Đôi khi bạn cần trò chuyện nhanh với riêng ai đó hoặc tập hợp một nhóm gồm những người được chọn để thảo luận tập trung hơn. Nhu cầu này tồn tại trong cả cuộc họp trực tiếp và trực tuyến, đặc biệt là khi lực lượng lao động ngày nay liên tục chuyển đổi qua lại giữa hai hình thức này. Với tính năng phòng theo nhóm của Zoom, bạn có thể đưa cấu trúc cuộc họp linh động này vào không gian số.
Tạo các cuộc thảo luận tập trung bằng cách sử dụng phòng theo nhóm
Làm cách nào để thiết lập phòng theo nhóm trong Zoom?
Cho dù bạn đang tổ chức một buổi đào tạo lớn, cố gắng tái tổ chức lớp học trực tuyến hay hy vọng làm cho trải nghiệm gắn kết nhóm trở nên hấp dẫn hơn, thì phòng theo nhóm cũng là một thành phần quan trọng để xây dựng các kết nối có ý nghĩa. Tính năng này mang lại một số lợi ích, bao gồm:
Phòng theo nhóm hoạt động như thế nào?
Tạo phòng theo nhóm
-
Phòng theo nhóm cho phép bạn chia cuộc họp thành tối đa 50 phiên riêng biệt.
-
Là người chủ trì cuộc họp, bạn có thể phân chia người tham gia cuộc họp vào các phiên riêng biệt như vậy theo cách tự động hoặc thủ công, đồng thời bạn có thể tham gia vào bất kỳ phòng riêng biệt nào trong số đó tại bất kỳ thời điểm nào.
-
Nếu cần di chuyển người tham gia, bạn chỉ cần chọn tên người tham gia và chỉ định họ vào một phòng khác.
-
Bạn cũng có thể cho phép người tham gia kiểm soát trải nghiệm bằng cách để họ chọn phòng ưa thích ngay từ đầu.
Kết thúc phòng theo nhóm
-
Khi đã sẵn sàng kết thúc phiên theo nhóm, bạn có thể nhấp vào “Đóng phòng”, thao tác này sẽ gửi thông báo cho người tham gia để họ tham gia lại phiên chính.
-
Người chủ trì có thể điều chỉnh sao cho phòng theo nhóm sẽ tự động kết thúc sau thời gian đã cấu hình và thậm chí đặt đồng hồ đếm ngược cho người tham gia để tự động đưa họ trở lại phiên chính khi hết thời gian.
-
Người tham gia có thể chọn quay lại phiên chính bất cứ lúc nào.
Xóa phòng theo nhóm
-
Bạn có thể xóa một phòng theo nhóm đã chọn. Tuy nhiên, thao tác này không loại bỏ những người tham gia phòng đó khỏi cuộc họp.
-
Sau khi một phòng bị xóa, người tham gia sẽ được đưa trở lại hàng đợi để vào một phòng theo nhóm khác.
-
Nếu phòng theo nhóm vô tình bị xóa và bạn muốn tạo lại kịch bản, bạn sẽ phải bắt đầu lại từ đầu bằng cách tạo lại phòng theo nhóm theo cách tự động đưa người tham gia vào phòng hoặc đưa cùng nhóm người tham gia đó vào phòng theo nhóm mới theo cách thủ công.
Sử dụng phòng theo nhóm với Zoom Rooms
-
Nếu muốn cho phép thực hiện các cuộc trò chuyện nhỏ này trong môi trường làm việc theo hình thức kết hợp, bạn có thể tham gia phòng theo nhóm từ Thiết bị Zoom Rooms.
-
Mặc dù Zoom Rooms không thể khởi tạo phiên phòng theo nhóm, nhưng chúng có thể được thêm với vai trò người tham gia phòng theo nhóm khi người chủ trì bắt đầu phiên theo nhóm.
-
Người tham gia Zoom Rooms cũng có thể tham gia và rời khỏi phiên và xem những người nào khác đang tham gia phòng theo nhóm của họ.
Bắt đầu trải nghiệm phòng theo nhóm Zoom
Ngay cả các cuộc họp trực tuyến cũng cần một cách thức để kết nối một số cá nhân nhất định hoặc tạo các nhóm chuyên trách. Với phòng theo nhóm Zoom, bạn có thể tương tác với người tham gia khi cần trong khi vẫn tận hưởng sự linh hoạt gắn liền với môi trường kỹ thuật số.
Tải xuống Zoom Meetings ngay hôm nay để trải nghiệm phòng theo nhóm trên thực tế!
Những câu hỏi thường gặp
Để bật tính năng phòng theo nhóm cho mục đích sử dụng của riêng bạn, hãy bắt đầu bằng cách đăng nhập vào cổng thông tin web của Zoom và chuyển đến “Cài đặt”. Nhấp vào thẻ “Cuộc họp” ở mục “Trong cuộc họp (nâng cao)” để bật/tắt tùy chọn phòng theo nhóm. Hộp thoại xác minh có thể xuất hiện, vì vậy chỉ cần nhấp vào “Bật” để xác minh thay đổi nếu có. Nếu vì lý do nào đó, tùy chọn phòng theo nhóm chuyển sang màu xám thì có khả năng quản trị viên tài khoản đã khóa tùy chọn này – bạn hãy nhớ liên hệ với họ để thiết lập.
Để giúp bạn linh hoạt hơn trong trải nghiệm phòng theo nhóm, chúng tôi khuyên bạn nên chọn các tùy chọn sau trong quá trình thiết lập:
- Cho phép người chủ trì cuộc họp chỉ định trước người tham gia vào phòng theo nhóm.
- Cho phép người chủ trì phát thông báo tới người tham gia, như vậy bạn có thể phát thông báo dạng văn bản tới tất cả người tham gia trong phòng theo nhóm.
- Cho phép người chủ trì phát giọng nói tới phòng theo nhóm, như vậy bạn có thể phát âm thanh micrô tới tất cả người tham gia trong phòng theo nhóm.
- Cho phép người chủ trì tạo, đổi tên và xóa các phòng theo nhóm khi phòng mở.
- Cho phép người chủ trì xem trạng thái hoạt động của những người tham gia trong các phòng theo nhóm (ví dụ: chia sẻ màn hình, phản ứng). Tùy chọn này cho phép người chủ trì và đồng chủ trì nhanh chóng xem trạng thái âm thanh và video của người tham gia, xem họ có đang chia sẻ màn hình không, cũng như bất kỳ phản ứng chủ động hay góp ý phi lời nói nào.
Sau đó nhấp vào Lưu, và vậy là bạn đã sẵn sàng để bắt đầu.
Để tạo phòng theo nhóm, chỉ cần bắt đầu cuộc họp tức thì hoặc cuộc họp đã lên lịch và nhấp vào “Phòng theo nhóm”. Chọn số lượng phòng bạn muốn tạo và cách bạn muốn chỉ định người tham gia vào các phòng đó, có thể là chọn người tham gia bạn muốn trong mỗi phòng, hoặc tự động chỉ định người tham gia. Bạn cũng có thể cho phép người tham gia chọn phòng mà họ muốn. Nhấp vào Tạo, sau đó để các phiên chạy theo cách bạn thấy phù hợp.