Så får du ut så mycket som möjligt av Zoom AI Companion 2.0: En guide för att komma igång med din AI-assistent

I dagens snabba arbetsmiljö är det av högsta prioritet att maximera produktiviteten och förbättra samarbetet. Som tur är kan AI-teknik hjälpa till med det, och många organisationer ser fördelarna. I en global undersökning som genomfördes av Morning Consult på uppdrag av Zoom* upptäckte man att i team som använder AI rapporterade mer än 75 % av ledarna att medarbetarna slutförde uppgifter snabbare, var mer produktiva och producerade arbete av högre kvalitet.

Med Zoom AI Companion, din generativa AI-assistent, kan du revolutionera ditt sätt att arbeta och kommunicera. Den ingår utan extra kostnad i de betaltjänster som är kopplade till ditt Zoom-användarkonto. Den är utformad för att smidigt integreras med din Zoom-upplevelse och erbjuder en rad funktioner som kan hjälpa dig att arbeta smartare, inte hårdare. 

I den här guiden går vi igenom hur du aktiverar AI Companion 2.0, utforskar de viktigaste funktionerna och delar med oss av några tips och tricks för att hjälpa dig att få ut så mycket som möjligt av denna otroliga AI-assistent.

Oavsett om AI är nytt för dig eller om du redan har utforskat dess fördelar ett tag kanske du undrar hur AI Companion kan hjälpa dig. En av de bästa sakerna med AI Companion är att den är integrerad i ditt sätt att använda Zoom – och den är lätt att använda, precis som allt annat med Zoom Workplace. 

Du kan göra ännu mer med AI Companion 2.0:

• Utökat sammanhang: Sidopanelen för AI Companion är medveten om kontexten. Den förstår vad du letar efter, känner igen dina tidigare interaktioner och ger förslag för att hålla koll på ditt arbete. Om du till exempel har Zoom Team Chat öppen får du snabba förslag baserat på Zoom Team Chat, som ”Sammanfatta senaste meddelanden”.
• Syntetiserad information: I den nya sidopanelen kan du hämta information från dina möten, chattar, dokument och mer – och om du är ansluten till Zoom Workplace även information från Microsoft Outlook, Microsoft Office, Gmail, Google Kalender och Google Docs. Du kan till och med söka efter information från webben direkt från AI Companion.
• Handlingskraft: AI Companion 2.0 kan hjälpa dig att identifiera och slutföra dina nästa steg och åtgärdspunkter. Med lanseringen av Zoom Tasks (förväntas i slutet av 2024) kan du snart få ännu mer gjort genom att ta fram, spåra och slutföra åtgärder på hela Zoom Workplace.

Sammanfatta information för att hjälpa dig komma igång

Om du har ont om tid och har ett berg av meddelanden att ta itu med i teamchatten kan AI Companion nu snabbt sammanfatta enskilda chattrådar, så att du snabbare får en överblick och kan svara på ett effektivare sätt.

AI Companion kan också skapa mötessammanfattningar så att du inte behöver anteckna under möten för att komma ihåg vad som diskuterades eller vilka åtgärder du och ditt team behöver vidta härnäst. Dessutom behöver du inte spela in mötet för att AI Companion ska kunna generera en mötessammanfattning.

AI Companion kan också ge sammanfattningar av samtal, sms och röstmeddelanden på Zoom Phone, vilket hjälper dig att spara ännu mer tid.

Håll möteskonversationer fokuserade och effektiva

Enligt den undersökning som Morning Consult har utfört på uppdrag av Zoom är hjälp i realtid under möten den uppgift som ledare helst vill använda AI till, vilket gör en AI-mötesassistent till ett värdefullt verktyg.

AI Companion kan svara på dina frågor om ett pågående möte. Du kan chatta med AI Companion 2.0 via en sidopanel, där du kan begära hjälp om ett brett utbud av uppgifter: spela in feedback och diskussionspunkter, ställa frågor från webben och läsa mer om deltagare, t.ex. vilken jobbroll de har och vilken tidszon de befinner sig i. Mötesvärdar har inställningar för att styra om de vill att deltagare ska kunna ställa frågor om mötet, inklusive att ta reda på vad som hände innan de gick med. 

