Một cuộc khảo sát được Zoom ủy quyền thực hiện vào tháng 11 năm 2021¹ cho thấy các nhân viên liên bang, tiểu bang và địa phương được lựa chọn có quan điểm ủng hộ sử dụng Zoom.
Hoạt động của chính phủ không còn giống như 10 năm trước, hay thậm chí 5 năm trước. Khi công chúng quen với kỹ thuật số hơn, nhiều cơ quan phải tìm cách bắt kịp và lựa chọn phát triển thay vì dựa vào thiết bị analog và quy trình cũ.
Để phục vụ công chúng sử dụng phương thức trực tuyến mới này, đồng thời giải quyết thách thức quan trọng trong nhiệm vụ, các cơ quan chính phủ trên toàn quốc đã đón nhận một kỷ nguyên mới về chuyển đổi số, vốn chỉ được xúc tác nhờ mô hình làm việc từ xa mới trở nên phổ biến gần đây.
Với cộng tác trực tuyến là trung tâm của quá trình chuyển đổi số này, các nhà cung cấp truyền thông video đã đóng vai trò là trụ cột cho hoạt động hàng ngày của các tổ chức chính phủ. Nhưng việc áp dụng hội nghị video đã nảy sinh các câu hỏi xoay quanh công tác triển khai:
Để tìm hiểu những câu hỏi này, chúng tôi đã ủy quyền thực hiện khảo sát 300 nhân viên chính phủ liên bang, tiểu bang và địa phương tại Hoa Kỳ, những người sử dụng nền tảng giao tiếp bằng âm thanh và video trong môi trường làm việc ít nhất một tháng một lần và chúng tôi đã hiểu được rất nhiều điều dựa trên kết quả khảo sát. Theo khảo sát, hầu hết nhân viên chính phủ được khảo sát cho rằng các nền tảng giao tiếp bằng âm thanh và video sẽ đóng một vai trò lớn đối với cả chính phủ nói chung (84%) và công việc cá nhân của họ trong tương lai (77%). Và kết quả là tương lai có thể linh hoạt hơn một chút, khi phần lớn những người được khảo sát (78%) đồng ý rằng giao tiếp bằng âm thanh và video đã giúp họ làm việc từ xa dễ dàng hơn.
Chúng tôi nhận ra rằng các nhân viên chính phủ tham gia khảo sát thích sử dụng Zoom hơn so với các nền tảng khác trong một số trường hợp khi hơn một nửa trong số họ thích dùng Zoom để thuyết trình trước khán giả theo dõi trực tiếp (56%) và hơn một phần ba ưa thích nền tảng này để tổ chức buổi họp kín (39%). Trên thực tế, khi được hỏi họ sẽ chọn sử dụng duy nhất nền tảng nào tại nơi làm việc, gần một nửa (47%) nhân viên chính phủ tham gia khảo sát cho biết họ chọn Zoom.
Nhưng tính phổ biến không phải là đặc điểm duy nhất gắn với Zoom. Tính dễ sử dụng, âm thanh và video chất lượng cao, kèm theo độ tin cậy là quan trọng nhất đối với những người tham gia khảo sát — những đặc điểm mà nhiều người được hỏi cho rằng Zoom đã sở hữu toàn diện so với nhà cung cấp khác.
Đọc thêm để tìm hiểu sâu hơn các kết quả của khảo sát.
Khu vực công hiện đại đang nắm bắt các xu hướng làm việc mới thịnh hành ở các ngành khác, đó là dùng công nghệ để giảm chi phí và tình trạng dư thừa, tạo điều kiện cho lực lượng lao động hoạt động phân tán, đồng thời mở rộng phạm vi tiếp cận cử tri thông qua các phương tiện trực tuyến. Như vậy, công nghệ truyền thông bằng âm thanh và video đã đóng vai trò trong việc biến những xu hướng này thành hiện thực. Trên thực tế, khi được hỏi thường sử dụng công nghệ này như thế nào, 44% những người được khảo sát cho biết họ dùng cho cuộc họp nội bộ.
Nhiều người trả lời khảo sát cho biết họ sử dụng công nghệ này để thực hiện hoạt động truyền thông cả trong nội bộ và với bên ngoài, kết nối với đồng nghiệp, thành viên của các cơ quan khác và công chúng. Trong số những người tham gia khảo sát, phần lớn (80%) sử dụng công nghệ này để kết nối với đồng nghiệp và khoảng một phần ba người được hỏi sử dụng để kết nối với các nhân viên chính phủ bên ngoài tổ chức của họ (33%) và với công dân/dân chúng nói chung (29%).
