Våra medarbetare använder Zoom-plattformen för en helt ny slags teamsamarbete, med asynkron kommunikation och flerspråkiga AI-funktioner som skapar effektiv kontakt.
5 minuters läsning
Publicerad den 8 mars 2024
Utspridda team behöver ofta arbeta hårdare för att samarbeta effektivt, och många av de arbetsuppgifter som hjälper team att hålla sig uppdaterade kan minska faktiskt samarbete. Uppgifter som att skicka mötesanteckningar, skapa åtgärdspunkter eller att uppdatera en samarbetspartner om ett projekts status kan hindra medarbetarnas möjlighet att få kontakt med andra och fokusera på meningsfullt arbete. Faktum är att 73 % av alla ledare och 55 % av alla medarbetare lägger tid på att dela anteckningar och åtgärdspunkter med kollegor minst några gånger i veckan, baserat på vår rapport AI in the Workplace. Dessutom ger 71 % av ledare respektive 51 % av medarbetare statusuppdateringar om projekt flera gånger i veckan. Det är mycket arbete som kan komma i vägen för teamsamarbetet.
På Zoom är vi inte immuna mot dessa utmaningar. Som ett globalt företag har vi varit tvungna att vara strategiska när det gäller hur vi arbetar med teamsamarbete. Vi lutar oss mot våra egna verktyg för att hjälpa till, och våra erfarenheter har till och med gjort det möjligt för oss att tänka ut och utforma nya funktioner och lösningar för att hjälpa team att arbeta tillsammans mer effektivt. Så här gör vi det.
Med teammedlemmar i olika världsdelar är samarbete på arbetsplatsen en logistisk utmaning. Ofta är det inte möjligt för alla att delta i ett livesamtal utan att någon behöver vara uppe mitt i natten.
The Zoom platform is the glue that binds teams together, enabling continuous collaboration across time zones and languages. Central to the platform is Zoom Chat, which provides a way for employees to communicate asynchronously or in real time, one on one or in groups.
”Jag jobbar på östkusten [i USA] och de flesta som jag samarbetar med befinner sig på västkusten, men även i Europa och Asien”, berättar Darin, som är chef för produktapplikationer. ”Vi har verkligen ett globalt samarbete.”
As a manager, Darin tries to be mindful of sending chats to his colleagues outside of work hours. “Some people don’t mind being messaged after hours, but others prefer that boundary. Zoom Chat allows us to work both ways. I can schedule a chat so the recipient will get it in the morning, their time,” he said.
Zoom Chat helps Darin stay in the loop on many different types of workstreams, whether he’s an active player or just needs to be aware at a high level. Even when those conversations are happening in another language, Darin uses Zoom’s built-in Zoom Chat translation feature to translate the messages. And when collaboration spans across multiple products — from meetings to chat, for example — continuous meeting chat helps keep the discussion in one place so he can continue the conversation even after the meeting ends.
För att spara tid använder Darin Zoom AI Companion, vår generativa AI-assistent som fungerar över flera plattformar, för att sammanfatta långa chattrådar. Då kan han hänga med i teamets aktiviteter utan att behöva läsa alla detaljer.
”Vi kommunicerar en hel del via chatt. En del behöver jag känna till i detalj, men en del är informellt. När jag öppnar en chattkanal med 30 eller 40 olästa meddelanden kan jag få en sammanfattning i stora drag och gå vidare”, berättar Darin. ”Det är ovärderligt när det gäller vad jag får ut av min tid.”
Zoomies rely on Zoom Chat as a hub for communication, discussion, and decision-making. But when team members need to share a product mock-up or point out a bug, words and static images often don’t tell the whole story.
”Tidigare tog vi skärmbilder och skrev beskrivningar, och klistrade in det hela i chatten eller i ett dokument. Det gick att pussla ihop vad det handlade om, men det var mycket mer tidskrävande”, säger Darin.
De ändrade sin process när Zoom Clips introducerades. Det är ett asynkront videoverktyg som är inbyggt i Zoom-plattformen.
”Med Clips kan vi samarbeta asynkront med video. Jag tycker att det är det bästa verktyget för demonstrationer”, säger produktchefen Matthieu. Han kan arbeta från Frankrike med teknikteam världen över för att finjustera produktfunktioner.
”Teknikteamet arbetar på en funktion och spelar in en kort demo. När jag loggar in kan jag kontrollera att funktionen passar kraven och designen”, förklarar Matthieu. ”Jag kan kommentera vid ett visst tillfälle i klippet om jag ser något som inte uppfyller ett krav, och jag kan påbörja en diskussion därifrån.”
