Tất cả những điều bạn cần biết về việc sử dụng phòng theo nhóm của Zoom

Đây là phần giới thiệu nhanh dành cho bạn nếu bạn sắp chủ trì cuộc họp và bạn chưa bao giờ sử dụng phòng theo nhóm.

Phòng theo nhóm là lựa chọn tuyệt vời cho các cuộc họp mà bạn muốn thực hiện hoạt động cộng tác chặt chẽ và những cuộc thảo luận nhóm nhỏ. Bạn có thể tạo cùng lúc đến 50 phiên họp theo nhóm riêng biệt. Có rất nhiều cách để bạn, với tư cách là người chủ trì, sắp xếp mọi người vào phòng và tạo trải nghiệm cuộc họp thú vị cho họ.

Dưới đây là một vài ý tưởng để sử dụng phòng theo nhóm của Zoom:

• Hoạt động làm quen trong các buổi định hướng cho sinh viên hoặc nhân viên mới
• Nhóm thảo luận trong lớp học hoặc buổi đào tạo
• Tư duy tìm ý tưởng và các phiên tư duy thiết kế
• Các phiên cố vấn (ban đầu bạn có thể tập hợp một nhóm lớn hơn gồm người cố vấn và người được cố vấn, sau đó chia từng cặp vào các phòng theo nhóm riêng để thảo luận 1:1)
• Giờ làm việc (cho phép mọi người tham gia cuộc họp của bạn và nếu bạn cần thảo luận điều gì đó riêng tư hơn, hãy tạo một phòng theo nhóm cho bạn và một người khác)
• Đố vui xây dựng nhóm hoặc các hoạt động khác

Trước khi bắt đầu tạo các phòng theo nhóm, có thể bạn sẽ cần bật tính năng phòng theo nhóm trong cài đặt cuộc họp của mình. 

Sau khi bật tính năng, bạn có thể tạo và quản lý các cuộc thảo luận nhóm trong các cuộc họp của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng “phòng theo nhóm” ở phía dưới bên phải của thanh công cụ. 

Nếu bạn muốn ghi lại cuộc họp của mình, đây là một số điều cần lưu ý:

• Nếu bạn muốn ghi lại trên đám mây, chức năng này sẽ chỉ ghi lại phòng chính bất kể bạn – người chủ trì cuộc họp – đang ở phòng nào. Sẽ không có phiên họp theo nhóm nào được ghi lại.
• Nếu bạn sử dụng tính năng ghi lại cục bộ, chức năng này sẽ ghi lại hoạt động trong phòng có người tham gia thực hiện ghi lại đó. Nhiều người tham gia có thể ghi lại cục bộ.

Thiết lập phòng theo nhóm của Zoom trong cuộc họp rất dễ dàng, nhưng đôi khi bạn muốn lên kế hoạch trước và suy nghĩ kỹ hơn về cách chia nhóm. Dưới đây là một số cách bạn có thể tạo chỉ định phòng theo nhóm trước khi cuộc họp bắt đầu.

• Chỉ định trước phòng theo nhóm trong quá trình lên lịch. Chủ trì cuộc họp có thể chỉ định trước người dự thính trong phòng theo nhóm khi lên lịch cuộc họp. Tùy chọn này rất phù hợp nếu bạn đã biết cách chia nhóm cho những người tham gia của mình; chẳng hạn như nếu bạn đang tổ chức một buổi định hướng nhân sự mới và muốn sắp xếp mọi người vào các phòng dựa trên bộ phận của họ. Và nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp định kỳ, bạn thậm chí có thể lưu các chỉ định phòng theo nhóm này để sử dụng trong tương lai (một tính năng hữu ích cho các nhà giáo dục muốn sinh viên gặp nhau theo cùng một nhóm trong suốt học kỳ).

• Tạo phòng dựa trên kết quả bình chọn. Trước khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể thiết lập một cuộc bình chọn và chia những người tham gia vào các phòng theo nhóm dựa trên kết quả bình chọn đó. Sử dụng phương pháp này để tạo các nhóm dựa trên sở thích hoặc mức độ hiểu biết tương tự về một chủ đề.

Có! Việc tạo phòng theo nhóm trong cuộc họp rất nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời bạn có một số tùy chọn để chọn cách chia người tham gia vào phòng của họ:

• Cơ chế tự động. Người tham gia sẽ được chia vào các nhóm một cách ngẫu nhiên.
• Thủ công. Bạn có thể tạo mỗi nhóm sau đó chỉ định từng người tham gia vào các nhóm. Nếu bạn cần kiểm soát những người tham gia nào được sắp xếp cùng nhau, thì đây là tùy chọn dành cho bạn.
• Lựa chọn của người tham gia. Cho phép người tham gia chọn phòng mà họ muốn tham gia. Bạn có thể đặt tên phòng dựa trên chủ đề thảo luận và cho phép người tham gia chọn phòng họ thích; thậm chí họ có thể tự do di chuyển giữa các phòng.