Efter mötet kan du använda den nya sidopanelen för att ställa frågor till AI Companion om mötet, som till exempel ”Vilka ämnen behandlades?” eller ”Nämndes mitt namn?” 

Få hjälp med dina utkast och ta till dig innehåll snabbare 

Enligt en undersökning som Morning Consult har utfört på uppdrag av Zoom ägnar medarbetare mer tid åt att skriva och skicka e-post- och chattmeddelanden på jobbet än åt någonting annat. Dessutom säger 44 % av medarbetarna att de ägnar mer tid åt dessa uppgifter än vad de hade velat.

Som skrivassistent för AI kan AI Companion skriva e-postmeddelanden med lämplig ton och längd, vilket hjälper dig att skapa professionell och effektiv kommunikation. Som uppföljning kan AI Companion också hjälpa dig att skriva ett tackmeddelande till mötesdeltagarna baserat på det som diskuterades. 

Du kan även använda den för att skriva svar i Zoom Team Chat med rätt ton och längd, vilket hjälper dig att spara tid och effektivisera kommunikationen inom ditt team.

I Zoom Docs kan du skapa, revidera och sammanfatta innehåll på en och samma plats. Skapa ett nytt dokument från dina mötessammanfattningar och använd AI-mallar för att omvandla befintligt innehåll till precis det du behöver.

I den nya sidopanelen för AI Companion kan du be den hjälpa till med saker som att 

• skapa några idéer för marknadsföringskampanjer eller låta den skapa några sloganer för dig baserat på ett uppladdat kampanjdokument låta AI Companion hjälpa dig att komma på en ny rubrik, eller introduktion, eller ändra tonen i ditt utkast 
• sammanfatta eller tillhandahålla specifika nyckelpunkter för uppladdade filer ladda upp PDF-filer, Microsoft Office 365-filer eller filer från Google Docs, Sheets och Slides och be AI Companion att sammanfatta för en snabb översikt av viktiga punkter utan att behöva läsa hela dokumentet.

I Zoom Whiteboard kan AI Companion hjälpa dig att generera idéer på en digital whiteboard och organisera innehållet i kategorier åt dig, vilket tar din brainstormingsession till en ny nivå. 

Du kan använda AI Companion-funktionerna som är tillgängliga med de betalda tjänsterna som är kopplade till ditt Zoom-användarkonto utan extra kostnad.** Gör så här för att aktivera den:

1. Kontrollera med din administratör: Din administratör kan aktivera eller inaktivera funktioner genom inställningar på konto- och gruppnivå. Om du är i ett Zoom-möte och ser AI Companion-diamanten i verktygsfältet kan du klicka på den och följa instruktionerna för att begära att din administratör aktiverar funktionen. 
2. Öppna Zoom Workplace och logga in: För att använda AI Companion 2.0 söker du efter uppdateringar. (Version 6.2.5 eller senare krävs.) 
3. Öppna dina kontoinställningar i en webbläsare: 
1. Klicka på Inställningar till vänster.
2. Klicka på AI Companion högst upp.
3. För funktioner som har inställningar på användarnivå kan du slå på och av var och en för sig.
4. Börja utforska: Du hittar AI Companion-diamanten i flera produkter i Zoom Workplace, t.ex. i verktygsfältet för Zoom Meetings-kontrollerna eller i Zoom Team Chat-fönstret. När du har hittat AI Companion-diamanten är du redo att börja utforska dess funktioner som AI-mötesassistent, -skrivhjälp och mycket mer.

Läs om hur du kan använda AI Companion för att spara tid och effektivisera samarbetet. Här är några smarta tips:

1. Ställ in det och släpp det. Om du ställer in AI Companion till att alltid skapa mötessammanfattningar får du alla möten du är värd för sammanfattade automatiskt. Om du befinner dig i ett möte som du inte vill ska sammanfattas kan du alltid stänga av mötessammanfattningen under mötet och ta bort alla mötestillgångar som skapats. 
2. Använd AI Companion-diamanten när du ser den. AI Companion är integrerad i hela Zoom Workplace. Var du än ser och klickar på AI Companion-diamanten kan du se hur AI Companion kan hjälpa dig i just det ögonblicket. 
3. Var specifik med dina uppmaningar. För att få resultaten närmare det du tänkt dig, ska du vara specifik gällande din begäran, inkludera bakgrundsinformation, berätta för AI Companion hur man analyserar informationen och beskriva exakt hur du vill att resultaten ska levereras. 

