Alles wat je moet weten over het gebruik van aparte vergaderruimtes van Zoom

Als je een vergadering organiseert en je hebt nog nooit aparte vergaderruimtes gebruikt, dan is hier een snelle inleiding.

Aparte vergaderruimtes zijn een geweldige optie voor vergaderingen waar je nauw wilt samenwerken en gesprekken in kleine groepen wilt voeren. Je kunt wel vijftig aparte vergadersessies tegelijk creëren. Er zijn veel manieren voor jou als host om mensen in ruimtes te plaatsen en een leuke vergaderervaring voor ze te creëren.

Hier volgen enkele ideeën voor het gebruik van aparte vergaderruimtes in Zoom:

• IJsbrekers tijdens oriëntaties van nieuwe medewerkers of studenten
• Gespreksgroepen tijdens de les of training
• Brainstormsessies en het bedenken van ideeën
• Mentorsessies (je kunt een grotere groep mentoren en mentees samenbrengen om te beginnen en dan elk paar opsplitsen in een aparte ruimte voor persoonlijke gesprekken)
• Kantooruren (laat mensen binnenlopen tijdens je vergadering en als je iets privé moet bespreken, maak dan een aparte ad hoc-vergaderruimte voor jou en één ander persoon)
• Vraaggesprekken of andere teambuildingsactiviteiten

Voordat je aparte vergaderruimtes maakt, moet je misschien de functie voor aparte vergaderruimtes inschakelen in je instellingen voor vergaderingen.

Eenmaal ingeschakeld kun je tijdens je vergaderingen vergaderruimtes maken en beheren door te klikken op het pictogram 'Aparte vergaderruimtes' rechtsonder in je werkbalk.

Als je je vergadering wilt opnemen, zijn er hier een paar dingen waar je rekening mee moet houden:

• Als je naar de cloud opneemt, neemt het alleen de hoofdruimte op, ongeacht in welke ruimte je je bevindt als host van de vergadering. Er worden geen vergadersessies opgenomen.
• Als een lokale opname wordt gebruikt, wordt de ruimte opgenomen waar de deelnemer die opneemt zich bevindt. Meerdere deelnemers kunnen lokaal opnemen.

Aparte vergaderruimtes zijn eenvoudig in te stellen tijdens een vergadering, maar er kunnen momenten zijn waarop je van tevoren wilt plannen en meer aandacht wilt besteden aan hoe je deelnemers kunt opsplitsen. Hier zijn enkele manieren waarop je toewijzingen van aparte vergaderruimtes kunt maken voordat je vergadering begint.

• Aparte vergaderruimtes vooraf toewijzen tijdens het plannen. De host van de vergadering kan bij het plannen van een vergadering deelnemers vooraf toewijzen aan aparte vergaderruimtes. Deze optie is handig als je al weet hoe je de deelnemers wilt groeperen, bijvoorbeeld als je een oriëntatieronde voor nieuwe medewerkers organiseert en mensen in ruimtes wilt plaatsen op basis van de afdeling waar ze zitten. En als je een terugkerende vergadering organiseert, kun je deze toewijzingen van aparte vergaderruimtes zelfs opslaan voor toekomstig gebruik (een handige functie voor docenten die studenten het hele semester in dezelfde groepen willen laten samenwerken).

• Maak ruimtes aan op basis van de resultaten van de peiling. Voor je vergadering kun je een peiling instellen en ervoor kiezen om de deelnemers op basis van de resultaten van die peiling in hun aparte vergaderruimtes te verdelen. Gebruik dit om groepen te maken op basis van gelijke interesses of begripsniveaus over een onderwerp.

Absoluut! Het aanmaken van aparte vergaderruimtes tijdens een vergadering is snel en eenvoudig. Je hebt daarnaast verschillende mogelijkheden om te kiezen hoe deelnemers in hun ruimtes worden verdeeld:

• Automatisch. De deelnemers worden willekeurig in ruimtes geplaatst.
• Handmatig. Je kunt elke ruimte afzonderlijk maken en deelnemers aan ruimtes toewijzen. Als je moet bepalen welke deelnemers bij elkaar worden geplaatst, dan is dit de optie voor jou.
• De keuze van de deelnemer. Geef deelnemers de mogelijkheid om te kiezen welke ruimte ze willen gebruiken. Je kunt ruimtes benoemen op basis van gespreksonderwerpen en deelnemers laten kiezen aan welke ruimte ze de voorkeur geven. Ze kunnen zelfs op eigen houtje van ruimte wisselen.

