Heb je last van gefragmenteerde communicatie? Maak kennis met het verbindende element dat teams samenbrengt

Communicatie op het werk is niet altijd zo eenvoudig als we zouden willen. Je werknemers wisselen soms tientallen keren per dag tussen hun e-mailinbox en hun teamchat-app. Het is makkelijk om te vergeten om een belangrijke link uit een chat tijdens een vergadering op te slaan, waardoor je deze na afloop van de vergadering kwijt bent. En hoe vaak heb je hetzelfde gesprek in twee verschillende apps gehad, wat leidt tot verwarring en misverstanden?

Gefragmenteerde communicatie is niet alleen vervelend en inefficiënt, maar zorgt er ook voor dat belangrijke informatie verloren gaat. Je team heeft geen tientallen verschillende tools nodig, maar een verbindende link tussen vergaderingen, berichten en bestanden die samenwerking makkelijker maakt. En dat is precies wat je krijgt, ,met Zoom Team Chat.

Omdat Team Chat bij je Zoom Workplace-licentie is inbegrepen, hoef je je geen zorgen te maken over een extra tool om te beheren of een ander contract dat je budget opslokt. En omdat Team Chat voortdurend evolueert, met meer automatisering door AI Companion, verbindingen tussen verschillende platforms en een intuïtievere ervaring dankzij onze nieuwste innovaties, kunnen teams in de flow blijven terwijl jij alles op één veilig platform kunt beheren. 

Hier lees je hoe Team Chat je kan helpen om de communicatie van je team te verbeteren, zodat ze meer kunnen bereiken met minder frustratie. 

Laten we eerlijk zijn: werknemers hebben geen tijd of geduld om te schakelen tussen vergaderingen, telefoontjes en chats die niet met elkaar communiceren. Wanneer ze een chat moeten verzenden in de ene app, deelnemen aan een vergadering vanuit een andere en moeten reageren op een e-mail in weer een andere app, trekt dit hun aandacht weg van belangrijker werk en heeft het uiteindelijk invloed op hun productiviteit. 

Team Chat is een plek waar je alles op één plek kunt doen, zodat je niet steeds heen en weer hoeft te schakelen. Het is de plek waar gesprekken beginnen, acties volgen en iedereen in de flow blijft. In combinatie met de rest van het Zoom-platform is dit het startpunt voor teamverbinding en samenwerking. 

Je kunt één-op-één of in groepen chatten, links en bestanden op één plek delen en gemakkelijk door je gesprekken en bestanden bladeren om te vinden wat je zoekt. Maar Team Chat is meer dan alleen een tool voor instant messaging. Als werknemers in een Zoom-vergadering zitten en er een levendige discussie gaande is in het chatvenster, maakteen continue chat tijdens vergaderingen het mogelijk om dat gesprek voort te zetten. Na afloop van de vergadering hebben ze nog steeds toegang tot die chatberichten voor de follow-up in Team Chat, aangevuld door AI Companion-samenvattingen, opnames en andere bestanden die tijdens de vergadering zijn gedeeld.

Doorlopende chats tijdens vergaderingen zijn slechts één voorbeeld van hoe Team Chat als een connector fungeert binnen Zoom, waarbij je interacties in een centrale ruimte worden samengebracht. Als je je e-mail in Zoom Mail controleert, kun je eenvoudig een belangrijk bericht in de chat delen met slechts een paar klikken. Als je met iemand aan het chatten bent en snel wilt bellen, klik je gewoon op het videopictogram om een spontane Zoom-vergadering te starten. Wanneer je iemand belt via Zoom Phone of een voicemail ontvangt van een contactpersoon, kun je de oproeplogboeken en voicemails in hun 1:1-chat zien, zodat alle communicatie op één plek wordt bewaard.

Degenen die Team Chat gebruiken, hebben eenvoudig toegang tot geïntegreerde AI-mogelijkheden met Zoom AI Companion. Als je een berg berichten hebt, kan AI Companion je helpen de achterstand in te halen door chatthreads samen te vatten. Heb je een document dat je niet kunt doornemen vóór een belangrijke vergadering? AI Companion kan snel de belangrijkste punten samenvatten. Je hoeft het document niet eens te openen: je krijgt je samenvatting direct in de chatthread.

Het samenvatten en analyseren van informatie is slechts één van de mogelijkheden van AI Companion. Het kan je ook helpen je reactietijden te verkorten door chatberichten op te stellen met de juiste toon en lengte (zelfs onderweg via je mobiele Zoom Workplace-app). En als je met een collega chat over het vinden van een tijd om te vergaderen, kun je AI Companion gebruiken om vergaderingen rechtstreeks vanuit een bericht te plannen.

