Khi việc bật video mang lại lợi ích cho bạn, đội ngũ và doanh nghiệp của bạn

Chúng tôi hiểu điều đó – bạn mệt mỏi khi phải nhận cuộc gọi video suốt cả ngày. Sau một thời gian dài làm việc trong môi trường từ xa và kết hợp, chúng tôi hiểu việc tham gia cuộc họp video thực sự mệt mỏi. Tất cả chúng ta đều có thể được thông cảm nếu từ chối cuộc họp hoặc chỉ đơn giản là đôi lúc tắt camera.

Ngoài ra, môi trường làm việc từ xa kéo dài, với ít thời gian gặp gỡ trực tiếp với người giám sát, giám đốc điều hành và đồng nghiệp, có thể khiến ngay cả những nhân viên tự tin nhất cũng không chắc chắn về vị trí nghề nghiệp của họ. Vì vậy, thật công bằng khi hỏi:

• Làm thế nào để bạn nổi bật trong môi trường làm việc từ xa?
• Bạn thể hiện có tương tác với đội ngũ của mình bằng cách nào?
• Bạn chứng minh mình là một nhân viên làm việc hiệu quả bằng cách nào?

Chúng tôi đã khảo sát thói quen giao tiếp của các nhân viên tại Hoa Kỳ có sử dụng nền tảng giao tiếp bằng âm thanh và video để kết nối với đồng nghiệp và khách hàng. Chúng tôi nhận thấy rằng, thậm chí sau khi nhiều người trong chúng ta dựa vào các phương thức truyền thông video trong hầu hết 18 tháng, thì các nhân viên có chuyên môn thuộc nhiều ngành vẫn cho rằng cuộc họp video mang lại giá trị to lớn, đặc biệt khi họ bật camera trong suốt cuộc họp.

Theo cuộc khảo sát, dưới sự ủy quyền của Zoom và do Morning Consult thực hiện, việc bật video giúp mọi người tăng năng suất, sự gắn kết và tin tưởng. Việc này cũng có thể giúp cải thiện nhìn nhận nói chung của nhà quản lý hoặc của đồng nghiệp về bạn trong vai trò là một nhân viên.

Nhưng sự cân bằng là cần thiết, và lựa chọn sử dụng video vào lúc nào và ở đâu thường là quan trọng. Trên thực tế, 71% người cho rằng thông tin trong một số cuộc gọi video tốt hơn hết nên được gửi qua tính năng trò chuyện hoặc email.

Đọc tiếp để tìm hiểu thời điểm mọi người bật video trong các cuộc họp trực tuyến, thời điểm họ không muốn và thời điểm bạn cũng nên làm như vậy.

Mặc dù hội nghị video là một phần quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp qua nhiều năm, đại dịch COVID-19 đã nhanh chóng gia tăng vai trò của các nhân viên có chuyên môn khi họ có thể “trực tiếp” nói chuyện với đồng nghiệp và khách hàng thông qua hội nghị video mà không thực sự gặp mặt trực tiếp.

Zoom và Morning Consult đã cộng tác trong nghiên cứu xem xét việc bật camera trong các cuộc gọi hội nghị video tác động như thế nào đến các yếu tố như sự gắn kết, năng suất làm việc và cảm giác được kết nối giữa nhân viên, đồng nghiệp và khách hàng. Nghiên cứu này cũng tiết lộ việc bật video thường tác động tích cực như thế nào đến cách người khác, bao gồm cả nhà quản lý, nhìn nhận hiệu quả công việc của bạn.

Phần lớn các nhân viên có chuyên môn cảm thấy rằng bật video trong cuộc gọi hội nghị video:

• Tăng cường sự gắn kết và năng suất làm việc
• Tăng cường sự cởi mở với những người mà họ đang giao tiếp và xây dựng niềm tin
• Giúp họ dễ dàng chia sẻ suy nghĩ của mình trong cuộc họp và khi có những cuộc trò chuyện khó khăn
• Giúp mang lại trải nghiệm làm việc tích cực theo mô hình kết hợp
• Sẽ là một yếu tố quan trọng đối với tương lai của công việc

Những gì chúng ta biết về làm việc từ xa đã thay đổi đáng kể vào năm 2020 và đến hôm nay vẫn tiếp tục phát triển khi các tổ chức nỗ lực mở lại văn phòng một cách an toàn, đồng thời hỗ trợ các nhóm làm việc phân tán và duy trì môi trường làm việc cộng tác cho tất cả mọi người.

