Năm mẹo tổ chức các cuộc họp mang tính hòa nhập hơn

Đã qua rồi cái thời bạn làm việc cho một công ty mà mọi người đều sống gần văn phòng và làm việc năm ngày một tuần trong khi một hoặc hai đồng nghiệp làm việc từ xa. Khi công việc toàn thời gian, tại văn phòng là định chuẩn, các cuộc họp và phong cách làm việc hàng ngày không mang tính hòa nhập hay thích hợp với những người làm việc từ xa này.

Khi các tổ chức bất ngờ chuyển đổi từ mô hình làm việc chủ yếu tại văn phòng sang làm việc hoàn toàn từ xa, điều này đã tạo cơ hội cho việc chủ động xây dựng môi trường làm việc hòa nhập hơn cho các nhóm không thể gặp mặt trực tiếp. Công nghệ có thể tạo điều kiện cho các cuộc họp mang tính hòa nhập hơn thông qua các tính năng trợ năng, nhưng chúng ta có thể tiến xa hơn để đảm bảo tính hòa nhập cho cuộc họp của mình.

Dưới đây là năm mẹo giúp những người khác cảm thấy được công nhận, tôn trọng và hòa nhập trong mọi cuộc họp.

Bắt đầu cuộc họp bằng cách chào hỏi đồng nghiệp và hỏi thăm họ để tạo kết nối cá nhân, ngay cả trong môi trường trực tuyến. Nếu ai đó tham gia muộn vài phút, hãy nhanh chóng phổ biến lại cho họ để mọi người đều có chung nhận thức. Việc công nhận đồng nghiệp của bạn có thể tạo ra tác động chung tích cực cho thời gian còn lại của cuộc họp.  

Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp cho nhân viên ở cả văn phòng và từ xa, hãy cho phép những người tham gia từ xa phát biểu trước để họ cảm thấy được công nhận và hòa nhập. Khi đến lúc thảo luận đánh giá, một lần nữa hãy để các nhân viên từ xa đưa ra ý kiến trước, nhờ đó họ cảm thấy rằng những đóng góp của mình được đánh giá cao và việc dành thời gian để họp là hoàn toàn xứng đáng.

Khuyến khích việc sử dụng nền ảo hay mờ để mọi người đều cảm thấy thoải mái khi không phải để lộ không gian riêng. Nếu đó là một dịp đặc biệt, chẳng hạn như ngày lễ hoặc ra mắt sản phẩm mới, hãy sử dụng cùng một nền ảo như một nhóm hoặc tập thể công ty để ghi nhận sự kiện nhằm tăng cảm giác đoàn kết, thân thuộc và thân thiết.

Cho dù trong cuộc họp một đối một hay cuộc họp nhóm lớn, hãy đưa ra các gợi ý bằng lời nói và phi lời nói để đồng nghiệp biết rằng bạn đang lắng nghe. Những cử chỉ lắng nghe tích cực có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, gồm hành động gật đầu, sử dụng phản ứng biểu tượng cảm xúc và gửi một tin nhắn qua trò chuyện trong cuộc họp. Nếu bạn phát hiện một đồng nghiệp bật tiếng nhưng không thể truyền đạt quan điểm của họ tới mọi người, hãy yêu cầu giúp đỡ với điều này và cho họ không gian để phát biểu. Bạn cũng có thể ẩn ô video tự xem của mình để giảm thiểu sự phân tâm và tập trung vào người đang trình bày. 

Khi môi trường kết hợp trở thành tiêu chuẩn, bạn có thể tổ chức những cuộc họp hòa nhập hơn với sự tham gia trực tuyến của tất cả mọi người, ngay cả khi nhiều người trong số họ đang ở trong cùng một tòa nhà. Giả sử các đồng nghiệp trong văn phòng muốn cùng tham gia một cuộc họp với những người tham gia từ xa. Trong trường hợp đó, Thư viện thông minh của Zoom khiến cuộc họp trở nên bình đẳng hơn khi tạo nguồn cấp video riêng lẻ cho những người tham gia trong phòng để những người tham gia từ xa nhìn thấy họ rõ ràng. Các cuộc họp trực tuyến có thể tạo cơ hội bình đẳng, nhờ vậy không nhân viên nào cảm thấy bị bỏ lại phía sau. 

Truy cập Thư viện tài liệu của Zoom để xem những ebook, báo cáo, video, v.v. về cách chủ trì các cuộc họp mang tính hòa nhập hơn.