En omdat AI Companion informatie uit Team Chat en Zoom Workplace kan gebruiken, kun je het handige panel gebruiken om vragen te stellen over je chats met specifieke personen, zoals: "Wat zei [een specifieke persoon] over [een specifiek onderwerp]?" AI Companion doorzoekt je chatberichten en geeft een samenvatting op basis van wat het heeft gevonden, met links naar de geraadpleegde bronnen zodat je deze direct kunt bekijken.

Teams gebruiken vaak e-mail voor externe contacten en een chat-app om met collega's te communiceren. Maar dat betekent dat je werknemers verschillende communicatiekanalen moeten gebruiken. E-mailthreads worden verwijderd en bestanden gaan verloren. Er is vaak geen goede manier om in beide kanalen te zoeken naar de informatie die je nodig hebt.

Team Chat stelt je in staat om veilig de kloof tussen externe en interne samenwerking te overbruggen. Beheerders kunnen toestemmingen beheren en bepalen welke externe contacten toegang krijgen tot interne chatkanalen. En je werknemers kunnen zien wanneer externe contacten aanwezig zijn in de chat, zodat ze hun communicatie daarop kunnen afstemmen.

Krimpende budgetten zijn tegenwoordig een veelvoorkomende uitdaging voor IT-teams. Als je het over een nieuwe tool hebt, denk je misschien al snel aan de kosten, maar Team Chat is inbegrepen in je Zoom Workplace-licentie, wat betekent dat je geen extra budget nodig hebt om het te implementeren. Sterker nog, als je naast Zoom ook voor een zelfstandige chat-app betaalt, kun je kosten besparen door deze te vervangen door Team Chat. Dat draagt bij aan een lagere totale eigendomskosten (TCO) voor je communicatie.

Naast het vervangen van je losse chat-app, zorgt het integreren van je meest gebruikte zakelijk apps in Team Chat ervoor dat je samen op één plek werkt. Apps voor Team Chat stellen je in staat om dagelijkse taken te verplaatsen naar de plek waar gesprekken en beslissingen plaatsvinden. Dit betekent dat werknemers toegang hebben tot projectmanagementtools zoals Jira of Asana, verkooptools zoals Salesforce en Microsoft® Dynamics 365, ontwikkelingstools zoals GitHub en nog veel meer, zonder dat ze van context hoeven te wisselen of Zoom hoeven te verlaten.

Voor nog meer efficiëntie kun je workflows instellen om bepaalde taken binnen Team Chat en andere Zoom Workplace-producten te automatiseren. Met onze no-code Workflow Automation-tool is het opzetten van workflows een eenvoudig proces: je kunt helemaal opnieuw beginnen of een sjabloon gebruiken om een dagelijkse chatsamenvatting te maken, een wekelijkse herinnering naar je team te sturen of feedback te verzamelen via een kanaal.

Wat als je de zaken nog verder moet aanpassen door interne line-of-business-applicaties te bouwen? Zoom heeft ontwikkelaarstools die het gemakkelijker maken om apps voor Team Chat te bouwen. Creëer een eenvoudige meldingsbot om de status van kritieke services te bewaken en te rapporteren, of ontwikkel een rijke visuele applicatie met interactieve kaarten om gegevens naar boven te halen. Met onze hulpprogramma's, handleidingen en set API's en webhooks voor ontwikkelaars kunnen externe of interne ontwikkelaars apps bouwen die voldoen aan de behoeften van je team. 

Als je overweegt om over te stappen van je bestaande chat-app naar Zoom Team Chat, heb je misschien al wat je nodig hebt om aan de slag te gaan. Als je een bestaande Zoom-licentie hebt, hoef je je account niet te upgraden. Team Chat zit gewoon in de Zoom Workplace-app — je hoeft alleen maar op het chat-icoontje in je werkbalk te klikken. 

Omdat Team Chat deel uitmaakt van de Zoom-ervaring waarmee je werknemers al bekend zijn, is het gemakkelijker voor hen om het te gebruiken. Als beheerder kun je de chatinstellingen in je centrale Zoom-beheerportal regelen, zodat je alles gemakkelijk op één plek kunt beheren. 

Maar wat als je je bestaande chatgeschiedenis en inhoud wilt migreren naar Team Chat vanuit een product zoals Slack? We begrijpen dat migraties stressvol kunnen zijn, dus hebben we een Team Chat Migration-app om je te helpen om je chatgegevens direct naar Zoom te importeren. Onze bijbehorende handleiding helpt je met het gebruik van de migratie-app, voor een soepele ervaring.  

Beheerders, wij hebben de tools om jullie te helpen Team Chat te implementeren binnen je teams. En we leggen uit hoe je bedrijfscontacten toevoegt en chatkanalen maakt. 

Wil je nog meer tips? Onze  Team Chat-cheatsheetblog helpt je om de meest tijdbesparende en productiviteitsverhogende functies als een pro te gebruiken.

Opmerking van de redacteur: deze blog is oorspronkelijk gepubliceerd in oktober 2022 en is in augustus 2025 bijgewerkt vanwege nauwkeurigheid en volledigheid.