時間を節約し、集中力を持続させるAIノートテイカーの活用法

ミーティングでメモ取り係に任じられたことがある人なら、それがどれほど大変なことかおわかりでしょう。全員の発言を正確に書き留めようと努めたところで、ほんの一瞬でも意識が逸れると、重要な詳細を聞き逃してしまいかねません。聞くことと書くことで頭がいっぱいの状態では、しっかりと議論に参加することは困難です。そしてミーティングの後は、メモを整理し、重要な次のステップを把握し、要約をチームの他のメンバーに送る必要があるのです。こうした諸々のタスクは、生産性を低下させ、コラボレーションの中断を招く恐れがあります。そんなときにうってつけなのが、AI メモ機能です。まさに必要なツールと言えるでしょう。

多くの人が、メモ取りを自動化したりミーティング情報を要約したりするために、AIミーティングアプリやAIツールを利用しています。まるで、ミーティング中にAIアシスタントがそばにいて、メモを取り、議論の項目を記録してくれるので、会話に集中できるようなものです。言うまでもなく、要点がまとまったミーティング要約があれば、フォローアップのメールを書くのがずっと楽になります。

AIメモツールでどのようなメリットが得られるのか、そしてなぜAIが会議での新しい親友になるかもしれないのかをご覧ください。

生成AIモデルは、おそらくプロンプトに基づいてメッセージを生成することで最もよく知られていますが、情報を要約することも得意です。自然言語処理(NLP)を使用して、長いメッセージを、テキストの重要なポイントを含む短い要約に合成します。

AIのノートテイカーはミーティングの会話を文字起こしし、その書き起こしをテキスト入力として使用して、議論内容の要約を作成します。多くのノートアプリは、通話の文脈に基づいて、重要なポイントやアクション項目を特定する機能も備えています。 

多くのAIノート作成アプリは、ミーティングの要約を生成するために、ミーティングの完全な録音を必要とします。ミーティングを録音されたくない場合は、録音を必要としないツールを探しましょう。たとえば、Zoom AI Companionならミーティングを録音せずに要約を生成できます。

ミーティング中にメモを取り、その後同僚とメモやアクション項目を共有すると、職場でかなりの時間がかかることがあります。Morning Consultが実施したアンケート*によると、チームリーダーの約75%が、少なくとも週に数回はこれらのタスクを実行していると回答し、調査対象となったリーダーの48%が、メモを取るのに費やしたい時間よりも多くの時間を費やしていると回答しました。

AI のメモ機能を使用すると時間を節約できますが、恩恵はそれだけではありません。ここからは、AI のメモアプリを使うメリットをいくつかご紹介します。

ミーティング中のマルチタスクから解放

メモを取っているときは、いかに議論に貢献できるかではなく、どうしても手元のタスクに集中してしまいます。AI のメモ機能を使えば、その分ミーティングに全神経を傾けることができます。

細部を見逃さない

ミーティングで一瞬席を外した間に重要な内容を聞き逃したことはありませんか？AIノートテイカーは休憩を取る必要がないため、ミーティング要約が包括的になるのでご安心ください。さらに、一部のツールでは、ノートアプリに対してリアルタイムでミーティングに関する質問ができるため、「今のもう一度いいですか？」と議論を中断する必要がありません。

時間をより効率的に活用

打ち合わせのたびに、取ったメモを整理して体裁を整え、他の人と共有できる状態にする…これは時間のかかる作業です。AIを活用したミーティング要約は、生成され次第すぐに確認・共有できるため、インサイトをより早くチームに届けることができます。一部のツールでは、ミーティング終了後すぐに、フォローアップのメールやチャットで出席者に要約を自動送信することが可能です。

欠席した会議の遅れを取り戻す

スケジュールが詰まっていたり、ダブルブッキングしてしまったりしても、心配はいりません。同僚に最新情報を聞く代わりに（そして、抜けがあるかもしれない同僚のメモに頼る代わりに）、AI が作成したミーティング要約を使えば、聞き逃した内容を把握できます。

ROIの向上

ミーティングへの参加とメモ取りは、1週間あたり何時間もの生産性の損失につながることがあります。AIのメモ取りツールを使えば、時間を節約でき、より重要でインパクトのある業務に集中するための余裕をスケジュールに生み出せます。ROI計算ツールを使えば、AIメモアプリを導入した場合に、従業員数や週あたりの時間節約量に基づいて、どれほどのコスト削減が見込めるかを数値化できます。

良いお知らせです。すでにAIを活用したノート機能をお持ちの可能性があります。これにより、すべてのZoomミーティング後に、自動的にノートがあなたの受信箱に配信されます。有料の対象Zoomプランをご利用の場合、すでにAI Companionにアクセス可能です。（対象プランをご利用でない場合は、今すぐアップグレードしてアクセスを有効にできます）。Zoom管理者に一部の機能を有効化するよう依頼が必要な場合もあります。カスタムAI Companionアドオンを利用すると、Microsoft TeamsやGoogle Meet、さらにまもなくサポート予定のCisco Webexなどのサードパーティ製ミーティングにもAI Companionを導入できるようになります

AI Companionは、ミーティングの文字起こしを使って詳細な要約を生成します。そのため、ミーティングを録音したくない場合でも、録音は不要です。トピックごとにミーティング要約を整理してくれるため、「何が話されたか」、「誰が何を言ったか」を簡単に把握できます。さらに重要なのは、ミーティング内容に基づいて次のステップやアクション項目も特定してくれる点です。もし「ミーティングで何があったのか」だけをざっと知りたい場合は、冒頭の簡易要約（クイックリキャップ）を確認すれば、短くまとめられたバージョンを読むことができます。 

AI Companionを使用すると、あらかじめ定義されたテンプレートでミーティング要約を作成できます。カスタムAI Companionアドオンを使えば、ミーティング要約をカスタマイズすることも可能です。内容に応じて調整された実用的なテンプレートを使い、ミーティングのトーンや構成、焦点に沿った形で要約を作成できます。