Biểu tượng phòng theo nhóm của Zoom cũng cho phép bạn:

• Di chuyển hoặc trao đổi người tham gia. Chỉ cần chọn tên người tham gia và chỉ định họ đến một phòng khác hoặc chọn người tham gia thứ hai để trao đổi với họ. 
• Xóa phòng. Xóa bỏ những phòng mà bạn không cần nữa. 
• Tạo lại phòng. Bắt đầu lại từ đầu bằng cách xóa các phòng theo nhóm hiện tại của bạn và tạo ngẫu nhiên các phòng mới hoặc quay lại các phòng đã chỉ định trước (nếu bạn đã thiết lập trước đó).

Khi bạn đã mở phòng theo nhóm của mình và những người tham gia của bạn đang bận thảo luận và cộng tác trong nhóm của họ, bạn có thể dùng một số cách sau đây để quản lý trải nghiệm cho mọi người.

• Phát nội dung và âm thanh đến tất cả các phòng theo nhóm. Với tư cách là người chủ trì, bạn có thể chia sẻ màn hình của mình trong phiên chính để những người tham gia trong tất cả các phòng theo nhóm đang hoạt động có thể nhìn thấy. Vì vậy, nếu muốn phát video mà mọi người có thể thảo luận trong các nhóm nhỏ của họ, bạn chỉ cần chia sẻ màn hình của mình với âm thanh như bình thường. Bạn không cần phải đưa mọi người trở lại phiên chính hoặc phát video trước khi mọi người được chia vào các nhóm nhỏ.
• Phát thông báo cho tất cả các phòng theo nhóm. Nếu mọi người đang ở trong phòng của họ và bạn muốn thông báo rằng họ còn vài phút để kết thúc cuộc thảo luận, bạn có thể nói hoặc nhập một tin nhắn để gửi đến tất cả người tham gia trong cuộc thảo luận nhóm của họ ngay lập tức.

• Tìm kiếm phòng theo nhóm. Bạn muốn nhanh chóng chuyển một người sang một phòng khác? Nếu cuộc họp của bạn có hơn bảy người, bạn có thể tìm kiếm theo tên để tìm người tham gia.
• Xem trạng thái của người tham gia từ phiên chính. Bạn muốn xem liệu những người tham gia của bạn có đang đi đúng hướng và tích cực tham gia không? Xem danh sách các phòng theo nhóm đang mở. Bạn sẽ thấy trạng thái âm thanh và video của người tham gia để biết họ có đang chia sẻ màn hình hay không và xem bất kỳ phản ứng tích cực hoặc phản hồi phi lời nói nào.
• Ghé thăm phòng. Với tư cách là người chủ trì, bạn có thể tham gia bất kỳ phòng theo nhóm nào nếu cần để trả lời câu hỏi hoặc xem các nhóm của bạn có tham gia thảo luận hay không.
• Hẹn giờ. Bạn có thể hẹn giờ cho các phòng theo nhóm của mình để buộc mọi người quay lại phiên chính khi hết giờ. Tùy chọn này rất phù hợp cho các hoạt động nhóm hoặc các phiên tư duy tìm ý tưởng.

• Tham gia từ thiết bị Zoom Rooms. Nếu bạn đang ở trong Zoom Room, bạn có thể tham gia và rời phiên từ thiết bị Zoom Rooms. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các nhà giáo dục sử dụng các phòng học hỗ trợ Zoom Rooms, những người muốn tận dụng tính năng phòng theo nhóm cho các hoạt động nhóm. 

Dưới đây là một số tính năng có thể hữu ích nếu bạn là người tham gia cuộc họp có phòng theo nhóm.

• Tự chọn phòng theo nhóm. Nếu người chủ trì phòng họp của bạn đã chọn tùy chọn này, bạn có thể chọn phòng theo nhóm của mình và di chuyển tự do giữa các phòng.
• Chia sẻ màn hình. Nếu người chủ trì phòng họp của bạn đã bật tính năng này, bạn có thể chia sẻ màn hình của mình trong phòng theo nhóm giống như trong một cuộc họp thông thường. 
• Trò chuyện trong cuộc họp. Bạn có thể sử dụng chức năng trò chuyện trong phòng theo nhóm của mình để nhắn tin cho những người tham gia khác trong phòng hoặc chia sẻ liên kết, nội dung và ý tưởng. 
• Đề nghị giúp đỡ từ người chủ trì. Tính năng này cho phép bạn liên hệ với người chủ trì để cho họ biết bạn cần trợ giúp trong phòng theo nhóm của mình. Người chủ trì có thể phản hồi ngay lập tức bằng cách tham gia phòng theo nhóm hoặc gửi tin nhắn cho những người tham gia để thông báo rằng họ sẽ giúp đỡ khi họ rảnh. 

Hãy đảm bảo rằngmáy khách Zoom của bạn là phiên bản mới nhất để bạn có tất cả các tính năng này trong tầm tay trong cuộc họp tiếp theo. 

Để tìm hiểu thêm, vui lòng truy cập trang hỗ trợ của chúng tôi hoặc xem các khóa học chuyên sâu về phòng theo nhóm trên Trung tâm học tập Zoom.

Ghi chú của biên tập viên: Blog này ban đầu được xuất bản vào tháng 9 năm 2020 và đã được cập nhật vào tháng 5 năm 2023 để đảm bảo tính chính xác và toàn diện.