Voer doelgerichte gesprekken met aparte vergaderruimtes

Soms moet je even iemand apart nemen voor een kort gesprek of een specifieke groep samenbrengen voor een doelgerichtere bespreking. Dit geldt zowel voor persoonlijke als virtuele vergaderingen, vooral omdat medewerkers tegenwoordig niet meer de hele week op kantoor werken. Met Zooms functie voor aparte vergaderruimtes kun je deze dynamische vergaderstructuur ook digitaal toepassen.

Voer doelgerichte gesprekken met aparte vergaderruimtes
Wat is een aparte vergaderruimte?

Wat is een aparte vergaderruimte?

Met aparte vergaderruimtes kan een host van een Zoom-vergadering een grotere vergadering of trainingssessie opdelen in aparte, kleinere groepen. Met deze functie kan iedereen in kleinere teams werken, waarbij de host de groepen weer kan samenvoegen tot een gezamenlijke sessie wanneer dat nodig is. Deelnemers kunnen de host waarschuwen wanneer ze hulp nodig hebben en je kunt in een van de aparte vergaderruimtes gaan kijken om te assisteren of vragen te beantwoorden.



Tijdens een sessie in een aparte vergaderruimte kun je video's, audio, chat, whiteboards en de functie Scherm delen gebruiken.

Hoe stel ik aparte vergaderruimtes in Zoom in?

Met aparte vergaderruimtes creëer je zinvolle verbindingen, of je nu één grote trainingssessie houdt, een virtueel klaslokaal boeiender of een teambuildingbijeenkomst leuker wilt maken. Aparte vergaderruimtes hebben een aantal voordelen:

  • Eenvoudig delegeren

    Eenvoudig delegeren

    Wanneer je tijdens een sessie ondersteuning nodig hebt, komen co-hosts goed van pas. Ze kunnen je helpen een vergadering en de bijbehorende aparte vergaderruimtes in goede banen te leiden. Co-hosts beschikken over alle hostbevoegdheden in aparte vergaderruimtes, waaronder de mogelijkheid om aparte vergaderruimtes toe te wijzen, te starten en te beëindigen. Daarnaast kunnen ze schakelen tussen aparte vergaderruimtes en berichten naar alle leden van een aparte vergaderruimte uitzenden.

  • Georganiseerde, doelgerichte gesprekken

    Georganiseerde, doelgerichte gesprekken

    Hoewel deelnemers zich in verschillende ruimtes bevinden, kunnen hosts naar elke aparte vergaderruimte een bericht sturen wanneer ze iedereen iets te melden hebben. Deze functie is bijvoorbeeld handig wanneer je de deelnemers wilt laten weten dat het tijd is om het gesprek of een opdracht af te ronden.

  • Lange, doorlopende vergaderingen opsplitsen

    Lange, doorlopende vergaderingen opsplitsen

    Zodra je een sessie in een aparte vergaderruimte hebt beëindigd, kun je natuurlijk altijd besluiten om je deelnemers weer op te splitsen in kleinere groepjes. Dit is handig voor langere lessen of evenementen, omdat je de deelnemers zo vaak als je wilt kunt opsplitsen.

  • Geef deelnemers de hulp die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben

    Geef deelnemers de hulp die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben

    Ook wanneer je je niet in dezelfde ruimte bevindt als iemand anders, kun je die persoon helpen. Deelnemers in een aparte vergaderruimte kunnen op het pictogram 'Om hulp vragen' klikken om de host uit te nodigen in hun aparte vergaderruimte. De host ontvangt vervolgens een melding en kan meteen naar die sessie gaan.

  • Betrokkenheid van deelnemers bekijken

    Betrokkenheid van deelnemers bekijken

    Op het tabblad Deelnemers kun je als host zien wie in welke aparte vergaderruimte aanwezig is en of ze aan het woord zijn, hun scherm delen, een video bekijken en meer. Hiermee krijg je een beter overzicht van de betrokkenheid in iedere aparte vergaderruimte en zie je snel waar je extra aandacht aan moet besteden.

