Bạn cần giảm chi phí CNTT? Cách giảm chi phí mà không tác động đến năng suất

Ngân sách và nguồn lực ngày càng thu hẹp — nhưng với bạn, đó không phải là điều mới. Hiện nay, bạn có thể được yêu cầu giải thích về khoản chi cho CNTT hoặc được yêu cầu cắt giảm chi tiêu theo cách nào đó. Vấn đề là bạn biết nhân viên của bạn đang sử dụng nhiều ứng dụng và kênh để giao tiếp với nhau.

Vậy, làm thế nào để bạn tận dụng nhiều hơn từ số tiền bỏ ra mà không làm cho luồng công việc thêm phức tạp? Bắt đầu bằng cách hợp nhất các hoạt động giao tiếp.

Cắt giảm không nhất thiết đồng nghĩa với việc bạn giao tiếp ít hơn. Có một cách để đưa ra lựa chọn thông minh — những lựa chọn vẫn giúp bạn tiết kiệm tiền mà không từ bỏ khả năng mở rộng quy mô. Nếu bạn lo lắng rằng mình có quá nhiều ứng dụng trong hệ thống, điều đó chỉ có nghĩa là bạn cần tìm một ứng dụng đa năng, một ứng dụng cung cấp những tính năng tốt nhất của cả hai thế giới.

Một nơi tốt để bắt đầu: các ứng dụng trò chuyện. Với loại ứng dụng trò chuyện phù hợp, bạn có thể đưa mọi luồng công việc vào một chỗ và kết nối với mọi cách giao tiếp khác bạn dùng trong một ngày làm việc bất kỳ. Một vài điều cần tìm kiếm khi xác định ứng dụng trò chuyện phù hợp: 

Thành phần tích hợp phù hợp: Bạn muốn chuyển nhanh một tài liệu quan trọng đến thành viên nhóm? Bạn đang tìm cách truy cập ứng dụng bên thứ ba mạnh mẽ mà không phải rời khỏi vị trí của mình? Hãy tìm giải pháp trò chuyện tích hợp với các ứng dụng thường dùng phổ biến. Ví dụ, các thành phần tích hợp chia sẻ tài liệu là điều bắt buộc phải có hiện nay vì đó là cách nhiều người trong chúng ta làm việc trong các dự án cùng nhau và cộng tác trên những tài liệu quan trọng. Các thành phần tích hợp ứng dụng trò chuyện liên quan giúp bạn đơn giản hóa luồng công việc và tiết kiệm thời gian.

Khả năng ghi chú, lưu trữ tài liệu và tổ chức thông tin: Vì sao phải có các ứng dụng ghi chú và lưu trữ riêng biệt khi bạn có thể lưu mọi thứ ở một nơi? Ứng dụng trò chuyện nâng cao cần trao cho bạn khả năng ghi chú, gửi và lưu trữ tài liệu quan trọng, đồng thời cho phép lưu, ghim và phản hồi các tin nhắn quan trọng trong cùng một giao diện. Hãy tìm kiếm khả năng đặt lời nhắc và lên lịch việc gửi tin nhắn — các tính năng này sẽ có ích khi bạn cần tổ chức thông tin khi giao tiếp trong lúc di chuyển hoặc ở các múi giờ khác nhau. 

Truy cập nhanh vào các loại hình cộng tác khác: Đôi khi bạn cần chuyển từ hình thức trò chuyện sang điện thoại hoặc cuộc họp video để diễn giải hoặc minh họa thêm cho điều gì đó. Hãy tìm ứng dụng trò chuyện mang đến cho bạn tốc độ và năng suất bằng cách cho phép bạn chuyển đổi giữa các giải pháp giao tiếp trên cùng một ứng dụng. Lợi ích bổ sung: khả năng bắt đầu cuộc họp ngay trong một kênh nhóm, chia sẻ bảng trắng số với nhóm nhất định và lưu các trò chuyện cuộc họp trực tiếp trong ứng dụng trò chuyện liên tục của bạn.

