Enligt en enkät föredrar myndighetsanställda Zoom

Myndighetsarbete är inte detsamma som för tio eller ens fem år sedan. I takt med digitaliseringen av det offentliga behövde många myndigheter hitta ett sätt att hänga med och välja utveckling i stället för att förlita sig på analoga enheter och traditionella processer.  

För att gynna denna nya offentlighet online och samtidigt hantera verksamhetskritiska utmaningar gick myndighetsorgan över hela landet in i en ny era av digital omvandling som vidare katalyserades av den senaste tidens omfattande distansarbete. 

Med virtuellt samarbete i centrum för denna digitala omvandling fungerade leverantörerna av videokommunikation som stöttepelare för myndighetsorganisationernas dagliga arbete. Men med införandet av videokonferenser väcktes frågor kring implementeringen: 

• På exakt vilket sätt använder myndighetsanställda videokommunikation i sitt dagliga arbete? 
• Vilka plattformar fördrar de, och varför? 
• Vilka videokommunikationsplattformar används för vissa uppgifter?

För att forska i detta beställde vi en enkät som riktade sig till 300 anställda på federala, delstatliga och lokala myndigheter i USA som använder ljud- och videokommunikationsplattformar i jobbet minst en gång i månaden, och vi lärde oss mycket av resultaten. Enligt enkäten tror merparten av de tillfrågade myndighetsanställda att ljud- och videokommunikationsplattformar kommer att spela en stor roll både för myndigheter i stort (84 %) och för deras individuella arbetsuppgifter i framtiden (77 %). Och som ett resultat kan framtiden bli lite mer flexibel – majoriteten av de tillfrågade (78 %) instämde i att ljud- och videokommunikation har gjort det lättare för dem att arbeta på distans.

Vi upptäckte att de tillfrågade myndighetsanställda i många fall skulle föredra att använda Zoom framför andra plattformar – fler än hälften av de tillfrågade skulle föredra att använda Zoom för presentationer för en live-publik (56 %) och mer än en tredjedel skulle föredra det för att hålla ett konfidentiellt möte (39 %). När de fick frågan om vilken plattform de skulle välja att använda på jobbet sade faktiskt nästan hälften (47 %) av de tillfrågade myndighetsanställda Zoom. 

Popularitet var dock inte den enda egenskapen som associerades med Zoom. Enkel att använda samt ljud och video av hög kvalitet, följt av pålitlighet, var viktigast för enkätdeltagarna – egenskaper som fler deltagare tillskrev Zoom generellt sett i jämförelse med andra leverantörer.

Fortsätt läsa för att ta en närmare titt på enkätresultaten.

Den moderna offentliga sektorn anammar arbetstrender som uppstår i andra branscher – något som minskar kostnader och redundanser med hjälp av teknik, möjliggör en utspridd arbetsstyrka och gör det lättare att nå ut till allmänheten via virtuella medel. Ljud- och videokommunikationstekniken har i sig spelat en roll för att göra dessa trender till verklighet. Faktum är att när vi frågade medarbetarna om hur de vanligen använde den här tekniken, rapporterade 44 % av de tillfrågade att det var för interna möten.

Många av enkätdeltagarna sade att de använder tekniken för både intern och extern kommunikation, där de har kontakt med kollegor, medarbetare på andra myndigheter och allmänheten. Av de tillfrågade använder majoriteten (80 %) tekniken för att kontakta sina kollegor och en tredjedel använder den för att kontakta myndighetsanställda utanför den egna organisationen (33 %) och medborgare/allmänheten (29 %).

I ena stunden kanske de myndighetsanställda håller en presentation för en live-publik, för att i nästa stund kanske leda ett strikt konfidentiellt möte. Med sina otaliga olika ansvarsområden har myndighetsanställda i den digitala tidsåldern utvecklat preferenser för vilket medium de föredrar för vissa typer av kommunikation. Även om telefon och onlinechatt dominerar bland svaren skulle dessa tillfrågade föredra att använda videokommunikation för viktiga myndighetsuppgifter när personliga möten inte är möjliga.

När det inte är möjligt att kommunicera på plats föredrar de flesta av de tillfrågade personerna att använda ljud- och videokommunikation för att vara värd för ett webbinarium (81 %), ha ett externt möte med en publik på hög nivå (80 %) och hålla en live-presentation för en publik (79 %), medan nästan hälften förlitar sig på videokonferenser för konfidentiella möten (47 %). Telefon kommer på andra plats för konfidentiella möten (40 %), vilket tyder på en fortsatt tilltro till röstbaserade lösningar.

De senaste årens enorma uppsving för ljud- och videoplattformar har inte undgått någon, och den offentliga sektorn är inget undantag. I och med att människor fattat intresse för ljud- och videokommunikation har de utvecklat åsikter och preferenser när det gäller tekniken, något som Morning Consult-enkäten försökte få grepp om. Resultaten återspeglar hur de tillfrågade medarbetarna ser på ljud- och videolösningar i relation till produktivitet och engagemang med mera.  

