Tout ce que vous devez savoir sur les salles de répartition Zoom

Si vous organisez bientôt une réunion et que vous n’avez jamais utilisé les salles de répartition, voici une brève introduction.

Les salles de répartition sont idéales lorsque vous souhaitez proposer des collaborations plus étroites et des discussions en petits groupes. Vous pouvez créer jusqu’à 50 salles de répartition simultanées. En tant qu’hôte, vous pouvez répartir les participants de nombreuses manières différentes et ainsi leur proposer des expériences amusantes.

Voici quelques idées pour utiliser les salles de répartition de Zoom :

• Pour briser la glace au moment de l’accueil de nouveaux employés ou de séances d’orientation pour des étudiants
• Pour créer des groupes de discussion lors d’un cours ou d’une formation
• Pour organiser des sessions d’échange d’idées et de conception créative
• Pour proposer des séances de tutorat (vous pouvez réunir un plus grand groupe de tuteurs et de protégés et répartir ensuite chaque duo dans une salle dédiée, pour des discussions en tête-à-tête)
• Lors des heures de bureau (autorisez des participants à rejoindre votre réunion et si vous avez besoin de discuter de quelque chose en privé, créez une salle de réception dédiée pour vous et le participant concerné)
• Pour renforcer la cohésion d’équipe avec des jeux de culture générale et d’autres activités

Avant de créer des salles de répartition, vous pourriez avoir besoin d’activer cette fonctionnalité dans les paramètres de votre réunion.

Une fois cette fonctionnalité activée, vous pouvez créer et gérer des salles pendant vos réunions en cliquant sur l’icône des salles de répartition en bas à droite de votre barre d’outils.

Si vous souhaitez enregistrer votre réunion, voici quelques éléments à garder à l’esprit :

• Si vous enregistrez sur le cloud, seule la salle principale sera enregistrée, quelle que soit la salle dans laquelle vous vous trouvez en tant qu’hôte. Les salles de répartition ne seront pas enregistrées.
• Si l’enregistrement est effectué en local, la salle dans laquelle se trouve le participant qui enregistre sera enregistrée. Plusieurs participants peuvent enregistrer en local.

Les salles de répartition Zoom sont faciles à mettre en place pendant une réunion. Cependant, vous pourriez parfois souhaiter planifier et réfléchir à l’avance à la manière de répartir les participants. Voici comment attribuer les salles de répartition avant la réunion.

• Pré-attribuez des salles de répartition au cours de la programmation. L’hôte de la réunion peut pré-attribuer des salles de répartition aux participants lors de la programmation d’une réunion. Cette fonctionnalité est très utile lorsque vous savez déjà comment répartir les participants, par exemple si vous organisez une réunion d’orientation pour de nouveaux employés ou si vous souhaitez regrouper les participants en fonction de leur département. Si vous organisez une réunion périodique, vous pouvez même sauvegarder ces attributions de salles de répartition pour les prochaines fois (une fonctionnalité très utile pour les enseignants qui souhaitent regrouper les mêmes étudiants tout au long d’un semestre).

• Créez des salles en fonction des résultats d’un sondage. Avant votre réunion, vous pouvez créer un sondage et choisir de répartir les participants dans les salles en fonction des résultats de ce sondage. Utilisez cette fonctionnalité pour créer des salles en fonction des intérêts ou des niveaux de compréhension sur un sujet.

Oui. Il est facile et rapide de créer des salles de répartition pendant une réunion. Vous avez également plusieurs options pour choisir la répartition des participants :

• Automatiquement. Les participants sont placés dans les salles au hasard.
• Manuellement. Vous pouvez créer vos salles et attribuer les participants à chaque salle individuellement. Si vous devez contrôler quels participants sont placés ensemble, cette fonctionnalité est faite pour vous.
• À la discrétion des participants. Donnez aux participants la possibilité de choisir la salle qu’ils veulent rejoindre. Vous pouvez nommer les salles en fonction de leur sujet de discussion et permettre aux participants de choisir celle qu’ils préfèrent. Ils peuvent même se déplacer eux-mêmes d’une salle à l’autre.

