Enquête stelt vast dat overheidsmedewerkers de voorkeur geven aan Zoom

De overheid werkt niet meer zoals 10 jaar geleden, en zelfs niet zoals vijf jaar geleden. Toen mensen steeds meer digitaal gingen doen, moesten veel overheidsinstanties een manier vinden om bij te blijven en voor vooruitgang te kiezen, in plaats van te vertrouwen op analoge apparaten en verouderde processen.  

Om dit nieuwe onlinepubliek te bedienen en tegelijkertijd belangrijke uitdagingen te overwinnen, omarmden overheidsinstanties in het hele land een nieuw tijdperk van digitale transformatie, een ontwikkeling die nog verder werd versterkt door de recente verspreiding van werken op afstand. 

Omdat virtuele samenwerking centraal stond bij deze digitale transformatie, waren aanbieders van videocommunicatie de spil voor de dagelijkse werkzaamheden van overheidsorganisaties. De toepassing van videovergaderingen riep echter ook vragen op over de implementatie: 

• Hoe gebruiken overheidsmedewerkers videocommunicatie precies in hun dagelijks werk?
• Aan welke platforms geven ze de voorkeur en waarom?
• Welke videocommunicatieplatforms worden gebruikt voor bepaalde taken?

Om deze vragen te beantwoorden, gaven we opdracht tot een enquête onder 300 werknemers van Amerikaanse federale, staats- en lokale overheden die minimaal één keer per maand audio- en videocommunicatieplatforms gebruiken tijdens hun werk. De resultaten waren heel leerzaam. Volgens de enquête denken de meeste bevraagde overheidsmedewerkers dat audio- en videocommunicatieplatforms in de toekomst een grote rol zullen spelen bij zowel de overheid in het algemeen (84%) als in hun individuele functie (77%). Dit kan de toekomst een beetje flexibeler maken: de meerderheid van de bevraagden (78%) was het eens met de stelling dat audio- en videocommunicatie werken op afstand gemakkelijker heeft gemaakt.

We ontdekten dat de bevraagde overheidsmedewerkers in bepaalde omstandigheden liever Zoom gebruiken dan andere platforms: meer dan de helft van de bevraagden zou het liefst Zoom gebruiken voor een presentatie aan een livepubliek (56%) en meer dan een derde zou er de voorkeur aan geven voor een vertrouwelijke vergadering (39%). Op de vraag welk platform ze zouden kiezen voor gebruik op het werk, antwoordde bijna de helft (47%) van de bevraagde overheidsmedewerkers dat dit Zoom zou zijn. 

Populariteit was niet de enige eigenschap die met Zoom werd geassocieerd. Gebruiksvriendelijkheid en audio en video van hoge kwaliteit, gevolgd door betrouwbaarheid, waren het belangrijkst voor de bevraagden, die vonden dat Zoom deze kenmerken meer dan andere aanbieders bezit over de hele linie.

Lees verder voor meer inzicht in de bevindingen van de enquête.

De moderne publieke sector omarmt werktrends die ook in andere sectoren in opkomst zijn: het beperken van kosten en redundantie met technologie, het mogelijk maken van werk op afstand en het uitbreiden van contact met burgers via virtuele kanalen. Audio- en videocommunicatietechnologie heeft een rol gespeeld in het realiseren van deze trends. Wanneer werd gevraagd hoe ze deze technologie over het algemeen gebruiken, antwoordde 44% van de respondenten dat dit voor interne vergaderingen was.

Veel enquêterespondenten gaven aan deze technologie voor zowel interne als externe communicatie te gebruiken: voor contact met collega's, medewerkers van andere instanties en het publiek. De meerderheid van de geënquêteerden (80%) gebruikt de technologie voor contact met collega's en ongeveer een derde gebruikt ze voor contact met overheidsmedewerkers buiten hun eigen organisatie (33%) en met burgers/de algemene bevolking (29%).

Overheidsmedewerkers kunnen het ene moment een presentatie geven voor een livepubliek en het volgende moment een hoogst vertrouwelijke vergadering houden. In dit digitale tijdperk hebben overheidsmedewerkers een breed scala aan verantwoordelijkheden, en ze hebben dan ook voorkeuren ontwikkeld ten aanzien van het medium dat ze het liefst gebruiken voor bepaalde communicatie. Hoewel telefoon en onlinechat veel worden genoemd, gebruiken de geënquêteerden bij voorkeur videocommunicatie voor belangrijke overheidswerkzaamheden wanneer een persoonlijke ontmoeting niet mogelijk is.

Wanneer een persoonlijke ontmoeting niet mogelijk is, gebruiken de meeste ondervraagden het liefst audio- en videocommunicatie voor het hosten van een webinar (81%), voor vergaderingen met een externe doelgroep op hoog niveau (80%) en voor livepresentaties voor een publiek (79%), terwijl bijna de helft videovergaderen gebruikt voor vertrouwelijke vergaderingen (47%). Bellen staat op de tweede plaats voor vertrouwelijke vergaderingen (40%), wat blijk geeft van het aanhoudende vertrouwen in spraakoplossingen.

De bliksemsnelle opkomst van audio- en videocommunicatieplatforms in de afgelopen paar jaar is bij iedereen bekend, dus ook bij de overheid. Toen mensen audio- en videocommunicatie gingen gebruiken, ontwikkelden ze meningen en voorkeuren ten aanzien van de technologie, en de Morning Consult-enquête heeft geprobeerd deze te achterhalen. De resultaten laten zien wat de geënquêteerden van audio- en video-oplossingen vinden als het gaat om productiviteit, betrokkenheid en meer.  

