Sind Ihre IT-Kosten zu hoch? So senken Sie die Kosten ohne Nachteile für die Produktivität

Budgets und Ressourcen schrumpfen. Aber das ist nichts Neues für Sie. Aktuell stehen Sie vielleicht vor dem Problem, die IT-Ausgaben genauestens begründen oder Überlegungen anstellen zu müssen, wie die Kosten gesenkt werden können. Das Problem: Sie wissen, dass Ihre Mitarbeiter über verschiedene Anwendungen und Kanäle miteinander kommunizieren.

Bei dieser Konstellation stellt sich die Frage, wie Sie das Budget noch effizienter einsetzen können, ohne die Workflows noch komplexer werden zu lassen. Konsolidieren Sie zuerst Ihre Kommunikation.

Ein kleineres Budget bedeutet nicht automatisch, dass Sie Ihre Kommunikation einschränken müssen. Es gibt eine Möglichkeit, intelligente Entscheidungen zu treffen, mit denen Sie Geld sparen, ohne die Skalierbarkeit zu opfern. Wenn Sie Bedenken wegen zu vieler Anwendungen in Ihrem System haben, benötigen Sie lediglich eine Multifunktionsanwendung, die alle Vorteile der verschiedenen Lösungen in sich vereint.

Ein guter Einstieg sind hierbei Chatanwendungen. Mit der richtigen Chatanwendung können Sie sämtliche Workflows an einem Ort zusammenführen und sämtliche anderen Routine-Kommunikationsformen nutzen. Achten Sie bei der Auswahl der richtigen Chatanwendung auf folgende Punkte: 

Die richtigen Integrationen: Möchten Sie einem Teammitglied schnell ein wichtiges Dokument zukommen lassen? Suchen Sie nach einer leistungsstarken Drittanbieter-Anwendung, ohne die Übersicht zu verlieren? Halten Sie Ausschau nach einer Chatlösung, die in gängige und häufig genutzte Anwendungen integriert werden kann. Integrationen zur Freigabe von Dokumenten sind z. B. eine unverzichtbare Funktion, weil viele von uns gemeinsam an Projekten und kollaborativ an wichtigen Assets arbeiten. Mit Integrationen in relevante Chatanwendungen können Sie Ihre Workflows vereinfachen und Zeit sparen.

Notizen machen, Dokumente speichern und organisiert bleiben: Warum unterschiedliche Anwendungen für Notizen und Speicheraufgaben nutzen, wenn alles an einem Ort gespeichert werden kann? Erweiterte Chatanwendungen sollten folgende Optionen bieten: Anlegen von Notizen, Senden und Speichern wichtiger Dokumente und Speichern, Anheften und Beantworten von wichtigen Nachrichten über eine zentrale Oberfläche. Achten Sie darauf, dass die Anwendung Erinnerungen und einen Zeitplan für das Versenden von Nachrichten unterstützt. Diese Funktionen sind praktisch, wenn Sie auch von unterwegs oder beim Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen organisiert bleiben möchten. 

Schneller Wechsel zu anderen Formen des kollaborativen Arbeitens: Es kann vorkommen, dass Sie einen Punkt ausführlicher erläutern oder etwas demonstrieren und daher von einem Chat zu einem Telefonat oder einem Videomeeting wechseln müssen. Entscheiden Sie sich daher für eine Chatanwendung, innerhalb der Sie zwischen verschiedenen Kommunikationslösungen wechseln und so schnell und produktiv bleiben können. Weitere nützliche Funktionen: die Möglichkeit zum Start eines Meetings aus einem Gruppenkanal heraus, das Freigeben eines digitalen Whiteboards innerhalb einer bestimmten Gruppe und das direkte Speichern von Meeting-Chats innerhalb der Anwendung für kontinuierliche Chats.

Seit Jahrzehnten spielt das Telefon eine zentrale Rolle im Arbeitsumfeld. Die Relevanz des Telefons wird durch die neuen Kommunikationsmöglichkeiten nicht infrage gestellt, sondern sogar noch gestärkt. Angesichts der Flexibilität der aktuellen Arbeitswelt ist die VoIP-Kommunikation unerlässlich, da sie die Kommunikation von unterwegs und von einem Gerät Ihrer Wahl aus sowohl mit Kollegen als auch mit Kunden unterstützt. Mit dem richtigen VoIP-Telefonieanbieter ist all dies und noch viel mehr möglich. 

Bei einigen Telefonielösungen benötigen Sie deutlich weniger Geräte und Anwendungen. Sie müssen nur die richtige Lösung finden. Wir empfehlen Ihnen, auf Folgendes zu achten: 

Einheitliche Kommunikation ohne ein Übermaß an Geräten: Erstklassige VoIP-Kommunikation funktioniert auf Desktop-, Mobil- und Tablet-Geräten. Das bedeutet nicht, dass reine Telefone nicht mehr benötigt würden. Sie können jedoch jetzt wählen, mit welchem Gerät Sie kommunizieren möchten, ohne Ihre persönliche Nummer preiszugeben. Damit sind Sie auch nicht an einen bestimmten Standort gebunden und benötigen keine separaten Geräte für berufliche und private Gespräche. Sie müssen nur auf die cloudbasierte Telefonanwendung zugreifen können. 

Möglichkeit zum Versenden von SMS und zum Umstieg auf Videos: Moderne Telefonielösungen müssen für kollaboratives Arbeiten geeignet sein. Dazu gehört die Möglichkeit, eine Verbindung zu einer Videolösung herzustellen. Halten Sie Ausschau nach einer VoIP-Lösung, mit der Sie an einem zentralen Ort zwischen Telefon und Video wechseln können. Die Telefonielösung sollte ebenfalls das Versenden von SMS-Nachrichten unterstützen, damit die schriftliche und die mündliche Kommunikation aus derselben Quelle stammen. 

Analyse- und Qualitäts-Dashboards: Wenn Sie einem Problem auf den Grund gehen müssen, tragen über zahlreiche Dashboards verstreute Analysen eher zu einer Verschärfung als einer Lösung des Problems bei. Verzichten Sie auf zusätzliche Analyselösungen, indem Sie sich für eine Telefonielösung mit einem intuitiven Dashboard entscheiden. Damit können Sie Probleme mit der Gesprächsqualität oder mit dem Netzwerk proaktiv überwachen und so Probleme schnell und effektiv lösen. 

Eine Empfehlung haben wir noch zum Schluss: Konsolidieren Sie Ihre Chatanwendung und Telefonielösung auf einer Plattform. 

Mit unserer erweiterten Chat-Anwendung Zoom Team Chat können Sie schnell und strukturiert kommunizieren. Mit Zoom Phone wird die Sprachkommunikation fit gemacht für neue Formen des kollaborativen Arbeitens. Durch die Nutzung der beiden Tools können Sie über Modalitäten hinweg problemlos kollaborativ arbeiten und in neue Sphären der Produktivität vordringen. 

Beide Lösungen sind Teil von Zoom Workplace, unserem Angebot, das Chat, Telefonie, Meetings, Whiteboards und vieles mehr in einer Plattform nahtlos miteinander kombiniert. Mit Zoom Workplace konsolidieren Sie die Kommunikation am Arbeitsplatz an einem Ort und sparen Zeit und Geld. Dies wiederum eröffnet Möglichkeiten, Ihr Unternehmen zukunftsfest zu machen. Skalieren ohne Abstriche. Die Revolution des Arbeitstags. Mit weniger mehr erreichen. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Kommunikation mit Zoom konsolidieren können, dann sehen Sie sich unser aktuelles Webinar „Hear from a Peer“ an.