Một phút trước, nhân viên chính phủ còn đang thuyết trình trước khán giả theo dõi trực tiếp nhưng một phút sau họ có thể tổ chức một cuộc họp có tính bảo mật cao. Được giao nhiều trách nhiệm, nhân viên chính phủ trong thời đại kỹ thuật số đã mở rộng các tùy chọn xoay quanh phương tiện mà họ ưa thích đối với một số hoạt động truyền thông. Mặc dù điện thoại và trò chuyện trực tuyến thường xuất hiện trong các câu trả lời, những người được khảo sát vẫn thích sử dụng truyền thông video cho các nhiệm vụ quan trọng của chính phủ khi không thể gặp trực tiếp.
Khi không thể giao tiếp trực tiếp, hầu hết những người tham gia khảo sát thích giao tiếp bằng âm thanh và video để tổ chức hội thảo trực tuyến (81%), gặp gỡ bên ngoài với khán giả quy mô lớn (80%) và thuyết trình trực tiếp với khán giả ( 79%), trong khi gần một nửa người được hỏi sử dụng hội nghị video để tổ chức cuộc họp kín (47%). Điện thoại xếp thứ hai trong hoạt động tổ chức cuộc họp kín (40%). Điều này thể hiện người được khảo sát vẫn tin tưởng vào các giải pháp thoại.
Sự gia tăng nhanh chóng của các nền tảng truyền thông bằng âm thanh và video trong vài năm qua đã thu hút sự chú ý của mọi người và khu vực công cũng là không ngoại lệ. Khi mọi người dần ưa thích truyền thông bằng âm thanh và video, họ đã phát triển quan điểm và sở thích đối với công nghệ, điều mà cuộc khảo sát của Morning Consult đã cố gắng tìm hiểu. Kết quả phản ánh mức độ nhân viên tham gia khảo sát đã xem xét giải pháp âm thanh và video trong mối tương quan với năng suất, sự tương tác và nhiều yếu tố khác.
Có lẽ không có gì ngạc nhiên khi khảo sát cho thấy phần lớn nhân viên chính phủ được khảo sát cảm thấy sử dụng công cụ giao tiếp bằng âm thanh và video khi làm việc từ xa sẽ giúp cải thiện cách họ làm việc.
Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng 79% nhân viên chính phủ được khảo sát coi công nghệ giao tiếp bằng âm thanh và video là rất an toàn hoặc an toàn ở mức độ nào đó. Các nền tảng âm thanh và video xếp ngay sau “Cuộc gọi sử dụng điện thoại cố định” khi lựa chọn hình thức giao tiếp mà người trả lời cho là an toàn.
Mặc dù truyền thông video trở nên phổ biến hơn khi hình thức làm việc từ xa bắt đầu đột ngột lan rộng nhưng nghiên cứu chứng minh rằng phương thức này sẽ còn tồn tại lâu dài. Trên thực tế, phần lớn nhân viên chính phủ được khảo sát (84%) cho rằng công nghệ âm thanh và video tiếp tục đóng vai trò then chốt đối với công việc của họ trong tương lai, đồng thời nhiều người tin rằng công nghệ này cũng sẽ ảnh hưởng đến chức năng công việc cụ thể của họ trong tương lai (77%).
Tuổi thọ của công nghệ này có thể phụ thuộc vào một số khía cạnh chính nhưng trợ năng dường như là một trong những lý do chính khiến giao tiếp bằng âm thanh và video có chỗ đứng trong khu vực công. Cuộc khảo sát của Morning Consult cho thấy 72% người trả lời tin rằng các nền tảng giao tiếp bằng âm thanh và video giúp mọi người tham gia đối thoại một cách bình đẳng dễ dàng hơn.
Khi giao tiếp bằng âm thanh và video ngày càng trở nên phổ biến trong các hoạt động hàng ngày của chính phủ, mọi người thường bắt đầu cộng tác với câu hỏi: bạn biết và thích sử dụng nền tảng truyền thông video nào?
Những phát hiện của Morning Consult chỉ ra rằng 87% người trả lời cảm thấy họ ưa thích Zoom.
Giờ thì điều gì thúc đẩy thái độ tích cực của nhân viên chính phủ đối với Zoom? Có phải vì nền tảng này thích hợp hơn để tổ chức cuộc họp lớn hoặc hội thảo trực tuyến, hay vì khả năng ghi âm hoặc thậm chí là tính năng bảng trắng? Khảo sát cho biết: tất cả những điều trên và sau đó là một số yếu tố khác.
Những người trả lời cho rằng Zoom hoạt động tốt hơn các nền tảng khác có trong khảo sát về một số khả năng chính mà trên thực tế, tất cả đều được đưa vào nghiên cứu Morning Consult.
Năm mươi lăm phần trăm người trả lời thích tổ chức cuộc họp lớn trên Zoom. Năm mươi phần trăm thích sử dụng Zoom để ghi lại cuộc họp, 46% thích Zoom vì tính năng chia sẻ màn hình và 45% thích sử dụng Zoom khi chia người dự thính cuộc họp thành các nhóm nhỏ hơn.
