時間を節約し、集中力を持続させるAIノートテイカーの活用法

ミーティングでメモ取り係に任じられたことがある人なら、それがどれほど大変なことかおわかりでしょう。全員の発言を正確に書き留めようと努めたところで、ほんの一瞬でも意識が逸れると、重要な詳細を聞き逃してしまいかねません。聞くことと書くことで頭がいっぱいの状態では、しっかりと議論に参加することは困難です。そしてミーティングの後は、メモを整理し、重要な次のステップを把握し、要約をチームの他のメンバーに送る必要があるのです。こうした諸々のタスクは、生産性を低下させ、コラボレーションの中断を招く恐れがあります。そんなときにうってつけなのが、AI メモ機能です。まさに必要なツールと言えるでしょう。

多くの人がAIミーティングアプリやツールを使って、メモを自動化したり、ミーティング情報を要約したりしています。会議中にAIアシスタントがそばにいるようなもので、メモを取ったり、ディスカッション項目を記録したりしてくれるので、会話に集中することができます。言うまでもなく、重要なポイントをまとめたミーティングの要約があれば、フォローアップのメールを書くのがずっと簡単になります。

AIメモツールでどのようなメリットが得られるのか、そしてなぜAIが会議での新しい親友になるかもしれないのかをご覧ください。

生成AIモデルは、おそらくプロンプトに基づいてメッセージを生成することで最もよく知られていますが、情報を要約することも得意です。自然言語処理(NLP)を使用して、長いメッセージを、テキストの重要なポイントを含む短い要約に合成します。

AIノートテイカーが会議の会話を書き起こし、その書き起こしをテキスト入力として、何が議論されたかの会議の要約を作成します。また、多くのメモアプリは、通話の文脈に基づいてキーポイントやアクションアイテムを特定します。

Fathom、Fellow、Otter.aiなど、 一部のAIノートテイカーはスタンドアロンのアプリです。これらのサードパーティーソリューションは、 別のAI出席者としてビデオ会議に参加 し、会議の要約のためのトランスクリプトを生成します。また、 Zoom AI Companionの ように 、会議プラットフォームに組み込まれている機能もあり、使用や共有が簡単です。

多くのAIメモアプリは、会議の要約を作成するために、会議の全録音を必要とします。例えば、Zoom AI Companionは、録音なしで会議の要約を作成できます。

ミーティング中にメモを取ったり、同僚とメモやアクションアイテムを共有したりすることは、仕事においてかなりの時間を費やすことになります。 Morning Consultが実施した調査*によると、チームリーダーの75％近くが少なくとも週に数回はこれらの作業を行っていると回答し、調査対象となったリーダーの48％がメモを取ることに必要以上の時間を費やしていると答えています。

AI のメモ機能を使用すると時間を節約できますが、恩恵はそれだけではありません。ここからは、AI のメモアプリを使うメリットをいくつかご紹介します。

ミーティング中のマルチタスクから解放

メモを取っているときは、いかに議論に貢献できるかではなく、どうしても手元のタスクに集中してしまいます。AI のメモ機能を使えば、その分ミーティングに全神経を傾けることができます。

細部を見逃さない

会議中にちょっと席を外して、大事なことを見逃してしまったことはありませんか？AIノートテイカーは休憩を取る必要がないので、会議のメモが包括的なものになり安心です。さらに、メモアプリにリアルタイムで質問できるツールもあります。

時間をより効率的に活用

通話が終わるたびにメモを整理し、他の人と共有するまでに時間がかかります。AIを活用したミーティングノートは、作成後すぐに共有できるため、チームにより早く洞察を伝えることができます。一部のツールは、会議が終わるとすぐに、フォローアップメールやチャットでサマリーを出席者に直接送信することで、そのプロセスを自動化します。

欠席した会議の遅れを取り戻す

スケジュールが詰まっていたり、ダブルブッキングしてしまったりしても、心配はいりません。同僚に最新情報を聞く代わりに（そして、抜けがあるかもしれない同僚のメモに頼る代わりに）、AI が作成したミーティング要約を使えば、聞き逃した内容を把握できます。

ROIの向上

会議に出席してメモを取ると、週に何時間も生産性が低下します。AIノートテイカーを導入すれば、時間を節約し、スケジュールを空けて、よりインパクトのある重要なタスクに集中することができます。 ROI計算機を 使えば、1週間に節約できる従業員数と時間に基づき、AIノートアプリを導入することによる潜在的なコスト削減を定量化することができます。

朗報は、 Zoom の会議後に自動で受信トレイにメモを配信するために必要な、 AI を活用したメモ作成機能がすでに備わっている可能性があるということです。 対象となる Zoom の有料プランをご利用の場合は、すでに AI Companion をご利用いただけます（対象のプランをお持ちでない場合は、 今すぐアップグレードしてください）。

AI Companion は、 会議の記録を 使用して会議の詳細な要約を作成します。会議の要約はトピックごとに整理されるため、何が話し合われ、誰が何を発言したかを読むことができます。重要なのは、会議の内容に基づいて次のステップやアクションアイテムを特定できることです。また、会議の内容を簡潔にまとめたい場合は、上部にあるクイックサマリーをご覧ください。