Giao tiếp qua video đóng vai trò rất quan trọng trong nửa đầu năm 2021, khi số lượng nhân viên có chuyên môn cho biết họ làm việc trong môi trường hoàn toàn từ xa nhiều hơn trong môi trường hoàn toàn trực tiếp hay theo hình thức kết hợp. (Trong cuộc khảo sát, “làm việc theo hình thức kết hợp” được định nghĩa là “thực hiện công việc một phần trong môi trường văn phòng và một phần trong môi trường từ xa”.)

Hầu hết những người được khảo sát thực sự cảm thấy rất gắn bó với công việc (70%), đồng nghiệp và khách hàng (55%), cho dù họ làm việc ở đâu. Điều này có thể được coi là minh chứng cho sức mạnh của công nghệ trong việc đảm bảo khả năng được kết nối và làm việc hiệu quả cho các nhóm phân tán.

Môi trường làm việc kết hợp là điều mong muốn nhất đối với các nhân viên có chuyên môn trong tương lai, nhưng đáng chú ý là nhiều người trong số này lại quan tâm đến việc tiếp tục làm việc với phương thức như trước đây.

Tất cả chúng ta đều có phong cách giao tiếp ưu tiên của riêng mình, nhưng kết quả khảo sát chỉ ra rằng sự tương tác và đối tượng mà chúng ta đang giao tiếp có xu hướng tác động đến thời điểm chúng ta đưa ra những ưu tiên đó.

Khi làm việc từ xa, nghiên cứu cho thấy có sự khác biệt rõ rệt giữa cách chúng ta giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng với cách mà chúng ta muốn giao tiếp. Kiểu tương tác này thường thúc đẩy cách nhân viên có chuyên môn muốn tương tác với đồng nghiệp/khách hàng, theo hình thức từ xa hay trực tiếp.

Có lẽ không có gì ngạc nhiên khi cuộc khảo sát cho thấy:

• Khi kết nối cá nhân thông qua giao tiếp xã hội hoặc xây dựng nhóm, các nhân viên có chuyên môn thích hình thức trực tiếp hơn.
• Gần một nửa nhân viên có chuyên môn cảm thấy cuộc gọi video quá thường xuyên, quá dài, và thực sự điều đó khiến họ khó khăn hơn trong việc tiếp tục thực hiện nhiệm vụ.
• Hầu hết các nhân viên này đều đồng ý rằng một câu hỏi nội bộ nhanh gửi đến đồng nghiệp được trao đổi tốt nhất thông qua trò chuyện hoặc email.

Trong trường hợp không thể thực hiện cuộc họp trực tiếp, phần lớn các nhân viên có chuyên môn thích gọi video trong nhiều tình huống, bao gồm phỏng vấn một ứng cử viên, trình bày cho khách hàng/đối tác bên ngoài hay tiến hành các hoạt động xây dựng nhóm nội bộ.

Khi làm việc từ xa, các nhân viên có chuyên môn ưu tiên cuộc gọi video so với các phương thức giao tiếp khác khi:

• Phỏng vấn ứng viên cho vị trí công việc
• Trình bày cho khách hàng/đối tác bên ngoài
• Trình bày cho đồng nghiệp nội bộ
• Tham gia vào hoạt động xây dựng nhóm nội bộ
• Có phiên làm việc với khách hàng/đối tác bên ngoài

Việc tận mắt nhìn thấy thực sự mang tới sự tin tưởng, và nghiên cứu chỉ ra rằng việc bật camera của bạn có ý nghĩa đối với các cuộc gọi hoặc cuộc họp cụ thể. Vậy khi nào chúng ta cho rằng việc bật video mang lại lợi ích trong các cuộc gọi trực tuyến?