On the other end of that feedback loop is Kendall, manager of product design, and his team. “As a designer, sometimes I receive a requirement within a Clips link. It gives me context, like I just had a walk-through meeting with the product manager,” Kendall said. “If I have a draft design ready in the afternoon, I can take a few minutes to prepare a clip to present my ideas, and the following morning, I will have comments on my clip or in Zoom Chat. If everything works well, they post their thumbs-up to the clip.”
Emoji-reaktioner är inte den enda avancerade funktionen i Zoom Clips. För att förbättra videons kvalitet kan Kendall och Matthieu retuschera sitt utseende, tillämpa brusreducering och till och med använda en avatar. När ett klipp delas kan de se hur många personer som har tittat på det och svara på frågor och kommentarer som lämnats på specifika ställen i klippet.
Darin tycker att det här alternativet till att skicka chattmeddelanden fram och tillbaka ger stor avkastning för hans team. ”Vi får tydlig kommunikation på väldigt kort tid”, säger han.
Matthieu upplever att det finns situationer då han föredrar klippinspelningar i stället för faktiska möten, även när tidsskillnaderna inte är ett problem. ”Demonstrationer under möten kan vara mindre effektiva. Man behöver förbereda sig och kan känna press inför att svara på frågor live”, förklarar han. ”Med Clips är det bara att börja spela in. Den tid som krävs för en demonstration har minskat markant.”
Som tittare föredrar Matthieu att kunna titta när det passar honom, i stället för live under ett möte. ”Jag känner att jag blir mer uppmärksam. Jag kan gå tillbaka till början eller ett visst tillfälle om jag behöver det.”
Asynkron kommunikation gör att Laura, en innehållsdesigner i Storbritannien, får tid att smälta information som presenteras och organisera sina idéer. ”När jag tittar på ett klipp tycker jag personligen att det är underbart att få lite tid att tänka över mitt svar”, berättar hon. ”Clips gör att kommunikation blir lite lättare för mig.”
Tidszoner är inte den enda utmaningen som globala team behöver hantera. Språkbarriärer kan också hindra team från att kommunicera på ett tydligt sätt. Verktyg för teamsamarbeten behöver ha stöd för kommunikation på olika språk.
Att tillhandahålla en agenda före mötet är generellt sett en bra idé, och det hjälper de som inte talar det primära mötesspråket att förbereda sig. Darin förklarar att han håller reda på agendapunkterna i Zoom Notes, som kan delas i chatten och öppnas i mötesfliken.
Laura’s engineering and product design counterparts, who mainly speak a different language, share their meeting agendas in Zoom Chat, where she can then translate the messages into English with a couple of clicks. During the meeting, she turns on real-time translated captions to keep up with the conversation. “I’m able to participate and listen comfortably without language being a huge barrier,” she said.
Vi har nyligen introducerat ännu fler funktioner för Zoom AI Companion, samt stöd för upp till 36 språk (i förhandsgranskning) för funktionaliteten i möten, vilket hjälper globala team att kommunicera bättre. När AI Companion är aktiverad kan den automatiskt upptäcka när ett språk som stöds talas under ett möte och skapa en mötessammanfattning på det språket. AI Companion kan även svara på frågor på språk som stöds, även om det språket inte talas på mötet. Det innebär att en mötesdeltagare som Laura kan ställa en fråga till AI Companion på engelska och få svaret på engelska, även om samtalet sker på ett annat språk.
Om du vill hjälpa dina utspridda team att kommunicera bättre över olika tidszoner och språkbarriärer finns det några saker du kan tänka på:
If you have Zoom Workplace, you can get started with Zoom Clips and Zoom Chat today! Check out our Zoom Clips user guide and Zoom Chat guide.
Söker du fler sätt att förbättra produktiviteten för dina globala team? Se vårt webbinarium på begäran ”Möjliggör produktivitet: Tio tips för att maximera din upplevelse med Zoom”
8 minuters läsning
Med ett centraliserat och integrerat utrymme – som Zoom Team Chat – kan teamen bli mer effektiva genom att dela idéer, vidta åtgärder och se till att alla hålls informerade.
4 minuters läsning
Lär dig hur Zooms översatta bildtexter minskar behovet av tolkar och integrationer med tredje part så att du kan skapa ett mer inkluderande möte eller webbseminarium.
9 minuters läsning
To help enable clear communication and cut back on wasted time, try our AI-first, asynchronous video offering, Zoom Clips.
