Semua yang perlu Anda ketahui tentang penggunaan ruang diskusi Zoom

Jika Anda akan mengadakan rapat dan Anda belum pernah menggunakan ruang diskusi sebelumnya, inilah panduan singkatnya.

Ruang diskusi adalah pilihan yang bagus untuk rapat di mana Anda ingin melakukan kolaborasi yang erat dan diskusi kelompok kecil. Anda dapat membuat sebanyak 50 sesi ruang diskusi terpisah sekaligus. Ada banyak cara bagi Anda sebagai host untuk menempatkan orang ke dalam ruangan dan menciptakan pengalaman rapat yang menyenangkan bagi mereka.

Berikut adalah beberapa ide untuk menggunakan ruang diskusi Zoom:

• Sesi hiburan selama orientasi karyawan baru atau siswa
• Diskusi kelompok selama kelas atau pelatihan
• Sesi bertukar dan mendesain pemikiran
• Sesi pendampingan (Anda dapat mengumpulkan kelompok mentor dan mentee yang lebih besar untuk memulai, lalu membagi setiap pasangan menjadi ruang diskusi terpisah untuk diskusi satu lawan satu)
• Jam kantor (memungkinkan orang untuk datang ke rapat Anda dan jika Anda perlu mendiskusikan sesuatu secara lebih pribadi, buat ruang diskusi ad hoc untuk Anda dan satu orang lainnya)
• Ikatan tim trivia atau aktivitas lainnya

Sebelum mulai membuat ruang diskusi, Anda mungkin perlu mengaktifkan fitur ruang diskusi di pengaturan rapat. 

Setelah diaktifkan, Anda dapat membuat dan mengelola ruang diskusi selama rapat dengan mengeklik ikon “ruang diskusi” di sisi kanan bawah bilah alat. 

Jika Anda ingin merekam rapat Anda, berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Jika Anda merekam ke cloud, itu hanya akan merekam ruang utama, di mana pun Anda berada sebagai host rapat. Tidak ada sesi diskusi yang akan direkam.
• Jika rekaman lokal digunakan, itu akan merekam ruang tempat peserta yang merekam berada. Beberapa peserta dapat merekam secara lokal.

Ruang diskusi zoom mudah disiapkan selama rapat, tetapi mungkin ada kalanya Anda ingin membuat rencana sebelumnya dan lebih memikirkan cara memisahkan orang-orang. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat membuat penetapan ruang diskusi sebelum rapat Anda dimulai.

• Penetapan ruang diskusi terlebih dahulu selama penjadwalan. Host rapat dapat menetapkan peserta ke ruang diskusi terlebih dahulu saat menjadwalkan rapat. Opsi ini bagus jika Anda sudah tahu bagaimana Anda ingin mengelompokkan peserta — seperti jika Anda mengadakan orientasi karyawan baru dan ingin menempatkan orang di ruangan berdasarkan departemen tempat mereka berada. Dan jika Anda mengadakan rapat berulang, Anda bahkan dapat menyimpan penetapan ruang diskusi ini untuk digunakan di masa mendatang (fitur berguna bagi pendidik yang ingin membuat siswa bertemu dalam kelompok yang sama sepanjang semester).

• Buat ruang berdasarkan hasil polling. Sebelum rapat, Anda dapat menyiapkan polling dan memilih untuk membagi peserta ke dalam ruang diskusi berdasarkan hasil polling tersebut. Gunakan ini untuk membuat kelompok berdasarkan minat atau tingkat pemahaman yang sama pada suatu topik. 

Ya! Membuat ruang diskusi selama rapat sangatlah mudah dan cepat, dan Anda memiliki beberapa opsi untuk memilih bagaimana peserta dibagi ke dalam ruang mereka:

• Secara otomatis. Peserta akan ditempatkan ke ruang secara acak.
• Secara manual. Anda dapat membuat setiap ruangan dan menetapkan peserta ke ruangan satu per satu. Jika Anda perlu mengontrol peserta mana yang ditempatkan bersama, ini adalah opsi untuk Anda.
• Pilihan peserta. Beri peserta kemampuan untuk memilih ruang mana yang ingin mereka ikuti. Anda dapat memberi nama ruangan berdasarkan topik diskusi dan memungkinkan peserta untuk memilih ruangan mana yang mereka sukai — mereka bahkan dapat berpindah antar ruang secara mandiri.

