¿Tiene que reducir los costes de TI? Cómo hacerlo sin afectar la productividad

Los presupuestos y los recursos están en disminución, pero eso no es nada nuevo para usted. En estos días, es posible que le pidan que justifique su gasto en TI o que le digan que tiene que hacer recortes de alguna manera. El problema es que sabe que sus empleados utilizan diversas aplicaciones y canales para comunicarse entre sí.

Entonces ¿cómo hacer que su dinero rinda más sin agregar complejidad a sus flujos de trabajo? Empiece por consolidar sus comunicaciones.

Hacer recortes no significa necesariamente que tenga que comunicarse menos. Hay una forma de tomar decisiones inteligentes que le permiten ahorrar dinero sin sacrificar la capacidad de expansión. Si lo que le preocupa es tener demasiadas aplicaciones en su sistema, eso solo significa que tiene que encontrar una aplicación polivalente, una que ofrezca lo mejor de ambos mundos.

Un buen punto de partida: las aplicaciones de chat. Con la aplicación de chat adecuada, puede reunir todos sus flujos de trabajo en un solo lugar y conectarse mediante todas las demás formas de comunicación en un día de trabajo determinado. A continuación, se detallan algunos aspectos que debe tener en cuenta para identificar la aplicación de chat ideal: 

Las integraciones adecuadas: ¿desea pasar rápidamente un documento importante a un miembro del equipo? ¿Quiere acceder a una potente aplicación de terceros sin perder su lugar? Busque una solución de chat que se integre con aplicaciones de uso común y populares. Las integraciones para compartir documentos, por ejemplo, son imprescindibles hoy en día, ya que es la forma en que muchos de nosotros trabajamos juntos en proyectos y colaboramos en activos importantes. Las integraciones pertinentes con aplicaciones de chat permiten simplificar los flujos de trabajo y no perder tiempo.

La capacidad de tomar notas, almacenar documentos y mantenerse organizado: ¿por qué tener aplicaciones separadas para tomar notas y almacenar documentos cuando se puede tener todo guardado en un mismo lugar? Las aplicaciones de chat avanzadas deberían ofrecer la posibilidad de tomar notas, enviar y almacenar documentos importantes y guardar mensajes importantes, fijarlos y responder a ellos desde la misma interfaz. No pierda de vista la posibilidad de programar el envío de mensajes y establecer recordatorios, que le resultarán muy útiles cuando necesite organizarse mientras se comunica en cualquier lugar o en diferentes zonas horarias. 

Acceso rápido a otros tipos de colaboración: a veces es necesario pasar del chat al teléfono o a una reunión con vídeo para explicar o demostrar algo. Busque una aplicación de chat que le permita cambiar de una solución de comunicación a otra dentro de la misma aplicación, de forma rápida y productiva. Ventajas adicionales: la posibilidad de iniciar una reunión directamente en un canal de grupo, compartir una pizarra digital con un grupo específico y guardar los chats de la reunión directamente en la aplicación de chat continua.

El teléfono ha sido la piedra angular de los entornos de trabajo durante décadas. Pero eso no significa que se esté dejando de utilizar, sino todo lo contrario. Las comunicaciones VoIP son imprescindibles en el flexible mundo laboral actual. Ayudan a comunicarse desde cualquier lugar, mediante el dispositivo que elija, con compañeros y clientes por igual. Y el proveedor de telefonía VoIP adecuado puede ayudarlo a hacer todo eso y mucho más. 

De hecho, algunas soluciones de telefonía le permiten reducir la cantidad de dispositivos y aplicaciones que utiliza. Solo hay que encontrar la adecuada. Esto es lo que recomendamos buscar: 

Comunicación coherente, sin exceso de dispositivos: las comunicaciones VoIP de primer nivel pueden funcionar en dispositivos de desktop, dispositivos móviles y tabletas. Esto no pasa por alto el hecho de que los teléfonos fijos siguen siendo importantes, pero le da la opción de comunicarse por el dispositivo que elija sin revelar su número personal. De este modo, no queda atado a una ubicación determinada ni tiene que disponer de distintos dispositivos para las llamadas de trabajo y las personales. Lo único que necesita es poder acceder a la aplicación de telefonía en la nube. 

La capacidad de enviar mensajes de texto o convertirlos en vídeo: las soluciones de telefonía actuales deben estar diseñadas para un mundo orientado a la colaboración, lo que implica la posibilidad de conectarse fácilmente a soluciones de vídeo. Busque una solución VoIP que pase directamente al vídeo, para que pueda alternar entre ambos en el mismo lugar. También debería poder enviar mensajes SMS desde su solución de telefonía, para que los mensajes de texto y voz procedan todos de la misma fuente. 

Paneles de control analíticos y de calidad: cuando se intenta llegar al fondo de un asunto, la dispersión de los paneles de control analíticos no hace más que aumentar los dolores de cabeza. Reduzca el número de soluciones analíticas adicionales adoptando una solución de telefonía que incluya un panel de control intuitivo. Debería tener la posibilidad de supervisar y solucionar de forma proactiva los problemas de calidad de las llamadas y los problemas de red, para poder resolver los problemas con rapidez y eficacia. 

Nuestra recomendación final es que consolide su aplicación de chat y su solución de telefonía utilizando una plataforma que ofrezca ambas. 

Nuestra avanzada aplicación de chat, Zoom Team Chat, ofrece una comunicación inmediata y organizada, mientras que Zoom Phone lleva las comunicaciones de voz a la era de la colaboración. Si aprovecha ambas, podrá colaborar en todas las modalidades en un abrir y cerrar de ojos y alcanzar nuevos niveles de productividad. 

Ambas soluciones forman parte de nuestra oferta de Zoom Workplace, que combina chat, telefonía, reuniones, pizarra y mucho más en una única plataforma optimizada. Al consolidar la comunicación del lugar de trabajo en un solo lugar con Zoom One, podrá recuperar el tiempo y el dinero que necesita para que su empresa esté preparada para el futuro. Escale sin sacrificios, rediseñe su día de trabajo y haga más con menos. 

Para obtener más información sobre cómo puede consolidar sus comunicaciones con Zoom, consulte nuestro último seminario web Hear from a Peer.