群組通訊應用程式完整指南

隨著團隊越來越分散在不同的辦公室和遠端工作地點，例如共享工作空間和家庭辦公室，清晰有效的通訊變得尤為重要。這正是群組通訊應用程式可以提供協助的地方。無論是管理遠端團隊或協調跨部門專案，這些工具都能無縫連結人員與他們所從事的工作。

在本完整指南中，我們將探討為現代企業選擇群組通訊應用程式的重要性、需要考慮的主要功能，以及 Zoom 應用程式套件在支援團隊合作方面的優勢。

部分工作應用程式僅提供一種通訊方式，例如即時傳訊，而群組通訊應用程式則在單一解決方案中提供多種方式讓團隊成員互動與通訊，包括傳訊、電子郵件、電話、群組簡訊文字、視訊會議、檔案分享，以及整個組織範圍的聯絡人目錄。

群組應用程式共同促進跨工作區的連結，讓團隊成員輕鬆分享想法、更新資訊和檔案。此外，當團隊成員可以即時通訊，他們就可以快速解決問題並更快做出決策。這種即時性有助於消除因延遲回覆而經常產生的瓶頸問題，幫助團隊維持專案的動力。

在分散式工作環境中，團隊可能分佈在不同的時區和地點，因此群組通訊應用程式的角色變得更加重要。Zoom 的群組應用程式專為支援辦公室內及遠端協作而設計，讓團隊不論身處何地、實際距離多遠，都能維持高度的參與度。

無論是透過排程的視訊通話或即時傳送的群組聊天訊息，團隊成員都可以透過 Zoom 有效連結與通訊，培養注重合作和創新的文化。投資於最佳的群組應用程式有助於確保您的團隊無論身在何處，都能保持聯繫並提高生產力。

為了幫助團隊保持聯繫並提高生產力，不可缺少適合的群組應用程式，而且必須要易於使用、方便存取且安全可靠。

易於使用的使用者介面和設計簡易性

尋找設計簡單的群組通訊解決方案，好讓各種技術背景的人都能輕鬆在不同的應用程式之間遨遊。在 Zoom，我們專注於可用性，這意味著您的團隊可以花更少的時間研究複雜的功能，把更多的時間留給有意義的對話。

方便存取的多功能平台

另一個要考慮的是從單一平台存取所有工作群組應用程式的能力。例如，Zoom 將視訊會議、傳訊、電話、檔案分享等功能結合在單一工作平台上，創造出能提高生產力的一致環境。Zoom 的方便存取性也延伸至組織外部，讓內部和外部聯絡人都能輕鬆使用相同的應用程式進行通訊。

這種多功能的方法可免除在多種應用程式之間切換的需求，簡化工作流程，讓團隊專注合作達成共同目標。

安全功能和資料保護

您的通訊安全是第一優先。尋找結合先進加密通訊協定、強大安全措施和存取控制設定的群組應用程式，以保障敏感資訊的安全。無論您要主持定期的團隊會議或重要的新業務通話，有了 Zoom，您的資料絕對受到業界領先安全標準的保護。這種對安全的承諾不僅能培養團隊內部的信任，也能讓客戶和顧客感到放心，確保資訊安全無虞。

平台可靠性和穩定運作時間

當您依賴視訊會議、電話和傳訊等應用程式，處理從每日例會到客戶通話的一切大小事務，任何停機時間都可能導致重大的業務影響，並破壞專業關係。Zoom 具備卓越的平台可靠性和 99.999% SLA 的電話穩定運作時間，成為現代企業通訊的基石，協助團隊在需要時隨時順暢無阻進行連線。

Zoom 的通訊與協作產品可在 Zoom Workplace 應用程式中無縫協作，讓團隊更容易保持聯繫、完成更多工作。只要登入 Zoom Workplace 桌面和行動應用程式或 Zoom Web 入口網站，團隊就能在任何地點工作。此外，Zoom 是以 AI 為優先的工作平台 — Zoom AI Companion* 2.0 可在您的 Zoom 應用程式中顯示重要資訊，協助您安排哪件事最重要，並將每次互動轉化為行動，幫助您輕鬆度過每一天。

