Consejos de expertos para organizar un evento híbrido exitoso

El bufete Cooley suele participar en más de 900 eventos al año, como patrocinios, charlas, reuniones educativas y conferencias. Ya estábamos familiarizados con los eventos virtuales antes de la COVID-19 y utilizábamos Zoom Webinars y Zoom Meetings para la distribución de contenidos educativos para los clientes. Pero, en 2020, nos lanzamos de lleno a ofrecer una programación exclusivamente virtual y pasamos a realizar todos los eventos de forma virtual.

Queríamos ofrecer una experiencia de evento que tuviera un componente virtual comparable en cierto grado a nuestros eventos presenciales. Así que utilizamos Zoom Events y trabajamos con el Berkeley Center for Law and Business para organizar una conferencia híbrida de dos días conocida como Berkeley Forum on Corporate Governance. Esa fue nuestra primera incursión en los eventos híbridos. Y además de planificarlos de forma virtual, también planificamos y realizamos el evento en directo de forma presencial.

La opción virtual nos permite ser lo más inclusivos posible. En el evento de Berkeley, nuestros asistentes eran, en su mayoría, locales. Al ofrecer un componente virtual y otro presencial, tanto Cooley como Berkeley pudieron enviar invitaciones al evento a una lista de invitados mucho más grande. No hay nada que se pueda comparar con la incorporación de ese componente virtual, porque triplica el número de personas que acaban asistiendo al evento en general.

Quiero captar la sensación o la energía de un evento presencial y traducirla de alguna manera, de forma virtual. Si tengo una audiencia de 100 personas en una sala y pueden hacer preguntas a un panel, pero tengo una audiencia virtual que no puede hacerlo, debo encontrar una manera de permitir que la audiencia virtual interactúe con un orador presencial que sea optimizada y natural. No queremos que se impacienten porque una pantalla no funciona mientras intentamos formular una pregunta.

Siempre me preocupan las personas que no tienen facilidad para la tecnología; me aseguro de que todos sepan cómo conectarse o que sepan utilizar lo que están viendo. Cuando organizo un evento, pienso en cómo puedo asegurarme de que alguien que se siente muy incómodo con la tecnología pueda participar sin problemas. Dado que utilizamos la tecnología de Zoom en todas nuestras oficinas de Cooley, a menudo recibimos comentarios positivos de que Zoom es muy fácil de usar desde la perspectiva de los oradores y los asistentes. Para nuestro evento híbrido, recibimos bastantes comentarios positivos sobre lo fácil que resultaba navegar por Zoom Events y lo eficiente que resultaba, incluso para aquellos que no estaban familiarizados con la tecnología.

El componente audiovisual es muy importante porque, al fin y al cabo, si no funciona, no importa cuánto hayamos planificado. La audiencia presencial tiene que ver exactamente la misma transmisión de vídeo que se está transmitiendo en el evento virtual, no una extraña amalgama de lo que está ocurriendo en directo.

En nuestro evento híbrido, el equipo de eventos de Cooley estaba trabajando de forma presencial, asegurándose de que el evento en directo fuera un éxito. Como no podíamos estar en línea y fuera de línea al mismo tiempo, utilizamos el equipo de Servicios de Zoom Events para la ejecución de la parte virtual en lo referente al inicio y la finalización de las sesiones y la ayuda en la organización en el back end.

Siempre estamos pensando en cómo se representa y expresa nuestra marca. En los eventos presenciales, sé qué imagen de marca vamos a tener y qué opciones tenemos. Sé cómo es el escenario, el programa, la iluminación. Para nuestro evento híbrido, Zoom Events nos permitió reproducir la imagen de marca en el lugar tanto como fue posible. Una parte importante fue conceptualizar la forma de hacer que nuestro evento virtual diera la impresión de Cooley, pero a través de Zoom, porque Cooley utiliza Zoom y nuestras oficinas están integradas con Zoom Rooms.

Creo que la forma más natural y lógica de que los oradores en directo interactúen con su audiencia es hablar con las personas que están delante de ellos. Pero hay que tener en cuenta que hay dos audiencias distintas a las que dirigirse. Hay otras 600 personas que lo están viendo a través de Internet. Hay que intentar dirigirse a ellos un poco más y ser consciente de dónde está la cámara cuando se da la bienvenida a la gente o se habla a los asistentes.

Además, es necesario considerar el evento tanto desde el punto de vista de los asistentes como de los oradores. Si un orador no se siente del todo cómodo con la tecnología que utiliza, se notará en su presentación. Hay que asegurarse de hacer ensayos generales y pruebas preliminares para que los oradores sepan lo que va a pasar y se sientan cómodos al hablar de forma virtual.

Sin duda, es algo que siempre comentamos. Antes no se consideraba necesariamente, a menos que tuviéramos una verdadera razón para incorporar un componente virtual. Ahora, siempre se plantea, y el 80% de las veces, la respuesta es que sí, vamos a ofrecer algo virtual.

Para obtener información sobre cómo la plataforma Zoom ayuda a Cooley a mantener su reputación de innovador en tecnología, lea la historia completa aquí. Si está interesado en organizar un evento virtual o híbrido con Zoom Events, póngase en contacto para una demostración individual de nuestra plataforma de eventos virtuales.