los asistentes pueden ver, comentar o votar preguntas.
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Tenga preparadas algunas preguntas que inviten a la reflexión, en caso de que no reciba suficientes preguntas interesantes de los asistentes para llenar el tiempo asignado para la sesión de P y R.
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Revise el informe de P y R después del seminario web y haga un seguimiento de los asistentes cuyas preguntas no se respondieron en la sesión.
Salas para grupos pequeños
Disponible con Zoom Meetings, las salas para grupos pequeños permiten a sus empleados reunirse en grupos más pequeños. Asigne a los asistentes a las salas para grupos pequeños antes o durante la sesión. Puede permitir que los participantes seleccionen a qué sala quieren unirse o permitirles moverse libremente entre las salas.
Encuestas para comentarios
Ofrezca a sus empleados la oportunidad de dejar comentarios después del evento para medir lo que creen que salió bien, lo que todavía necesita mejorar y lo que les gustaría ver en futuros eventos de todo el equipo. Con Zoom Webinars, puede utilizar la encuesta posterior al seminario web para iniciar una encuesta justo después de su evento.
¿Desea más información?
Póngase en contacto con nuestro equipo de ventas para descubrir más consejos sobre cómo organizar profesionalmente sus eventos de todo el equipo.