生産性に影響を与えずに IT 費用を削減する方法のご紹介

予算やリソースの縮小は今に始まったことではありません。近頃は、IT 支出の正当性を説明するよう求められることや、何らかの手を打って支出を削減するよう言われることもあるでしょう。問題は、従業員同士がそれぞれ異なるアプリやチャネルを使用してコミュニケーションを取っていることにあります。

それでは、ワークフローをこれ以上複雑にすることなく支出を最適化するにはどうすればよいでしょうか。そこで、コミュニケーションを統合することから始めましょう。

費用を削減するからといって、コミュニケーションを減らさなくてはならないわけではありません。スケーリング機能を失うことなく費用を節約できるような、スマートな方法が存在するのです。システムにあるアプリケーションが多すぎることが懸念材料であれば、それぞれの長所を備えた多目的アプリを見つければよいだけです。

まずはチャット アプリケーションから探してみましょう。適切なタイプのチャットアプリを使用すれば、すべてのワークフローを 1 か所にまとめ、特定の就業日に別のあらゆるコミュニケーション方法へと連携できます。適切なチャットアプリがどれか確認するには、以下の事柄を考慮しましょう。

適切な連携: 重要な文書をチームメンバーに素早く渡したいですか？現在使用中のサービスを維持しつつ、強力なサードパーティ アプリにアクセスしたいと考えていますか？多くのユーザーが使用している人気のアプリケーションと連携するチャット ソリューションを見つけましょう。たとえばドキュメント共有の連携は、多くのユーザーがプロジェクトで協働し、重要なアセットでコラボレーションするうえで近年外せない機能です。関連するチャットアプリ連携により、ワークフローが簡素化され時間の節約になります。

メモ作成、文書の保存、編成機能: すべてを 1 か所で保存できれば、メモ作成やストレージ アプリケーションを別々に使用する必要はありません。高度なチャットアプリなら、メモ作成、重要な文書の送信と保存、重要なメッセージに対する保存、ピン留め、返信を同じインターフェース内で実行できるはずです。リマインダー設定およびメッセージ送信のスケジュール機能にも注目です。これらの機能は、外出中や異なるタイムゾーンでコミュニケーションする際に情報を整理するうえで有用となります。

別のタイプのコラボレーションにすばやくアクセス: 詳細な話し合いやデモのために、チャットから電話、またはビデオ ミーティングに移行しなければならないケースもあります。同じアプリケーション内ですべてのコミュニケーション ソリューションを切り替えられる、スピーディーかつ生産的なチャットアプリを見つけましょう。このようなアプリでは、グループ チャネル内からすぐにミーティングを開始する機能、特定グループとデジタル ホワイトボードを共有する機能、ミーティング チャットを持続的なチャットアプリ内に直接保存する機能を利用できます。

何十年もの間、電話は職場環境に不可欠な存在であり続けています。だからといって時代遅れかというとそうではなく、実際は正反対です。VoIP コミュニケーションは、今日の柔軟な仕事環境に欠かせません。外出中も、VoIP 技術のおかげで好きなデバイスから同僚や顧客とコミュニケーションを取ることができます。適切な VoIP 電話プロバイダーを選択すれば、このようなコミュニケーションやそれ以外の機能もサポートしてくれます。

実際、一部の電話ソリューションでは、使用するデバイスやアプリケーションの数を減らすことができます。必要なのは、適切なソリューションを見つけることだけです。そのための推奨事項をご紹介します。

過剰なデバイスを使用しない一貫したコミュニケーション: ワールドクラスの VoIP コミュニケーションは、デスクトップ、モバイル、タブレット端末の各デバイスで機能します。固定回線電話もまだまだ現役だという事実を無視するわけではありませんが、VoIP なら、個人番号を明らかにしなくてもお好みのデバイスを使用してコミュニケーションできるという選択肢が開けます。この方法なら、特定の場所に居続けたり、仕事用と個人用で通話用デバイスを分けて持ったりする必要がありません。必要なのは、クラウドベースの電話アプリにアクセスできることだけです。

テキスト機能またはビデオへの移行機能: 今日の電話ソリューションは、コラボレーション中心の環境を前提に構築する必要があります。つまり、ビデオ ソリューションに簡単に接続できなくてはなりません。すぐにビデオに移行できる VoIP ソリューションがあれば、同じ場所から 2 つの機能を切り替えることができます。また、電話ソリューションから SMS テキスト メッセージを送信できるため、文字と音声のメッセージをすべて同じ送信元から発信できます。

分析ダッシュボードと品質ダッシュボード: なんらかの問題の真相を究明しているときに、分析ダッシュボードが整理されていないようでは頭痛の種が増えるだけです。直感的なダッシュボードを備えた電話ソリューションを導入することで、余分な分析ソリューションを削減しましょう。通話品質やネットワークの問題を事前にモニタリングし、トラブルシューティングすることで、迅速かつ効果的に問題を解決できます。

最後に、チャットアプリと電話ソリューションの両方を提供する単一プラットフォームを使用して、これらを統合することをおすすめします。

Zoom の高度なチャットアプリである Zoom Team Chat は、組織化された迅速なコミュニケーションを実現し、Zoom Phone はコラボレーション時代に欠かせない音声コミュニケーションを提供します。両サービスを活用することで、迅速にモダリティ間でコラボレーションを行い、かつてないレベルの生産性を生み出すことができます。

どちらのソリューションも、チャット、電話、ミーティング、ホワイトボードなどをシームレスな単一プラットフォームにまとめた Zoom Workplace サービスに組み込まれています。Zoom Workplace で職場のコミュニケーションを 1 か所に統合することで、今後もビジネスを発展させていくために必要な時間と費用を確保できます。スケーリング機能を失うことなく、日常業務を再考し、少ないリソースでより多くのことを実現しましょう。

Zoom でコミュニケーションを統合する方法の詳細情報については、最新の「Hear from a Peer（Zoom の仲間の声）」ウェビナーをご覧ください。