Met het pictogram van aparte vergaderruimtes van Zoom kun je ook:

• Deelnemers verplaatsen of uitwisselen. Simpelweg de naam van de deelnemer selecteren en deze toewijzen aan een andere kamer, of een tweede deelnemer selecteren om mee te ruilen.
• Ruimtes verwijderen. Ruimtes verwijderen die je niet langer nodig hebt.
• Je ruimtes opnieuw maken. Helemaal opnieuw beginnen door je bestaande aparte vergaderruimtes te verwijderen en willekeurig nieuwe te maken, of teruggaan naar je vooraf toegewezen ruimtes (als je die van tevoren hebt ingesteld).

Nu je je aparte vergaderruimtes hebt geopend en je deelnemers druk in gesprek zijn en samenwerken in hun groepen, zijn hier een paar manieren om de ervaring voor iedereen in goede banen te leiden.

• Inhoud en audio uitzenden naar alle aparte vergaderruimtes. Als host kun je je scherm in de hoofdsessie delen, zodat deelnemers in alle actieve aparte vergaderruimtes het kunnen zien. Dus als je een video wilt afspelen die mensen in hun kleine groepen kunnen bespreken, deel dan gewoon je scherm met audio zoals je normaal zou doen. Je hoeft mensen niet terug te brengen naar de hoofdsessie of de video af te spelen voordat mensen in groepen uiteengaan.
• Berichten uitzenden naar alle aparte vergaderruimtes. Als iedereen zich in een ruimte bevindt en je wilt ze laten weten dat ze nog een paar minuten hebben om hun gesprek af te ronden, kun je een bericht inspreken of typen dat alle deelnemers in hun vergaderruimtes tegelijk bereikt.

• Aparte vergaderruimtes doorzoeken. Wil je iemand snel naar een andere kamer verplaatsen? Als je meer dan zeven mensen in je vergadering hebt, kun je op naam zoeken om een deelnemer te vinden.
• Bekijk de status van de deelnemers van de hoofdsessie. Wil je zien of je deelnemers op schema liggen en actief meedoen? Bekijk de lijst met open aparte vergaderruimtes en je ziet de video- en audiostatus van de deelnemers, of ze hun scherm delen en eventuele actieve reacties of non-verbale feedback.
• Ga een ruimte in. Als host kun je, indien nodig, elke aparte vergaderruimte in om vragen te beantwoorden of te zien of je groepen in gesprek zijn.
• Stel een timer in. Je kunt een timer instellen voor je aparte vergaderruimtes die iedereen dwingt terug te keren naar de hoofdsessie als de timer afloopt. Deze optie is handig voor groepsactiviteiten of brainstormsessies.

• Doe mee vanaf een Zoom Rooms-apparaat. Als je in een Zoom Room zit, kun je de sessie bijwonen en verlaten vanuit een Zoom Rooms-apparaat. Dit is vooral handig voor docenten die leslokalen met Zoom Rooms gebruiken en die de functie voor aparte vergaderruimtes willen gebruiken voor groepsactiviteiten.

Als je een deelnemer bent aan een vergadering in een aparte vergaderruimte, zijn hier een paar functies die van pas kunnen komen.

• Selecteer zelf je aparte vergaderruimte. Als je host deze optie heeft gekozen, kun je je aparte vergaderruimte kiezen en vrij bewegen tussen de ruimtes.
• Scherm delen. Als je host deze functie heeft ingeschakeld, kun je je scherm in een aparte vergaderruimte delen zoals je dat ook in een gewone vergadering zou doen.
• Chatten tijdens vergadering. Je kunt de chatfunctie binnen je aparte vergaderruimte gebruiken om andere deelnemers in de ruimte berichten te sturen of links, inhoud en ideeën te delen.
• Vraag de host om hulp. Aan de hand van deze functie kun je contact opnemen met de host om hem te laten weten dat je hulp nodig hebt in je aparte vergaderruimte. De host kan onmiddellijk reageren door zich bij de aparte vergaderruimte aan te sluiten, of een bericht sturen naar de deelnemers met de mededeling dat ze helpen zodra ze beschikbaar zijn.

Zorg ervoor dat je Zoom-client is bijgewerkt, zodat je tijdens je volgende vergadering deze functies al binnen handbereik hebt.

Ga voor meer informatie naar onze ondersteuningspagina of bekijk onze gedetailleerde cursus over aparte vergaderruimtes in het Zoom Learning Center.

Opmerking van de redacteur: deze blog werd oorspronkelijk gepubliceerd in september 2020 en is bijgewerkt in mei 2023 voor nauwkeurigheid en volledigheid.