Het is waarschijnlijk geen verrassing dat de meeste geënquêteerde overheidsmedewerkers volgens deze enquête vinden dat het gebruik van audio- en videocommunicatietools tijdens het werken op afstand hen helpt om hun manier van werken te versterken.

• 59% voelt zich productiever  
• 55% voelt zich meer verbonden met gesprekspartners
• 55% vindt dat het gemakkelijker is om hun gedachten te verwoorden 
• 52% voelt zich meer betrokken
• 49% heeft het gevoel een grotere impact te maken dan wanneer ze geen videocommunicatie zouden gebruiken

Het onderzoek toont ook aan dat 79% van de geënquêteerde overheidsmedewerkers audio- en videocommunicatietechnologie als heel veilig of enigszins veilig beschouwt. Audio- en videoplatforms komen vlak na "Telefoongesprek via een vaste telefoonlijn" als vorm van communicatie die de respondenten als veilig beschouwen.

Videocommunicatie werd gangbaarder door de plotselinge en wijdverbreide opkomst van werken op afstand, maar het onderzoek toont aan dat het een blijvertje is. De meeste bevraagde overheidsmedewerkers (84%) denken namelijk dat audio- en videotechnologie in de toekomst een cruciale rol zal blijven spelen in hun vakgebied, en velen geloven dat ze ook in de toekomst hun specifieke functie zal blijven beïnvloeden (77%). 

Dit blijvende karakter kan worden toegeschreven aan een paar belangrijke aspecten, maar toegankelijkheid is waarschijnlijk een van de belangrijkste redenen dat audio- en videocommunicatie voet aan de grond heeft gekregen in de publieke sector. Uit de Morning Consult-enquête bleek dat 72% van de respondenten denkt dat audio- en videocommunicatieplatforms het voor iedereen gemakkelijker maken om op gelijke voet aan het gesprek deel te nemen.

Toen audio- en videocommunicatie gangbaarder werd tijdens het dagelijks werk van overheden, startten mensen een nieuwe samenwerking vaak met de vraag: welk videocommunicatieplatform ken je en gebruik je graag? 

Het Morning Consult-onderzoek toonde aan dat 87% van de respondenten een positief beeld van Zoom had.

Maar wat is de reden dat overheidsmedewerkers zo positief over Zoom denken? Komt het omdat Zoom geschikt is voor het organiseren van een grote vergadering of webinar, zijn het de opnamemogelijkheden of zelfs de whiteboardfunctie? De enquête zegt: al het bovenstaande, en meer. 

Respondenten menen dat Zoom op bepaalde belangrijke punten - die allemaal waren opgenomen in het Morning Consult-onderzoek - beter presteert dan andere platforms die in de enquête werden besproken. 

Vijfenvijftig procent van de respondenten host graag grote vergaderingen met Zoom.Vijftig procent gebruikt Zoom graag om vergaderingen op te nemen, 46% geeft de voorkeur aan Zoom om schermen te delen, en 45%  gebruikt Zoom graag om vergaderingen op te splitsen in kleinere groepen.

Of de ondervraagde overheidsmedewerkers nu presenteren voor een livepubliek, een webinar hosten of een zeer vertrouwelijke vergadering organiseren, ze gebruiken het liefst Zoom. Zesenvijftig procent van de respondenten geeft de voorkeur aan Zoom voor livepresentaties, vergeleken met 21% voor Microsoft Teams, en 39% geeft de voorkeur aan Zoom voor een vertrouwelijke vergadering, waar dat 34% is voor Microsoft Teams. 

Het is logisch om te vragen waarom  overheidsmedewerkers de voorkeur geven aan Zoom voor bepaalde activiteiten in plaats van andere platforms die in de enquête waren opgenomen. Respondenten die de voorkeur gaven aan Zoom, beschreven het platform als "gebruiksvriendelijk" en "betrouwbaar", en bekend om zijn "vertrouwdheid" en "handige functies". ¹

Om te weten waarom geënquêteerde overheidsmedewerkers de voorkeur aan een bepaald platform geven boven een ander, is inzicht nodig in wat ze in een audio- en videocommunicatieplatform zoeken. De bevraagden kregen het verzoek aan te geven welke drie kenmerken in een getoonde lijst het belangrijkst voor hen waren. "'Gebruiksvriendelijk" stond bovenaan; 52% koos dit kenmerk als het belangrijkste, gevolgd door:

• "Goede audio-/videokwaliteit" (44%)
• "Betrouwbaar" (35%)
• "Veilig" (33%)

In vergelijking met andere platforms die in de enquête waren opgenomen, vonden meer respondenten dat Zoom over de hele linie deze belangrijke kenmerken heeft. De meerderheid van de respondenten vindt dat Zoom gebruiksvriendelijk is (91%) en gebruikers helpt om impact te maken (64%).

Het onderzoek laat ook zien hoe toegankelijkheid mogelijk kan bijdragen aan de acceptatie van een oplossing.Vierentachtig procent van de respondenten vindt dat Zoom iedereen in een vergadering in staat stelt tot gelijkwaardige deelname en 80% vindt dat Zoom voor iedereen gelijke toegang tot het platform biedt. Ter vergelijking: 64% and 62% van de respondenten denkt hetzelfde van Microsoft Teams, 62% and 59% van Google Meet en 54% and 50% van Cisco Webex.