より包括的なミーティングを主催するための 5 つのヒント

誰もがオフィスの近くに住んでいて、1 人か 2 人の同僚だけがリモートで、基本的には週 5 日対面で働いていた時代は終わりました。 フルタイムの対面での仕事が標準であったとき、ミーティングや日常のワークスタイルは、リモートの労働者にとって包括的でも適応的でもありませんでした。

組織が、主に対面で行っていた仕事から一晩で完全にリモートでの仕事に移行したとき、物理的に一緒にいることができないチームのために、より包括的な作業環境を積極的に構築する機会が生まれました。 テクノロジーは、アクセシビリティ機能を通じてより包括的なミーティングを促進できますが、ミーティングが包括的であることを確実にするために、私たち全員が実行できる追加の手順があります。

ここでは、すべてのミーティングで、人々が認められ、尊重され、参加していると感じられることを手助けするための 5 つのヒントを紹介します。

同僚に挨拶し、バーチャル環境でも個人的なつながりを築くために、どんな調子かを尋ねてからミーティングを開始します。数分遅れて参加した人がいる場合は、全員が同じ状態にいられるように、すぐに彼らをスピードアップしてください。同僚を認めることで、ミーティングの残りの時間、前向きな雰囲気を作り出すことができます。 

従業員がオフィスとリモートの両方にいるミーティングを開催している場合は、リモートの参加者が最初に話すようにして、彼らが認識され、参加していると感じられるようにします。 デブリーフィングの時間になったら、もう一度リモートの従業員が最初に話すようにします。そうすることで、彼らは自分の貢献が評価され、ミーティングは時間分の価値があると感じられます。

誰もが自分のプライベートなスペースを表示することに不快感を感じないように、バーチャル背景やぼやけた背景の使用を奨励します。休日や新製品の発売などの特別な機会の場合は、チームや会社と同じバーチャル背景を使用してイベントを認識し、団結、帰属、友情の気持ちを高めます。

1 対 1 のミーティングでも大規模なグループ ミーティングでも、同僚に言葉や非言語の手がかりを与えて、彼らがあなたの注意を引いていることを示します。アクティブ リスニングのジェスチャーは、うなずく、絵文字のリアクションを使用する、ミーティング内チャットを通じてメッセージを送信するなど、いくつかの異なる形式をとることができます。同僚がミュートを解除したが、彼らの主張を聞くことができなかったことに気付いた場合は、それを指摘して、彼らに発言権を与えてください。また、セルフビューを非表示にして、話している人に集中できるように、気を散らすものを最小限に抑えることもできます。 

ハイブリッド環境が標準になるにつれて、複数の人が同じ建物にいる場合でも、すべての参加者をバーチャルでミーティングに参加させることがより包括的になる場合があります。オフィスの同僚が、リモート参加者とのミーティングに集まりたいとします。その場合、Zoom のスマート ギャラリーは、室内の参加者の個別のビデオフィードを作成して、リモート参加者にはっきりと見えるようにすることで、ミーティングをより公平にします。バーチャル ミーティングはプレイング フィールドを平準化できるため、誰も取り残されていると感じることはありません。

より包括的なミーティングを主催する方法については、電子書籍、レポート、ビデオなどの Zoom のリソース ライブラリにアクセスしてください。