성공적인 하이브리드 이벤트를 주최하기 위한 전문가의 조언

Cooley는 보통 후원, 강의, 교육 미팅, 회의를 포함하여 연간 900개 이상의 이벤트에 참여합니다. 우리는 COVID-19 이전에도 가상 이벤트에 익숙했습니다. Zoom Webinars와 Zoom Meetings를 사용하여 고객에게 교육 콘텐츠를 배포했습니다. 하지만 2020년에는 오직 가상 프로그래밍을 제공하는 데 집중했고, 전체 이벤트를 가상으로 전환하게 되었습니다. 

우리는 현장 이벤트와 어느 정도 비슷한 규모의 가상 요소를 갖춘 이벤트 환경을 제공하고 싶었습니다. 그래서 우리는 Zoom Events를 사용했습니다. 그리고 Berkeley Center for Law and Business와 제휴하여 Berkeley Forum on Corporate Governance라고 하는 2일간의 하이브리드 회의를 주최했습니다. 이 회의는 우리가 처음으로 시도하는 하이브리드 이벤트였습니다. 가상으로 계획하는 것 외에도 현장에서 라이브 이벤트를 계획하고 실행했습니다.

가상 옵션을 통해 포용성을 최대한 발휘할 수 있습니다. Berkeley 이벤트의 참석자들은 대부분 현지인이었습니다. 우리는 가상 요소뿐만 아니라 대면 요소도 제공했기 때문에 Cooley와 Berkeley는 모두 훨씬 더 많은 초청객을 초대할 수 있었습니다. 가상 요소를 추가한 회의의 규모는 일반 현장 회의와는 비교가 안 됩니다. 가상 구성 요소를 추가하면 전체 이벤트에 참석하는 사람들의 수가 세 배로 증가하기 때문입니다.

저는 대면 이벤트의 느낌이나 에너지를 어느 정도 바탕으로 하여 가상 이벤트를 계획합니다. 회의실에 있는 청중 100명은 패널 질문을 할 수 있지만 가상 청중은 패널 질문을 할 수 없다고 한다면, 가상 청중이 현장 발표자와 원활하고 자연스럽게 상호 작용할 수 있는 방법을 찾아야 합니다. 우리가 질문을 받을 때 화면이 작동하지 않아서 사람들이 따분하게 느끼지 않아야 하기 때문입니다.

저는 항상 기술에 능통하지 않은 사람들을 신경 씁니다. 따라서 모든 사람이 로그인하는 방법을 알고 있는지, 보고 있는 내용을 활용하는 방법을 제대로 알고 있는지 확인하죠. 이벤트를 구성할 때 기술에 능통하지 못한 사람도 편안하게 참여할 수 있도록 하는 방법을 모색합니다. Cooley의 직원들은 모두 사무실에서 Zoom 기술을 사용하기 때문에, 발표자와 참석자의 관점에서 Zoom이 사용하기 매우 쉽다는 긍정적인 피드백을 자주 받습니다. 하이브리드 이벤트의 경우 Zoom Events가 기술을 잘 모르는 사람들에게도 탐색하기 쉽고 원활하게 느껴졌다는 긍정적인 피드백을 많이 받았습니다.

AV 요소가 매우 중요합니다. 이것이 작동하지 않으면 결국 우리가 많은 계획을 세워도 소용이 없기 때문입니다. 현장에 있는 청중은 가상 이벤트에서 보이는 것과 정확히 똑같은 비디오 피드를 볼 수 있어야 합니다. 

하이브리드 이벤트에서 Cooley 이벤트 팀은 현장에서 이를 실행했고 라이브 이벤트를 성공적으로 완료했습니다. 온라인과 오프라인을 동시에 관리할 수 없었기 때문에 Zoom의 이벤트 서비스 팀에게 세션을 시작 및 중지하고 백 엔드에서 이를 구축하는 것과 관련하여 가상 부분에 대한 도움을 받았습니다.

우리는 항상 우리의 브랜드가 어떻게 나타나고 표현되는지 생각합니다. 대면 이벤트에서 우리는 어떤 브랜딩을 활용할지, 어떤 옵션을 선택할지 알고 있습니다. 그리고 무대와 의제, 조명은 어떻게 해야 할지 잘 알고 있죠. 하이브리드 이벤트에서 우리는 Zoom Events 덕분에 최대한 현장 브랜딩을 모방할 수 있었습니다. Cooley에서는 Zoom을 사용하고 사무실은 Zoom Rooms와 통합되어 있기 때문에 Zoom으로 Cooley 분위기를 담은 가상 이벤트를 만드는 방법을 개념화하는 것이 큰 과제였습니다. 

라이브 발표자가 청중과 소통하는 가장 자연스럽고 확실한 방법은 바로 앞에 있는 사람들과 이야기하는 것이라고 생각합니다. 그러나 이야기할 청중이 두 그룹이라는 점을 염두에 두세요. 또 다른 600명의 사람이 인터넷에서 여러분을 보고 있습니다. 그들과 조금 더 소통해 보세요. 그리고 사람들을 환영하거나 참석자에게 말할 때 카메라가 어디에 있는지 알아둬야 합니다. 

또한 참석자와 발표자 모두의 관점에서 이벤트를 고려하세요. 발표자가 자신이 사용하는 기술에 완전히 익숙하지 않다면 프레젠테이션에서 문제가 드러날 것입니다. 발표자가 무슨 일이 일어날지 예상하고 가상으로 말하는 것을 편안하게 느낄 수 있도록 드레스 리허설과 연습을 해야 합니다.

이전에는 가상 요소를 도입해야 할 확실한 이유가 없는 한 이를 반드시 고려할 필요는 없었습니다. 하지만 지금은 항상 논의하는 부분이죠. 이제, 가상 요소를 항상 논의하고 있고, 80%의 확률로 이를 포함하고 있죠. 앞으로 우리는 가상으로 무언가를 제공할 것입니다.

Zoom 플랫폼이 Cooley가 기술 혁신 기업으로서의 명성을 유지하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보려면 여기에서 전체 기사를 읽어 보세요. Zoom Events로 가상 또는 하이브리드 이벤트를 주최하는 데 관심이 있으시다면 Zoom에 문의하여 가상 이벤트 플랫폼의 1:1 데모를 요청하세요.