Een gids voor IT-leiders voor Zoom AI Companion

Organisaties beschouwen AI steeds meer als een noodzakelijke technologie voor werknemers, en niet zozeer als een interessante extra. Als IT-manager loop je voorop in deze golf van digitale transformatie en is het onderdeel van jouw taak om de juiste technologie te bieden voor efficiënte samenwerking en communicatie onder werknemers.

Met zoveel beschikbare AI-oplossingen kan je team overweldigd zijn door het evalueren en testen van verschillende tools op basis van verschillende factoren, waaronder kosten, kwaliteit, integraties, beveiliging en privacy. Het kost tijd om een betrouwbare en effectieve oplossing te vinden. Een te langzaam tempo kan echter ook valkuilen inhouden. Als enthousiaste werknemers niet worden voorzien van goedgekeurde AI-tools, kunnen ze niet-goedgekeurde apps gaan gebruiken voor hun werk, waarbij je niet weet hoe bedrijfsgegevens worden verwerkt en of deze worden gebruikt om AI-modellen van derden te trainen. Daarenboven zullen ze niet de productiviteitswinst behalen die AI kan bieden.

Misschien ben je ook aan het worstelen met hoe je AI in je bestaande workflows kunt integreren, onboarding kunt doen voor gebruikers, en de waarde van AI kunt communiceren zodat werknemers het gaan gebruiken.

Maak kennis met Zoom AI Companion, jouw samenwerkingspartner. Het maakt deel uit van het Zoom Workplace-platform dat je al vertrouwt, en de samenwerkingservaring die je werknemers al kennen en waar ze dol op zijn — een eenvoudige manier om vergaderingen en chats samen te vatten, berichtenverkeer op te stellen in Team Chat en e-mail, en ideeën te brainstormen en te organiseren op een whiteboard of een Zoom Doc. Omdat het zonder extra kosten is inbegrepen voor betaalde gebruikers van in aanmerking komende Zoom-abonnementen, hoef je je geen zorgen te maken over het inpassen van een nieuwe tool in je budget.

Of je nu AI Companion nu actief overweegt of op zoek bent naar begeleiding bij de effectieve implementatie ervan, hieronder vind je de informatie die je nodig hebt. Als AI Companion nieuw voor je is, ontdek dan wat het voor je team kan betekenen.

Een grondige evaluatie van elke applicatie is essentieel om bedrijfsgegevens veilig te houden en potentiële risico's te verminderen. De sterke zorgcultuur van Zoom, die prioriteit geeft aan beveiliging en privacy als centraal gegeven in onze producten, vormt een essentiële factor van ons streven naar verantwoorde AI. Als jouw organisatie Zoom al gebruikt, ben je waarschijnlijk bekend met hoe we prioriteit geven aan beveiliging, privacy en naleving op het Zoom Workplace-platform.

Het is belangrijk om te weten dat Zoom geen audio, video, chats, gedeelde schermen, bijlagen of andere communicatie van klanten, zoals klantinhoud (bijvoorbeeld resultaten van peilingen, whiteboards en reacties) gebruikt om de kunstmatige-intelligentiemodellen van Zoom of derden te trainen.

Als je niet bekend bent met de beveiligings- en privacypraktijken van Zoom, biedt ons whitepaper Privacy en beveiliging bij gebruik van AI Companion een gedetailleerd overzicht van onze productfuncties en benadering van verantwoorde AI, en beantwoordt het veel vragen die je kunt hebben bij het evalueren van onze AI-oplossingen.

Voor informatie over:

Download onze whitepaper over beveiliging en privacy voor AI Companion.

Beheerders kunnen functies voor hun volledige account in- of uitschakelen op de pagina met accountinstellingen in de Beheerportal. U kunt kiezen of u alle werknemers of alleen bepaalde groepen toegang wilt geven tot een of meer van deze functies (vereist versie 6.2.5 en hoger).

Het is geen zaak van alles-of-niets. Je kunt bijvoorbeeld toelaten dat medewerkers vergaderingen kunnen samenvatten met AI Companion, maar ervoor kiezen om te wachten met mogelijkheden zoals e-mail of Team Chat-berichten opstellen terwijl je meer tests uitvoert. Je kunt de toegang eenvoudig in- of uitschakelen in je accountinstellingen.

Klik op het tabblad AI Companion en je ziet de mogelijkheid om elke beschikbare functie in of uit te schakelen op accountniveau.

Als je nog gedetailleerder te werk wilt gaan, kun je de toegang tot AI Companion-functies voor medewerkers beheren op account-, groeps- en gebruikersniveau.

Dat ziet er zo uit voor de samenvatting van een vergadering als voorbeeld, maar kan ook van toepassing zijn voor andere AI Companion-functies:

Als je instellingen op account- en groepsniveau wilt beperken, kun je op het slotpictogram klikken om te verhinderen dat gebruikers deze wijzigen. Je kunt bijvoorbeeld vereisen dat alle samenvattingen van vergaderingen alleen naar de host van de vergadering worden verzonden.