Cho dù nhân viên chính phủ tham gia khảo sát đang thuyết trình trước khán giả theo dõi trực tiếp, tổ chức hội thảo trực tuyến hay tổ chức cuộc họp có tính bảo mật cao, họ đều thích sử dụng Zoom. Năm mươi sáu phần trăm người trả lời thích sử dụng Zoom để thuyết trình trực tiếp so với 21% muốn dùng Microsoft Teams và 39% thích sử dụng Zoom cho cuộc họp bảo mật so với 34% muốn dùng Microsoft Teams.
Cũng hợp lý khi đặt câu hỏi tại sao nhân viên chính phủ ưa thích Zoom vì nhiều khả năng đa dạng so với các nền tảng khác có trong khảo sát. Những người trả lời thích Zoom hơn đã mô tả nền tảng này là “thân thiện với người dùng”, “đáng tin cậy” và được yêu thích vì “sự thân thuộc” và “các tính năng hữu ích”. ¹
Để hiểu lý do tại sao nhân viên chính phủ tham gia khảo sát thích nền tảng này hơn nền tảng khác thì chúng ta phải hiểu họ tìm kiếm điều gì trong nền tảng giao tiếp bằng âm thanh và video. Những người tham gia khảo sát được hỏi ba thuộc tính nào trong danh sách cho trước là quan trọng nhất với họ. “Dễ sử dụng” xếp ở vị trí hàng đầu, với 52% người được hỏi lựa chọn là đặc điểm quan trọng nhất đối với họ; tiếp theo là:
Khi được so sánh với các nền tảng khác có trong khảo sát, thêm nhiều người được hỏi đồng ý rằng Zoom có những đặc điểm quan trọng này về mặt toàn diện. Phần lớn những người được hỏi cho rằng Zoom dễ sử dụng (91%) và giúp người dùng tạo ảnh hưởng (64%).
Nghiên cứu cũng chỉ ra cách thức trợ năng có thể cung cấp thông tin về việc áp dụng giải pháp. Tám mươi tư phần trăm người được hỏi cho rằng Zoom giúp mọi người trong cuộc họp tham gia bình đẳng và 80% cho rằng Zoom cho phép mọi người truy cập vào nền tảng một cách bình đẳng. Trong khi đó, 64% and 62% người trả lời có suy nghĩ tương tự đối với Microsoft Teams, 62% and 59% đối với Google Meet và 54% and 50% đối với Cisco Webex.
Chúng tôi đã hỏi những người tham gia khảo sát rằng, nếu có thể, họ sẽ chọn sử dụng duy nhất nền tảng truyền thông bằng âm thanh và video nào tại nơi làm việc. 47% người trả lời khảo sát chọn Zoom. Họ đã chọn nền tảng này thay vì Microsoft Teams, Cisco Webex và các nền tảng khác có trong khảo sát.
Nhân viên chính phủ có quan điểm và điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải xét đến tùy chọn của nhân viên trong quá trình ra quyết định khi lựa chọn giải pháp âm thanh và video. Khi chúng ta bước vào kỷ nguyên được định nghĩa bởi trải nghiệm của nhân viên, thì giải pháp chiến lược là chìa khóa để mở ra một môi trường làm việc lấy con người làm trung tâm. Cho dù nhân viên của các cơ quan làm việc tại nhà, trong văn phòng hay kết hợp cả hai, nhà lãnh đạo nên ưu tiên tạo ra một không gian làm việc được xác định bởi công nghệ phù hợp với nhu cầu của nhân viên, chứ không phải ngược lại.
Khi các cơ quan đối mặt với thực tế kỹ thuật số, việc hợp tác với nhà cung cấp như Zoom sẽ giúp chính phủ mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên. Zoom cung cấp các giải pháp video, trò chuyện, gọi điện thoại và không gian làm việc hàng đầu trong ngành để giúp cơ quan của bạn nắm bắt kỷ nguyên mới được định nghĩa bởi sự đổi mới và sáng tạo.
Khảo sát “Tác động của Zoom đối với chính phủ” được thực hiện từ ngày 5 tháng 11 đến ngày 13 tháng 11 năm 2021 trên 300 nhân viên chính quyền liên bang, tiểu bang và địa phương tại Hoa Kỳ. Những người này đã cho biết họ sử dụng nền tảng giao tiếp bằng âm thanh và video để làm việc ít nhất mỗi tháng một lần. Khi khảo sát tìm hiểu so sánh, người được khảo sát đã đủ quen thuộc với Zoom và các nền tảng cạnh tranh để có thể tiến hành so sánh. Dữ liệu không có trọng số và Morning Consult đã sử dụng định mức để tính gần đúng thành phần đối tượng. Tỷ lệ sai số của nghiên cứu này là +/- 6%.