  • Consistente beveiliging

    Consistente beveiliging

    End-to-endversleuteling (E2EE) voor Zoom Meetings is nu ook beschikbaar voor aparte vergaderruimtes. Het is dezelfde ervaring als bij de standaard E2EE-vergadering, maar elke aparte vergaderruimte krijgt dan een eigen, unieke versleutelingssleutel. Je kunt deze functie gebruiken als je een extra beveiligingslaag wilt toevoegen aan belangrijke privégesprekken of als je bepaalde personen samen wilt brengen tijdens een E2EE-vergadering.

Hoe werken aparte vergaderruimtes?

Aparte vergaderruimtes maken

Aparte vergaderruimtes maken

  • Met aparte vergaderruimtes kun je een vergadering opsplitsen in 50 afzonderlijke sessies.

  • Als host van een vergadering kun je ervoor kiezen de deelnemers aan de vergadering automatisch of handmatig in deze afzonderlijke sessies op te splitsen. Daarnaast kun je op elk moment deelnemen aan een van deze aparte ruimtes.

  • Als je een deelnemer moet verplaatsen, kun je gewoon de naam van die deelnemer selecteren en deze aan een andere ruimte toewijzen.

  • Je kunt deelnemers ook zelf de controle geven door ze vanaf het begin de ruimte van hun voorkeur te laten selecteren.

Aan de slag met aparte vergaderruimtes van Zoom

Zelfs tijdens virtuele vergaderingen zijn er weleens medewerkers die even iets met elkaar moeten bespreken of moeten er aparte groepen worden gecreëerd. Met Zooms aparte vergaderruimtes kun je de deelnemers er zo nodig bij betrekken, maar profiteer je nog steeds van de flexibiliteit van een digitale omgeving.

Download Zoom Meetings vandaag nog en probeer de aparte vergaderruimtes uit!

Aan de slag met aparte vergaderruimtes van Zoom

Veelgestelde vragen

Als je de functie voor aparte vergaderruimtes voor eigen gebruik wilt inschakelen, moet je je eerst aanmelden bij de Zoom-webportal. Ga vervolgens naar 'Instellingen'. Klik op het tabblad 'Vergadering'. Onder 'In vergadering (geavanceerd)' schakel je de optie Aparte vergaderruimte in. Er verschijnt mogelijk een verificatiedialoogvenster. Klik in dat geval op 'Inschakelen' om de wijziging te verifiëren. Als de optie Aparte vergaderruimte om wat voor reden dan ook grijs wordt weergegeven, is deze optie waarschijnlijk vergrendeld door de accountbeheerder. Neem in dat geval contact op met de beheerder. 

Voor een flexibelere ervaring raden we je aan de volgende vakjes in te schakelen tijdens het instellen van de aparte vergaderruimtes:

 

  • Hosts van vergaderingen toestaan om deelnemers vooraf toe te wijzen aan aparte vergaderruimtes.
  • Hosts toestaan om berichten naar deelnemers te sturen, waarmee je een tekstbericht kunt sturen naar alle deelnemers in aparte vergaderruimtes.
  • Hosts toestaan om hun stem uit te zenden naar aparte vergaderruimtes, waarmee je microfoonaudio kunt uitzenden naar alle deelnemers in aparte vergaderruimtes.
  • Hosts toestaan om aparte vergaderruimtes te maken, te hernoemen en te verwijderen wanneer de ruimtes geopend zijn.
  • Hosts toestaan om de statussen van deelnemersactiviteiten in aparte vergaderruimtes te bekijken (zoals scherm delen, reacties). Hierdoor kunnen hosts en co-hosts snel de audio- en videostatus van deelnemers bekijken en zien of ze hun scherm en eventuele actieve reacties of non-verbale feedback delen.

 

Klik vervolgens op Opslaan. Je bent er helemaal klaar voor. 

Als je een aparte vergaderruimte wilt maken, start je een directe of geplande vergadering en klik je op 'Aparte vergaderruimtes'. Selecteer het aantal ruimtes dat je wilt maken en hoe je deze aan de deelnemers in die ruimtes wilt toewijzen. Dit kun je doen door te selecteren welke deelnemers je in welke ruimtes wilt hebben of ze automatisch laten toewijzen. Daarnaast kun je deelnemers ook zelf de ruimte van hun voorkeur laten kiezen. Klik op Maken en laat de sessies verlopen zoals jij dat wilt.