専門家に聞く、ハイブリッド イベントを成功に導く秘訣

Cooley は、スポンサーシップ、講演活動、研修ミーティング、カンファレンスなど、例年 900 以上のイベントに従事しています。 新型コロナウイルスのパンデミック前からバーチャル イベントには親しみがあり、Zoom Webinars や Zoom Meetings を使用して研修関係のコンテンツをクライアントに提供していました。 そんな中で迎えた 2020 年、私たちは他社に先駆けて完全なバーチャル プログラムの提供へと舵を切り、提供するイベント全体をバーチャルに移行しました。

私たちは、バーチャル式で提供するものでありながらも、対面で実施するイベントにある程度匹敵するようなイベント体験を提供したいと考えていました。 そこで、私たちは Zoom Events を採用し、The Berkeley Center for Law and Business と協力して、Berkeley Forum on Corporate Governance と呼ばれる 2 日間のハイブリッド カンファレンスを主催したのです。 これが私たちにとって最初のハイブリッド イベントの試みでした。当時はバーチャルだけでなく、対面でのライブイベントも企画・実行していました。

バーチャルという選択肢が存在することで、インクルージョンに近しい状況を実現できます。 Berkeley のイベントの場合、出席者のほとんどが地元の人たちでした。 対面式だけでなく、バーチャル式のプログラムも提供したことから、 Cooley と Berkeley の両者は、より多くの方をイベントに招待することができました。 バーチャル式を導入すると、イベント全体で参加者数が 3 倍になるのですから、これは他にはないメリットだと思います。

私は、対面イベントで得られる感覚やエネルギーを、何らかの形でバーチャルに置き換えたいと考えています。 ルーム内の 100 名の参加者はパネルに質問できても、バーチャル視聴者が出来ないのであれば、バーチャル視聴者と対面で参加しているスピーカーがシームレスかつ自然に交流できるような方法を見つけなければなりません。 質問に対応する中で画面が動かないなどの理由で、視聴者の皆さまのご不満を招きたくないと考えています。

私は、テクノロジーが苦手な人たちのことを常に気にかけるようにしています。例えば、全員が確実にサインインする方法を知っているか、そして見ているものの活用方法を理解しているか、確認しています。 イベントを立ち上げるときは、どうすればテクノロジーが極端に苦手な人でも安心して参加できるかを考えています。 Cooley の全オフィスでは Zoom テクノロジーを使用しているため、スピーカーや出席者の観点からすると Zoom はとても使いやすい、という好意的なフィードバックをよく受けています。 ハイブリッド イベントについては、Zoom Events はテクノロジーが苦手な人でも操作が簡単でシームレスに感じる、という好意的なフィードバックが、多数挙がっています。

AV 機器はとても重要です。といのも、前日に動かなくなったら、それまでの計画が無に帰すことになるのからです。 ライブで起こっていることを不自然に切り取るのではなく、対面の参加者が目にするものと、バーチャル イベントで配信されるものが完全に一致している必要があります。

私たちのハイブリッド イベントでは、ライブイベントを確実に成功へと導くために、Cooley のイベントチームが対面式でイベントを実施しました。 オンラインとオフラインを同時には実施できなかったため、バーチャルの要素、つまりセッションの開始と停止、バックエンドの構築の支援などは、Zoom Events サービスチームの協力を得て、実現することにしました。

私たちは、自社ブランドをどのように表現し、提示すべきか、常に意識しています。 対面イベントに関しては、どのようなブランディングを進めるか、どのような選択肢があるかわかっています。 ステージをどのように見せるべきか、アジェンダや照明をどうすべきか、わかっています。 ハイブリッド イベントについては、Zoom Events を使用することで、できる限り対面式のイベントに倣うことができました。 重要なポイントは、Zoom を通じてバーチャル イベントを実施しつつも、そのイベントで Cooley を感じられるようにするにはどうしたらよいか、というコンセプトを考えることでした。なぜかというと、Cooley は Zoom を使用しており、私たちのオフィスも Zoom Rooms と統合されているからです。

私が思うに、スピーカーがオーディエンスを惹き付けるという点において何より自然で確実な方法は、目の前にいる人々に向かって話すことです。 ですが、話をする対象のオーディエンスは 2 パターンに分かれていることを忘れないでください。 インターネットでは、他に 600 名もがあなたを見ているのです。 そのような視聴者について念頭に置いて遊び心を働かせ、挨拶をするときや出席者に言及するときに、カメラがどこにあるか意識してみてはいかがでしょうか。

また、出席者とスピーカー両者の観点からイベントを検討するようにしてください。 もしスピーカーが使用しているテクノロジーに十分に慣れていなければ、それはスピーカーのプレゼンテーションからにじみ出てしまうでしょう。 スピーカーが流れを理解し、安心してバーチャルで講演できるように、 最終リハーサルや通しでの練習は必ず実施してください。

これは常々私たちの間でも挙がる話題です。以前は、バーチャル式を導入する確固たる理由がない限り、必ずしも検討される内容ではありませんでしたが、 今では常に協議の対象です。そして、80% の確率で導入すべきとの結論が出ており、バーチャル式でイベントを提供しています。

Zoom のプラットフォームが Cooley のテクノロジー革命者としての評判をどのように支えているかについての詳細情報は、こちらの詳細事例（英語）をご覧ください。 Zoom Events を使用したバーチャル イベントまたはハイブリッド イベントの主催をお考えでしたら、弊社のバーチャル イベント プラットフォームの 1 対 1 のデモについてお問合せください。