Nadat je een functie hebt ingeschakeld, heb je nog meer opties om te bepalen hoe de uitvoer van AI Companion wordt gedeeld en geopend. Wanneer je bijvoorbeeld samenvattingen van vergaderingen inschakelt, kun je bepalen wie deze samenvattingen ontvangt: alleen de host, de host en interne deelnemers, of je kunt samenvattingen delen met alle genodigden, ook buiten je bedrijf.

Op gebruikersniveau kunnen werknemers kiezen hoe ze AI Companion willen gebruiken in vergaderingen die ze hosten. Ze kunnen AI Companion inschakelen om automatisch een samenvatting van vergadering te starten voor elke vergadering die ze hosten of ervoor kiezen om de samenvatting handmatig te starten. Hosts kunnen ook beslissen of deelnemers vragen aan AI Companion mogen stellen over de vergaderingen die ze hosten. Gastheren kunnen deze Functie(s) tijdens een vergadering in- en uitschakelen.

Tijdens een vergadering worden alle deelnemers op de hoogte gebracht wanneer AI Companion-mogelijkheden zijn ingeschakeld. Wanneer de AI Companion-functies actief zijn in een vergadering, verschijnt er een wit AI Companion-pictogram in de rechterbovenhoek van het vergaderingsvenster. Je ziet hier een voorbeeld van in de bovenstaande afbeelding.

Voordat je AI Companion in je hele organisatie implementeert, wil je misschien een pilottest uitvoeren met een selecte groep werknemers. Zo kun je eerst de mogelijkheden testen en feedback en lessen verzamelen van een kleinere gebruikersgroep. Met onze gedetailleerde bedieningselementen voor AI Companion is dat heel eenvoudig.

Indien gewenst, kun je afzonderlijke beheerders toewijzen aan je testgroep. Deze krijgen geen volledige toegang tot je beheerdersaccount, maar kunnen wel leden toevoegen aan en beheren in je testgroep. Deze optie is perfect als je het beheer van het proefproject wilt delegeren aan iemand die geen accountbeheerder is.

Communicatie met werknemers is van cruciaal belang bij het uitrollen van technologie. Immers, als werknemers niet op de hoogte zijn van wat er beschikbaar is, niet weten hoe het hen kan helpen en zich niet op hun gemak voelen bij het gebruik ervan, zullen ze het waarschijnlijk niet gebruiken.

Dit zijn enkele van de manieren waarop AI Companion je kan helpen om efficiënter te werken:

Als je hulp wilt bij het introduceren van AI Companion in je Organisatie, ga naar het AI Companion Onboarding Center voor gebruikershandleidingen, sjablonen, aanbevolen procedures, demovideo's en meer.

Hier is een e-mailsjabloon om AI Companion te introduceren aan jouw team. Bewerk het sjabloon voordat je het verzendt afhankelijk van de AI Companion-functies die je kiest of van de Zoom-producten waarvoor je een licentie hebt:

–

Beste [medewerkers],

AI Companion, de generatieve AI-assistent van Zoom, is nu beschikbaar voor gebruik in Zoom.

Met AI Companion heb je een aantal mogelijkheden die zijn ontworpen om gedurende je werkdag de productiviteit en samenwerking te verbeteren. De tool kan:

Hieronder geven we antwoord op enkele veelgestelde vragen:

Kan ik kiezen of ik AI Companion wil gebruiken?

Jij hebt de controle over welke AI Companion-mogelijkheden je wilt gebruiken in vergaderingen die je host. Je kunt deze mogelijkheden op elk gewenst moment in- of uitschakelen en je kunt per geval kiezen of je ze al dan niet wilt gebruiken in je vergaderingen. Je kunt ook kiezen wanneer je AI Companion in- of uitschakelt tijdens je vergadering. Het AI Companion-diamantpictogram zal zichtbaar zijn in de rechterbovenhoek van je venster als AI Companion actief is tijdens een vergadering. Als je deelneemt aan een vergadering waar AI Companion-mogelijkheden worden gebruikt, word je hiervan op de hoogte gesteld met een disclaimer.

Worden mijn vergadergesprekken gebruikt om AI-modellen te trainen?

Zoom gebruikt geen klantinhoud in de vorm van audio, video, chat, gedeelde schermen, bijlagen of andere communicatie van klanten (zoals resultaten van peilingen, whiteboards en reacties) om de kunstmatige-intelligentiemodellen van Zoom of derden te trainen.

Hoe ga ik aan de slag?

Zoek gewoon naar het diamantpictogram van AI Companion terwijl je Zoom gebruikt—in je werkbalk voor Meetings, Team Chat, Mail of Zoom Whiteboard.

Als je vragen of opmerkingen hebt, kun je contact met ons opnemen via [BEDRIJF] [AFDELING].

___

Nadat je AI Companion hebt geïntroduceerd, kun je aan de hand van deze tips het gebruik ervan stimuleren en je medewerkers leren hoe ze de tool effectief kunnen gebruiken:

Werknemers leren en raken betrokken op verschillende manieren, en we hebben een verscheidenheid aan AI Companion-bronnen beschikbaar die je met hen kunt delen.

Klaar om aan de slag te gaan met AI Companion? Hier vind je een paar handige links:

Noot van de redactie: dit blogbericht is bewerkt op 17 september 2025 bijgewerkt met de meest actuele informatie over Zoom AI Companion.