Läs vår guide om bästa praxis om du vill veta mer om hur du skriver uppmaningar till AI Companion.

Uträtta mer med AI Companion 2.0

Här är några exempel på uppmaningar för att komma igång och några funktioner som vi planerar att implementera i framtiden. Prova dessa sätt att be AI Companion om hjälp, och kom ihåg att du kan ladda upp lokala dokument till AI Companion:

• Zoom Meetings
• Sammanfatta ett tidigare möte.
• Referera det här mötet.
• Nämndes mitt namn i detta möte?
• Vilka ämnen togs upp på detta möte?
• Vad är nästa steg i detta möte?
• Zoom Team Chat
• Sammanfatta de senaste meddelandena i den här kanalen.
• Sammanfatta de olästa meddelandena i den här kanalen.
• Vad sa [PERSON] om [ÄMNE] i den här kanalen?
• Vilka åtgärdspunkter har jag fått i den här kanalen?
• Zoom Docs
• Sammanfatta detta dokument.
• Vilka var de viktigaste punkterna i detta dokument?
• Skriv en översikt om [ÄMNE].
• Skapa en resplan för att besöka [STAD].
• Skapa ett marknadsföringsmeddelande på ett stycke från detta dokument.
• Zoom Mail
• Sammanfatta detta e-postmeddelande.
• Lista nästa steg från detta e-postmeddelande.
• Behöver jag svara på det här e-postmeddelandet?
• Hur brådskande är det här e-postmeddelandet?

En blick framåt om hur AI Companion kommer att kunna hjälpa till i framtiden:

• Ställ frågor om olästa Team Chat-meddelanden i flera chattar eller kanaler. 
• Få sammanfattningar och svar om flera e-posttrådar.
• Använd uppmaningar med tidsintervall, till exempel ”Visa mig höjdpunkter från den senaste veckan”.
• Begär fullständig information om kommande möten. När du för närvarande frågar om dina kommande möten kan du se avvisade möten eller en ofullständig mötessammanfattning.
• Fråga om Zoom Phone, Zoom Scheduler, Zoom Clips, Zoom Notes, Zoom Workflows, Zoom Revenue Accelerator, Workvivo, Zoom Apps och Zoom Workspaces.

Faktiska AI Companion-resultat och svarshastighet kan variera beroende på uppmaning, produktinställningar och tillgängliga data. Zoom kommer att förnya och förbättra AI Companion över tid, samla in feedback från kunder och förbättra lyhördheten. I skrivande stund finns AI Companion 2.0 tillgängligt på Zoom-appen för macOS och Windows. Tillgänglighet på mobilen kommer snart.

Om du är redo att förbättra produktiviteten och samarbetet kan du börja använda AI Companion i dag – utan extra kostnad med de betalda tjänsterna som är kopplade till ditt Zoom-användarkonto. 

Om du inte har en berättigad betald Zoom-plan kan du uppgradera i dag för att få tillgång till fördelarna med AI Companion. Det är dags att arbeta smartare, samarbeta mer effektivt och uppnå dina mål på ett enklare sätt.

Om du vill ha ännu fler tips och tricks om AI Companion kan du kolla in dessa resurser:

• Introduktionscenter för AI Companion
• En praktisk demo i Zooms utbildningscenter
• Support för Zoom AI Companion

–

Redaktörens anmärkning: Det här blogginlägget redigerades den 23 oktober 2024 för att inkludera den senaste informationen om Zoom AI Companion.

* Baserat på en onlineenkät med 11 023 heltidsanställda personer med kunskapsbaserat arbete i USA, Storbritannien, Irland, Tyskland, Frankrike, Japan, Singapore och Australien. Utförd av Morning Consult på uppdrag av Zoom Communications, Inc., 10–25 augusti 2023.

** AI Companion är kanske inte tillgängligt för vissa branschgrenar och kunder i vissa regioner.