Ikon ruang diskusi Zoom juga memungkinkan Anda untuk:

• Memindahkan atau bertukar peserta. Cukup pilih nama peserta dan tetapkan mereka ke ruangan yang berbeda, atau pilih peserta kedua untuk ditukar dengan mereka. 
• Hapus ruang. Singkirkan ruang yang tidak lagi Anda butuhkan. 
• Buat ulang ruang Anda. Mulai dari awal dengan menghapus ruang diskusi yang ada dan membuat ulang ruang baru secara acak, atau kembali ke ruang yang telah ditetapkan sebelumnya (jika Anda telah menyiapkannya sebelumnya).

Sekarang setelah Anda membuka ruang diskusi dan peserta Anda sibuk berdiskusi dan berkolaborasi dalam kelompok mereka, berikut adalah beberapa cara untuk mengelola pengalaman untuk semua orang.

• Siarkan konten dan audio ke semua ruang diskusi. Sebagai host, Anda dapat membagikan layar Anda di sesi utama sehingga peserta di semua ruang diskusi yang aktif dapat melihatnya. Jadi, jika Anda ingin memutar video yang dapat didiskusikan orang dalam kelompok kecil mereka, cukup bagikan layar Anda dengan audio seperti biasa — Anda tidak perlu membawa orang kembali ke sesi utama atau memutar video sebelum orang dipisah ke dalam kelompok.
• Siarkan pesan ke semua ruang diskusi. Jika semua orang ada di ruang mereka dan Anda ingin memberi tahu mereka bahwa mereka memiliki waktu beberapa menit lagi untuk menyelesaikan diskusi mereka, Anda dapat berbicara atau mengetik pesan yang akan menjangkau semua peserta dalam diskusi mereka sekaligus.

• Telusuri ruang diskusi. Ingin dengan cepat memindahkan seseorang ke ruangan lain? Jika Anda memiliki lebih dari tujuh orang dalam rapat, Anda dapat mencari berdasarkan nama untuk menemukan peserta.
• Lihat status peserta dari sesi utama. Ingin melihat apakah peserta Anda berada di jalur yang benar dan berpartisipasi secara aktif? Lihat daftar ruang diskusi terbuka dan Anda akan melihat status video dan audio peserta, apakah mereka berbagi layar, dan reaksi aktif atau umpan balik nonverbal apa pun.
• Melompat ke sebuah ruangan. Sebagai host, Anda dapat bergabung dengan ruang diskusi sesuai kebutuhan untuk menjawab pertanyaan atau melihat apakah kelompok Anda terlibat dalam diskusi.
• Atur pengatur waktu. Anda dapat menempatkan ruang diskusi pada pengatur waktu yang memaksa setiap orang untuk kembali ke sesi utama saat pengatur waktu habis. Opsi ini bagus untuk aktivitas kelompok atau sesi bertukar pikiran.

• Bergabung dari peralatan Zoom Rooms. Jika Anda berada di Zoom Rooms, Anda dapat bergabung dan keluar dari sesi dari peralatan Zoom Rooms. Hal ini sangat membantu bagi pengajar yang menggunakan ruang kelas dengan Zoom Rooms yang ingin memanfaatkan fitur ruang diskusi untuk kegiatan kelompok. 

Jika Anda adalah peserta rapat dengan ruang diskusi, berikut adalah beberapa fitur yang mungkin berguna.

• Pilih sendiri ruang diskusi Anda. Jika host Anda telah memilih opsi ini, Anda dapat memilih ruang diskusi dan bergerak bebas antar ruangan.
• Berbagi layar. Jika host Anda telah mengaktifkan fitur ini, Anda dapat membagikan layar Anda di ruang diskusi seperti yang Anda lakukan dalam rapat biasa. 
• Obrolan dalam rapat. Anda dapat menggunakan fungsi obrolan di dalam ruang diskusi untuk mengirim pesan kepada peserta lain di ruang tersebut atau berbagi tautan, konten, dan ide. 
• Minta bantuan host. Fitur ini memungkinkan Anda menghubungi host untuk memberi tahu mereka bahwa Anda membutuhkan bantuan dalam ruang diskusi Anda. Host dapat segera merespons dengan bergabung ke ruang diskusi atau mengirim pesan ke peserta yang memberi tahu mereka bahwa mereka akan membantu saat tersedia. 

Pastikan klien Zoom Anda telah diperbarui sehingga Anda memiliki semua fitur ini tersedia di ujung jari Anda selama rapat selanjutnya. 

Untuk mempelajari selengkapnya, silakan kunjungi halaman dukungan kami, atau lihat kursus ruang diskusi secara mendalam kami di Pusat Pembelajaran Zoom.

Catatan editor: Blog ini awalnya diterbitkan pada September 2020 dan telah diperbarui pada Mei 2023 untuk akurasi dan kelengkapan.