Điện thoại là nền tảng cho các môi trường làm việc trong nhiều thập kỷ. Nhưng điều đó không có nghĩa điện thoại không còn thích hợp; thực tế thì điều ngược lại mới đúng. Các hoạt động giao tiếp theo hình thức Truyền giọng nói qua giao thức Internet (VoIP) là thiết yếu trong thế giới công việc linh hoạt ngày nay. Điều này giúp bạn giao tiếp khi đang di chuyển, giao tiếp từ thiết bị bạn chọn với đồng nghiệp và khách hàng. Và nhà cung cấp dịch vụ điện thoại VoIP (truyền giọng nói qua giao thức Internet) phù hợp có thể giúp bạn thực hiện tất cả những điều này và hơn thế nữa. 

Trong thực tế, một số giải pháp điện thoại có thể giúp bạn thực sự cắt giảm số lượng thiết bị và ứng dụng sử dụng. Tất cả những gì cần thiết là tìm giải pháp phù hợp — sau đây là điều chúng tôi khuyến nghị nên tìm kiếm: 

Giao tiếp nhất quán mà không cần quá nhiều thiết bị: Hoạt động giao tiếp VoIP (truyền giọng nói qua giao thức Internet) đẳng cấp thế giới có thể thực hiện trên thiết bị máy tính để bàn, điện thoại di động và máy tính bảng. Điều này không có nghĩa là điện thoại cố định không còn phù hợp, nhưng cho phép bạn giao tiếp trên thiết bị bạn chọn mà không tiết lộ số điện thoại cá nhân. Như vậy, bạn không bị giới hạn ở một vị trí nhất định hoặc phải sở hữu nhiều thiết bị khác nhau cho các cuộc gọi công việc và cá nhân. Tất cả những gì bạn cần là khả năng truy cập ứng dụng điện thoại dựa trên đám mây. 

Khả năng nhắn tin hoặc nâng cấp lên video: Các giải pháp điện thoại ngày nay cần được xây dựng cho một thế giới tập trung vào cộng tác, — nghĩa là khả năng kết nối dễ dàng đến các giải pháp video. Hãy tìm giải pháp Truyền giọng nói qua giao thức Internet chuyển ngay sang video để bạn có thể chuyển qua lại giữa hai phương thức trong cùng một ứng dụng. Bạn cũng nên có khả năng gửi tin nhắn văn bản SMS từ giải pháp điện thoại để mọi tin nhắn văn bản và thoại đến từ cùng một nguồn. 

Bảng điều khiển phân tích và chất lượng: Khi bạn cố gắng hiểu rõ điều gì, việc có các bảng điều khiển phân tích phân tán chỉ gây thêm phức tạp. Hãy cắt bớt các giải pháp phân tích bổ sung bằng việc sử dụng một giải pháp điện thoại đi kèm với bảng điều khiển trực quan. Bạn cần chủ động giám sát và xử lý các vấn đề chất lượng cuộc gọi và vấn đề về mạng, như vậy bạn có thể giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. 

Khuyến nghị của chúng tôi: Hợp nhất ứng dụng trò chuyện và giải pháp điện thoại bằng việc sử dụng một nền tảng cung cấp cả hai tính năng. 

Ứng dụng trò chuyện nâng cao của chúng tôi, Zoom Team Chat, cung cấp hoạt động giao tiếp tức thời, có tổ chức, còn Zoom Phone đem đến khả năng giao tiếp trong kỷ nguyên cộng tác. Sử dụng cả hai nghĩa là bạn có thể cộng tác qua nhiều phương thức trong tích tắc và nâng lên nhiều cấp độ mới về năng suất. 

Cả hai giải pháp đều là một phần trong dịch vụ Zoom Workplace của chúng tôi, kết hợp trò chuyện, điện thoại, cuộc họp, bảng trắng... vào một nền tảng liền mạch. Bằng cách hợp nhất giao tiếp tại nơi làm việc vào một chỗ với Zoom Workplace, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh trong tương lai. Mở rộng quy mô mà không phải từ bỏ lợi ích, có ý tưởng mới về ngày làm việc của bạn và làm nhiều hơn với ít tài nguyên hơn. 

Để tìm hiểu thêm về cách bạn có thể hợp nhất các hoạt động giao tiếp bằng Zoom, hãy tìm hiểu về hội thảo trực tuyến Lắng nghe chia sẻ từ đồng sự mới nhất của chúng tôi.