L’icône des salles de répartition Zoom vous permet de :

• Déplacer ou échanger des participants. Détecter tout simplement le nom des participants et de les placer dans une salle différente, ou de choisir un autre participant et d’échanger leur place.
• Supprimer des salles. Débarrassez-vous des salles dont vous n’avez plus besoin.
• Reconstituer vos salles. Recommencez dès le début. Supprimez les salles de répartition existantes et créez-en de nouvelles au hasard ou réutilisez vos salles pré-attribuées (si vous l’avez fait en amont).

Maintenant que vous avez ouvert vos salles de répartition et que vos participants discutent et collaborent dans leur groupe, voici quelques conseils pour les gérer.

• Diffuser des contenus et de l’audio dans toutes les salles de répartition. En tant qu’hôte, vous pouvez partager votre écran dans la salle principale afin que les participants de toutes les salles de répartition actives puissent le voir. Si vous souhaitez diffuser une vidéo dont les participants pourront discuter en petits groupes, partagez tout simplement vote écran avec le son, comme vous le feriez normalement. Pas besoin de ramener les participants dans la salle principale ou de diffuser la vidéo avant de répartir les participants.
• Diffuser un message à toutes les salles de répartition Si tous les participants sont dans leur groupe et que vous souhaitez les informer qu’il leur reste quelques minutes avant la fin de la session, vous pouvez énoncer ou écrire un message qui sera diffusé à tous les participants dans toutes les salles en même temps.

• Rechercher des salles de répartition. Vous souhaitez rapidement déplacer un participant dans une autre salle ? Si votre réunion compte plus de sept participants, vous pouvez rechercher leur nom.
• Consulter le statut des participants depuis la salle principale. Vous souhaitez savoir si les participants respectent les délais et participent ? Affichez la liste des salles de répartition ouvertes et consultez les statuts audio et vidéo des participants, découvrez s’ils partagent leur écran, réagissent ou font des commentaires non verbaux.
• Rejoindre une salle. En tant qu’hôte, vous pouvez rejoindre n’importe quelle salle de répartition si vous devez répondre à une question ou si vos groupes discutent.
• Régler un minuteur. Vous pouvez définir un minuteur pour vos salles de répartition. Lorsqu’il arrive à expiration, tout le monde doit retourner dans la session principale. Cette option est idéale pour les activités en groupe ou les séances de réflexion à plusieurs.

• Participer depuis un appareil Zoom Rooms. Si vous êtes dans une salle Zoom, vous pouvez rejoindre et quitter une session depuis un appareil Zoom Rooms. Cette option est particulièrement utile pour les enseignants qui utilisent des salles de classe sur Zoom Rooms et souhaitent profiter des salles de répartition pour leurs activités en groupe.

Si vous participez à une réunion avec salles de répartition, voici quelques fonctionnalités qui pourraient vous être utiles.

• Optez pour la sélection autonome de votre salle de répartition. Si votre hôte a choisi cette option, vous pouvez choisir votre salle de répartition et vous déplacer librement d’une salle à l’autre.
• Partage d’écran. Si votre hôte a activé cette fonctionnalité, vous pouvez partager votre écran dans une salle de répartition, comme dans une réunion normale.
• Chat pendant la réunion. Vous pouvez aussi utiliser la fonction de chat au sein de votre salle de répartition pour envoyer des messages à d’autres participants dans la salle ou partager des liens, du contenu et des idées.
• Demander de l’aide à l’hôte. Cette fonctionnalité vous permet de contacter l’hôte pour lui indiquer que vous avez besoin d’aide dans votre salle de répartition. L’hôte peut répondre immédiatement en se rendant dans la salle de répartition ou en envoyant un message aux participants pour les informer qu’il les aidera dès qu’il sera disponible.

Assurez-vous que vous disposez d’une version à jour de Zoom client afin de pouvoir profiter de toutes ces fonctionnalités lors de votre prochaine réunion.

Pour en savoir plus, veuillez consulter notre page d’assistance ou suivre notre cours approfondi sur les salles de répartition dans le centre d’apprentissage Zoom.

Note de l’éditeur : cet article a été publié initialement en septembre 2020 et a été actualisé en mai 2023 pour plus de précision et d’exhaustivité.