Những người được khảo sát cho rằng họ bật video trong hầu hết hoặc toàn bộ thời gian khi:

• Phỏng vấn ứng viên xin việc (66%)
• Trình bày cho khách hàng/đối tác bên ngoài (64%)
• Có phiên làm việc với khách hàng/đối tác bên ngoài (63%)
• Tham gia vào hoạt động xây dựng nhóm nội bộ (59%)
• Trình bày cho đồng nghiệp trong nội bộ (59%)
• Trong cuộc họp trực tiếp 1:1 với người quản lý của họ (59%)
• Giao tiếp với khách hàng (59%)

Cuộc khảo sát cho thấy mọi người ít có khả năng bật video nhất khi họ đặt câu hỏi nội bộ nhanh cho đồng nghiệp.

Cho đến nay, lý do chính khiến mọi người cảm thấy tương tác nhiều hơn khi bật video là có thể nhìn thấy khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể của mọi người.

Các lý do chính khác khiến mọi người cảm thấy tương tác nhiều hơn khi bật video:

• “Khi bật video, tôi buộc phải tương tác vì tôi không thể cùng lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ”
• “Tôi cảm thấy điều quan trọng là phải giao tiếp bằng mắt khi nói chuyện với ai đó”
• “Bật video sẽ giúp gắn kết cá nhân nhiều hơn trong cuộc gọi”

Khi nhắc đến việc hoàn thành công việc thực tế qua cuộc họp video, phần lớn nhân viên có chuyên môn cảm thấy làm việc hiệu quả hơn khi họ bật camera:

• Hơn một nửa (59%) nhân viên có chuyên môn cho biết họ cảm thấy làm việc hiệu quả hơn khi bật video so với những người đóng góp riêng lẻ.
• Phần lớn các nhà quản lý nhân sự (69%) cảm thấy cấp dưới trực tiếp của họ làm việc hiệu quả hơn khi họ bật video.
• Nhân viên trong môi trường kết hợp cảm thấy làm việc hiệu quả hơn khi có bật video so với những người làm việc hoàn toàn từ xa hoặc hoàn toàn trực tiếp.

Bật video trong cuộc gọi giúp tăng niềm tin theo một số cách: nhân viên có chuyên môn tự tin hơn trong việc tuyển đúng người, cảm thấy hiểu đồng nghiệp dễ dàng hơn và tạo sự tin tưởng lớn hơn với khách hàng và đồng nghiệp.

• Có 7/10 nhân viên có chuyên môn (70%) cảm thấy bật video giúp củng cố sự tin tưởng giữa họ và khách hàng.
• Tương tự như vậy, khoảng 2/3 (67%) cảm thấy bật video giúp họ tạo sự gắn kết sâu sắc hơn, đáng tin cậy hơn với đồng nghiệp.
• 67% cho rằng sẽ dễ đạt được thỏa thuận hơn khi bật video.
• 61% cho rằng họ làm việc hiệu quả hơn khi bật camera.

Phương thức giao tiếp qua video sẽ không biến mất. Trên thực tế, 75% nhân viên có chuyên môn đồng ý rằng bật video trong các cuộc gọi trực tuyến sẽ là một nhân tố quan trọng đối với công việc trong tương lai. Và một tỷ lệ tương đương (72%) tin rằng bật video giúp công ty của họ sẵn sàng hơn trong việc hỗ trợ nhân sự trong môi trường kết hợp.

Sự gắn kết, tin tưởng và năng suất làm việc đều tăng lên khi chúng ta họp với đồng nghiệp và khách hàng qua video. Rất ít người được khảo sát cho rằng cần buộc mọi người bật camera trong mỗi cuộc gọi nhưng dữ liệu chỉ ra rằng
việc chấp nhận văn hóa “bật video” có thể mang lại lợi ích cho những người đóng góp riêng lẻ cũng như đội ngũ kinh doanh nói chung.

Hội nghị video đáng tin cậy là điều cốt lõi của văn hóa “bật video” thành công, nhưng một điều quan trọng không kém là phải hiểu rằng không phải mọi tương tác đều cần thực hiện qua cuộc gọi video. Việc sở hữu hệ sinh thái truyền thông tại chỗ để hỗ trợ
cộng tác công việc linh hoạt và tất cả các phương thức mọi người muốn giao tiếp sẽ giúp bạn thành công.

Zoom cung cấp các giải pháp video, trò chuyện, điện thoại, không gian làm việc và sự kiện dẫn đầu ngành, từ đó hỗ trợ tất cả các phương thức giao tiếp đáp ứng nhu cầu từ đội ngũ của bạn.