Musisz obniżyć koszty IT? Jak to zrobić bez poświęcania produktywności

Budżety i zasoby się kurczą — ale to nic nowego. Co chwilę musisz uzasadniać wydatki na IT lub słyszysz, że trzeba w jakiś sposób ograniczyć koszty. Problem polega na tym, że wiesz, że Twoi pracownicy używają różnych aplikacji i kanałów do komunikowania się ze sobą.

Jak więc najlepiej wykorzystać dostępne środki bez zwiększania złożoności przepływów pracy? Zacznij od konsolidacji komunikacji.

Ograniczenie kosztów niekoniecznie oznacza, że musisz ograniczyć również komunikację. Istnieje sposób na dokonywanie mądrych wyborów — takich, które pomagają oszczędzać pieniądze bez poświęcania możliwości rozwoju. Jeśli martwisz się, że masz zbyt wiele aplikacji w swoim systemie, oznacza to po prostu, że musisz znaleźć aplikację uniwersalną, która spełnia wszystkie Twoje potrzeby.

Dobry pomysł na początek to aplikacje do czatu. Dzięki odpowiedniej aplikacji do czatu możesz zebrać wszystkie przepływy pracy w jednym miejscu i wszystkie inne sposoby komunikacji w danym dniu pracy. Oto kilka rzeczy, na które warto zwrócić uwagę podczas szukania odpowiedniej aplikacji do czatu: 

Odpowiednie integracje: chcesz szybko przekazać ważny dokument członkowi zespołu? Chcesz uzyskać dostęp do potężnej aplikacji zewnętrznej bez zmiany platformy? Znajdź rozwiązanie do czatu, które oferuje integracje z popularnymi, często używanymi aplikacjami. Na przykład integracje do udostępniania dokumentów są obecnie koniecznością, ponieważ tak wielu z nas współpracuje nad projektami i ważnymi zasobami. Odpowiednie integracje w ramach aplikacji do czatu pomagają uprościć przepływy pracy i zaoszczędzić czas.

Możliwość robienia notatek, przechowywania dokumentów i zachowania porządku: po co korzystać z oddzielnych aplikacji do robienia notatek i przechowywania, skoro wszystko można mieć w jednym miejscu? Zaawansowane aplikacje do czatu powinny oferować możliwość robienia notatek, wysyłania i przechowywania ważnych dokumentów oraz zapisywania, przypinania i odpowiadania na ważne wiadomości w ramach tego samego interfejsu. Zwróć uwagę na możliwość ustawiania przypomnień i planowania wysyłania wiadomości — przydadzą się, gdy musisz zachować porządek podczas komunikacji w podróży lub rozmawiasz z osobami w różnych strefach czasowych. 

Szybki dostęp do innych typów współpracy: czasami trzeba przejść od czatu do rozmowy telefonicznej lub spotkania wideo, aby szerzej omówić temat lub coś zademonstrować. Znajdź aplikację do czatu, która zapewnia szybkość i produktywność, umożliwiając przełączanie się między rozwiązaniami komunikacyjnymi w ramach tej samej aplikacji. Dodatkowe korzyści: możliwość rozpoczęcia spotkania bezpośrednio w kanale grupowym, udostępnianie tablicy cyfrowej określonej grupie oraz zapisywanie czatów ze spotkań bezpośrednio w aplikacji do ciągłego czatu.

Telefon od dziesięcioleci jest podstawowym narzędziem w świecie pracy. Nie oznacza to jednak, że staje się nieistotny — wręcz przeciwnie. Komunikacja VoIP jest niezbędna w dzisiejszym elastycznym środowisku pracy. Pomaga komunikować się w drodze, za pomocą wybranego urządzenia, zarówno ze współpracownikami, jak i klientami. Właściwy operator telefonii VoIP może zapewnić Ci te wszystkie funkcje, a nawet więcej.

W rzeczywistości niektóre rozwiązania telefoniczne umożliwiają ograniczenie liczby używanych urządzeń i aplikacji. Wystarczy znaleźć odpowiednią ofertę — oto, czego warto szukać: 

Spójna komunikacja bez nadmiaru urządzeń: światowej klasy komunikacja VoIP może działać na komputerach stacjonarnych, urządzeniach mobilnych i tabletach. Nie neguje to faktu, że telefony przewodowe są nadal w użyciu, ale daje możliwość komunikowania się na wybranym urządzeniu bez ujawniania osobistego numeru. W ten sposób możesz dzwonić z dowolnej lokalizacji i nie musisz posiadać różnych urządzeń do pracy i rozmów osobistych. Wszystko, czego potrzebujesz, to dostęp do aplikacji telefonicznej w chmurze. 

Możliwość wysyłania wiadomości tekstowych lub przełączania się na wideo: dzisiejsze rozwiązania telefoniczne muszą być tworzone z myślą o świecie skoncentrowanym na współpracy — co oznacza możliwość łatwego łączenia się za pomocą rozwiązań wideo. Znajdź rozwiązanie VoIP, które umożliwia bezpośrednie przejście do rozmowy wideo. Dzięki temu możesz przeskakiwać między różnymi kanałami z tego samego miejsca. Warto także mieć możliwość wysyłania wiadomości tekstowych SMS z rozwiązania telefonicznego, tak aby wszystkie wiadomości pisemne i ustne pochodziły z tego samego źródła. 

Statystyki i pulpity nawigacyjne dotyczące jakości: gdy próbujesz przeanalizować jakieś zagadnienie, posiadanie rozproszonych pulpitów analitycznych może tylko utrudnić sprawę. Ogranicz dodatkowe rozwiązania analityczne, stosując rozwiązanie telefoniczne z intuicyjnym pulpitem nawigacyjnym. Funkcje, których warto szukać, to proaktywne monitorowanie i rozwiązywanie problemów z jakością połączeń i z siecią, aby móc szybko i skutecznie rozwiązywać problemy. 

Nasza końcowa rekomendacja: skonsoliduj swoją aplikację do czatu i rozwiązanie telefoniczne, korzystając z jednej platformy, która oferuje jedno i drugie. 

Nasza zaawansowana aplikacja do czatu Zoom Team Chat zapewnia natychmiastową, zorganizowaną komunikację, a Zoom Phone przenosi komunikację głosową w epokę współpracy. Wykorzystanie obu oznacza, że możesz błyskawicznie współpracować w różnych trybach i wspiąć się na nowe poziomy produktywności.

Oba rozwiązania są częścią naszego produktu Zoom Workplace, który łączy czat, telefon, spotkania, tablice i wiele więcej w ramach jednej kompleksowej platformy. Konsolidując komunikację roboczą w jednym miejscu za pomocą Zoom Workplace, możesz zaoszczędzić czas i pieniądze, których potrzebujesz, aby zabezpieczyć swoją firmę na przyszłość. Rozwijaj się bez poświęceń, zmień sposób pracy i rób więcej za mniej. 

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak skonsolidować swoją komunikację za pomocą Zoom, obejrzyj nasz najnowszy webinar Hear from a Peer.