Zoom Meetings：視訊會議解決方案，可即時進行高品質的虛擬會議。

Zoom Phone：易於使用的現代化 VoIP 電話系統，適合各種規模的組織使用。

Zoom Team Chat：即時傳訊應用程式，用於團隊聊天，包括與個人、團隊、頻道和外部聯絡人。

Zoom Mail 和 Calendar：將您的第三方電子郵件供應商帳戶連接到 Zoom Workplace 應用程式，這樣您就可以在單一位置使用現有的電子郵件和日曆服務，以及其他工作群組應用程式。

Zoom Scheduler：線上預約排程器，可讓您輕鬆與組織外的人分享您有空的時段和進行預約。

Zoom Rooms：Zoom Rooms 可讓現場與遠端與會者即時互動，增強會議室會議的功能。Zoom Rooms 與 Zoom Workplace 應用程式緊密結合，讓您可以輕鬆開始會議，並在螢幕上分享 Zoom 文件、白板和其他內容。

生產力應用程式：除了通訊工具之外，Zoom 還提供生產力解決方案，幫助您節省時間、立即投入創造性工作和簡化工作流程，讓您工作更有效率。這些應用程式包括 Zoom Docs、Zoom Whiteboards、Zoom Clips、Zoom Surveys 和 Zoom Tasks。

Zoom App Marketplace：探索數千種即時可用的 Zoom 應用程式和整合，以擴展 Zoom Workplace 的功能。

看看這些成功案例，了解客戶如何一起使用 Zoom Workplace 應用程式，協助團隊在一整天進行通訊並完成工作。

Lake|Flato Architects 透過合併到 Zoom Workplace 後可省下每週 100 小時的時間

Lake|Flato Architects 已採用完整的 Zoom 產品套件來支援其混合型工作團隊，每個解決方案都能無縫協同運作。該公司將所有會議室改裝成 Zoom Rooms，採用雙顯示器 — 一部用於內容分享，另一部專門顯示遠端與會者，讓每個人無論身處何地，都能感受到平等的融入感。「我們將能源分析模型或平面圖投放在畫面上時，會議室中的每個人都能從他們前方的顯示器看到這些內容。更重要的是，在專屬的第二螢幕上一律顯示遠端與會者。」Lake|Flato 設計技術總監 Dan Stine 如此表示。

團隊每天都使用 Zoom Whiteboard 來進行客戶簡報以及與顧問協作，使用投票、筆記和草圖等功能，同時也使用 AI Companion 功能來協助準備簡報。他們整合了 Zoom Phone 以簡化通訊，可自動防止會議期間的通話中斷，並提供實用的語音信箱轉錄文字，以便快速進行篩選。此外，該公司使用 AI Companion 透過自動會議摘要和「告訴我最新進展」功能來提高生產力，協助團隊成員每週在會議相關任務上節省多達 8 小時。閱讀案例研究。

TOX PRESSOTECHNIK 採用 Zoom 提升全球效率

TOX PRESSOTECHNIK 是一家全球製造業領導廠商，在 40 個國家擁有 1,500 名員工，該公司透過採用 Zoom Workplace 作為其統一解決方案，改變了原本分散的通訊系統。該公司使用多種 Zoom 產品，其中 Zoom Phone 是他們主要的雲端電話系統，可與 Salesforce 平台無縫整合，讓員工可以在單一位置撥打電話、記錄對話，以及管理客戶資訊。

除了 Zoom Phone 之外，他們還使用 Meetings、Team Chat 和 Zoom Whiteboard 實現團隊成員間的即時協作。Zoom 的多功能工作平台大幅改善了全球協作，TOX 的員工體驗到更容易與同事接觸、協調時間更短、會議規劃更有效率，尤其是跨越國界工作的團隊。閱讀個案研究。