Conseils d'experts pour l'organisation d'un événement hybride réussi

Cooley est généralement impliqué dans plus de 900 événements par an : partenariats, allocutions, réunions pédagogiques, conférences, etc. Nous connaissions déjà les événements virtuels avant même la COVID-19 et utilisions Zoom Webinards et Zoom Meetings pour distribuer du contenu éducatif à nos clients. Mais en 2020, nous avons été les premiers à proposer exclusivement des programmes virtuels et nous avons changé d'orientation pour ne proposer plus que ça à l'avenir.

Nous voulions offrir une expérience d'événement à composante virtuelle qui serait comparable, dans une certaine mesure, à nos événements sur site. Nous avons donc utilisé Zoom Events et nous nous sommes associés au Berkeley Center for Law and Business pour organiser une conférence hybride de deux jours, le Berkeley Forum for Corporate Governance. C'était notre première incursion dans le monde des événements hybrides et, en plus de sa planification virtuelle, nous avons également planifié et assuré l'événement en direct sur le site.

L'option virtuelle nous permet d'être aussi inclusifs que possible. Pour l'événement de Berkeley, nos participants venaient, pour la plupart, de la région. Comme nous proposions une version virtuelle et une version en personne, Cooley et Berkeley ont pu diffuser leurs invitations à un nombre de personnes beaucoup plus important. Aucune comparaison n'est vraiment possible avec l'ajout de cette composante virtuelle, car elle permet de tripler le nombre de personnes qui participent à l'événement.

Je veux prendre le ressenti ou l'énergie d'un événement en personne et le transposer d'une certaine manière, virtuellement. Si j'ai un auditoire de 100 personnes dans une salle qui a la possibilité de poser des questions, mais que j'ai un auditoire virtuel qui ne peut pas le faire, je dois trouver une solution pour permettre à l'auditoire virtuel d'interagir avec un intervenant en présentiel, et ce, de manière transparente et naturelle. Nous ne voulons surtout pas les voir lever les yeux au ciel parce qu'un écran ne fonctionne pas alors que nous essayons de transmettre une question.

Je m'inquiète toujours pour les personnes qui ne sont pas douées pour les nouvelles technologies. Je m'assure que tout le monde sait comment se connecter ou comment utiliser ce qu'il regarde. Lorsque je prépare un événement, je réfléchis à la manière dont je peux faire en sorte qu'une personne qui n'est pas du tout à l'aise avec la technologie puisse participer sans difficulté. Utilisant la technologie Zoom dans tous nos bureaux Cooley, nous recevons fréquemment des commentaires positifs de la part des intervenants et des participants sur la facilité d'utilisation de cet outil. Pour notre événement hybride, nous avons reçu de nombreux commentaires positifs sur la facilité de navigation de Zoom Events et sur sa transparence, y compris de la part de personnes qui ne maîtrisaient pas forcément les nouvelles technologies.

La composante AV (Audio & Vidéo) est essentielle car, à la fin de la journée, si elle ne fonctionne pas, peu importe tout le travail que vous aurez préparé. Le public en présentiel doit voir exactement le même flux vidéo que l'auditoire de l'événement virtuel, et non une sorte d'amalgame étrange de ce qui se passe en direct.

Lors de notre événement hybride, l'équipe Événements de Cooley était sur place, s'assurant du bon déroulement de l'événement en direct. Comme nous ne pouvions pas être à la fois en ligne et hors ligne, nous avons fait appel à l'équipe chargée des services événementiels de Zoom pour exécuter la partie virtuelle en termes de démarrage et d'arrêt des sessions et pour aider à la mise en place du back-end.

Nous réfléchissons en permanence à la manière dont notre marque est représentée et mise en valeur. Pour les événements en personne, je sais quelle image de marque nous allons avoir et les options qui s'offrent à nous. Je sais à quoi ressemble la scène, le programme, l'éclairage. Pour notre événement hybride, Zoom Events nous a permis de reproduire autant que possible l'image qui est la nôtre en présentiel. L'un des éléments importants a été de conceptualiser la manière dont notre événement virtuel pourrait ressembler à Cooley, mais via Zoom, car Cooley utilise Zoom et que nos bureaux sont intégrés à Zoom Rooms.

Je pense que la façon la plus naturelle et la plus évidente pour les intervenants en direct d'impliquer leur auditoire est de parler aux personnes qui se trouvent en face d'eux. Mais gardez à l'esprit qu'il vous faut vous adresser à deux auditoires distincts. 600 autres personnes vous regardent sur Internet. Essayez de vous adresser davantage à eux et sachez où se trouve la caméra lorsque vous accueillez des personnes ou faites référence à des participants. 

Considérez l'événement aussi bien du point de vue des participants que de celui des intervenants. Si un intervenant n'est pas tout à fait à l'aise avec la technologie qu'il utilise, cela va se ressentir dans sa présentation. N'hésitez pas à organiser des répétitions générales et des visites guidées pour que les intervenants sachent comment les choses vont se dérouler et se sentent à l'aise à l'idée de parler virtuellement.

Il est certain que nous en discutons systématiquement aujourd'hui, alors qu'auparavant, nous n'y songions pas nécessairement, à moins d'avoir une bonne raison d'introduire une composante virtuelle. Désormais, il en est toujours question et, dans 80 % des cas, la réponse est oui, nous allons proposer une option virtuelle.

Pour découvrir comment la plateforme Zoom aide Cooley à préserver sa réputation de pionnier en matière de technologie, lisez l'histoire complète ici. Si vous êtes intéressé par l'organisation d'un événement virtuel ou hybride avec Zoom Events, contactez-nous pour une démo privée de notre plateforme d'événements virtuels.