Det är förmodligen ingen överraskning att man i enkäten kom fram till att majoriteten av de tillfrågade myndighetsanställda tycker att ljud- och videokommunikationsverktyg förbättrar deras arbetsmetoder när de arbetar på distans.

• 59 % känner att de är mer produktiva  
• 55 % känner att de får bättre kontakt med dem de pratar med
• 55 % känner att det är enklare att förmedla sina synpunkter 
• 52 % känner sig mer engagerade
• 49 % känner att de har ett större inflytande än om de inte hade använt videokommunikation

Forskningen visar också att 79 % av dessa myndighetsanställda anser att ljud- och videkommunikationstekniken är mycket eller ganska säker. Ljud- och videoplattformar kommer tätt efter ”telefonsamtal via fast telefon” som den form av kommunikation som enkätdeltagarna upplevde som säker.

Även om videokommunikation blev vanligare i och med den plötsliga övergången till omfattande distansarbete visar forskningen att den är här för att stanna. Faktum är att majoriteten av de tillfrågade myndighetsanställda (84 %) anser att ljud- och videoteknik kommer att fortsätta att spela en central roll inom deras arbetsområde i framtiden, och att många tror att den även kommer att påverka deras specifika befattning (77 %). 

Dess livskraftighet kan hänföras till några få aspekter, men tillgänglighet är troligen ett av de viktigaste skälen till att ljud- och videokommunikation har fått fäste i den offentliga sektorn. Morning Consult-enkäten avslöjade att 72 % av enkätdeltagarna anser att plattformar för ljud- och videokommunikation gör det enklare för alla att bidra till samtalet i lika hög grad.

I takt med att ljud- och videokommunikation blev allt vanligare i det dagliga myndighetsarbetet kunde människor ofta inleda sitt samarbete genom att fråga "vilken plattform för videokommunikation är du bekant med och gillar du att använda?" 

Morning Consults resultat avslöjade att 87 % av enkätdeltagarna var positivt inställda till Zoom.

Vad är det då som gör att de myndighetsanställda är så positivt inställda till Zoom? Är det för att Zoom lämpar sig bättre för stora möten eller webbinarier, eller kan det rent av vara whiteboardfunktionen? Enkäten säger: allt det ovannämnda och lite till. 

Enkätdeltagarna tycker att Zoom fungerar bättre än de andra plattformarna i enkäten när det gäller vissa viktiga funktioner – där samtliga faktiskt ingick i Morning Consult-studien. 

Femtiofem procent av enkätdeltagarna gillar att vara värd för stora möten i Zoom. Femtio procent gillar att använda Zoom för att spela in möten, 46 % föredrar Zoom för skärmdelning och 45 % gillar att använda Zoom när de delar in mötesdeltagare i mindre grupper.

Oavsett om de tillfrågade myndighetsanställda håller en presentation för en live-publik, är värdar för ett webbinarium eller håller i ett strikt konfidentiellt möte föredrar de att använda Zoom. Femtiosex procent av enkätdeltagarna föredrar att använda Zoom för live-presentationer jämfört med 21 % för Microsoft Teams, och 39 % föredrar att använda Zoom för ett konfidentiellt möte jämfört med 34 %  för Microsoft Teams. 

Det är rimligt att fråga sig varför myndighetsanställda föredrar Zoom för olika funktioner och inte de andra plattformarna som nämns i enkäten. De enkätdeltagare som föredrog Zoom beskrev plattformen som ”användarvänlig” och ”pålitlig” och känd för sin ”bekanta känsla” och sina ”användbara funktioner”.  ¹

För att förstå varför de tillfrågade myndighetsanställda föredrar en viss plattform framför en annan måste man först förstå vad de är ute efter hos en ljud- och videokommunikationsplattform. Enkätdeltagarna fick frågan vilka tre attribut i en given lista som var viktigast för dem. ”Enkel att använda” hamnade i toppen då 52 % av enkätdeltagarna valde detta som den viktigaste egenskapen för dem, följt av:

• ”Hög ljud-/videokvalitet” (44 %)
• ”Pålitlig” (35 %)
• ”Säker” (33 %)

Vid en jämförelse med andra plattformar som ingick i enkäten instämde fler enkätdeltagare i att Zoom genomgående hade de här viktiga egenskaperna. Majoriteten av enkätdeltagarna anser att Zoom är enkelt att använda (91 %) och hjälper användarna att få mer inflytande (64 %). 

Forskningen avslöjar också hur tillgängligheten eventuellt kan påverka införandet av en viss lösning. Åttiofyra procent av enkätdeltagarna anser att Zoom gör att alla i mötet kan delta på lika villkor och 80 % tycker att alla får samma åtkomst till plattformen. Jämförelsevis tycker 64 % och 62 % av enkätdeltagarna att samma sak gäller för Microsoft Teams, 62 % och 59 % för Google Meet och 54 % och 50 % för Cisco Webex.